Le gouvernement

Résulats de l'étape 6: élimination

Il résulte de l'élimination efficace des documents gouvernementaux cinq choix de résultats clés :

• le transfert des documents d'archives à Bibliothèque et Archives Canada, chaque document étant pleinement contrôlé et décrit;
• la destruction des documents;
• le transfert du contrôle que détient le gouvernement du Canada (aliénation);
• le retour à l'expéditeur (dans le cas des documents prêtés);
• le transfert des publications en surplus à Bibliothèque et Archives Canada.

Transfert des documents d'archives à Bibliothèque et Archives Canada
Les documents censés posséder une valeur archivistique ou historique doivent être transférés sous la garde et le contrôle de Bibliothèque et Archives Canada. Chaque document reçu doit être pleinement contrôlé et décrit, conformément aux modalités de transfert de l'Autorisation de disposer des documents (ADD). Consultez l'ADD de votre ministère ou communiquez avec nous pour en obtenir un exemplaire ou pour vous informer sur les modalités de transfert.

Destruction des documents
Les documents censés ne plus avoir de valeur opérationnelle ou d'utilisation ni de valeur archivistique ou historique peuvent être détruits. Consultez les Autorisations de disposer des documents (ADD) de votre ministère, et les Délais de conservation et d'élimination des documents de votre ministère, qui fournissent une orientation en ce qui a trait à la période durant laquelle il faut conserver les documents individuels avant de pouvoir en disposer. Il appartient aux ministères de déterminer leurs propres délais de conservation et d'élimination en fonction de leurs besoins opérationnels.

On trouve des politiques et des procédures approuvées concernant la destruction des documents dans la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels adoptées en 1983, dans la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada adoptée en 2004 et, enfin et surtout, dans la mise en œuvre de la Politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement par le Secrétariat du Conseil du Trésor en 1989. Ensemble, ces diverses mesures constituent un cadre législatif, réglementaire et politique qui autorise la destruction de documents par le gouvernement, à certaines conditions et moyennant certaines restrictions.

Communiquez avec nous pour en apprendre davantage.

Transfert du contrôle que détient le gouvernement du Canada (aliénation)
L'article 9 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (la Loi) énonce qu'aucun document d'une institution fédérale assujettie à la Loi ne peut être détruit ni éliminé (y compris en le soustrayant au contrôle du gouvernement du Canada) sans l'autorisation du Bibliothècaire et Archiviste du Canada. L'aliénation est « l'acte translatif de propriété ou de droit à une autre personne » ou « un transfert de droit, ou un acte translatif de propriété à une autre personne ». Vous pouvez en apprendre davantage sur ce sujet en consultant le site Web du ministère de la Justice.

Retour à l'expéditeur
Dans le cas des documents prêtés, le simple « retour à l'expéditeur » suffit pour reconnaître officiellement le fait que le document a été retourné et qu'il est toujours sous le contrôle de la partie d'origine. Il faut conserver une documentation suffisante pour s'assurer que les documents retournés ainsi peuvent être retracés jusqu'à leur auteur, au besoin.

Transfert des publications en surplus à Bibliothèque et Archives Canada
Créée par le Parlement en 1953 et située à Ottawa, la Bibliothèque nationale du Canada, faisant maintenant partie de Bibliothèque et Archives Canada, est un organisme culturel fédéral dont le rôle est d'acquérir, de conserver et de promouvoir, aujourd'hui et dans les années à venir, les documents publiés au Canada qui font partie du patrimoine canadien de l'édition pour tous les Canadiens et les Canadiennes. Bibliothèque et Archives Canada est l'un des grands centres de recherche en études canadiennes du pays et une fenêtre ouverte sur la littérature et la musique canadiennes.

Bibliothèque et Archives Canada est chargée de l'entreposage et de la conservation de toutes les publications canadiennes (Canadiana) ainsi que des publications en surplus, ce qui signifie que les organismes de l'administration fédérale doivent déposer auprès de Bibliothèque et Archives Canada au moins deux exemplaires de chaque publication au moment de sa création. Les publications en surplus ne devraient pas être détruites; elles doivent plutôt être transférées à Bibliothèque et Archives Canada.

Pour obtenir de plus amples renseignements concernant le transfert des publications en surplus à Bibliothèque et Archives Canada, communiquez avec l'équipe du dépôt légal en composant le 819-997-9565, par courriel à l'adresse depot.legal@bac-lac.gc.ca ou en visitant notre site Web à l'adresse www.collectionscanada.gc.ca/depot-legal/041008-0200-f.html

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