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Gestion de l'information - L'information, ça compte

Étape 7 : Évaluation

Au cours de l’étape 7: évaluation, les intervenants et les gestionnaires en GI évaluent de façon active l’efficacité de leurs stratégies et de leurs processus en matière de GI. À l’aide d’un grand nombre d’outils d’évaluation différents, ils visent à déterminer les points forts et les points faibles des programmes en vue d’apporter des modifications lors de la prochaine étape du cycle de planification pour obtenir de meilleurs résultats.

Pourquoi l’étape 7 est-elle importante?
Il s’agit de l’étape à laquelle on évalue réellement le rendement des programmes de la GI en ce qui a trait à la gestion efficace du cycle de vie des documents et de l'information, et l’on prend les mesures correctives nécessaires pour obtenir de meilleurs résultats à l’avenir. Cette partie du cycle est à la fois permanente et continue, et elle constitue un facteur important de l’amélioration continue.

Remarques importantes à propos de l’étape 7 (évaluation)
Le plus important aspect de l’étape 7 consiste à avoir déterminé des objectifs de rendement précis que vos programmes de la GI visent à réaliser. À l’étape 1: planification de la gestion de l’information, on établit des mesures de rendement clés, idéalement par rapport aux résultats de l’analyse comparative. Le concept d’analyse comparative - ou la mesure du rendement de vos programmes en fonction d’un ensemble de critères de mesure - est un élément important pour déterminer s’iI y a eu augmentation ou diminution de l’efficacité de vos programmes de la GI. Chaque nouvelle mesure peut être comparée à la plus ancienne analyse comparative, à la dernière mesure de rendement et à l’objectif visé. Au fur et à mesure que vous disposez de nouvelles mesures, vous pouvez même comparer l’efficacité de vos programmes à celle d’organismes externes et ceux qui jouissent d’une bonne réputation quant aux pratiques exemplaires.

Le partage des pratiques exemplaires constitue un aspect clé du travail au sein de l’ensemble des gestionnaires de l’information. Cela peut prendre des décennies avant qu’un organisme unique améliore les programmes au point qu’il obtienne les meilleurs résultats possible - mais au sein d’une collectivité qui partage ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, tous peuvent en tirer parti. Nous vous encourageons à partager vos succès et vos échecs afin que les autres puissent en bénéficier. Communiquez avec nous pour que nous puissions ajouter vos idées et vos ressources à notre masse croissante de connaissances communes.

Apports à l’étape 7 (évaluation)
Pour encourager l’amélioration continue, il existe cinq résultats clés dont les intervenants en GI doivent tenir compte lors de l’évaluation de leurs programmes de la GI :

  • les normes et les politiques en matière de GI, nouvelles ou mises à jour, du gouvernement du Canada;
  • le plus récent plan en matière de GI de votre ministère;
  • les conclusions liées à la GI tirées par le Bureau du vérificateur général du Canada;
  • les conclusions tirées des enquêtes spéciales relatives aux pratiques de la GI;
  • les vérifications de la GI génériques ou propres à une institution particulière, les évaluations ou les sondages auprès des clients effectués par Bibliothèque et Archives Canada.

Résultats de l’étape 7 (évaluation)
Il résulte de l’évaluation efficace des programmes de la GI trois résultats clés qui sont utiles pour déterminer les secteurs qui représentent une force et de ceux qui sont déficitaires, et qui indiquent les mesures pouvant être mises en œuvre pour renforcer les initiatives de la GI :

  • une évaluation des capacités en matière de GI terminée;
  • les résultats des examens, des évaluations, des vérifications ou des sondages auprès des clients faits à l’interne;
  • un rapport qui formule des recommandations relatives à la prochaine étape 1 (planification de la gestion de l’information).

Rôle de Bibliothèque et Archives Canada à l’étape 7 (évaluation)
Bibliothèque et Archives du Canada jouent un rôle clé en sensibilisant les intervenants en GI du gouvernement fédéral à l’importance de la gestion efficace du cycle de vie des documents et de l'information. Elles fournissent une gamme de plus en plus vaste d’instruments, de normes, de lignes directrices et de pratiques à l’ensemble des gestionnaires de l’information en général et aux fonctionnaires fédéraux en particulier. Elles offrent également des conseils, des séances de consultation, de la formation et de l’orientation pour appuyer l’évaluation efficace des initiatives et des programmes en matière de GI du gouvernement.

Comme Bibliothèque et Archives Canada favorisent l’adoption de pratiques exemplaires pratiques de gestion de l'information à toutes les étapes du cycle de vie des documents et de l'information, elles jouent également un rôle clé dans des secteurs particuliers, y compris l’élaboration ou l’évaluation de plans de surveillance et d'évaluation en matière de GI, la participation à l’évaluation des capacités de la GI et l’exécution d’examens, de vérifications, d’évaluations et de sondages auprès des clients. Lorsque les ministères le permettent, les résultats peuvent être partagés avec l’ensemble des gestionnaires de l’information afin de contribuer aux initiatives en matière d’amélioration continue dans le domaine de la GI.

Ressources à l’appui de l’étape 7 (évaluation)
Cliquez ici pour accéder aux ressources disponibles à l’appui de l’étape 7.

Si vous disposez de ressources qui, selon vous, pourraient contribuer à l’avancement de l’ensemble des gestionnaires de l’information, communiquez avec nous afin que nous puissions enrichir notre masse croissante de connaissances communes.