Le gouvernement

Projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles

Plan générique et modèle de ressources

Aperçu

Table des matières

1. Introduction

2. Projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles

2.1 Portée du projet
2.2 But du projet

3. Trousse du projet

3.1 Utilisation de la trousse
3.2 Éléments
3.3 Structure
3.4 Contenu

4. Soutien à la trousse

1. Introduction

Chaque année, l'administration fédérale produit de grandes quantités de documents.

Ces documents se composent des documents habituels : la correspondance, les mémos et les notes de service, et aussi de documents format papier : les livres, les plans, les cartes, les dessins, les diagrammes, les illustrations et les graphiques, et de documents physiques audio-visuels : les photographies, les films, les microfilms, les enregistrements sonores et les bandes vidéo. Il y a même des objets comme des pierres et des échantillons géologiques.

Certains de ces documents ont dépassé le seuil d'utilité opérationnelle, mais continuent à être entreposés à nos frais. Quelques-uns ont une valeur archivistique et doivent être transférés aux archives. D'autres ont encore une valeur opérationnelle, mais il est impossible d'y avoir accès. Les ministères ont de la difficulté à satisfaire aux exigences de la Loi sur l'Accès à l'information. Par conséquent, il faut identifier et gérer ces documents de façon appropriée.

Les réductions des ressources subies au cours des dernières années n'ont pas aidé à la gestion des documents. Un problème croissant de grande envergure se pose maintenant : bon nombre d'institutions gouvernementales¹ ne savent même plus combien de documents elles ont et où ils sont entreposés.

Les documents sont entreposés dans des bureaux, des aires d'entreposage d'immeubles à bureaux et des entrepôts. Une partie de cet espace appartient au gouvernement; l'autre partie est louée d'entreprises privées. Chaque ministère est susceptible d'avoir plusieurs emplacements où sont entreposés leurs documents. En général, il n'existe pas de contrôle central pour savoir où ils se trouvent. Au fur et à mesure que le problème s'amplifie, il devient donc plus difficile de trouver les documents demandés et le processus prend beaucoup plus de temps.

Les ministères commencent à reconnaître le problème et à vouloir s'y attaquer. Mais ce n'est pas une tâche facile et rapide. Certaines personnes à l'intérieur d'un ministère, par exemple, savaient qu'il y avait effectivement un problème. Elles ne connaissaient tout simplement pas son ampleur. En gelant l'élimination de leurs documents au cours des dernières années, leur fonds documentaire s'est accru plus vite que prévu. Le compte final d'une direction générale était quatorze fois plus grand que l'estimation de départ.

En 2002 - 2003, BAC s'est penché sur le problème. La recherche effectuée indique ce qui suit :

Il y a probablement 15 millions de pieds linéaires de documents qui ne sont pas soumis à un contrôle approprié de gestion des documents.

Cette façon de faire n'est pas seulement une façon inefficace de gestion, elle est aussi coûteuse. Au fur et à mesure que le problème prend de l'ampleur, les coûts d'entreposage et de retrait des documents augmentent. Aborder le problème est également coûteux, mais l'ignorer l'est encore plus. Les 15 millions de pieds linéaires estimés de l'héritage des documents des activités opérationnelles coûtent environ 254 millions de dollars par an en entreposage et en accès.

Ce n'est pas seulement une question de difficulté ou de coûts. Gérer les documents de cette façon comporte des risques élevés.

Si un document est introuvable, il ne peut être utilisé ou préservé.

Si un document est difficile à trouver, il en coûte plus pour l'extraire.

Si le document est conservé au delà de son seuil d'utilité, son entreposage est une dépense inutile.

Le danger que des documents clés et importants à valeur historique soient perdus existe réellement. Les gestionnaires ont besoin de ces documents pour gérer, pour répondre aux demandes d'accès à l'information et pour les affaires de droit. Les documents perdus et mal gérés réduisent la capacité de réaliser des programmes de façon efficace.

Sans les documents, il est aussi plus difficile pour le gouvernement de rendre des comptes et d'être tenu responsable. Nous sommes tous perdants lorsque les documents de notre histoire nationale et de la mémoire collective ne sont pas accessibles.

2. Projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) joue un rôle de premier plan quant à l'aide apportée à l'administration fédérale dans la gestion des documents et le contrôle de leur élimination de documents. Conformément à son mandat, BAC met actuellement sur pied un projet : la gestion de l'héritage des documents des activités opérationnelles. Ce projet vise les documents gouvernementaux, format papier et autre. Les objectifs sont :

• Permettre l'accès et la gestion des documents encore utiles;
• Préserver les documents archivistiques et autres documents importants;
• S'assurer que les documents soient gérés par les bonnes institutions;
• Éliminer les documents qui ne sont plus utiles.

Le projet vise également à améliorer le service et à réduire les coûts.

BAC travaille en partenariat avec les institutions gouvernementales. Pour le Projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles, Santé Canada, le ministère de la Justice, Citoyenneté et Immigration Canada et Bibliothèque et Archives Canada ont formé un groupe de travail. Leur but était d'élaborer des outils afin d'aider tout ministère à se préparer pour un projet de restauration. Cette trousse est le résultat de ce travail.

2.1 Portée du projet

Pour que les projets soient plus faciles à gérer, le groupe de travail a établi des limites précises. La portée du projet a été réduite à l'héritage des documents des activités opérationnelles qui sont prêts pour qu'on en dispose.

Héritage des documents des activités opérationnelles

• ne sont plus utilisés;
• sont classifiés ou peuvent l'être;
• sont visés par une autorité de disposer des documents ou peuvent l'être.

Les documents « ne sont plus utilisés » s'ils sont « inactifs » ou s'ils ont dépassé leur délai de conservation. Les documents inactifs sont ceux dont la demande n'est ni fréquente ni assez urgente pour justifier l'entreposage dans de l'équipement et de l'espace de bureau coûteux.

Certains documents sont nécessaires pour seulement une période très courte; d'autres pour une période plus longue. Tous les documents ont besoin de ce « délai de conservation » avant qu'on puisse en disposer. Les délais sont énoncés dans un calendrier de conservation et d'élimination des documents. Cependant, la plupart des documents du Projet pour disposer de l'héritage des documents des activités opérationnelles sont vieux. Il se peut que les calendriers n'existent plus ou qu'ils ne soient plus valides. Si le délai de conservation peut être établi rapidement, les documents continuent de faire partie du projet. Si le processus est trop long, ils sont renvoyés aux activités courantes de gestion de l'information (GI).

Les documents doivent être classifiés ou encore, il doit être possible d'utiliser un système de classification. Un autre projet de BAC consiste à réviser le système de classification pour des documents administratifs. Les institutions n'ont cependant pas à attendre le nouveau système de classification. Elles peuvent utiliser tout système de classification valide. Si les documents ne peuvent pas être classifiés, ils sont également renvoyés aux activités courantes de GI.

Les documents sont « visés » si le Bibliothècaire et Archiviste du Canada a donné à l'institution la permission d'en disposer. le Bibliothècaire et Archiviste du Canada accorde cette autorisation au moyen d'une Autorisation de disposer des documents (ADD). L'ADD peut être soit une Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer des documents (APDD) ou une Autorisation spécifique de disposer de documents (ASDD). Les APDD s'appliquent à plusieurs institutions. Elles visent la plupart des fonctions administratives communes. Les ASDD visent les programmes d'une institution en particulier en plus de toute fonction administrative non visée par une APDD. S'il n'existe aucune ADD valide, les documents sont renvoyés aux activités courantes de GI.

Au début du projet, l'héritage des documents des activités opérationnelles est trié en fonction de ces propriétés. Les documents sont divisés en deux groupes : ceux qui peuvent être compris et ceux qui ne sont pas encore prêts à être compris. L'héritage des documents des activités opérationnelles qui ne peuvent pas être classifiés ou qui ne sont pas visés par une ADD ne font pas partie du projet. Ils ne sont pas ignorés pour autant. La responsabilité pour une mesure ultérieure, la mise sur pied d'un système de classification ou la négociation d'une ADD sont renvoyées aux activités courantes de GI.

2.2 But du projet

Le but est d'effectuer les projets rapidement, efficacement et économiquement. Il faut donc bien répartir le processus et gérer le risque. Le fait qu'on n'a peut-être pas disposé d'un document archivistique ou utile correctement constitue un risque. Le plus grand risque est qu'un de ces documents soit détruit. Mais le fait de laisser les documents à leur état présent peut également constituer un plus grand risque.

Le groupe de travail s'est penché sur la question de l'équilibre : comment effectuer le travail rapidement et à un coût raisonnable en disposant des documents de façon appropriée. Ils ont ajouté des conseils pour des « succès rapides » et des raccourcis.

3. Trousse du projet

La trousse du Projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles comprend des guides et des documents de travail qui vous aideront à élaborer un plan et à planifier les coûts d'un Projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles pour votre institution.

Les guides et les modèles utilisent le logiciel MS Office. Vous devez avoir au moins Word 6.0/95 pour les fichiers textes et Excel 5.0/95 pour les tableurs.

Si vous vous servez d'un autre logiciel, vérifiez auprès de vos spécialistes en TI. Il se peut qu'ils soient capables de vous procurer le bon logiciel ou de vous aider à convertir les documents.

3.1 Utilisation de la trousse

Les outils sont plus susceptibles d'être utilisés par les gestionnaires de documents (GD), les gestionnaires de l'information (GI) et les gestionnaires de projets (GP). Pour simplifier les choses, lors de la description du processus, les outils sont rédigés comme si vous étiez le GD jusqu'à ce qu'un GP soit nommé, c'est-à-dire au moment où l'autorisation d'aller de l'avant avec le projet est donnée. Par après, les outils sont rédigés comme si vous étiez le GP.

Les outils sont un guide. Vous pouvez utiliser les modèles comme vous le souhaitez et vous pouvez les modifier afin qu'ils reflètent vos besoins.

La première étape est d'élaborer un plan. En utilisant le modèle de planification, vous décidez quelles activités vous conviennent. Le Guide de planification du Projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles contient plus de renseignements sur l'élaboration d'un plan.

Lorsque vous avez décidé de ce qui doit être fait, vous pouvez déterminer qui doit faire quoi. Pour cette étape, vous consultez le modèle des rôles et des responsabilités.

Une fois le « quoi » et le « qui » établis, vous décidez de « la quantité d'effort » qui devra être fournie à l'activité. Vous consultez la feuille de travail sur l'effort du modèle de l'établissement des coûts.

Vous calculez les coûts salariaux d'après vos estimations d'effort. Pour obtenir de plus amples renseignements sur ce que vous comptez et ce que vous pouvez décider de ne pas compter, consultez le Document de travail sur l'établissement des coûts salariaux qui suit.

Vous calculez les dépenses non salariales sur une feuille de travail séparée. Vous additionnez les coûts salariaux et non salariaux pour créer votre proposition de budget. Vous utilisez également l'information pour l'analyse de rentabilisation.

3.2 Éléments

La trousse du projet comprend trois guides et trois modèles.

Les guides sont composés des éléments suivants :

• Aperçu du Projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles (le présent document);
• Projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles : Guide de planification;
• Projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles : Guide d'établissement des coûts.

Les modèles sont composés des éléments suivants :

• Document de travail sur les rôles et les responsabilités;
• Document de travail sur l'établissement des coûts salariaux et de l'effort;
• Document de travail sur l'établissement des coûts non salariaux.

Le présent aperçu indique pourquoi il est nécessaire de traiter l'héritage des documents des activités opérationnelles. Il contient également de l'information de base sur la trousse.

Le Guide de planification porte sur toutes les étapes de traitement des documents qui peuvent être franchies. Les étapes sont décrites selon un schéma de déroulement du travail. Elles sont présentées dans l'ordre logique de planification du projet. Le groupe de travail a eu de nombreuses discussions à propos de chaque étape. Pour expliquer leur cheminement, chaque étape est décrite.

Le Guide d'établissement des coûts divise le processus en trois parties. La première se penche sur les personnes concernées par chaque étape. La deuxième vous aide à établir le coût de l'effort sur le plan des ressources salariales. La dernière partie vous aide à calculer les coûts non salariaux pour chaque étape.

La Feuille de travail sur les rôles et les responsabilités contient toutes les tâches. Elle contient également des suggestions sur qui devrait participer à chaque activité et décrit les responsabilités pour chaque personne ou groupe ayant un rôle.

La Feuille de travail sur l'établissement des coûts de l'effort est utilisée en premier lieu pour estimer l'effort de chaque personne sur le plan de jour-personne. La Feuille de travail sur l'établissement des coûts salariaux est utilisée ensuite pour convertir l'effort en crédit salarial.

Le Document de travail sur l'établissement des coûts non salariaux contient de l'information qui vous aidera à estimer les coûts non salariaux.

3.3 Structure

Tous les modèles utilisent le même cadre de travail de référence. Ils sont tous conçus en fonction des activités du plan. Par exemple, l'activité 52 est « Réviser les délais de conservation ». Le même numéro se trouve dans tous les documents et toutes les feuilles de travail.

L'attention est portée sur ce qui doit être fait.

Chaque activité dans le plan est numérotée. Ce numéro apparaît sur le schéma de déroulement du travail. Il est aussi utilisé pour la description de l'activité.

Le même numéro est ensuite utilisé dans le graphique des rôles et des responsabilités.

Chaque activité du modèle de l'établissement des coûts salariaux utilise le même numéro.

Les coûts non salariaux sont établis en fonction des étapes du plan.

3.4 Contenu

Les renseignements sont fondés sur l'expérience du groupe de travail. Des renseignements plus précis seront ajoutés au fur et à mesure que des projets seront terminés.

La trousse comprend des liens dynamiques vers des sites Web où vous trouverez plus de renseignements. Par exemple, il y a un lien vers le site Web du Conseil du Trésor pour des renseignements sur les analyses de rentabilisation.

Certains renseignements utiles ne se trouvent pas sur un site Web. Dans ces cas, nous vous donnons la référence.

4. Soutien à la trousse

Si vous avez des questions à propos de cette trousse, veuillez communiquer avec votre gestionnaire des documents. Si vous êtes le GD/GI, veuillez communiquer avec votre archiviste ou votre gestionnaire des Centres fédéraux de documents local.

Cette trousse est un ensemble de nouveaux outils. Nous sommes donc très intéressés à connaître vos commentaires et suggestions. Vous pouvez communiquer avec nous à centre.liaison.centre@bac-lac.gc.ca.

Les modèles de planification et d'établissement des coûts sont des guides et non des solutions.

Ils vous aident à définir votre voie tout au long du processus.

Vous seulement pouvez concevoir les solutions adaptées à votre institution.

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1. Les institutions gouvernementales comprennent toutes celles visées par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. Pour obtenir de plus amples renseignements sur ce sujet, veuillez consulter les Lois codifiées sur le site Web du ministère de la Justice à : http://lois.justice.gc.ca/fr/N-2.5/6469.html

Afin de faciliter la lecture de ce document, « ministère » est utilisé pour désigner toutes ces institutions.