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Projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles

Plan générique et modèle de ressources

Guide de planification

Avis de non responsabilité : Les graphiques contenus dans ce document sont de qualité inférieure. Pour des graphiques plus clairs veuillez visionner la version pdf.

Table des matières

Introduction
Langue du guide
Que contient le plan de projet ?
Comment élaborer le plan du projet ?
Phases du projet

  1. Démarrage du projet
  2. Proposition du projet
  3. Cerner le problème et en évaluer l'importance
  4. Obtenir l'autorisation d'élaborer une proposition de projet
  5. Obtenir l'approbation du projet
  6. Préciser les estimations de l'inventaire
  7. Procéder à une évaluation des risques
  8. Élaborer une analyse de rentabilisation
  9. Obtenir l'approbation d'aller de l'avant avec le projet
  10. Plan du projet
  11. Mettre sur pied le projet
  12. Élaborer la charte du projet
  13. Établir la régie interne du projet
  14. Obtenir le personnel nécessaire
  15. Obtenir l'équipement nécessaire
  16. Obtenir les meubles nécessaires
  17. Autre matériel
  18. Organiser l'espace de travail
  19. Préciser les estimations de l'inventaire
  20. Établir l'ordre de priorité
  21. Améliorer la charte de projet
  22. Établir une approche de travail
  23. Élaborer une approche de travail
  24. Élaborer les outils et les procédures
  25. Établir les cadres d'évaluation
  26. Élaborer un cadre de vérification
  27. Élaborer le processus d'évaluation
  28. Établir le processus de mesure de rendement
  29. Former l'équipe de projet
  30. Former les formateurs
  31. Former l'équipe de projet
  32. Valider le système de classification
  33. Réviser le système de classification
  34. Définir le champ d'application des ADD
  35. Examiner la lettre de BAC et les APDD
  36. Réviser les ADD valides
  37. Vérifier le statut du calendrier de conservation et d'élimination
  38. Réviser la documentation des délais de conservation
  39. Mettre au point le plan de travail
  40. Perfectionner le plan de travail détaillé
  41. Exécuter le travail
  42. Compléter l'inventaire des documents
  43. Compiler l'inventaire des documents
  44. Classifier et organiser les documents
  45. Classifier / organiser les documents par fonction / activité
  46. Appliquer une autorisation de disposer de documents valide
  47. Documents visés par une ASDD
  48. Documents visés par une APDD
  49. Approuver le calendrier de conservation et d'élimination
  50. Réviser les délais de conservation
  51. Approuver les délais de conservation
  52. Trier les documents
  53. Trier les documents prêts / non prêts pour qu'on en dispose
  54. Séparer les documents avec et sans valeur archivistique
  55. Préparer les documents qui ne sont pas prêts pour qu'on en dispose
  56. Lister et placer dans des boîtes les documents qui ne sont pas prêts pour qu'on en dispose
  57. Trier les boîtes
  58. Préparer les documents qui sont prêts pour qu'on en dispose
  59. Lister et placer dans des boîtes les documents qui sont prêts pour qu'on en dispose
  60. Envoyer les listes pour une dernière révision
  61. Modifier les délais de conservation
  62. Trier les boîtes
  63. Transférer les documents à une autre institution du gouvernement
  64. Aliéner les documents qui n'appartiennent plus au gouvernement
  65. Entreposer les documents qui appartiennent encore à cette institution
  66. Envoyer les documents archivistiques au BAC
  67. Détruire les documents non archivistiques
  68. Maîtriser le projet
  69. Gérer le projet
  70. Établir un rapport sur le projet
  71. Fournir des renseignements sur le projet
  72. Clôture du projet
  73. Clore le travail et fermer le bureau du projet
  74. Évaluer le projet
  75. Préparer le rapport du projet
  76. Clore le projet

Introduction

Le présent guide de planification de l'héritage des documents des activités opérationnelles fait partie d'une trousse conçue pour vous aider à exercer un contrôle de gestion sain sur l'héritage des documents des activités opérationnelles. La trousse comprend trois guides et trois modèles.

Les guides sont composés des éléments suivants :

  • Aperçu du Projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles;
  • Projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles: Guide de planification (le présent document);
  • Projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles: Guide d'établissement des coûts.

Les modèles sont composés des éléments suivants :

  • Document de travail sur les rôles et les responsabilités;
  • Document de travail sur l'établissement des coûts salariaux et de l'effort;
  • Document de travail sur l'établissement des coûts non salariaux.

Avant de commencer la lecture du présent guide de planification, il est recommandé de lire l'Aperçu du Projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles. L'aperçu indique pourquoi il est nécessaire de traiter les documents sur l'héritage des activités opérationnelles. Il contient également des renseignements de base sur la trousse.

Le présent Guide de planification porte sur toutes les étapes de traitement des documents qui peuvent être franchies. Les étapes sont décrites selon un schéma de déroulement du travail. Elles sont présentées dans l'ordre logique de planification du projet. Chaque étape est décrite.

Après avoir terminé le plan, on vous conseille de lire le Guide d'établissement des coûts. Ce guide décrit la façon d'établir les coûts de votre plan. Il décrit également les trois manuels.

Langue utilisée dans le guide

Pour simplifier les choses, le guide est rédigé comme si, au début du processus, vous étiez le gestionnaire des documents. Une fois que vous avez obtenu l'autorisation d'aller de l'avant avec le projet à titre de gestionnaire des documents, le guide est rédigé alors comme si vous étiez nommé gestionnaire de projet (GP).

Que contient le plan de projet ?

Le plan de projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles est présenté de deux façons :

  • à l'aide d'un organigramme;
  • à l'aide de descriptions.

L'organigramme présente les principales étapes du plan. Vous pouvez le consulter pour vérifier le déroulement général des activités.

Les descriptions, quant à elles, touchent toutes les étapes. Vous pouvez les consulter pour obtenir plus de renseignements sur chacune d'elles.

Comment élaborer le plan du projet ?

Cet organigramme décrit les étapes selon l'ordre dans lequel elles seront effectuées. Le groupe de travail a reçu des conseils à propos des raccourcis. Ainsi, au fur et à mesure du déroulement du travail, on vous suggère de lire les descriptions des étapes.

Lisez les descriptions des activités au fur et à mesure que vous suivez l'organigramme. Lorsque vous en avez terminé la lecture, faites-en l'examen, étape par étape. Ouvrez la feuille de travail sur les coûts, les rôles et les responsabilités. Cette feuille est présentée en format Excel. À chaque étape, jugez s'il est nécessaire de procéder ainsi.

Si tel est le cas, laissez la feuille telle quelle. Si vous n'en avez pas besoin, effacez-la.



Phases du projet

Le travail se divise en cinq phases :

Les étapes de démarrage sont surlignées en jaune dans l'organigramme. Le démarrage débute lorsque vous constatez qu'il y a peut-être un problème et se termine lorsque vous obtenez l'autorisation pour un projet de restauration.

Ce qui a trait à la planification est surligné en rose. La planification débute lorsque vous écrivez les paramètres du projet et se termine lorsque toute la préparation a été faite et que l'équipe de projet peut commencer à travailler.

Ce qui a trait à la réalisation est surligné en vert. La réalisation couvre la manipulation des documents eux-mêmes et se termine lorsque tous les documents ont été rangés de façon appropriée.

L'étape de la maîtrise n'apparaît pas sur l'organigramme, mais elle est quand même décrite. Elle comprend toutes les activités de gestion de projet lorsque ce dernier est en cours.

La clôture débute lorsque le projet est approuvé. Elle comprend toute évaluation ou vérification à la fin du projet. La clôture n'apparaît pas non plus sur l'organigramme, mais elle est tout de même décrite.

Certaines étapes dans la description sont surlignées de la couleur correspondant à la phase, ce qui signifie qu'elles sont comprises dans l'organigramme. D'autres étapes ne sont pas surlignées. Certaines sont des activités de haut niveau, et toutes les sous-étapes apparaissent alors sur l'organigramme. Les autres sont des étapes de niveau inférieur et sont traitées dans les descriptions.

Voici un résumé du processus :

  • Démarrage : mettre en œuvre le projet :
    • cerner le problème;
    • rédiger une proposition, une analyse de rentabilisation et une évaluation des risques;
    • obtenir l'autorisation du projet.
  • Planification : préparation du projet :
    • rédiger une charte de projet;
    • élaborer la structure de régie;
    • obtenir les ressources et l'approvisionnement nécessaires;
    • former une équipe de projet;
    • planifier le travail;
    • décider de la façon d'effectuer le travail et la façon dont il sera évalué à la fin;
    • former l'équipe;
    • mettre au point le plan de travail.
  • Réalisation : exécuter le projet :
    • vérifier le système de classification;
    • vérifier les autorisations de disposer de documents (ADD);
    • vérifier le statut des délais de conservation;
    • dresser l'inventaire des documents détenus;
    • classifier et organiser les documents;
    • appliquer les ADD valides;
    • réviser les délais de conservation, si nécessaire;
    • trier les documents, ceux dont on peut disposer et ceux dont on ne peut pas disposer;
    • trier les documents, ceux qui ont une valeur archivistique et ceux qui n'en ont pas;
    • lister les documents et les mettre dans des boîtes;
    • disposer des documents de façon appropriée.
  • Maîtrise : gérer le projet :
    • vérifier le statut et en rendre compte;
    • apporter les changements au projet;
    • donner des renseignements à propos du projet.
  • Clôture : terminer le projet :
    • Obtenir l'approbation du projet;
    • faire évaluer le projet.


Les organigrammes suivants illustrent le processus de base. Un organigramme plus détaillé est présenté au début de la description de chaque phase.

Organigramme

 

Organigramme

Les prochaines sections décrivent le déroulement du travail de façon plus détaillée. Vous vous apercevrez que ce ne sont pas toutes les étapes du processus qui apparaissent sur l'organigramme. Seules les activités principales y sont présentées.

Les étapes sont numérotées en ordre de 1 à 76. Puisque les étapes détaillées n'apparaissent pas sur l'organigramme, certains chiffres manquent. Les descriptions et les feuilles de travail sur les coûts contiennent toutes les étapes détaillées.



Démarrage du projet

Organigramme

Rappel : Les chiffres sur l'organigramme ne débutent qu'à 3 parce que seules les activités principales y sont présentées. Toutes les étapes de démarrage du projet sont définies dans cette section.

1. Démarrage du projet

La première étape débute lorsque vous prenez conscience d'un problème lié à la gestion de l'héritage des documents des activités opérationnelles. Elle se termine lorsque vous obtenez la permission de mettre sur pied un projet.

2. Proposition du projet

La mise en œuvre d'une proposition de projet demande du temps et des efforts. On vous suggère de demander l'autorisation de prendre ce temps. À cette fin, il vous faut les renseignements de base sur le problème. À la prochaine étape, activité 3, vous commencerez à définir les renseignements qui vous sont nécessaire.

3. Cerner le problème et en évaluer l'importance

Vous ne pouvez prendre conscience du problème qu'en connaissant les faits relatifs aux documents détenus. Par exemple, vous recevez des factures pour l'entreposage des documents et vous êtes incapable de répondre aux questions suivantes : « Combien avons-nous de documents entreposés? », « Où sont-ils entreposés? », « En quoi consistent ces documents? ».

Il se peut aussi qu'on vous le fasse remarquer. Par exemple :

  • les propriétaires des documents se plaignent du service;
  • ils refusent de vous envoyer leurs documents;
  • les Centres fédéraux de documents de BAC refuse d'entreposer davantage de vos documents;
  • les services juridiques ou les gestionnaires de l'AIPRP ont des inquiétudes à propos de la documentation.
  • À tout le moins, vous devrez avoir une compréhension de base du problème.

Vous devrez avoir au moins une idée générale de l'importance du problème. Il est probablement suffisant à cette étape d'évaluer le nombre de pieds linéaires de documents dans chaque lieu. Vous aurez besoin d'un compte pour chaque endroit où il y a des documents des activités opérationnelles. Par la suite, vous devrez additionner le tout pour connaître la quantité de documents entreposés. Vous devrez aussi savoir, de façon approximative, le coût d'entreposage de l'héritage des documents des activités opérationnelles.

Au fur et à mesure que vous progresserez dans le projet, les renseignements deviendront plus exacts.

4. Obtenir l'autorisation d'élaborer une proposition de projet

À cette étape, vous recueillez le reste des renseignements qui vous sont nécessaires, comme la fonction du projet, sa durée et son coût.

Vous devez aussi être capable de décrire l'effet du problème ainsi que celui de la solution. Le coût est habituellement un facteur principal. Vous devez avoir une idée de la réduction que vous pouvez apporter au coût d'entreposage. Vous pouvez aussi fournir des exemples sur la façon dont la situation actuelle a une incidence sur les utilisateurs des documents.

Vous devez recueillir suffisamment de renseignements pour décrire la situation et expliquer l'importance d'aborder le problème.

5. Obtenir l'approbation du projet

Le directeur responsable de la gestion de l'information (GI) approuve habituellement l'élaboration de la proposition. Sans cette approbation, vous ne pouvez pas aller plus loin. Cette étape est un point de « tout ou rien » en ce qui concerne la conception du projet.

6. Préciser les estimations de l'inventaire

Pour une approbation officielle du projet, vous aurez besoin d'une estimation passablement exacte du volume de documents. Si, par exemple, vous vous occupez de l'entreposage des documents de la direction, vous pourriez mesurer la quantité de pieds linéaires dans chaque bureau, chaque aire d'entreposage, et chaque entrepôt. Vous n'avez pas à connaître le contenu des documents, mais vous devez avoir une bonne idée de leur quantité. Vous devez en avoir une bonne estimation.

7. Procéder à une évaluation des risques

Répondez aux questions suivantes en fonction d'un contexte de risques : « Qu'arrivera-t-il si l'on ne fait rien? » et « Qu'arrivera-t-il si l'activité A, B ou C est entreprise? ».

Concentrez-vous toujours sur le statu quo, « ne rien faire ». Il vous aide à prendre une décision concernant la nécessité d'entreprendre une activité. Habituellement votre évaluation est fondée ce qui s'est produit jusqu'à maintenant en général. « Si c'est effectivement ce qui s'est produit, il est bien probable que la situation se reproduise. »

Votre évaluation des risques du ménage de l'héritage des documents des activités opérationnelles devrait reposer sur plus d'un scénario. Les scénarios pourraient couvrir différentes quantités allant de l'« évaluation d'une petite partie des documents » à l'« évaluation de tous les documents ».

Lors de l'évaluation des risques, on vous suggère d'examiner plusieurs genres de risques. Il existe toujours un risque financier (combien nous en coûtera-t-il?) mais les autres risques sont aussi importants :

  • Politique : que pourrait-il arriver à la capacité de l'établissement d'élaborer une politique rationnelle? Par exemple, quel effet aurait la perte d'une justification d'une décision politique?
  • Réalisation de programmes : que pourrait-il arriver à la capacité de réaliser des programmes? Par exemple, quelles sont les répercussions sur les décisions relatives aux prestations si l'on ne peut trouver les renseignements sur les demandeurs ou les décisions précédentes?
  • Santé et sécurité : que pourrait-il arriver à ceux qui travaillent dans l'établissement? Par exemple, quels sont les risques associés aux documents, rangés de façon inappropriée dans les espaces à bureau, pour la santé et la sécurité?
  • Prestation des services : quelle serait l'incidence sur la rapidité, la qualité et l'intégralité des services? Par exemple, de quelle façon les clients sont-ils touchés par les délais d'extraction des renseignements ou la perte de documents?
  • Risque juridique : il existe deux genres de risques juridiques. Le premier est l'incidence sur la capacité de l'établissement de se conformer aux prescriptions des lois (p. ex., répondre aux demandes d'AIPRP). Le deuxième est la protection de la législation (p. ex., défendre les affaires de droit).
  • Responsabilité : que pourrait-il arriver si l'établissement ou les personnes ne peuvent pas être tenus responsables de la perte de documents?
  • Histoire nationale : quelle serait l'incidence sur le compte rendu de notre histoire si des documents essentiels sont perdus?
  • Mémoire collective : que pourrait-il arriver à notre mémoire collective?

Lorsque vous avez les réponses à ces questions, vous vous concentrez sur la possibilité que se produise le risque (la probabilité). Finalement, vous décidez de la gravité du risque (la sévérité) si ce dernier s'est produit.

Pour plus de renseignements sur la gestion des risques, consultez le site du Sécretariat du Conseil du Trésor à l'adresse suivante :www.tbs-sct.gc.ca/emf-cag/risk-risques/risk-risques_f.asp



8. Élaborer une analyse de rentabilisation

Les personnes qui prennent la décision à savoir si le projet est lancé ou non doivent être capables de dire s'il convient d'y investir du temps, des efforts et de l'argent. C'est le genre de renseignements que renferme une analyse de rentabilisation.

L'analyse de rentabilisation les aidera à comprendre les coûts et les retombées.

Il se peut que les coûts ne soient pas très précis à cette étape. Il existe un bon nombre de facteurs qui peuvent avoir une incidence sur vos coûts. Ils comprennent entre autres :

  • le volume;
  • la complexité;
  • l'uniformité;
  • l'état;
  • la dispersion;
  • l'expertise;
  • l'expérience.

La section du guide d'établissement des coûts contient plus de renseignements sur chacun de ces facteurs ainsi que sur la façon dont ils peuvent avoir une incidence sur les coûts.

Il existe deux façons de calculer les coûts. Elles sont décrites en détail dans la section 9 du guide d'établissement des coûts.

Le scénario de base consiste à utiliser les coûts permanents moyens de gestion des documents de votre établissement. Vous calculez ce coût à partir des activités courantes de GI. Vous pouvez utiliser ce coût si vous croyez que l'héritage des documents des activités opérationnelles sont semblables aux documents « normaux » de votre établissement.

Si vous croyez que l'héritage des documents des activités opérationnelles est en quelque sorte différent, calculez premièrement le coût comme s'ils étaient des documents « normaux ». Vous variez ensuite ce coût, en l'augmentant ou en le réduisant, d'après ce que vous trouvez de différent. Par exemple, si tous les documents sont des documents administratifs visés par une APDD et qu'ils sont tous du même genre, les coûts en seraient diminués. Leur uniformité rend le processus plus facile et plus rapide.

Par contre, si les documents sont entreposés dans plusieurs lieux (dispersion) et que vous utilisez de nouveaux employés (expertise), le coût moyen pourrait être plus élevé même s'il n'y a rien d'inhabituel à propos des documents. De même, si tous les documents sont entreposés dans un même lieu et que vous utilisez des employés expérimentés, les coûts pourraient quand même être plus élevés si l'héritage des documents des activités opérationnelles est plus complexe que les documents en général.

Lorsque vous en constatez les retombées, il peut être utile de se concentrer d'abord sur les problèmes. Si le projet est lancé, de quelle façon aidera-t-il à réduire ou à éliminer les préoccupations? Vous devez tenir compte non seulement de la façon de réduire les coûts mais aussi quels sont les autres problèmes que vous aurez à résoudre.

Un projet d'analyse de rentabilisation tient toujours compte de ce qui peut arriver si rien n'est fait, ce qui constitue votre « hypothèse de base ». L'analyse est utilisée pour comparer les scénarios. La question est la suivante : « Est-il mieux pour nous de ne rien faire ou de choisir le scénario A, B ou C? ».

Le Sécretariat du Conseil du Trésor possède un site Web qui contient les renseignements sur la façon d'élaborer une analyse de rentabilisation pour un projet de technologie de l'information. Bon nombre de ces renseignements sont très utiles pour élaborer tout genre d'analyse de rentabilisation. Vous pouvez consulter ces renseignements à l'adresse : www.tbs-sct.gc.ca/emf-cag/business-rentabilisation/cubcitp-euarpti/cubcitp-euarpti00_f.asp

9. Obtenir l'approbation d'aller de l'avant avec le projet

Vous présentez habituellement votre demande au directeur responsable de la GI ou au comité principal qui supervise les secteurs concernés. Le projet peut aussi être présenté à la personne qui fournira les fonds pour le projet. La taille et le coût du projet détermineront à qui vous devrez le présenter. Il arrive souvent que le groupe auquel vous avez présenté le projet devienne le comité directeur du projet qui y apposera sa signature en guise d'approbation. Sur les feuilles de travail nous l'avons nommé « comité de la haute direction ». Il se peut que ce titre ne convienne pas à ce groupe au sein de votre établissement.

Une des tâches principales est de nommer un gestionnaire de projet.
Jusqu'à cette étape, le document a été rédigé comme si vous étiez le gestionnaire de document. À partir de ce point, il est rédigé comme si vous étiez le gestionnaire de projet.



Planification

Organigramme

Rappel : Les chiffres sur l'organigramme ne débutent qu'à 11 parce que seules les activités principales y sont présentées. Toutes les étapes de la planification du projet sont définies dans cette section.

10. Plan du projet

Comme cette étape comprend une longue liste d'activités, nous avons divisé ces dernières en trois parties. Les groupes d'activités travaillent à :

  • l'élaboration du projet;
  • la mise en place du processus et des gens;
  • la vérification de la validité des éléments de gestion des documents.

Une fois le projet approuvé, vous pouvez commencer la phase de planification au cours de laquelle vous mettez en place tous les éléments nécessaires à l'accomplissement du travail.

Organigramme

Rappel : Les chiffres sur l'organigramme ne débutent qu'à 11 parce que seules les activités principales y sont présentées. Toutes les étapes de cette partie de la planification du projet sont définies dans cette section.

11. Mettre sur pied le projet

La mise en place du cadre de travail constitue la première étape. Elle comprend :

  • la charte de projet qui donne les renseignements sur le projet;
  • la structure de régie qui précise la façon dont le projet sera géré;
  • les ressources humaines : vous décidez du genre de personnes dont vous aurez besoin;
  • l'équipement, le mobilier, autre matériel et espace;
  • l'inventaire avec plus de détails sur l'ampleur du problème;
  • l'ordre de priorité pour effectuer le travail;
  • possibilité d'apporter tout changement au document du projet une fois que vous avez tous les autres renseignements.

Chacun de ces points est décrit plus bas. Cette étape franchie, vous êtes prêt à déterminer de quelle façon vous effectuerez le travail.

12. Élaborer la charte de projet

Peu importe la façon dont vous rédigez le projet, vous aurez besoin de le documenter. La documentation est une étape importante. Elle vous aidera à vous assurer que toutes les personnes comprennent ce qui sera fait et ce qui ne le sera pas. Elle aidera également à gérer les attentes. Sans cette étape, vous n'avez aucune autorité ou responsabilité.

Le document doit au moins comprendre les renseignements suivants :

  • la raison de sa réalisation (le contexte et le but);
  • ce qui est compris et ce qui ne l'est pas (la portée);
  • ce que vous voulez accomplir (les objectifs);
  • qui supervisera le projet et qui prendra quelles décisions (la structure de régie);
  • les coûts-avantages des scénarios : ne rien faire (conserver le statu quo); comment résoudre le problème (l'analyse de rentabilisation);
  • les coûts sur le plan des ressources salariales et non salariales, et des ressources humaines (le budget);
  • ce qui sera fait, quand et par qui (le plan); et
  • les répercussions attendues du projet (les résultats).

Vous pouvez placer ces renseignements de base dans un plan de projet, un cadre de référence ou une charte de projet.

Les plans de projet et les cadres de référence ne contiennent habituellement que ces renseignements de base. Ils peuvent être utilisés pour des projets simples, rapides et limités.

Si le projet est de grande envergure, coûteux ou à grand rayonnement, vous rédigerez probablement une charte de projet. Pour obtenir plus de renseignements sur la charte de projet, consultez le site suivant :

www.tbs-sct.gc.ca/emf-cag/project-projet/documentation-documentation/template-modele/template-modele00_f.asp

Vous trouverez un modèle à cette adresse :

www.cio-dpi.gc.ca/emf-cag/pctemplate-modelecp/
pctemplate-modelecp00_f.asp

Les lignes directrices pour remplir le modèle se trouvent à l'adresse suivante :

www.tbs-sct.gc.ca/emf-cag/project-projet/documentation-documentation/guidelines-directrices/guidelines-directrices00_f.asp

On vous suggère d'ajouter certains des renseignements suivants :

  • la façon dont vous allez procéder pour diriger le projet (l'approche);
  • qui en fait partie et qu'est-ce qu'on attend de ces personnes (rôles et responsabilités);
  • quels sont les risques du projet et de quelle façon seront-ils gérés (gestion des risques et des problèmes);
  • les liens avec tout autre projet (interrelations);
  • la façon dont les changements apportés au projet seront définis, documentés et approuvés (contrôle des changements);
  • quelles ressources seront nécessaires et la façon dont elles seront gérées (gestion des ressources);
  • la façon dont les progrès seront suivis et documentés (gestion des progrès);
  • la façon dont la qualité sera vérifiée et maintenue (gestion de la qualité);
  • la façon dont sera fournie les renseignements sur le projet, le progrès et les résultats (gestion de la communication).

13. Établir la régie interne du projet

La régie interne du projet traite de qui doit prendre quelles décisions et qui est responsable de quoi. Dans les plus petits projets, il se peut que vous n'ayez pas besoin d'une structure de régie officielle. Dans ce cas, vous devrez, selon toute probabilité, rendre compte au gestionnaire des documents. S'il y a un propriétaire des documents, vous pourriez rendre compte au gestionnaire des documents ainsi qu'au propriétaire.

14. Obtenir le personnel nécessaire

La plupart des ministères ont subi plusieurs années de réduction de leurs activités de GI. À moins qu'il ne s'agisse que d'un petit projet, il n'y aura pas suffisamment de personnes pour effectuer le travail ordinaire et réaliser le projet. Il faut donc demander de l'aide supplémentaire.

Les projets sont souvent menés avec une combinaison d'employés à plein temps et à temps partiel, et d'entrepreneurs. Un de vos plus grands défis est d'obtenir les bonnes personnes avec les bonnes compétences au bon moment.

Conseils :

  • Il existe plusieurs endroits où vous pouvez obtenir du personnel à des tarifs raisonnables. Les stagiaires et les étudiants des programmes coopératifs en sont une bonne source surtout s'ils étudient en gestion de l'information.
  • Consultez votre archiviste avant d'embaucher du personnel. Les gens de BAC sauront si un autre ministère est sur le point de terminer un projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles. Ainsi, vous pourrez peut-être vous arranger pour que les employés formés soient transférés.
  • Si vous divisez vos arrérages en sections, formez une équipe. Au fur et à mesure qu'une section est terminée, vous pouvez transférer les employés expérimentés.
  • Pensez à former un bassin d'employés formés ou un groupe de travail. Le groupe peut aller d'un projet à un autre, ce qui minimisera la courbe d'apprentissage et maximisera les leçons apprises.
  • Il vous faudra un chef d'équipe expérimenté.


15. Obtenir l'équipement nécessaire

Il se peut que vous ayez besoin de beaucoup de contenants pour entreposer les documents, y compris des contenants spéciaux pour les documents à valeur archivistique. Si vous avez besoin d'aide, consultez votre archiviste. Vous pouvez avoir accès aux lignes directrices concernant les transferts à l'adresse suivante : www.collectionscanada.gc.ca/obj/007/f2/007-1028-f.pdf

Il se peut également que vous ayez besoin d'équipement spécialisé pour le déplacement et l'entreposage. Il est possible que cette étape soit difficile à franchir si les documents sont entreposés dans plusieurs lieux.

Conseils :

  • Il se peut que certains des spécialistes de fonctions soient capables de vous conseiller et de vous aider. Le personnel de la gestion des installations pourrait être au courant, par exemple, si certains bureaux sont libres. Les responsables des achats pourraient peut-être vous indiquer où obtenir le meilleur prix.
  • Vérifiez auprès du centre de GI : centre.liaison.centre@bac-lac.gc.ca pour savoir si un autre ministère a terminé un projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles. Vous pourriez peut-être emprunter ou acheter leur équipement usagé.
  • Si vous avez acheté de l'équipement (parce que vous ne pouviez pas le louer) que vous n'utilisez plus après le projet, informez-en le centre de GI, qui pourrait peut-être l'utiliser ou le prêter pour un autre projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles.

16. Obtenir les meubles nécessaires

Si vous employez du personnel supplémentaire, vous aurez probablement besoin de tables et de chaises.
Conseils :

  • Vérifiez auprès de votre archiviste pour savoir si un autre ministère a terminé un projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles. Il se peut qu'un de ces ministère ait des meubles que vous pourriez utiliser.
  • Parlez à vos spécialistes en approvisionnement. Il pourrait peut-être vous trouver, à peu de frais, des meubles parmi les biens de l'État.

17. Autre matériel

Parlez à un gestionnaire de projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles d'un autre ministère. Ils pourraient peut-être vous indiquer ce qui leur a été utile.

En plus des articles évidents tels que les boîtes et le matériel mentionnés plus haut, vous aurez peut-être besoin de permis d'utilisation de logiciel, des ordinateurs, des télécopieurs et des photocopieurs.

18. Organiser l'espace de travail

Il est fort probable que l'espace sera limité. Il se peut que vous trouviez plus facile d'avoir un local temporaire. La plupart des documents des activités opérationnelles des établissements sont éparpillés dans plusieurs endroits. Il serait donc plus rentable et plus facile de déplacer le travail vers les personnes en un lieu central. De nombreuses petites équipes sont plus difficiles à gérer qu'une grande. Si vous avez à travailler sur des documents qui se trouvent dans les espaces à bureau d'un client, vous devriez peut-être les en sortir afin de ne pas déranger ce dernier dans son travail.

19. Préciser les estimations de l'inventaire

À ce stade du projet, vous voulez connaître quels sont les documents qui se trouvent dans chaque lieu. Vous aurez besoin d'une estimation assez juste sur le nombre exact de documents à chaque lieu ainsi que le total.

20. Établir l'ordre de priorité

Pour beaucoup d'établissements, la réduction de la quantité d'arrérages constituera une tâche très importante, qui pourrait être simplifiée en étant divisée. Le cas échéant, vous devrez peut-être établir un ordre de priorité. On vous suggère de commencer avec une petite partie et de répéter les étapes réussies.

Conseils :

  • L'ordre devrait donner la priorité aux documents dans les endroits le plus en demande et au coût le plus élevé.
  • La priorité pourrait aussi être donnée à un domaine qui est autonome. Par exemple, s'il y a un entrepôt qui contient seulement les documents sur l'héritage des activités opérationnelles, vous pouvez commencer par là.
  • Commencez par un endroit où vous ne dérangerez pas d'autres employés. Au fur et à mesure que les employés prennent de l'expérience, ils deviendront plus rapides. Entraînez-vous dans des endroits où la rapidité et la précision sont moins importantes.

21. Améliorer la charte de projet

Une fois que vous avez franchi toutes les étapes, vérifiez la charte de projet une dernière fois. Il se peut que vous ayez à faire quelques ajustements. Il est recommandé de les faire avant de commencer à travailler pour aider à la gestion des attentes au fur et à mesure.

Le prochain groupe de fonctions de planification présente la façon d'effectuer le travail. Il prépare également les personnes à travailler.

Organigramme


Rappel : Les chiffres sur l'organigramme ne débutent qu'à 23 parce que seules les activités principales y sont présentées. Toutes les étapes de cette partie de la planification du projet sont définies dans cette section.

22. Établir une approche de travail

Vous devez décider de la façon dont vous voulez que s'effectue le travail. Vous pouvez alors vérifier que toutes les tâches sont traitées. L'approche aide également chaque personne à comprendre ce qu'il y a à faire, la façon de le faire et par qui ce travail doit être exécuté.

23. Élaborer une approche de travail

Il s'agit de ne pas utiliser l'approche normale de gestion des documents. Vous voulez être capable d'effectuer la gestion rapidement, en prenant des risques. En tant que gestionnaire de projet, vous devez décider de la meilleure façon d'aborder le travail.



24. Élaborer les outils et les procédures

Vous devez mettre de l'avant de bonnes procédures de travail, surtout si vous avez une combinaison de nouveaux employés et d'employés expérimentés. Si vous prenez des raccourcis, documentez votre geste et sa raison. Vous pouvez avoir à l'expliquer par la suite.

Conseil :

Consultez vos employés expérimentés. Ils peuvent avoir de bonnes idées à propos de raccourcis à faible risque.

25. Établir les cadres d'évaluation

Tous les projets devraient être évalués d'une façon ou d'une autre une fois terminés. Ainsi, vous connaîtrez le taux de succès du projet. Par contre, ce ne sont pas tous les projets qui doivent faire l'objet d'une évaluation officielle.

26. Élaborer un cadre de vérification

Seuls les très grands projets sont susceptibles d'être vérifiés. Parlez de votre projet aux employés chargés de la vérification du ministère. Demandez-leur s'ils pensent que le projet pourrait être vérifié. Si c'est possible, demandez-leur ce que vous devez faire au cours du projet pour leur faciliter la tâche lors de la vérification par la suite.

27. Élaborer le processus d'évaluation

Conseils :

Il existe plusieurs groupes qui pourraient vous prodiguer des conseils :

  • certains ministères ont des bureaux de gestion de projet;
  • la plupart des grands ministères ont un groupe d'évaluation ou un groupe de vérification;
  • Conseils et Vérification Canada fournit ce genre de service à contrat.

Demandez le genre de questions qui seront posées lors d'une évaluation.

Demandez également ce que vous devriez faire au cours du projet. Assurez-vous qu'à la fin, les renseignements soient disponibles.

28. Établir le processus de mesure du rendement

Les mesures de rendement sont utilisées de deux façons :

  • pour connaître jusqu'à quel point le projet se déroule tel que prévu;
  • pour connaître son taux de succès.

Le premier point traite du progrès par rapport au plan et au budget, et le deuxième de la situation avant et après le projet.

Vous devez recueillir les renseignements avant, pendant et après le projet. Décidez de ce dont vous avez besoin, de la façon de l'obtenir et d'en faire le rapport.

Conseils :

  • Un bureau de gestion de projet est une excellente source d'aide; vérifiez s'il en existe un au sein de votre ministère;
  • Examinez les statistiques que vous avez sur les activités de technologie de l'information. Il se peut que bon nombre de celles-ci soient pertinentes;
  • Révisez la charte de projet. Il doit y avoir un lien logique entre les mesures et les sections des objectifs et résultats. Choisissez les indicateurs de rendement qui font un lien avec la raison de la nécessité du projet et ce que vous accomplirez.

29. Former l'équipe de projet

À cette étape, vous savez :

  • ce qui doit être fait;
  • qui le fera;
  • la façon dont le tout sera fait;
  • la façon dont le tout sera évalué.

30. Former les formateurs

Les formateurs doivent être des employés expérimentés. Vous voulez que le travail soit cohérent, surtout si vous travaillez dans plus d'un endroit à la fois ou avec plus d'une équipe. Une façon d'y arriver est de former les chefs d'équipe.

Conseils :

  • Pensez à vous servir de vos chefs d'équipe pour former les employés. Il y a beaucoup d'avantages à cette formule : les renseignements seront plus cohérents si les mêmes personnes donnent la formation en classe et en milieu de travail. Si les employés ont des questions, ils savent à qui s'adresser pour des renseignements ou de l'aide. Ainsi, la méthode de travail sera plus cohérente si les chefs d'équipe obtiennent leur formation ensemble.
  • Demandez à un autre ministère, qui a déjà réalisé un projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles, s'il a du matériel de formation. Profitez de l'expérience des employés.
  • Sinon, demandez si l'un de leurs employés expérimentés peut vous aider à mettre en œuvre la formation ou à la dispenser.


31. Former l'équipe de projet

Il sera particulièrement important de former les nouveaux employés pour leur travail. Une partie de cette formation sera transmise avant qu'ils commencent à travailler et la grande partie le sera en milieu de travail.

Le dernier groupe de tâches de planification traite des éléments de gestion de documents.

Organigramme

Rappel : Les chiffres sur l'organigramme ne débutent qu'à 32 parce que seules les activités principales y sont présentées. Toutes les étapes de cette partie de la planification du projet sont définies dans cette section.

32. Valider le système de classification

Toutes les institutions de l'administration fédérale ont un système de classification des documents. Cependant, tous leurs documents ne peuvent entrer dans ce système. Avant de commencer, vous devez connaître le système de classification et savoir s'il est compatible avec l'héritage des documents des activités opérationnelles.

Il se peut que certains documents puissent entrer dans un système de classification par sujet si des changements mineurs y sont apportés. Discutez-en avec votre archiviste. Il peut prendre une décision en ce qui a trait à une collection de documents (par exemple, les collections de cartes et les registres d'inscription).

33. Réviser le système de classification

Vous devriez maintenant avoir une bonne idée du genre de documents avec lesquels vous travaillerez. Vous devez avoir un système de classification assez élaboré pour vous dire avec quoi vous travaillez.

BAC conçoit présentement un nouveau genre de système de classification basé sur les fonctions et non sur les sujets. Cependant, vous n'avez pas à attendre le nouveau système de classification. S'il existe un vieux système qui peut faire l'affaire, utilisez-le.

S'il n'y a pas de système de classification pour les documents, le problème peut être soumis aux activités de GI afin qu'il soit résolu.

34. Définir le champ d'application des ADD

Assurez-vous que les documents aient obtenu l'autorisation de disposer des documents émise par l'archiviste national du Canada avant d'en disposer. Vous devez savoir de quelle autorisation il s'agit et ce qu'elle vise.

Définition : une autorisation de disposer des documents est un document accordé par l'archiviste national pour permettre aux institutions gouvernementales de disposer de leurs documents dont elles n'ont plus besoin pour fonctionner, que ce soit en leur permettant de les détruire, en exigeant leur transfert à Bibliothèque et Archives Canada ou en consentant à ce qu'ils passent sous le contrôle d'une autre entité que l'administration fédérale.

35. Examiner la lettre de BAC et les APDD

Récemment, BAC a examiné le statut de toutes les ADD. Une lettre à ce propos a été envoyée à chaque ministère pour leur indiquer quelles ADD étaient encore valides et quelles ADD étaient annulées. Il faut examiner cette lettre pour déterminer ce qui est encore applicable et ce qui ne peut plus être utilisé.

Le ministère doit également examiner les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer des documents de l'administration fédérale (APDD) pour déterminer leur champ d'application. L'APDD vise les documents administratifs communs (à quelques exceptions près).

Définition : Une APDD ou autorisation pluri-institutionnelle de disposer des documents est une autorisation de disposer de documents (voir définition autorisation de disposer de documents) accordée par le Bibliothècaire et Archiviste du Canada qui s'adresse à plusieurs institutions fédérales à la fois; ce type d'autorisation pluri-institutionnelle vise les documents que gèrent toutes les institutions fédérales ou du moins un bon nombre d'entre elles et habilite les institutions à disposer des documents en autant qu'elles respectent certaines modalités.

Une APDD est composée de trois éléments: l'autorisation de disposer de documents, des modalités et du profil fonctionnel. (Source : APDD, Introduction)

Pour de plus amples renseignements sur les APDD, consultez le site
suivant : www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/disposition/007007-1008-f.html

36. Réviser les ADD valides

Tous les documents d'exploitation doivent être visés par une autorisation spécifique régissant les documents de l'institution (ASDD). Certains documents administratifs ne sont visés par aucune APDD. Ils sont traités comme des documents d'exploitation et doivent être visés par une ASDD.

Définition : Une ASDD ou autorisation spécifique de disposer de documents est une autorisation de disposer de documents (ADD) (voir définition autorisation de disposer de documents) qui vise les documents gérés par cette seule institution et habilite l'institution à disposer de ses documents en autant qu'elle respecte les modalités qui sont contenues dans un accord négocié entre le Bibliothècaire et Archiviste du Canada et l'institution.

Les autorisations spécifiques (ASDD) ont préséance sur toutes les autres autorisations de disposer de documents émises par le Bibliothècaire et Archiviste du Canada. (Source : APDD, Introduction).

S'il existe une ADD valide que vous pouvez utiliser, utilisez-la. S'il y a un ajustement à faire, informez-vous auprès de votre archiviste. Si les documents ne peuvent pas être visés par une ADD existante, ils retourneront aux activités de GI.

BAC a entamé des pourparlers avec les institutions pour établir de nouvelles ASDD; il s'agit là d'un processus distinct. Ce problème doit être soumis aux activités de GI afin qu'il soit résolu.

Pour de plus amples renseignements sur l'application des ADD, consultez le site suivant : www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/disposition/007007-1033-f.html



37. Vérifier le statut du calendrier de conservation et d'élimination

Les délais de conservation sont définis par les institutions dans leur calendrier de conservation et d'élimination.

BAC précise des lignes directrices concernant les délais de conservation pour les documents administratifs communs. Elles sont fondées sur les meilleures pratiques des trente dernières années.

Le Sécretariat du Conseil du Trésor possède une politique concernant la conservation des documents qui contiennent des renseignements personnels fondée sur la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le site Web du SCT comprend plus de renseignements à ce sujet :
(www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_128/siglist_f.asp)

38. Réviser la documentation des délais de conservation

Il se peut qu'il n'y ait pas de calendrier de conservation pour certains des documents de l'héritage des documents des activités opérationnels. Vous pourrez donc établir des délais de conservation au cours du projet. Si c'est impossible, vous pouvez soumettre le problème aux activités de GI afin qu'il soit résolu. Vous devez justifier toute dérogation aux lignes directrices ou au calendrier de conservation et d'élimination.

39. Mettre au point le plan de travail

À cette étape du projet, il s'est passé beaucoup de choses depuis l'ébauche du plan de travail. Vous avez maintenant beaucoup plus de renseignements sur ce qui doit être fait. Vérifiez le plan une dernière fois avant que le travail ne commence.

40. Perfectionner le plan de travail détaillé

Le projet sera géré à partir de ce plan de travail. Il est donc important qu'il soit exact. Il doit être amélioré une dernière fois avant le début du travail. Toute étape supplémentaire détaillée peut y être incluse.

Réalisation du projet

La réalisation constitue le cœur du projet. Dans cette phase, les documents sont inventoriés, classifiés, triés et par la suite, on en disposera. L'organigramme suivant présente la phase au complet.

Organigramme

Rappel : Les chiffres sur l'organigramme ne débutent qu'à 42 parce que seules les activités principales y sont présentées. Toutes les étapes de la réalisation du projet sont définies dans cette section.



41. Exécuter le travail

Cette phase contient également un bon nombre d'étapes. Nous l'avons divisée en trois parties. Les groupes d'activités permettent de :

  • classifier les documents, appliquer les ADD et s'assurer qu'il y a un calendrier de disposer des documents valide;
  • trier les documents : prêts ou non pour qu'on en dispose et avec ou sans valeur archivistique;
  • disposer des documents.

L'organigramme pour le premier groupe d'activités :

Organigramme


Rappel : Les chiffres sur l'organigramme ne débutent qu'à 42 parce que seules les activités principales y sont présentées. Toutes les étapes pour cette partie de la réalisation du projet sont définies dans cette section.

42. Compléter l'inventaire des documents

Maintenant, vous avez une bonne idée de la quantité de pieds linéaires ou mètres de documents de l'héritage des activités opérationnelles que vous avez vraiment. Si les documents sont entreposés dans plus d'un endroit, faites un inventaire pour chaque lieu. Vous traiterez maintenant de listes d'inventaire plus détaillées ou, vous allez les créer.

Conseils :

  • Premièrement, vérifiez s'il n'existe pas déjà des listes. Vous pouvez vérifier auprès du bureau de la gestion de l'information (documents), auprès de la personne en charge des installations d'entreposage ou de l'endroit où les documents sont entreposés.
  • Vérifiez auprès des Centres fédéraux des documents (CFD). Ils ont peut-être certains de vos documents qui ne figurent pas sur la liste.

43. Compiler l'inventaire des documents

Vous pouvez maintenant entrer toutes vos listes d'inventaire dans votre base de données. Vous aurez alors un bon contrôle global. Votre base de données constitue également votre mesure de référence. Une de vos mesures de succès sera de combien vous avez pu réduire votre inventaire ou combien de locaux vous avez vidés.



44. Classifier et organiser les documents

Les documents doivent être classés et organisés de façon efficace, ce qui signifie qu'il se peut que vous ayez différents niveaux de détails selon la façon dont vous disposerez des documents.

Les documents à détruire n'ont à être classifiés qu'à un tel niveau pour que vous sachiez ce qu'ils étaient et pour en justifier la destruction. La classification est plus détaillée pour les documents que vous gardez, envoyez à BAC, transférez à une autre institution de l'administration fédérale ou passez sous le contrôle d'une entité autre que l'administration fédérale.

Deux sortes de documents doivent passer par votre processus normal :

  • les documents de 1946 et des années précédentes. Si vous êtes en présence de ce genre de document, communiquez avec votre archiviste qui vous conseillera sur la façon de procéder.
  • tout document confidentiel, secret et très secret. Vous devez les manipuler conformément à la politique du gouvernement sur la sécurité et aux procédures de sécurité de votre institution. Si cette dernière ne possède pas de procédures de sécurité, vous devez suivre la politique de sécurité du Sécretariat du Conseil du Trésor.
  • pour de plus amples renseignements sur la politique de sécurité du Secrétariat du Conseil du Trésor, consultez le site Web à l'adresse suivante : www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_12A/siglist_f.asp

45. Classifier / organiser les documents par fonction / activité

À l'étape 33, vous avez révisé le système de classification. Vous pouvez maintenant l'utiliser pour classifier les documents. Voici quelques conseils pour des raccourcis.

Conseils :

  • Vous n'avez peut-être pas à traiter chaque document. S'il y a des boîtes qui contiennent le même type de documents, classifiez la boîte. Par exemple, si vous avez des boîtes d'information sur la paye, classez la boîte « Documents de paye ».
  • Établissez un lien entre la boîte de documents et une ADD. Il y a peut-être un calendrier de conservation déjà existant qui peut accélérer le processus.
  • Regroupez les documents administratifs communs qui sont assujettis à une APDD. Il y a peut-être un calendrier de conservation déjà existant qui peut accélérer le processus.
  • Faites une marque à l'extérieur des boîtes pour que vous puissiez les distinguer rapidement et facilement.
  • Regroupez les boîtes semblables afin de faciliter votre travail ultérieur.
  • Pour une série de boîtes, vous n'avez pas à en trier le contenu en ordre chronologique. Vous n'avez qu'à connaître la période couverte par les documents de la boîte (Par exemple, documents financiers, août 1974 à mai 1992).

46. Appliquer une autorisation de disposer de documents valide

Aux étapes 36 à 38, vous avez validé les ADD. Vous utilisez maintenant l'APDD et les ASDD valides.

Les documents sont premièrement triés en deux groupes : ceux visés par une APDD et ceux visés par une ASDD.

Vous appliquez l'ADD dans l'ordre suivant :

  • Les ASDD
  • Les APDD qui visent des documents d'exploitation ou des documents sur un support particulier.
  • Les APDD qui visent des documents administratifs communs.

47. Documents visés par une ASDD

Les ASDD visent les documents gérés par une seule institution. Elles documentent :

  • les fonctions institutionnelles à l'appui des politiques d'ordre public;
  • l'exécution du programme;
  • la prestation de services au public.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur une ASDD, consultez l'étape 38 décrite précédemment.

Vous pouvez aussi consulter le site suivant : www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/disposition/007007-1033-f.html



48. Documents visés par une APDD

Votre archiviste est peut-être en mesure de vous aider à entrer les documents dans le système de classification. Si un document n'est visé ni par une APDD, ni par une ASDD, soumettez le problème aux activités de GI afin que ce dernier soit résolu.

Les documents APDD sont divisés en trois groupes :

  • les documents éphémères;
  • les documents d'exploitation et les documents propres à un support particulier;
  • les documents administratifs communs.

Les documents éphémères sont les documents dont on a besoin seulement pour une période limitée. Ils sont utilisés afin d'achever des mesures courantes ou de rédiger d'autres documents. Ils ne comprennent pas les documents utilisés dans les situations suivantes :

  • pour contrôler, appuyer ou documenter la réalisation de programmes;
  • pour effectuer des opérations;
  • pour prendre des décisions, ou pour rendre compte d'activités du gouvernement.

Vous trouverez une définition plus officielle à l'adresse :

www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/0007/007007-1016-f.html MIDA 2.1, 4. Définition

Conseil :

  • Pour des conseils sur l'interprétation de l'autorisation de détruire des documents éphémères, consultez votre archiviste.

Documents d'exploitation et documents propres à un support particulier. Cinq types de documents font partie de cette catégorie :

  • Documents institutionnels d'un cabinet de ministre
    (Autorisation nº 96/021);
  • Documents des responsables d'institutions fédérales
    (Autorisation nº 96/022);
  • Documents afférents à des systèmes d'imagerie électronique (Autorisation nº 96/023);
  • Les secteurs créateurs d'affiches des institutions fédérales
    (Autorisation nº 96/024);
  • Les documents audio-visuels entreposés au nom de ministères clients (Autorisation nº 2001/004).

Les documents administratifs communs sont les documents utilisés afin d'étayer et de témoigner des vastes fonctions et activités administratives internes. Ces fonctions et activités, communes à toutes les institutions fédérales, sont exercées par ces dernières. Les fonctions administratives communes sont :

  • Fonction « administration générale » (Autorisation nº 98/001)
  • Fonction « gestion immobilière » (Autorisation nº 2001/002)
  • Fonction « gestion du matériel » (Autorisation nº 99/003)
  • Fonction « contrôleur » (Autorisation nº 99/004)
  • Fonction « gestion des ressources humaines » (Autorisation nº 98/005)

Vous trouverez une définition plus officielle dans le document suivant : APDD 3, Documents administratifs communs, Annexe I - Modalités, A. Définitions clés)

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les APDD, consultez : www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/disposition/007007-1008-f.html.

49. Approuver le calendrier de conservation et d'élimination

Le secteur fonctionnel ou de programme responsable des documents approuve les délais de conservation. Si vous ne trouvez pas ce secteur, soumettez le problème aux activités de GI afin que dernier soit résolu.

50. Réviser les délais de conservation

Bon nombre de facteurs influencent la validité du calendrier de conservation. Vous devez donc réviser le calendrier pour déterminer s'il est encore à jour. Si un changement quelconque doit y être apporté, il doit être approuvé (voir étape 49).

51. Approuver les délais de conservation

Le secteur qui a la responsabilité principale des documents doit approuver les délais de conservation.

Le prochain groupe d'étapes vise deux choses : déterminer si les documents sont prêts pour qu'on en dispose et s'ils ont une valeur archivistique.

Organigramme

Rappel : Les chiffres sur l'organigramme ne débutent qu'à 53 parce que seules les activités principales y sont présentées. Toutes les étapes pour cette partie de la réalisation du projet sont définies dans cette section.

52. Trier les documents

Deux triages sont effectués à cette étape :

  • Les documents prêts/non prêts pour qu'on en dispose;
  • Les documents avec/sans valeur archivistique.

53. Trier les documents prêts/non prêts pour qu'on en dispose

Vous pouvez maintenant trier les documents en utilisant les délais de conservation. Il y aura deux groupes :

  • les documents qui sont encore à l'intérieur du délai de conservation;
  • les documents qui ont dépassé le délai de conservation.

54. Séparer les documents avec et sans valeur archivistique

Vous devez maintenant séparer les documents qui ont une valeur archivistique de ceux qui n'en ont pas. La valeur est donnée en fonction d'une ADD valide.

Vous effectuez ce tri pour les deux groupes de documents : ceux qui sont prêts pour qu'on en dispose et ceux qui ne le sont pas encore. En triant maintenant les documents qui ne sont pas encore prêts pour qu'on en dispose, vous économiserez temps et efforts lorsqu'ils seront prêts pour qu'on en dispose.

À la fin de cette étape, vous aurez quatre groupes de documents :

 

Prêts pour qu'on en dispose

Non prêts pour qu'on en dispose

Avec valeur archivistique

.

.

Sans valeur archivistique

.

.

55. Préparer les documents qui ne sont pas prêts pour qu'on en dispose

Ces documents proviennent de deux sources :

  • les documents qui n'ont pas encore atteint la fin de leur délai de conservation, même si les documents sont vieux;
  • les documents dont le délai de conservation a été prolongé.

Les documents dont le délai de conservation a été prolongé seront traités à l'étape 66.



56. Lister et placer dans des boîtes les documents qui ne sont pas prêts pour qu'on en dispose

Vous pouvez maintenant mettre ces documents sous un contrôle de documents approprié. Ils doivent tous être placés convenablement dans des boîtes. On vous suggère de consulter votre archiviste ou votre CFD régional à propos des exigences quant à l'entreposage, la mise en boîtes et l'élaboration d'une liste.

Il existe deux autres sources de renseignements :

57. Trier les boîtes

Vous triez maintenant une dernière fois les documents qui ne sont pas prêts pour qu'on en dispose.

Documents qui appartiennent maintenant à une autre institution du gouvernement : Cette situation pourrait se produire s'il y avait une réorganisation ou encore si le programme était déplacé. Ces documents peuvent être envoyés à une nouvelle institution. Par exemple, Consommation et Affaires Commerciales (CAC) a été aboli. Le ministère de l'Industrie est maintenant responsable de la protection du consommateur. Les documents de CAC sont envoyés à Industrie Canada.

S'il n'y a pas d'organisme gérant les mêmes genres de fonctions, consultez votre archiviste de BAC pour des directives quant à la façon de procéder avec les documents.

Pour disposer de ces documents, consultez l'étape 64.

Documents qui n'appartiennent plus à l'administration fédérale canadienne : Même si les documents ont été créés par le gouvernement, ils peuvent maintenant « appartenir » à une autre institution. Cette situation pourrait se produire quand, par exemple, un programme est transféré à une province ou à un territoire ou que les documents présentent maintenant un intérêt pour une institution externe telle qu'une université. Aucun document ne peut être transféré à l'extérieur du gouvernement sans l'approbation de l'Archiviste national du Canada.

Pour disposer de ces documents, consultez l'étape 65.

Documents qui appartiennent encore à cette institution : Ce sont les documents qui vous « appartiennent » encore mais qui ne sont pas encore prêts pour qu'on en dispose. Ils sont prêts pour la dernière étape du processus de traitement.

Pour disposer de ces documents, consultez l'étape 66.

58. Préparer les documents qui sont prêts pour qu'on en dispose

Ce sont les documents qui sont prêts pour qu'on en dispose qui ont ou non une valeur archivistique.

59. Lister et placer dans des boîtes les documents qui sont prêts pour qu'on en dispose

Vous pouvez maintenant placer les documents dans des boîtes et faire une liste du contenu. Si les documents ont une valeur archivistique, veuillez consulter votre archiviste pour connaître les exigences concernant le listage et la mise en boîtes. Vous pouvez aussi consulter les lignes directrices pour le transfert des documents d'archives textuelles au : www.collectionscanada.gc.ca/obj/007/f2/007-1028-f.pdf.

Les boîtes sont mises de côté jusqu'à ce que les propriétaires des documents apposent leur signature sur la liste.



60. Envoyer les listes pour une dernière révision

Cette étape est la dernière occasion pour le gestionnairefonctionnel ou le gestionnaire de programme de conserver les documents plus longtemps. Ils effectuent une dernière révision avant l'approbation pour disposer des documents.

Conseil :

Les services juridiques et l'AIPRP doivent également être consultés une dernière fois.

61. Modifier le délai de conservation

Si le délai de conservation a changé, il doit être approuvé par le propriétaire des documents. Vous devez également modifier la liste.

62. Trier les boîtes

C'est le tri final. Vous les divisez en trois groupes.

Documents qui ne sont pas prêts pour qu'on en dispose : Si le propriétaire des documents a prolongé le délai de conservation, les documents doivent être entreposés de nouveau. Retournez les documents placés dans des boîtes et listés aux activités de GI. Ils retournent aux activités de gestion régulière de documents pour être entreposés et gérés.

Documents archivistiques : Ces documents ont une valeur archivistique et ne sont plus nécessaires à l'institution.

Documents qui sont prêts pour qu'on en dispose : Le ministère n'a plus besoin de ces documents. Ils ne sont d'aucun intérêt pour BAC en vertu de l'ADD.

63. Transférer les documents à une autre institution du gouvernement

Les documents qui appartiennent maintenant à une autre institution du gouvernement doivent être envoyés à cet organisme. Ils peuvent être envoyés dès que vous et l'autre organisme vous êtes entendus sur le transfert. Envoyez la liste et tout autre renseignement que vous avez sur les documents à l'institution qui les reçoit. Informez-en votre archiviste.

64. Aliéner les documents qui n'appartiennent plus au gouvernement

Les documents qui n'appartiennent plus au gouvernement ne peuvent être envoyés qu'après réception de l'approbation du Bibliothècaire et Archiviste du Canada. Il se peut que vous ayez besoin de faire des copies de certains documents. Envoyez la liste et tout autre renseignement que vous avez sur les documents à l'institution qui les reçoit. Informez-en votre archiviste une fois l'aliénation en cours.

65. Entreposer les documents qui appartiennent encore à cette institution

Les documents que vous voudrez conserver proviennent de deux sources. Certains auront été repérés à l'étape 53 au cours de laquelle les documents ont été triés entre ceux qui étaient prêts pour qu'on en dispose et ceux qui ne l'étaient pas. Ces documents n'ont pas encore atteint la fin de leur délai de conservation.

Les documents du deuxième groupe ont été jugés encore utiles par les gestionnaires. Le délai de conservation de ces documents a été prolongé.

Vous pouvez maintenant renvoyer ces deux types de documents aux activités de GI. Ils retournent aux activités de gestion régulière de documents pour être entreposés et gérés.

66. Envoyer les documents archivistiques au BAC

Vous pouvez maintenant prendre des dispositions avec votre archiviste pour transférer les documents à BAC.

67. Détruire les documents non archivistiques

De tous les documents du début, vous avez finalement les documents qui peuvent être détruits. Ils doivent être détruits conformément à la Politique du gouvernement sur la sécurité et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez les sites suivants :
Politique du gouvernement sur la sécurité :
(www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_12A/siglist_f.asp)

Loi sur la protection des renseignements personnels :
http://lois.justice.gc.ca/fr/p-21/texte.html

Maîtrise

Cette phase se produit en réalité parallèlement au travail de planification et de réalisation. Elle débute dès que le projet est approuvé et se continue jusqu'à ce que le travail soit terminé. Ce qui veut dire que les activités de maîtrise sont en cours à partir du début de la planification du projet et se terminent lorsque la réalisation du projet prend fin.

Cette phase peut aussi être intitulée « Gestion du projet ».

Il n'y a pas d'organigramme pour les activités de maîtrise.



68. Maîtriser le projet

La maîtrise du projet débute à l'étape 9 lorsque vous obtenez la permission d'aller de l'avant avec le projet. À ce moment, vous commencez à planifier le projet et votre première tâche est de rédiger la charte de projet qui décrit ce qui sera géré :

  • Gestion des risques et des problèmes;
  • Gestion de la qualité;
  • Gestion du rendement;
  • Gestion des ressources humaines;
  • Gestion de la communication.

69. Gérer le projet

Vous devrez établir des systèmes et des procédures pour chacun des points mentionnés précédemment. Si le projet est petit, la plupart des points peuvent être exécutés de façon informelle. Pour un projet plus grand, vous devrez trouver une façon plus officielle de contrôler et de surveiller ces points.

70. Établir un rapport sur le projet

Vous aurez besoin de trois types de contrôle et d'établissement de rapport :

  • interne au projet : ce qui est nécessaire pour connaître ce qui se passe;
  • pour la régie de projets : ce que le comité directeur doit savoir;

Pour ce faire, vous aurez besoin de mettre en place des systèmes de collecte de données. Elles devront être analysées et un rapport devra ensuite être établi.

71. Fournir des renseignements sur le projet

En plus d'établir un rapport du projet, il se peut qu'on vous demande des renseignements à ce sujet. L'élaboration de rapport tend à être une élaboration régulière de rapports d'étapes et est habituellement présentée à la structure de régie.

Il existe deux types de renseignements sur le projet :

  • communication générale : ce que les autres personnes pouvant être touchées par le projet doivent savoir; ce que les gens intéressés veulent savoir.
  • renseignements particuliers : les réponses aux questions posées à propos du projet.

Les demandes de renseignements particulières peuvent provenir d'autres gestionnaires de documents ou gestionnaires de projet étant donné qu'ils mettent sur pied leur propre projet sur l'héritage des documents des activités opérationnelles. Elles peuvent aussi provenir d'autres secteurs à l'intérieur de l'institution (par exemple, un autre secteur qui tient compte de ce qu'il faudrait pour traiter leurs documents de l'héritage des activités opérationnelles). La demande peut provenir également de l'extérieur de l'institution (par exemple, les médias).

Pour certaines demandes, on vous suggère de travailler avec vos spécialistes des communications.

Clôture du projet

Ce groupe d'activités se compose d'une case sur l'organigramme :

Organigramme

72. Clôture du projet

À cette étape, vous avez terminé de disposer de tous les documents. Voici ce que vous avez fait :

  • Les documents qui ne peuvent pas être classés : retournés aux activités de GI
  • Les documents qui ne sont pas visés par une ADD : retournés aux activités de GI
  • Les documents pour lesquels vous n'avez pu établir un calendrier de conservation et d'élimination : retournés aux activités de GI
  • Les documents qui appartiennent maintenant à une autre institution : transférés à cette institution
  • Les documents qui n'appartiennent plus au gouvernement : aliénés et envoyés à l'institution responsable
  • Les documents qui sont encore à l'intérieur du délai de conservation : retournés aux activités de GI
  • Les documents à valeur archivistique qui ont dépassé le délai de conservation : transférés au BAC
  • Les documents qui ont dépassé leur délai de conservation et qui n'ont pas de valeur archivistique : détruits.

Maintenant que vous avez terminé le travail, le projet peut être clos. Vous trouverez plus de renseignements à ce sujet sur le site Web de gestion de projet du Sécretariat du Conseil du Trésor : www.tbs-sct.gc.ca/emf-cag/project-projet/projects-projets/closing-cloture/closing-cloture00_f.asp

73. Clore le travail et fermer le bureau du projet

Vous pouvez maintenant clore tous les éléments. Par exemple, vous pouvez transférer tout élément qui peut être utile aux activités permanentes de GI. Il faut aussi retourner tout équipement loué ou prêté et fermer tout contrat. Vous pouvez aussi libérer tout espace qui n'est plus nécessaire.

74. Évaluer le projet

Vous évaluez divers aspects du projet dont :

  • Le processus du projet :
    • Qu'est-ce qui a bien été?
    • Qu'est-ce qui n'a pas bien été?
    • Qu'est-ce qui aurait pu être amélioré et comment?
  • Les résultats du projet :
    • Consolider un résumé statistique;
    • Définir les effets.

75. Préparer le rapport du projet

Votre rapport doit couvrir les sections principales de la charte originale du projet :

  • portée;
  • objectifs;
  • plan;
  • budget;
  • gestion des risques;
  • résultats.

Vous devez également aborder la stratégie de communication pour les constatations découlant du projet.

76. Clore le projet

Les personnes qui ont approuvé le projet le ferment en apposant leur signature en guise d'approbation. La signature, à cette étape, signifie que le projet est terminé. Ces personnes peuvent prendre note de toute zone incomplète, ce qui signifie seulement que ce travail ne sera pas effectué. Par exemple, les priorités du ministère peuvent changer et le projet peut être arrêté plus rapidement. Elles peuvent aussi prendre note de toute zone qui nécessite une attention particulière (particularités ou bien-fondé).

Les tâches finales sont l'annonce des résultats du projet et la célébration du succès.