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Directives du SCAOS

Avantages

La promotion et l'adoption de bonne pratiques de gestion de l'information apportent un certain nombre d'avantages, et la mise en œuvre d'un système de classification fonctionnelle tel que le SCAOS est porteuse de ses propres avantages particuliers.

Avantages d'une bonne gestion de l'information

Selon l'Organisation internationale de normalisation (ISO), l'adoption des pratiques optimales en GI « ...montre clairement comment une organisation peut améliorer systématiquement et effectivement sa tenue de dossiers - et le faire d'une manière qui favorise la réalisation de ses objectifs. Les cadres supérieurs y cerneront sans peine des avantages concrets tels que la réduction des coûts et une meilleure gestion des risques, ce qui renforce d'autant la régie de l'organisation » [traduction].

Chaque jour, le gouvernement du Canada a besoin de la participation de chacun de ses employés afin de veiller à ce que les renseignements dont il dispose soient exacts, complets, clairs, accessibles et utilisables comme tels. Depuis quelques années, les Canadiens sont de plus en plus exigeants à l'égard de l'administration fédérale. Ils veulent que le gouvernement mette à leur disposition un guichet unique d'accès intégré à l'information et à des services d'information par Internet, par téléphone, par la poste ou en personne.

Le Sécretariat du Conseil du Trésor, dans sa politique sur la Gestion de l'information gouvernementale, déclare que « L'information est une ressource précieuse que le gouvernement du Canada doit gérer comme un mandat public au nom des Canadiens. La gestion efficace de l'information permet la prestation plus efficace des programmes et des services gouvernementaux, appuie la transparence, la collaboration entre les organisations et la prise de décisions éclairées concernant les activités du gouvernement et permet de conserver l'information ayant une valeur historique ».

Une meilleure gestion de l'information aidera votre ministère ou organisme à :

  • rehausser la prestation des services à la clientèle;
  • optimiser la valeur fonctionnelle de ses ressources documentaires;
  • économiser en supprimant des installations de repérage de documents inutiles;
  • se conformer aux politiques et lois fédérales concernant la GI;
  • préserver ses documents de valeur archivistique ou historique.

Résultats positifs d'une gestion efficace du cycle de vie des documents et de l'information :

  • obtention des données voulues, au moment voulu et sous la forme voulue;
  • réduction du volume de travaux en retard;
  • baisse des coûts d'entreposage des documents;
  • préservation des documents historiques.

Avantages d'une classification fonctionnelle pour la gestion de l'information

Lorsque les documents et renseignements sont proprement classifiés, le système d'information de l'organisme fonctionne plus efficacement. Les outils de classification orientent les utilisateurs vers l'endroit le plus probable où trouver le document désiré.
La répartition des activités d'après un système de classification fonctionnelle est un moyen puissant de soutien aux activités d'une organisation, parce qu'elle permet à celle-ci :

  • de montrer, ouvertement et de manière responsable, les rapports entre ses activités et les résultats de ses activités;
  • d'établir des liens entre divers documents qui se conjuguent pour former un dossier chronologique complet des activités de l'organisation;
  • de retracer des documents au fil des années en veillant à ce que tous les documents soient reliés à des activités;
  • de repérer des documents concernant une activité opérationnelle particulière;
  • de contrôler la langue utilisée pour retracer les documents dans des contextes particuliers d'activité;
  • d'aider les utilisateurs à naviguer pour passer de termes de recherche non préférentiels à des termes préférentiels;
  • de repérer les renseignements plus efficacement;
  • de déterminer les niveaux de protection de sécurité et les niveaux d'accès, ou « permissions d'utiliser », qui conviennent à des ensembles particuliers de documents;
  • de mieux gérer les délais de conservation et de disposer des documents.

Avantages d'une classification fonctionnelle pour les gestionnaires

Une classification fonctionnelle offre un certain nombre d'avantages aux gestionnaires. En voici quelques-uns :

  • le système transforme l'information en ressources réelles en établissant l'infrastructure voulue pour que les utilisateurs puissent trouver les renseignements nécessaires à l'exécution de leur travail;
  • il permet des décisions meilleures et plus éclairées, chaque jour, à chaque poste de travail, en rehaussant les systèmes de gestion de l'information;
  • il fait baisser les coûts de reproduction et d'entreposage inutiles de documents;
  • il renforce le soutien à la gouvernance, aux fonctions de contrôleur, à la responsabilisation et à l'accès à l'information.

Avantages d'une classification fonctionnelle pour les spécialistes de l'information

Une classification fonctionnelle offre un certain nombre d'avantages aux spécialistes de l'information. En voici quelques-uns :

  • il accroît la valeur du rôle de la GI;
  • il fait intervenir les spécialistes de l'information à toutes les étapes des processus de travail;
  • il favorise l'adoption d'une philosophie de la GI pendant tout le cycle de vie au sein de l'organisation;
  • il réduit le volume de renseignements en double à gérer;
  • il élimine le besoin de remanier les systèmes de classification basés sur les structures opérationnelles, en instaurant une formule plus stable (celle du SCAOS);
  • il facilite la décision de garder un document ou de le détruire;
  • il permet d'épargner du temps en atténuant le besoin de s'informer auprès des archivistes pour savoir s'il convient de conserver ou de détruire un document;
  • il vous aide à mettre en application les fonctions d'Autorisation de disposer des documents (ADD) et des Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer des documents (APDD) de l'administration fédérale.

Avantages d'une classification fonctionnelle pour les utilisateurs

Une classification fonctionnelle offre un certain nombre d'avantages aux utilisateurs. En voici quelques-uns :

  • il permet aux utilisateurs de trouver des renseignements qui leur sont utiles dans leur travail;
  • il les aide à améliorer leurs modes de travail;
  • il facilite la classification rapide des documents depuis leur création, ce qui permet à l'organisation d'enrichir constamment sa base de ressources documentaires;
  • il permet un repérage plus efficace des renseignements;
  • il facilite le partage des renseignements au sein des unités de travail et dans toute l'administration fédérale;
  • il simplifie l'accès aux outils, gabarits, modèles et pratiques optimales d'autres spécialistes appartenant au milieu fonctionnel de l'utilisateur;
  • il offre à l'auteur un meilleur contrôle de ses propres documents;
  • il aide les utilisateurs à fournir le cheminement documentaire des faits présentés, tel qu'exigé de tout fonctionnaire en vertu de la politique du Sécretariat du Conseil du Trésor sur la Gestion de l'information gouvernementale;
  • il permet aux utilisateurs de garder des documents seulement pendant la période requise du point de vue du ministère ou organisme ou d'un point de vue légal;
  • il permet à tout fonctionnaire d'intervenir dans la gestion de documents pendant leur cycle de vie complet.

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