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Le gouvernement

Directives du SCAOS

Fondements méthodologiques

Principaux moteurs du changement

Un certain nombre de forces se sont conjuguées pour amener l'instauration du SCAOS à l'administration fédérale, notamment :

  • la demande populaire croissante d'un gouvernement plus ouvert et transparent;
  • le manque de concordance entre les systèmes en place et les besoins des utilisateurs;
  • les mises à jour fréquentes requisent par les systèmes en place pour pouvoir tenir compte de l'évolution des structures organisationnelles et des changements apportés à l'information qui y est entreposée;
  • la nécessité grandissante de voir chaque document comme un outil vivant ayant un cycle de vie distinct;
  • l'apparition de concepts nouveaux à l'appui du besoin de situer les documents dans le contexte d'activité qui leur est propre;
  • l'accroissement exponentiel du volume d'information;
  • l'adoption des renseignements numériques comme « documents privilégiés »;
  • l'avènement des environnements informatiques en réseaux, d'Intranet et d'Internet, permettant l'accès et le partage rapides des documents;
  • la reconnaissance de plus en plus répandue de l'information comme un bien organisationnel collectif englobant les connaissances, l'historique, et les preuves des activités opérationnelles de l'organisme;
  • la nécessité de faire participer chaque utilisateur, à chaque poste de travail;
  • la tendance générale à la normalisation des processus et des méthodes de travail qui sont tirées des pratiques optimales employées.

Tendances mondiales

Il y a maintenant plusieurs années que les grands spécialistes en gestion des documents échafaudent des concepts axés vers une classification fonctionnelle. Les concepts de pointe en gestion de l'information suivent habituellement une logique organisationnelle descendante pour chercher à comprendre comment les documents servent les fins propres au domaine dans lequel évolue telle ou telle entreprise ou organisation. Ce lien établi entre les documents et les modèles de fonctionnement offre la possibilité exceptionnelle de relier chaque document à son rôle et à son contexte dans les réalisations même de l'organisation.

Ce concept rehausse immédiatement la perception du document qui, plutôt que d'être vu comme une information couchée sur papier, et de peu de valeur, se situe désormais au centre d'environnements informatiques dynamiques où données et documents jouent un rôle essentiel dans les activités et opérations quotidiennes de l'organisme.

Qui plus est, il est généralement reconnu que l'information est là pour les utilisateurs, et non pas pour les gestionnaires de documents. En conséquence, il faut mettre en œuvre de nouvelles démarches afin de favoriser l'interaction avec l'utilisateur et de définir la responsabilité de l'utilisateur à chaque poste de travail au fur et à mesure de la création et de l'utilisation des renseignements. Tout comme le passage en bloc de l'informatique des années 1950, avec ses locaux remplis d'informaticiens, à l'environnement informatique actuel avec tous ces ordinateurs de bureau que même un enfant pourrait faire fonctionner, la gestion de l'information est en train de passer des mains des experts à celle de chaque employé de l'organisation.

Les spécialistes en gestion de l'information axent maintenant leur réflexion sur le concept des systèmes de classification fonctionnelle afin de satisfaire aux besoins des principaux moteurs de la gestion et de l'administration. L'administration fédérale, de son côté, cherche des moyens d'améliorer sa gestion de l'information en procédant à un examen des systèmes actuels de classification qui le mène à recommander l'adoption d'une méthode de classification fonctionnelle des documents.

Recherche sur les pratiques optimales

Avant d'entamer le processus d'élaboration d'un nouveau modèle de système de classification, BAC a passé en revue ce qui se faisait déjà à l'échelle des collectivités, ici et dans les autres pays, avec l'espoir de trouver des concepts de pointe, des théories originales et des pratiques optimales aptes à répondre aux besoins de l'administration fédérale.

Dans le cours de cette recherche, BAC a étudié des dizaines d'articles, documents, comptes rendus et ouvrages publiés; eu des entretiens avec des experts du monde entier; participé à des réunions et conférences sur le thème de la classification fonctionnelle; examiné des analyses coût-avantage; recherché l'orientation des principaux spécialistes; et pris une part active à l'élaboration des normes ISO dans le domaine de la gestion des documents. BAC a ensuite rassemblé toutes les données de fond recueillies et formulé une recommandation visant l'adoption d'un nouveau système de classification des documents au sein de l'administration fédérale.

Le SCAOS comme démarche recommandée

La démarche recommandée par BAC se concrétise dans l'élaboration de la méthode du Système de classification selon les activités opérationnelles structurées (SCAOS), un système de classification fonctionnelle offrant des outils nouveaux qui permettront de créer des modes de classification durables au sein de l'administration fédérale.

Principes de conception du SCAOS

Introduction

Un principe est un énoncé fondamental et vrai qui permet à qui s'y conforme d'obtenir un résultat prévisible. Les principes énoncés ci-après favorisent l'application uniforme de la méthode du SCAOS à la classification selon les fonctions. Le fait d'en tenir compte pour élaborer des systèmes de classification pour votre institution aide à comprendre le processus de détermination des fonctions, des sous-fonctions et des activités dans l'ensemble du gouvernement du Canada, et ainsi à créer une base solide en vue d'atteindre les objectifs stratégiques de gestion de l'information à l'échelle de l'administration fédérale, dont l'accès sera à un guichet unique aux renseignements de l'information gouvernementale.

Philosophie de conception

  • Les institutions gouvernementales produisent des documents en réponse aux exigences du Parlement. Ces exigences prennent la forme de lois, de règlements, de décrets du gouverneur en conseil et d'expressions de la politique du gouvernement. Leur observation fait appel aux fonctions, processus opérationnels (ou sous-fonctions) et activités permettant d'atteindre les buts et les objectifs fixés. L'intégration des fonctions, des sous-fonctions et des activités aux systèmes de classification permet aux institutions d'atteindre les buts et les objectifs du gouvernement et d'être responsable de leurs interventions.
  • Les documents témoignent des fonctions, des sous-fonctions et des activités et doivent donc être mis en contexte.
  • Selon les exigences reçues, les institutions chargées d'exercer une fonction du gouvernement du Canada doivent développer et instaurer un cycle de vie linéaire ou une progression cyclique des activités, ou processus opérationnel, nécessaires à l'exercice de la fonction. Selon la hiérarchie du SCAOS, les étapes du processus sont des sous-fonctions comportant chacune des activités constituées d'opérations, lesquelles produisent des documents. Autrement dit, l'élaboration d'un système de classification de l'information selon la structure d'activité opérationnelle du SCAOS entraîne la déconstruction, de façon hiérarchique, des opérations de l'institution gouvernementale, depuis les fonctions assignées jusqu'aux sous-fonctions du processus opérationnel nécessaire pour exercer une fonction sans oublier les activités liées à l'exercice de chaque sous-fonction.

Méthodologie de conception

  • Pour élaborer un système de classification selon les activités opérationnelles structurées (SCAOS), il faut cesser, sur le plan intellectuel et perceptuel, de lire et d'interpréter simplement les documents, même s'ils visent surtout à décrire des objets, des produits ou le contenu des documents ou à en informer le lecteur, et chercher à déterminer les circonstances de leur création. Cela exige de lire les documents et de les considérer comme attestant et mettant en évidence les fonctions, les sous-fonctions et les activités . Il faut donc considérer que les documents portent principalement sur les activités opérationnelles.
  • La méthodologie de conception du SCAOS s'appuie sur la mise en séquence des activités d'un processus opérationnel afin de structurer l'ordre séquentiel du système de classification des groupes de documents.
  • Un processus opérationnel s'obtient par l'analyse de la progression linéaire ou cyclique des activités censées permettre à une institution d'obtenir les résultats attendus quant aux produits et services qu'elle doit offrir en vertu de son mandat ou des pouvoirs qui lui sont délégués. Par conséquent, la structure logique inhérente du SCAOS se caractérise non pas par l'organisation en ordre alphabétique de groupes hiérarchiques comme c'est souvent le cas des systèmes de classification par sujet, mais par leur organisation séquentielle. Cette séquence s'obtient par l'analyse du processus opérationnel ou une modélisation réalisée selon certaines techniques (examen et évaluation des programmes, création d'organigrammes, planification de programmes et de projets, détermination du cheminement critique).
  • Un bon modèle fondé sur les fonctions doit respecter certaines règles structurelles :
    • Il doit être précis (c'est-à-dire comporter une approche sémantique bien définie permettant de l'interpréter de façon uniforme et complète).
    • Il doit être simple (s'il est trop complexe, sa mise à jour risque d'être difficile et coûteuse) et être d'assez bas niveau pour être significatif).
    • Il doit faire autorité (c'est-à-dire être fondé sur des orientations législatives ou gouvernementales claires et les processus opérationnels adoptés par les autorités qui en sont responsables).

Principes de conception du SCAOS

1. Le SCAOS permet de classer les documents selon une hiérarchie opérationnelle à trois niveaux (fonction, sous-fonction et activité).

2. Le premier niveau opérationnel du SCAOS est l'équivalent d'une fonction.

2.1 On entend par fonction n'importe quelle fin, tâche ou activité relevant des responsabilités d'une institution en vertu d'une loi, d'une politique ou de son mandat. Une fonction est une activité opérationnelle importante et unique ou une activité administrative importante commune aux institutions de l'administration fédérale. Une fonction est constituée d'un ensemble ou d'une série de sous-fonctions qui, exécutées selon la séquence prévue (un processus opérationnel), permet à une institution d'obtenir les résultats attendus quant aux produits et services qu'elle doit offrir en vertu de son mandat ou des pouvoirs qui lui sont délégués.

2.2 À chaque élément législatif ne correspond pas nécessairement une seule fonction. Une ou plusieurs fonctions peuvent découler d'un élément législatif en particulier.

2.3 Le haut niveau des fonctions du SCAOS qui sont opérationnelles en soi est confirmé par la reconnaissance des orientations fonctionnelles par l'institution. Cette reconnaissance prend la forme d'une déclaration aux autorités gouvernementales (Parlement, Sécretariat du Conseil du Trésor du Canada) voulant que la fonction soit un résultat stratégique, c'est-à-dire une activité principale de l'architecture des activités de programme de l'institution ou une priorité institutionnelle figurant de façon explicite dans le budget principal des dépenses aux fins de planification et de financement du gouvernement.

3. Le deuxième niveau de la hiérarchie opérationnelle du SCAOS est l'équivalent d'une sous-fonction.

3.1 Les sous-fonctions sont des étapes importantes et uniques du processus opérationnel qu'instaure une institution en vue d'exercer une fonction. Un processus opérationnel entraîne une progression linéaire ou cyclique des activités permettant à une institution d'obtenir les résultats attendus quant aux produits et services qu'elle doit offrir en vertu de son mandat ou des pouvoirs qui lui sont délégués.

3.2 Un processus opérationnel peut découler d'une loi ou d'une politique gouvernementale, à condition que cela soit prévu dans la loi ou la politique.

4. Le troisième niveau opérationnel du SCAOS correspond aux activités.

4.1 Les activités du SCAOS découlent des principales tâches ou actions d'une institution pour réaliser une étape (c'est-à-dire une sous-fonction) d'un processus opérationnel. Les activités sont les éléments propres à une sous-fonction qui suit (ou peut suivre) une séquence linéaire ou cyclique servant à exécuter une sous-fonction. Chaque activité comporte des opérations qui génèrent des documents.

5. Il faut vérifier la terminologie propre à la hiérarchie à trois niveaux du SCAOS (fonction, sous-fonction et activité) afin d'assurer l'uniformité, l'exactitude et la qualité de la classification.

6. La hiérarchie à trois niveaux d'une structure du SCAOS (fonction, sous-fonction et activité) permet d'organiser les documents par :

  • opération,
  • projet,
  • objet (dossier),
  • sujet.

7. Aux fins du SCAOS, les opérations constituent la plus petite entité mesurable d'un travail réalisé dans le cadre d'un processus opérationnel servant à appuyer une activité du système. Les opérations donnent lieu à la production de documents, qui témoignent des activités réalisées à l'appuie des sous-fonctions nécessaires à l'exécution d'une fonction.

8. Selon la hiérarchie à trois niveaux d'une structure SCAOS (fonction, sous-fonction et activité), le nombre de niveaux de classification supplémentaires doit correspondre à la nécessité d'une plus grande précision.

9. L'analyse fonctionnelle nécessaire pour instaurer un système de classification selon les activités opérationnelles structurées (SCAOS) comporte une analyse descendante des activités opérationnelles et non une analyse ascendante des objets, des produits et du contenu des documents.

10. La structure du SCAOS et la terminologie utilisée sont essentielles à la création d'un outil de contrôle du vocabulaire, d'un thésaurus, d'un index et d'aides à la recherche.

11. La terminologie utilisée dans les titres et les descripteurs des modèles du SCAOS pour les fonctions administratives communes est conforme à celle des politiques correspondantes du Sécretariat du Conseil du Trésor du Canada.

12. Les métadonnées du SCAOS sont compatibles avec le cadre de métadonnées du GeD.

13. La méthode d'analyse fonctionnelle servant à élaborer la structure d'activités fonctionnelles doit être utilisée de façon uniforme et prévisible afin que son utilisation par chaque employé ou équipe donne les mêmes résultats.

14. Puisqu'il cerne les fonctions du gouvernement, le SCAOS est conforme aux autres initiatives de gestion de l'information et de planification du gouvernement et sert donc d'instrument de gestion du savoir au sein de l'administration fédérale.

Enjeux globaux

Afin d'éviter les dédoublements inutiles, chaque regroupement de documents selon les fonctions doit comporter un groupe pour les enjeux globaux. Le groupe Enjeux globaux n'appartient pas comme tel au processus opérationnel ou au niveau sous-fonction de la hiérarchie de classification du SCAOS. Il sert à classer les documents qui s'appliquent en général au processus opérationnel. Les documents des comités dont la portée englobe tout le processus opérationnel et les documents des activités de liaison liées à l'ensemble du processus sont de bons exemples. On peut également utiliser le titre de Enjeux globaux pour les documents qui se rapportent à la fonction mais pas à une sous-fonction particulière.

Nota - Les documents portant sur deux sous-fonctions ou plus du processus opérationnel mais pas tous doivent être classés selon l'une des sous-fonctions. Il faut noter ces documents dans les descriptions de la sous-fonction, de l'activité, et/ou des groupes de documents pertinents concernant les opérations ou, s'il y a lieu, dans les profils des documents individuels pertinents (en tant qu'élément de renvoi aux métadonnées).

Conventions de désignation - Fonctions

Fonctions propres à une institution (opérationnelles)

Pour faciliter l'identification d'un groupe de documents du gouvernement en particulier, le nom ou le titre d'une fonction du SCAOS relevant de la responsabilité d'une institution (un programme public ou une fonction opérationnelle de l'administration fédérale) ne doit pas servir à identifier une autre fonction de l'institution. Autrement dit, chaque fonction doit avoir un titre distinct dans l'ensemble des fonctions d'une institution.

Nota - Le nom ou le titre d'une fonction du SCAOS attribuée à une institution peut servir à identifier une fonction du SCAOS attribuée à une autre institution du gouvernement. La source d'identification (le nom ou le code de l'institution) permet de distinguer les documents des fonctions portant le même nom.

Fonctions administratives communes

Le nom ou le titre attribué à une fonction administrative commune du SCAOS peut servir à identifier les collections ou groupes de documents des fonctions d'une même institution. Voici les règles opérationnelles à respecter :

  • La fonction administrative commune liée seulement au nom ou au code d'une institution sert à identifier la collection de documents d'un ministère (par exemple, Min.X 4 = documents de la fonction Gestion des finances du groupe de documents de Ressources naturelles Canada - Secteur des services intégrés).
  • La fonction administrative commune liée à un code de fonction opérationnelle sert à identifier les documents administratifs communs créés pour une fonction (p. ex., Min.X A4 = documents de la fonction Gestion des finances créés et utilisés pour un secteur opérationnel de la fonction A du Ministère X.

Conventions de désignation - Sous-fonctions

Le nom ou le titre d'une fonction ne peut servir de nom ou de titre à une sous-fonction de la fonction. Le nom ou le titre d'une sous-fonction ne peut être utilisé plus d'une fois à l'intérieur du processus opérationnel dont les composantes constituent la sous-fonction.

Nota - On peut utiliser le nom ou le titre d'une sous-fonction d'un processus opérationnel pour une fonction d'un autre processus opérationnel (Gestion des documents sur les ressources humaines - Planification, Gestion des finances - Planification. Pour distinguer les groupes de documents de sous-fonctions ayant le même nom, il faut toujours indiquer le nom de la fonction correspondante.

Conventions de désignation - Activités

Le nom ou le titre d'une activité ne peut être utilisé plus d'une fois à l'intérieur d'une sous-fonction et ne peut utiliser le nom ou le titre d'une sous-fonction dont elle relève.

Nota - Le nom ou le titre d'une activité peut être le même que celui d'une activité d'une autre sous-fonction (Gestion des finances - Gestion et contrôle - Rapport, Gestion des finances - Mesure du rendement - Rapport. Pour distinguer les groupes de documents dont les activités portent le même nom, il faut indiquer le nom (ou le code) de la fonction et de la sous-fonction correspondante.

Modélisation des processus opérationnels selon le SCAOS

Le SCAOS est un système élaboré d'après les modèles opérationnels fonctionnels propres à chaque ministère et organisme. Tous ces modèles sont imbriqués dans des modèles hiérarchiques afin de présenter une vision organisationnelle des activités du ministère ou organisme ainsi que de chacune des fonctions à l'appui de ces activités.

Recherche de modèles de processus opérationnels en usage

Il arrive souvent que des organisations se dotent d'un processus opérationnel destiné à servir à la planification. Il faut d'abord chercher des modèles qui sont déjà en usage dans tel ou tel ministère ou organisme et qui concordent avec la liste de fonctions et de sous-fonctions dressée à partir de l'étude effectuée. Ce modèle déterminera le mode d'agencement des fonctions et sous-fonctions, selon l'ordre chronologique du déroulement du travail. La séquence des activités composant le processus opérationnel est l'une des bases du SCAOS. Cette séquence peut être à flux linéaire, avec des points de départ et d'arrivée bien définis, ou à flux cyclique, avec des points de départ bien définis de suites d'activités qui mènent éventuellement à un retour au point de départ dans un cycle de travail continu.

Détermination des processus opérationnels

S'il n'existe aucun modèle de processus opérationnel qui convienne, il faut en créer un. Voici comment procéder :

  • consulter les lois, les règlements et les politiques du Sécretariat du Conseil du Trésor qui ont présidé à la création ou régissent le fonctionnement du ministère ou organisme, afin d'y trouver, le cas échéant, des déclarations concernant la manière dont le ministère ou organisme est censé s'acquitter de ses fonctions;
  • consulter les politiques et méthodes propres au ministère ou organisme afin d'y trouver, le cas échéant, des déclarations de ce genre;
  • se concentrer sur une fonction à la fois;
  • déterminer et définir, en termes simples et précis, les étapes à suivre pour exécuter la fonction;
  • à l'aide de la démarche du cycle de vie, trouver les points de départ de chaque processus, par exemple, le processus de planification ;
  • déterminer l'ordre d'exécution des étapes;
  • trouver les points d'arrivée de chaque processus, par exemple, le processus d'évaluation du rendement;
  • déterminer s'il s'agit d'un processus linéaire, avec des points de départ et d'arrivée bien définis, ou cyclique, avec des points de départ bien définis de suites d'activités qui mènent éventuellement à un retour au point de départ.

L'élaboration d'un modèle de processus opérationnel devrait se réaliser avec l'aide d'experts en modélisation de ce type. Il est important aussi de faire intervenir des spécialistes de niveau supérieur dans le domaine fonctionnel faisant l'objet de la modélisation, afin qu'ils renforcent la validation de la terminologie et des étapes du processus. Des consultations suffisantes auprès d'autres intervenants du milieu fonctionnel visé permettent d'assurer un consensus et de faire en sorte que le système de classification SCAOS nouvellement créé soit efficace et utile aux fonctionnaires auxquels il est destiné.

Dans chaque ministère et organisme de l'administration fédérale, un certain nombre de fonctions telles que la gestion des finances, la gestion des ressources humaines, la gestion des biens immobiliers et la gestion du matériel ont établi la correspondance des des modèles opérationnels qui peuvent servir à l'élaboration de nouveaux processus opérationnels pour les groupes visés par le système de classification fonctionnelle SCAOS. Les modèles fonctionnels, accessibles par le présent portail, donnent un échantillon de modèle opérationnel pour chaque fonction.

Fonctions administratives communes

Voici les fonctions administratives communes à tous les ministères et organismes de l'administration fédérale :

  1. Administration générale (incluant la gestion des renseignements détenus par l'administration fédérale, la sécurité et le soutien administratif)
  2. Gestion des biens immobiliers
  3. Gestion du matériel
  4. Gestion des finances
  5. Gestion des ressources humaines

Mode d'élaboration des modèles du SCAOS

Besoins du ministère ou organisme

Dans le cadre de son mandat de faciliter la gestion de l'information dans les ministères et organismes gouvernementaux, Bibliothèque et Archives Canada (BAC), a cherché à créer des modèles qui permettraient aux institutions de passer plus rapidement et plus aisément à la classification fonctionnelle de leurs documents. BAC a déterminé que la mise sur pied de modèles destinés aux fonctions administratives communes serait un excellent point de départ pour aider les ministères et organismes à instaurer leurs propres systèmes de classification fonctionnelle. BAC utilise les modèles pour les fonctions administratives communes du SCAOS, à titre d'exemples conceptuels et structurels, pour ainsi mieux expliquer la méthodologie que les ministères et organismes peuvent utiliser pour édifier leur propre système de classification fonctionnelle adapté à leurs programmes opérationnels.

Processus d'élaboration des modèles

BAC a d'abord procédé à des recherches qui ont mené à l'élaboration de modèles provisoires destinés à chacune des fonctions administratives communes. Ces modèles devaient ensuite être examinés par des experts fonctionnels des divers ministères et organismes à l'occasion d'une série de consultations et de programmes de mise à l'essai.

BAC, après avoir étudié les lois fédérales et les politiques du Sécretariat du Conseil du Trésor régissant chacune de ces fonctions communes, a élaboré un premier modèle des processus opérationnels prescrits correspondant à chaque fonction. Une fois les consultations tenues, BAC a mis sur pied prototype provisoire de système de classification fonctionnelle pour chaque fonction, et ces travaux ont aussi fait l'objet d'un examen et d'une révision par un groupe plus nombreux et varié d'experts fonctionnels. Les modèles destinés à la gestion des finances et à la gestion des ressources humaines étaient prêts à une mise à l'essai et ils ont été testés dans le cadre de programmes pilotes au sein de ministères et organismes participants, à savoir Ressources naturelles Canada, Santé Canada, Agence canadienne de développement international, Citoyenneté et Immigration Canada et Affaires indiennes et du Nord Canada. Les essais ont mené à des examens et révisions de plus grande précision et les modèles corrigés qui en sont ressortis composent l'ébauche des modèles SCAOS destinés aux fonctions administratives communes telle que proposée par BAC dans les présentes. De nouveaux essais et des consultations viseront la validation des modèles destinés à la gestion des biens immobiliers et à la gestion du matériel. Au fur et à mesure de la mise en œuvre accélérée et de la maturation des nouveaux modèles au sein des ministères et organismes, les commentaires en retour permettront d'améliorer ces modèles et, éventuellement, de rendre publics les modèles ainsi perfectionnés.

Processus de consultation

La première étape des consultations qui précèdent l'élaboration des ébauches de modèles fait appel aux experts fonctionnels de BAC. Après cette première séquence de consultation-examen-révision, les élaborateurs du modèle demandent l'avis d'un certain nombre de spécialistes en GI et d'experts fonctionnels intéressés à participer à l'instauration de meilleurs systèmes de classification dans leur ministère ou organisme. Les modèles initiaux sont alors modifiés afin de correspondre aux besoins particuliers et sont préparés à la mise à l'essai dans les ministères ou organismes intéressés. Il se tient généralement des ateliers, à deux étapes du processus, afin de recueillir des commentaires et observations au sujet des modèles et de leurs concepts sous-jacents, et les résultats des ateliers sont intégrés aux modèles décrits dans le Guide du SCAOS. Les consultations se poursuivront, pendant que les autres ministères et organismes mettent en œuvre le SCAOS, afin d'apporter sans cesse des améliorations au système.

Souplesse et adaptabilité des modèles du SCAOS

Les modèles du SCAOS destinés aux fonctions administratives communes sont conçus de façon à être assez souples pour répondre aux besoins de tous les ministères et organismes de l'administration fédérale. Fondés sur un processus rigoureux de consultation et de recherche, les modèles existants sont prêts à être utilisés. Au besoin, chacun des modèles peut être adapté aux processus opérationnels particuliers de l'organisation utilisatrice.

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