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Guide de mise en œuvre du SCAOS

• Introduction
• Analyse de rentabilisation
• Annonce du programme
• Formation de l'équipe du projet
• Définition des fonctions
• Définition des sous-fonctions
• Définition des activités
• Élaboration du SCAOS
• Mise en œuvre
• Formation
• Contrôle et évaluation

Introduction

L'instauration réussie d'un système SCAOS de classification fonctionnelle destiné aux fonctions opérationnelles propres à votre ministère ou organisme doit suivre un certain nombre d'étapes consistant d'abord à établir la correspondance des processus opérationnels et du contexte de chaque fonction au sein de l'organisation. Ces étapes sont expliquées en détail ci-après dans la méthode de mise en œuvre.

Bibliothèque et Archives Canada a simplifié le déroulement de la mise en œuvre du SCAOS dans le cas des fonctions qui se retrouvent dans tous les ministères et organismes du Gouvernement du Canada, en créant des modèles de SCAOS prêts à utiliser pour des fonctions administratives communes telles que la gestion des biens immobiliers, la gestion du matériel, la gestion des finances et la gestion des ressources humaines. Les fonctions d'administration générale seront traitées dans un modèle en voie d'élaboration qui sera rendu public sous peu.

Analyse de rentabilisation

Le lancement, l'exécution et l'achèvement de la conversion du système de classification de votre ministère ou organisme au modèle SCAOS seront une réussite à condition que le projet se gagne l'appui et la participation des cadres supérieurs et dispose des ressources voulues pour être mené à bien.

Le premier pas consiste à préparer par écrit une analyse de rentabilisation indiquant les avantages du projet proposé de mise en œuvre d'un SCAOS ainsi que le calendrier du projet, les jalons de l'exécution, les ressources et les plans de déploiement. Cette analyse vous aidera à expliquer le projet aux cadres supérieurs, à recevoir leurs commentaires et leur approbation et à obtenir les fonds nécessaires.

Un modèle est affiché à la section Outils de soutien du SCAOS : Modèle d'analyse de rentabilisation. Vous y trouverez des suggestions d'éléments à prendre en compte et de l'aide à la préparation de l'analyse de rentabilisation. N'oubliez pas d'inclure à vos plan et calendrier de mise en œuvre un plan de communication et un plan de formation.

Annonce du programme

Une fois prêt à commencer à établir la correspondance des processus opérationnels et à élaborer le système SCAOS de votre ministère ou organisme, vous travaillerez en collaboration avec divers groupes à l'interne qui seront curieux de savoir en quoi consiste effectivement votre programme. Il est donc important d'en annoncer les fins et les avantages à tous les employés qui seront touchés par le nouveau système et d'expliquer à chacune de ces personnes son rôle dans l'élaboration et la mise en œuvre du système. Il est essentiel, pour encourager la participation, de faire part périodiquement des progrès réalisés et des avantages acquis. Un modèle est affiché à la section Outils de soutien du SCAOS : Modèle de plan de communication. Vous y trouverez des suggestions d'éléments à prendre en compte et de l'aide à la préparation du plan de communication.

Formation de l'équipe du projet

Dès l'approbation du projet, il s'agit de choisir les membres de l'équipe qui sera chargée de l'exécuter et de remettre à chacun une copie de votre analyse de rentabilisation. Ainsi, tous les artisans du projet comprendront comment vous envisagez les problèmes et les solutions ainsi que les avantages, le calendrier d'exécution et les résultats escomptés. Chacun des membres pourra alors cerner son rôle et ses responsabilités propres dans l'équipe du projet.

Définition des fonctions

Commencer la recherche de fond en étudiant chacune des fonctions mentionnées dans les lois ayant présidé à la création du ministère ou organisme en cause, et dans les lois dont cette organisation assume l'exécution et la responsabilité. Recherchez surtout les énoncés de base de ce que le ministère ou organisme est censé accomplir. S'il existe déjà un ou des Modèles de processus opérationnels pour l'organisation dans son entier, ils pourront servir de base à la détermination des fonctions. Ces Modèles de processus décisionnels sont des ordinogrammes montrant ce qu'une organisation fait et comment elle s'y prend. Recherchez les modèles qui existent déjà pour le ministère ou organisme visé et qui correspondent à la liste de fonctions résultant de la recherche.

• Vérifier ces énoncés en les comparant à ce que le ministère ou organisme indique aux Résultats stratégiques dans le Budget principal des dépenses de l'État.
• Vérifier les autres lois, règlements et politiques du Sécretariat du Conseil du Trésor concernant l'organisation en cause, afin de voir s'il s'y trouve d'autres fonctions pertinentes.
• Vérifier les politiques, processus et méthodes du ministère ou organisme lui-même qui se rapportent à ses responsabilités de base relativement à d'autres fonctions, et confirmer en même temps les fonctions déjà définies.
• Valider les résultats de cette recherche en les comparant aux données des rapports annuels du ministère ou organisme; aux rapports d'examen, d'évaluation et de vérification des programmes; et aux déclarations de l'organisation concernant ses propres réalisations, par exemple, sur ses sites Internet ou Intranet.

Définition des sous-fonctions

L'étape suivante consiste à cerner les sous-fonctions d'appui à chaque fonction et à les classer en ordre selon le Modèle de processus opérationnels propre à cette fonction. Ce modèle est un ordinogramme montrant ce qu'une fonction accomplit et comment elle procède. Il vous permettra de déterminer comment agencer les sous-fonctions de chaque fonction en ordre chronologique. S'il n'existe pas de Modèle de processus opérationnels pour la fonction en question, il faudra en créer un. Pour y arriver, se reporter à la section Fondements méthodologiques du SCAOS : Modélisation des processus opérationnels.

• Vérifier ce Modèle de processus opérationnels et ses dispositions, en consultation avec les employés qui assument la responsabilité de la fonction en question.
• Partant des renseignements rassemblés pendant la recherche, rédiger une description de la fonction (un « profil fonctionnel ») et de ses sous-fonctions et y joindre le modèle de processus opérationnels.
• Chercher aussi des exemples des relations entre cette fonction et toute autre fonction, afin de voir si les renseignements nécessaires à son exécution peuvent être partagés ou encore conservés d'une manière qui en permette l'accès et l'utilisation par les deux domaines fonctionnels.
• Vérifier aussi les déclarations juridiques ou énoncés de principes qui influent sur la manière dont le ministère ou organisme opère et qui peuvent donc influer aussi sur le mode de classification des documents. L'organisation pourrait, par exemple, devoir exécuter le même travail de deux façons différentes selon la personne ou l'activité en cause. Il pourrait y avoir aussi un processus distinct pour des situations spéciales, par exemple, dans les cas touchant des immeubles patrimoniaux par opposition à des immeubles modernes. Ce genre de distinction est susceptible d'incidences sur la conception du système de classification.

Définition des activités

Il s'agit maintenant de passer au degré inférieur et de cerner et définir les activités composant chaque sous-fonction, et de les intégrer à un autre niveau du Modèle de processus opérationnels. Ce modèle montre ce qu'une sous-fonction accomplit et comment elle procède. Il vous permettra de déterminer comment agencer les sous-fonctions de chaque fonction en ordre chronologique. S'il n'existe pas de Modèle de processus opérationnels pour la sous-fonction en question, il faudra en créer un. Pour y arriver, se reporter à la section Fondements méthodologiques du SCAOS : Modélisation des processus opérationnels.

Élaboration du SCAOS

Partant de tous les renseignements recueillis, il s'agit maintenant de concevoir et élaborer le système de classification qui convient à votre ministère ou organisme. En principe, tous les documents devraient être classifiés d'après la fonction ou sous-fonction à laquelle ils correspondent. Vous trouverez de l'aide pour prendre des décisions en matière de classification en consultant la section Fondements méthodologiques du SCAOS : Principes de conception.

Dans le cas des ministères et organismes déjà dotés d'un système de classification des documents, mettre à l'essai le nouveau SCAOS en établissant la correspondance des documents ou des titres tirés du système existant, et apporter les changements nécessaires, au besoin.

Présenter le système aux cadres de la gestion de l'information et aux autorités de la gestion des programmes, afin de le faire valider et approuver.

Mise en œuvre

La meilleure façon de procéder pour mettre en œuvre le SCAOS consiste à travailler d'abord avec de petits groupes d'essai, ou groupes pilotes, afin de valider le système de classification en l'appliquant à des situations réelles. Ainsi, l'équipe et le chef du projet pourront gérer soigneusement les premières séances de mise en œuvre et voir à ce qu'elles se déroulent bien, et corriger la manœuvre, au besoin, afin que le SCAOS soit de plus en plus efficace et facile à utiliser par les praticiens de la GI.

Augmenter le nombre et la taille des groupes d'essai selon le calendrier proposé. S'il le faut, réévaluer les ressources nécessaires et apporter les modifications voulues à l'analyse de rentabilisation afin de voir à ce que soient respectés les objectifs et le calendrier du programme.

Veiller à documenter soigneusement tout le processus de mise en œuvre et à l'améliorer à chaque séance avec des groupes d'essai. Prendre note des questions fréquemment posées et composer ainsi votre propre FAQ qui vous aidera lors de la prochaine mise en œuvre. Il serait utile aussi de créer un site Intranet sur le programme afin que les utilisateurs puissent perfectionner leurs connaissances au sujet du SCAOS en général et, en particulier, de la mise en œuvre de votre système.

Formation

Il faut avant tout former les participants de chacun des groupes d'essai afin de garantir la mise en œuvre fructueuse du système à chaque poste de travail. La démarche de « formation des formateurs » donne de bons résultats puisqu'il s'agit d'affecter un expert à chaque groupe fonctionnel afin d'aider les utilisateurs à se servir du SCAOS dans leurs tâches quotidiennes. Pour ce faire, consulter la section Outils de soutien du SCAOS : Modèle de plan de formation. Vous y trouverez des conseils sur la façon de mettre sur pied un programme de formation à votre système SCAOS.

Contrôle et évaluation

À intervalles réguliers, vérifier le système et s'informer auprès des groupes de mise en œuvre. Répondre aux questions, s'assurer que le système fonctionne bien et, au besoin, y apporter des modifications.

Si, au fil du temps, il se produit des changements importants dans les fonctions du ministère ou organisme, il faudra examiner le système de classification et l'ajuster pour l'adapter au nouveau profil fonctionnel de l'organisation.

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