Le gouvernement

Modèle de la gestion d'une fonction « gestion de l'information »

• Introduction
• Liens vers les politiques et lois afférentes à la gestion de l'information
• Modèle de processus opérationnel de la gestion d'une fonction « gestion de l'information »
• Modèle de processus opérationnel des sous-fonctions de la gestion d'une fonction « gestion de l'information »
• Modèle de classification provisoire de la gestion d'une fonction « gestion de l'information »
• Exigences des lois et politiques gouvernementales afférentes au modèle de classification provisoire du SCAOS de la gestion d'une fonction « gestion de l'information »
• Échantillonnages de plans de conversion pour les documents de la gestion d'une fonction de gestion de l'information

Introduction

La présente section porte sur les fonctions, sous-fonctions, processus, activités et opérations qui sont propres à la gestion d'une fonction de gestion de l'information et qui constituent des tâches administratives communes exécutées dans et entre tous les ministères et organismes de l'administration fédérale afin de faciliter la prestation des programmes et services.

Liens vers les politiques et lois afférentes à la gestion d'une fonction de gestion de l'information

La modélisation des fonctions de gestion d'une fonction de gestion de l'information s'est réalisée d'après un certain nombre de politiques, lois et documents visant directement la gestion de l'information et de lois, politiques et publications de nature générale ayant trait à toutes les fonctions administratives communes exercées au sein de l'administration fédérale et abordées dans le présent Guide du SCAOS.

Lois communes :

• Loi sur la protection des renseignements personnels
• Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
• Loi sur l'accès à l'information

Politiques et publications communes du Secrétariat du Conseil du Trésor :

• Gestion de l'information gouvernementale
• Accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP)
• Protection des renseignements personnels
• Politique gouvernementale en matière de sécurité

La recherche de liens vers d'autres politiques pouvant viser la fonction « gestion de l'information » peut s'effectuer en passant par le site Web du Sécretariat du Conseil du Trésor; dans le cas de lois ou autres mesures législatives, la recherche peut s'effectuer en passant par le site Web du ministère de la Justice.

Modèle de processus opérationnel de la gestion d'une fonction « gestion de l'information »

Nos recherches et nos consultations nous ont permis de cerner un certain nombre de sous-fonctions séquentielles dans le modèle de processus opérationnel de la gestion de l'information. Ces sous-fonctions formeront la base des classifications SCAOS reliées à la fonction « gestion de l'information ».

Modèle de processus opérationnel des sous-fonctions de la gestion d'une fonction « gestion de l'information »

Nous avons cerné un certain nombre d'activités séquentielles dans chacune des sous-fonctions du processus opérationnel de gestion de l'information. Ces activités forment le niveau inférieur suivant des classifications du SCAOS liées à la fonction « gestion de l'information ».

Modèle de classification provisoire de la gestion d'une fonction « gestion de l'information »

La présente structure modèle de classification des documents traite de la gestion d'une fonction de gestion de l'information, des étapes du processus opérationnel élaboré pour remplir cette fonction (c.-à-d., les sous fonctions), de certains exemples des activités associées à chacune de ces sous-fonctions - telles qu'elles sont habituellement appliquées dans toutes les institutions gouvernementales pour faciliter la prestation des programmes et des services.

Voici les quatre sous-fonctions du processus opérationnel de la gestion de la GI, selon un concept de cycle de vie de la gestion d'une fonction de GI :

Planifier
Élaborer (une infrastructure de GI)
Prestation (des services de GI)
Évaluer (la fonction de GI)

En tant que processus opérationnel, ces sous-fonctions suivent la séquence ci dessous :

GESTION D'UNE FONCTION DE GI

PRINCIPAUX NUMÉROS ET SOUS-FONCTIONS

X.0 Gestion de la GI - Enjeux globaux

X.1 Gestion de la GI - Planifier

X.2 Gestion de la GI - Élaborer (d'une infrastructure de GI)

X.3 Gestion de la GI - Prestation (des services de GI)

X.4 Gestion de la GI - Évaluer (de la fonction de GI)

Nota : Le système de codification numérique figurant dans la présente structure modèle provisoire de classification est utilisé à titre d'exemple seulement. En date du présent modèle, BAC n'a pris aucune décision finale au sujet de l'application d'un système de codification normalisé (y compris les délimiteurs) en vue de compléter les structures de classification des documents administratifs communs.

X.0 GESTION DE LA GI - ENJEUX GLOBAUX

La catégorie de documents de la sous-fonction enjeux globaux de la fonction gestion de la GI s'applique uniquement aux documents sur les activités et les opérations qui concernent ou touchent de manière globale la gestion d'une fonction de GI ou le processus opérationnel élaboré pour remplir cette fonction. Il ne s'agit donc que des documents sur les activités et les opérations qui concernent ou touchent l'ensemble ou la majorité des sous-fonctions du processus opérationnel de gestion de la GI.

Voici des exemples d'activités et d'opérations de ce genre :

• élaboration, utilisation, surveillance et évaluation, entre autres, d'une politique, de lignes directrices, de systèmes et de procédures qui abordent ou englobent l'ensemble ou la majorité des aspects de la gestion d'un fonction de GI et du processus opérationnel (exemples de documents : politiques, lignes directrices et procédures détaillées provisoires et approuvées; définitions provisoires et approuvées des besoins liés aux systèmes de technologie de l'information de la GI ¹; définitions des besoins liés aux programmes d'apprentissage détaillés de la GI ²);
• activités et initiatives collectives, soit celles des comités, des équipes de projet, des délégations et ainsi de suite, qui privilégient l'ensemble ou la majorité des aspects de la gestion d'une fonction de GI et du processus opérationnel (exemples de documents : ordre du jour et procès-verbal des réunions de comités et de groupes de travail; dossiers sur les décisions; registres des questions);
• activités de liaison qui abordent ou englobent l'ensemble ou la majorité des aspects de la gestion d'une fonction de GI et du processus opérationnel (exemples de documents : documents sur les séances d'information interorganisations et initiatives de collaboration);
• activités de compte rendu qui abordent ou englobent l'ensemble ou la majorité des aspects de la gestion d'une fonction de GI et du processus opérationnel (exemples de documents : rapports provisoires et finaux qui traitent de la fonction vérification et évaluation et du processus opérationnel à l'échelon global [p. ex. ministériel]).

¹ Nota : Dans le cas des documents sur les activités propres aux systèmes de gestion de technologie de l'information de la GI, voir la structure modèle de classification des documents élaborée pour la fonction gestion de la technologie de l'information.

²Nota : Dans le cas des documents sur les activités qui se rattachent à la prestation des programmes d'apprentissage, consulter la structure modèle de classification des documents élaborée pour la fonction gestion des ressources humaines.

Nota : Les documents sur les activités et les opérations qui s'appliquent à des sous-fonctions précises du processus opérationnel pour gestion de la GI (à savoir la planification, l'élaboration, le déploiement et le déclassement, le soutien, la mesure et l'évaluation), doivent faire partie de ces sections de la structure de classification. Les documents qui portent sur au moins deux sous-fonctions du processus opérationnel, mais non sur les quatre, devraient figurer dans l'une d'elles. L'existence de ces documents doit être indiquée dans la description des catégories de documents connexes sur la sous-fonction, l'activité ou l'opération ou, le cas échéant, dans le profil des documents individuels connexes (à titre d'élément de « renvoi » à des métadonnées.)

Exemples de catégories de renseignements pour : Gestion de la GI - Enjeux globaux

X.0-0  Gestion de la GI - enjeux globaux - politiques (S'applique aux documents liés à l'élaboration, à l'utilisation, à la surveillance et à l'évaluation des politiques qui traitent de l'ensemble ou de la majorité des sous-fonctions de la gestion de la GI.)

X.0-1  Gestion de la GI - enjeux globaux - questions générales (S'applique aux documents propres à la catégorie des documents de la sous-fonction enjeux globaux de la fonction gestion de la GI, mais pour lesquels aucun dossier ou aucune catégorie de dossiers précis n'ont été créés.)

X.0-2  Gestion de la GI - enjeux globaux - Comité de gestion de la GI (à l'échelon ministériel, sectoriel ou de la direction générale (S'applique aux documents associés aux discussions du comité de gestion de la GI [à l'échelon ministériel, sectoriel ou de la direction générale].)

X.0-3  Gestion de la GI - enjeux globaux - activités de liaison (S'applique aux documents relatifs aux relations internes ou externes sur un éventail de questions et d'initiatives qui englobent l'ensemble ou la majorité des sous-fonctions de la fonction de la gestion de la GI.)

X.0-4  Gestion de la GI - enjeux globaux - activités de compte rendu (S'applique aux documents liés au processus de compte rendu des questions globales de vérification et d'évaluation auprès de la direction [à l'échelon ministériel, sectoriel ou de la direction générale].)

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X.1 GESTION DE LA GI - PLANIFIER

Cette sous-fonction comprend les activités et les opérations qui concernent ou touchent de manière précise la planification, la façon dont l'information et les activités de gestion de l'information seront utilisées pour atteindre les buts et les objectifs (tel que prescrit par le cadre légal et de politique pour gérer l'information au sein du gouvernement du Canada).

Les activités associées à la sous-fonction Gestion de la GI - Planifier peuvent être liées l'une à l'autre de la façon suivante :

La sous-fonction Gestion de la GI - Planifier comporte les activités suivantes :

• définir les exigences de la gestion de l'information par rapport aux buts et aux objectifs du mandat, tout en tenant compte des résultats de la mesure et de l'évaluation du rendement antérieur, afin d'intégrer les leçons tirées;
  
  Nota : L'activité « définir les exigences de la gestion de l'information » devrait comporter une analyse de l'environnement par rapport aux neufs éléments suivants : le contexte opérationnel; les exigences en matière d'information (et la gestion de ces exigences); les ressources d'information (ce qui est nécessaire pour satisfaire les exigences en matière d'information); les activités de gestion de l'information; les rôles de gestion, les normes, l'apprentissage et la formation; l'information et la technologie de gestion de l'information; l'information consignée (date, documents, information); l'optimisation de l'architecture ou par rapport aux six exigences déterminées par l'École de la fonction publique du Canada : Loi et politique; mandat opérationnel; habilitation des utilisateurs; interdépendances; contraintes; et possibilités.
• analyser les options pour aider à atteindre les buts et les objectifs opérationnels ministériels, tout en tenant compte des contraintes des lois et les politiques relatives à la GI;
• concevoir et élaborer un plan ministériel de gestion de l'information;
  
  Nota : L'activité concevoir et élaborer un plan de GI comporte les phases d'élaboration pour déterminer les exigences en maitère de ressources, faire de propositions et des recommandations, consulter et négocier, finaliser et ainsi de suite. Par exemple, la phase déterminer les exigences en matière de ressources nécessiterait de définir quel niveau de ressources financière, humaines et matérielles serait nécessaire. Les indicateurs de rendement, à l'aide desquels le plan doit être évalué, seraient aussi déterminés lors de cette phase.
• faire valider le plan de gestion de l'information par les intervenants afin d'assurer leur sensibilisation, leur compréhension et leur soutien;
• concevoir et préparer le plan pour la présentation aux gestionnaires aux fins d'approbation.

Exemples de catégories de renseignements pour : Gestion de la GI - Planifier

X.1-0  Gestion de la GI - planifier - politiques (S'applique aux documents liés à l'élaboration, à l'utilisation, à la surveillance et à l'évaluation des politiques qui traitent particulièrement de la sous-fonction Gestion de la GI - Planifier.)

X.1-1  Gestion de la GI - planifier - questions générales (S'applique aux documents propres à la catégorie des documents de la sous-fonction Gestion de la GI - Planifier la fonction gestion de la GI, mais pour lesquels aucun dossier ou aucune catégorie de dossiers précis n'ont été créés.)

X.1-2  Gestion de la GI - planifier - processus gouvernementaux de planification (S'applique aux documents liés aux processus de planification propres à l'administration fédérale et aux institutions et qui ont des répercussions sur la gestion de la GI.)

X.1-3  Gestion de la GI - planifier - comité de planifier la GI (S'applique aux documents associés aux discussions du comité axé sur la planification de la gestion de la GI [à l'échelon ministériel, sectoriel ou de la direction générale].)

X.1-4  Gestion de la GI - planifier - définir (S'applique aux documents liés à la définition des exigences de la gestion de l'information par rapport aux buts et aux objectifs du mandat, tout en tenant compte des résultats de la mesure et de l'évaluation du rendement, afin d'intégrer les leçons tirées des expériences antérieures.)

X.1-5  Gestion de la GI - planifier - analyser (S'applique aux documents liés à l'analyse des options pour aider à atteindre les buts et les objectifs opérationnels ministériels, tout en tenant compte des exigences des politiques et des lois relatives à la GI.)

X.1-6  Gestion de la GI - planifier - concevoir (S'applique aux documents liés à la conception et à l'élaboration d'un plan ministériel de gestion de l'information.)

X.1-7  Gestion de la GI - planifier - valider (S'applique aux documents liés à la validation d'un plan proposé par les intervenants, afin d'assurer leur sensibilisation, leur compréhension et leur soutien.)

X.1-8  Gestion de la GI - planifier - approuver (S'applique aux documents liés à la conception et à la préparation d'un plan de gestion de l'information pour la présentation aux gestionnaires aux fins d'approbation.)

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X.2 GESTION DE LA GI - ÉLABORER

La catégorie des documents de la sous-fonction Gestion de la GI - Élaborer s'applique uniquement aux documents sur les activités et les opérations qui concernent ou touchent de manière précise l'élaboration d'une infrastructure de gestion de l'information ayant la capacité de réagir au plan ministériel de gestion de l'information, qui met en valeur les normes, les systèmes, les outils, les processus, etc., afin d'assurer la qualité, la validité, la crédibilité et la persistance de l'information gouvernementale. Les activités associées à la sous-fonction Gestion de la GI - Élaborer peuvent être liées l'une à l'autre de la façon suivante :

La sous-fonction Gestion de la GI - Élaborer comporte les activités suivantes :

• planifier et évaluer les exigences d'une infrastructure ministérielle appropriée de gestion de l'information comprenant les outils, des protocoles et des lignes directrices, etc., pour atteindre les buts et les objectifs actuels et anticipés du mandat;
• concevoir une infrastructure ministérielle de gestion de l'information (outils, normes, programmes, protocoles de coordination, sécurité, etc.);
• mettre en œuvre l'infrastructure de GI;
• évaluer l'efficacité de l'infrastructure de GI.

Exemples de catégories de renseignements pour : Gestion de la GI - Élaborer

X.2-0  Gestion de la GI - élaborer - politiques (S'applique aux documents liés à l'élaboration, à l'application, à la suveillance ou à l'évaluation des politiques qui traitent de la sous-fonction Gestion de la GI - Élaborer.)

X.2-1  Gestion de la GI - élaborer - questions générales (S'applique aux documents propres à la catégorie des documents de la sous-fonction Gestion de la GI - Élaborer, mais pour lesquels aucun dossier ou aucune catégorie de dossiers précis n'ont été créés.)

X.2-2  Gestion de la GI - élaborer - processus gouvernementaux (S'applique aux documents liés aux processus d'élaboration propres à l'administration fédérale et aux institutions qui ont des répercussions sur la gestion de la GI.)

X.2-3  Gestion de la GI - élaborer - comité (S'applique aux documents associés aux discussions du comité axé sur l'élaboration de l'infrastructure de la GI [à l'échelon ministériel, sectoriel ou de la direction générale].)

X.2-4  Gestion de la GI - élaborer - planifier, évaluer (S'applique aux documents liés à la planification et à l'évaluation des exigences d'une infrastructure de GI ministérielle appropriée qui regroupe les outils, les protocoles et les lignes directrices, etc., nécessaires pour atteindre les buts et les objectifs actuels et prévus du mandat.)

X.2-5  Gestion de la GI - élaborer - concevoir (S'applique aux documentts relatifs à la conception d'une infrastructure ministérielle regroupant les outils, les normes, les programmes, les protocoles de coordination, les mesures de sécurité, etc.)

X.2-6  Gestion de la GI - élaborer - mettre en œuvre (S'applique aux documents liés à la mise en place de l'infrastructure de GI, p. ex., pour informer le personnel de l'infrastructure et de ses diverses composantes, et le former à son utilisation.)

X.2-7  Gestion de la GI - évaluer (S'applique aux documents liés à l'essai et à l'évaluation de l'efficacité de l'infrastructure de GI avant et après sa mise en œuvre.)

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X.3 GESTION DE LA GI - PRESTATION

La catégorie des documents de la sous-fonction Gestion de la GI - Prestation s'applique uniquement aux documents sur les activités et les opérations qui concernent ou touchent de manière précise la prestation du soutien à la gestion de l'information et des services afférents à la clientèle, tel que prescrit par le plan de GI ministériel et l'utilisation de l'infrastructure ministérielle de GI. Les activités associées à la sous-fonction Gestion de la GI - Prestation peuvent être liées l'une à l'autre de la façon suivante :

La sous-fonction Gestion de la GI - Prestation comporte les activités suivantes :

• planifier la prestation actuelle des services de gestion de l'information (dans le contexte du plan de GI ministériel et l'infrastructure) en traitant les questions telles que la mise en valeur et l'affectation des ressources, l'établissement du calendrier, etc.;
• fournir des services de GI en soutien aux buts et aux objectifs opérationnels et à la lumière des exigences des lois et des politiques relatives à la GI et des principes et meilleures pratiques de GI associés au cycle de vie de la gestion de l'information (c.-à-d ., la collecte, la création, la réception, la saisie, l'organisation, l'utilisation, la diffusion, la tenue à jour, la protection et la conservation et le déclassement);
• promouvoir l'utilisation des services de GI ou l'application des principes et des meilleures pratiques de GI (par le truchement de conseils, d'une orientation et d'une formation);
• évaluer l'efficacité des services de GI et de leurs mécanismes de prestation.

Exemples de catégories de renseignements pour : Gestion de la GI - Prestation

X.3-0  Gestion de la GI - prestation - politiques (S'applique aux documents liés à l'élaboration, à l'application, à la surveillance ou à l'évaluation des politiques qui traitent de la sous-fonctionGestion de la GI - prestation.)

X.3-1  Gestion de la GI - prestation - questions générales (S'applique aux documents propres à la catégorie des documents de la sous-fonction Gestion de la GI - prestation, mais pour lesquels aucun dossier ou aucune catégorie de dossiers précis n'ont été créés.)

X.3-2  Gestion de la GI - prestation - processus gouvernementaux (S'applique aux documents liés aux processus portant sur la prestation des services propres à l'administration fédérale et aux institutions qui ont des répercussions sur la gestion de la GI.)

X.3-3  Gestion de la GI - prestation - comité (S'applique aux documents associés aux discussions du comité axé sur la gestion des services de GI [à l'échelon ministériel, sectoriel ou de la direction générale].)

X.3-4  Gestion de la GI - prestation - planifier (S'applique aux documents liés à la planification de la prestation actuelle des services de gestion de l'information [dans le contexte du plan et de l'infrastructure ministériels de la GI] en traitant les questions telles que la mise en valeur et l'affectation des ressources, l'établissement du calendrier, etc.)

X.3-5  Gestion de la GI - prestation - fournir (S'applique aux documents liés à la prestation des services de GI, en soutien aux buts et aux objectifs opérationnels et à la lumière des exigences des lois et des politiques relatives à la GI, des principes et meilleures pratiques de GI associés au cycle de vie de la gestion de l'information, c.-à-d., la collecte, la création, la réception, la saisie, l'organisation, l'utilisation, la diffusion, la mise à jour, la protection et la conservation et le déclassement.)

X.3-6  Gestion de la GI - prestation - évaluer (S'applique aux documents liés à l'évaluation de l'efficacité opérationnelle des services de GI et de leurs mécanismes de prestation.)

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X.4 GESTION DE LA GI - ÉVALUER

La catégorie des documents de la sous-fonction Gestion de la GI - Évaluer s'applique uniquement aux documents sur les activités et les opérations qui concernent ou touchent de manière précise l'évaluation de la fonction ministérielle de gestion de l'information. Les activités associées à la sous-fonction Gestion de la GI - Évaluer peuvent être liées l'une à l'autre de la façon suivante :

La sous-fonction Gestion de la GI - Évaluer comporte les activités suivantes :

• mesurer le rendement par rapport aux indicateurs de rendement déterminés lors de la sous-fonction Gestion de la GI - Planifier et indiqués dans le plan ministériel de gestion de l'information;
• analyser les résultats;
• élaborer des recommandations relatives à l'infrastructure ministérielle de gestion de l'information;
• faire le compte rendu des résultats de la mesure du rendement et des recommandations relatives à des améliorations aux autorités appropriées.

Exemples de catégories de renseignements pour : Gestion de la GI - Évaluer

X.4-0  Gestion de la GI - évaluer - politiques (S'applique aux documents liés à l'élaboration, à l'utilisation, à la surveillance et à l'évaluation des politiques qui abordent la sous-fonction Gestion de la GI - Évaluer.)

X.4-1  Gestion de la GI - évaluer - questions générales (S'applique aux documents propres à la catégorie des documents de la sous-fonction Gestion de la GI - Évaluer, mais pour lesquels aucun dossier ou aucune catégorie de dossiers précis n'ont été créés.)

X.4-2  Gestion de la GI - évaluer - processus gouvernementaux (S'applique aux documents liés aux processus d'évaluation propres à l'administration fédérale et aux institutions qui ont des répercussions sur la gestion de la GI.)

X.4-3  Gestion de la GI - évaluer - comité (S'applique aux documents associés aux discussions du comité chargé de l'évaluation de la GI [à l'échelon ministériel, sectoriel ou de la direction générale].)

X.4-4  Gestion de la GI - évaluer - mesurer (S'applique aux documents liés à la mesure du rendement par rapport aux indicateurs du rendement déterminés lors de la sous-fonction Gestion de la GI - Planifier et tel qu'indiqué dans le plan ministériel de gestion de l'information.)

X.4-5  Gestion de la GI - évaluer - analyser (S'applique aux documents liés à l'analyse des résultats de la mesure du rendement.)

X.4-6  Gestion de la GI - évaluer - recommander (S'applique aux documents liés à l'élaboration de recommandations pour modifier le plan ministériel de GI ou l'infrastructure de la GI, selon l'analyse du rendement.)

X.4-7  Gestion de la GI - évaluer - rendre compte (S'applique aux documents liés au compte rendu des résultats de la mesure du rendement et aux recommandations aux autorités appropriées.)

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Exigences des lois et des politiques gouvernementales afférentes au modèle de classification provisoire du SCAOS de la fonction « gestion de l'information »

Cliquer ici pour vérifier l'état d'avancement des exigences des lois et politiques gouvernementales afférentes au modèle de classification provisoire du SCAOS de la fonction « gestion de l'information »

Échantillonnages de plans de conversion pour les documents de la gestion de l'information

Des échantillonnages de plans de conversion des documents de gestion de l'information seront ajoutés aux présentes au fur et à mesure de leur préparation. Cliquer ici pour vérifier l'état d'avancement.

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