Le gouvernement

Liste de Vérification pour le démarrage

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Évaluation Des Capacités De Gestion De L'information (ÉCGI)

Bibliothèque et Archives Canada
ÉCGI - Activités menées À BAC et
Liste de Vérification pour le démarrage

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Bibliothèque et Archives Canada

ÉCGI - Nos activités

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ÉCGI  -  Nos Activités

• Participer à des réunions et à des présentations
• Donner des séances d’information et desprésentations à tous les échelons
• Faire des présentations et animer des séances d’information, p. ex. (ARMA), Institut de gestion desdocuments, gouvernements provinciaux
• Mettre à jour l’outil et la méthodologie de l’ÉCGI
• Aider les organisations qui envisagent de faire uneévaluation ou qui entreprennent une évaluation
• Fournir des documents et des modèles

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Échantillons De Modèles

• Plan d’action
• Plan de projet
• Énoncés des travaux
• Texte de contrat
• Communiqués, courriels
• Texte d’introduction des présentations
• Manuel d’entrevue et d’ateliers
• Formulaires de collecte de données

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Activités liées à des évaluations particulières

• Donner des conseils sur les différentes options en matière d’animation
• Donner des conseils et des orientations aux équipes de projet pendant toutes les phases du projet
• Fournir le nom des personnes-ressources
• Fournir une personne-ressource qui participera aux séances de consolidation et de validation
• Fournir des documents et des modèles
• Nota : nous ne fournissons pas de facilitateur pourles évaluations

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Améliorations continues à apporter à l’outil et à la méthodologie de l’ÉCGI

• Retenir les leçons apprises
• Partager l’expertise entre les organismes
• Suivre sur une base continue les normes et les pratiques exemplaires (à l’échelle nationale et internationale)
• Organiser des groupes de consultation
• Partager avec les autres secteurs de compétencel’outil et la méthodologie de l’ÉCGI ainsi que les leçons apprises

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Outil et méthodologie de l’ÉCGI

Démarrage - Liste de vérification

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Démarrage - Liste de vérification Gestion de projet

• Participants
• Formation
• Budget
• Outils et ressources de soutien
• Réunions, présentations, séances d’information
• Communications
• Programmation
• Installations
• Processus d’approbation
• Exigences en matière de documentation

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Démarrage - Liste de vérification Participants

• Parrain(s) de projet
• Autorité responsable du projet / gestionnaire de projet
• Groupe directeur
• Animateur(s) et secrétaire(s)
• Membres de l’équipe d’évaluation
• Entrevues
• Participants aux ateliers

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Démarrage - Liste de vérification Animateur(s)

• Options
• Formation et ensemble de compétences appropriés
• Connaissances en GI (notions élémentaires, milieu de la gestion de l’information au GC, etc.)
• Disponibilité
• Motivation
• Objectivité
• Engagement
• Rôle de secrétaire ou délégation du rôle de secrétaire

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Démarrage - Liste de vérification Options

• Consultant externe
• Ressource qui assurera la vérification interne
• Spécialiste de la GI (formation adéquate requise)
• Partage de l’expertise entre les ministères
• Formation des formateurs

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Démarrage - Liste de vérification Budget

• Crédits salariaux (participants / soutien)
• Installations
• Technologie et logiciels
• Formation
• Impression et traduction
• Consultants / animateurs
• Frais de déplacement
• Codes de projet
• Suivi des dépenses de ressources

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Démarrage - Liste de vérification Technologie

• Soutien en matière de technologie de l’information
• Outils de traitement des données
• Logiciels (y compris les présentations)
• Ordinateurs portatifs, projecteurs, etc.
• Boîte à outils pour la gestion de projet et la programmation
• Modèles électroniques
• Vote électronique
• Sondages électroniques
• Gestion des documents électroniques
• Vidéoconférences
• Formation des participants (au besoin)

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Démarrage - Liste de vérification Installations

• Salles de réunion (différentes dimensions)
• Salles de conférence pour la tenue des ateliers
• Salles du conseil équipées pour la tenue des séances de consolidation et de validation
• Matériel documentaire (copies, crayons, etc.)
• Projecteurs, écrans
• Tableaux blancs et tableaux de papier
• Équipement nécessaire à la tenue de vidéoconférences

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Démarrage - Liste de vérification Communications

• Appui de la part des communications ministérielles
• Présentations, séances d’information, sensibilisation, formation
• Communication au sein du groupe directeur et del’équipe du projet d’évaluation
• Lettres et questions en vue des entrevues et des ateliers
• Annonces (par ex. sur le Web)
• Rapports sur l’état d’avancement du projet à l’intention des employés et des gestionnaires