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Le gouvernement

Liste de Vérification pour le démarrage


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Évaluation Des Capacités De Gestion De L'information (ÉCGI)

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ÉCGI - Activités menées À BAC et
Liste de Vérification pour le démarrage

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Bibliothèque et Archives Canada

ÉCGI - Nos activités

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ÉCGI  -  Nos Activités

  • Participer à des réunions et à des présentations
  • Donner des séances d’information et desprésentations à tous les échelons
  • Faire des présentations et animer des séances d’information, p. ex. (ARMA), Institut de gestion desdocuments, gouvernements provinciaux
  • Mettre à jour l’outil et la méthodologie de l’ÉCGI
  • Aider les organisations qui envisagent de faire uneévaluation ou qui entreprennent une évaluation
  • Fournir des documents et des modèles

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Échantillons De Modèles

  • Plan d’action
  • Plan de projet
  • Énoncés des travaux
  • Texte de contrat
  • Communiqués, courriels
  • Texte d’introduction des présentations
  • Manuel d’entrevue et d’ateliers
  • Formulaires de collecte de données

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Activités liées à des évaluations particulières

  • Donner des conseils sur les différentes options en matière d’animation
  • Donner des conseils et des orientations aux équipes de projet pendant toutes les phases du projet
  • Fournir le nom des personnes-ressources
  • Fournir une personne-ressource qui participera aux séances de consolidation et de validation
  • Fournir des documents et des modèles
  • Nota : nous ne fournissons pas de facilitateur pourles évaluations

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Améliorations continues à apporter à l’outil et à la méthodologie de l’ÉCGI

  • Retenir les leçons apprises
  • Partager l’expertise entre les organismes
  • Suivre sur une base continue les normes et les pratiques exemplaires (à l’échelle nationale et internationale)
  • Organiser des groupes de consultation
  • Partager avec les autres secteurs de compétencel’outil et la méthodologie de l’ÉCGI ainsi que les leçons apprises

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Outil et méthodologie de l’ÉCGI

Démarrage - Liste de vérification

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Démarrage - Liste de vérification Gestion de projet

  • Participants
  • Formation
  • Budget
  • Outils et ressources de soutien
  • Réunions, présentations, séances d’information
  • Communications
  • Programmation
  • Installations
  • Processus d’approbation
  • Exigences en matière de documentation

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Démarrage - Liste de vérification Participants

  • Parrain(s) de projet
  • Autorité responsable du projet / gestionnaire de projet
  • Groupe directeur
  • Animateur(s) et secrétaire(s)
  • Membres de l’équipe d’évaluation
  • Entrevues
  • Participants aux ateliers

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Démarrage - Liste de vérification Animateur(s)

  • Options
  • Formation et ensemble de compétences appropriés
  • Connaissances en GI (notions élémentaires, milieu de la gestion de l’information au GC, etc.)
  • Disponibilité
  • Motivation
  • Objectivité
  • Engagement
  • Rôle de secrétaire ou délégation du rôle de secrétaire

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Démarrage - Liste de vérification Options

  • Consultant externe
  • Ressource qui assurera la vérification interne
  • Spécialiste de la GI (formation adéquate requise)
  • Partage de l’expertise entre les ministères
  • Formation des formateurs

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Démarrage - Liste de vérification Budget

  • Crédits salariaux (participants / soutien)
  • Installations
  • Technologie et logiciels
  • Formation
  • Impression et traduction
  • Consultants / animateurs
  • Frais de déplacement
  • Codes de projet
  • Suivi des dépenses de ressources

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Démarrage - Liste de vérification Technologie

  • Soutien en matière de technologie de l’information
  • Outils de traitement des données
  • Logiciels (y compris les présentations)
  • Ordinateurs portatifs, projecteurs, etc.
  • Boîte à outils pour la gestion de projet et la programmation
  • Modèles électroniques
  • Vote électronique
  • Sondages électroniques
  • Gestion des documents électroniques
  • Vidéoconférences
  • Formation des participants (au besoin)

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Démarrage - Liste de vérification Installations

  • Salles de réunion (différentes dimensions)
  • Salles de conférence pour la tenue des ateliers
  • Salles du conseil équipées pour la tenue des séances de consolidation et de validation
  • Matériel documentaire (copies, crayons, etc.)
  • Projecteurs, écrans
  • Tableaux blancs et tableaux de papier
  • Équipement nécessaire à la tenue de vidéoconférences

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Démarrage - Liste de vérification Communications

  • Appui de la part des communications ministérielles
  • Présentations, séances d’information, sensibilisation, formation
  • Communication au sein du groupe directeur et del’équipe du projet d’évaluation
  • Lettres et questions en vue des entrevues et des ateliers
  • Annonces (par ex. sur le Web)
  • Rapports sur l’état d’avancement du projet à l’intention des employés et des gestionnaires