Le gouvernement

Avis important

Ce document sert à titre d'exemple seulement.

Bibliothèque et Archives Canada recommande que la méthodologie Évaluation des capacités de gestion de l'information soit suivie telle qu'indiquée afin d'obtenir le maximum des commentaires des partenaires et de rallier l'ensemble de l'organisation aux priorités planifiées.

ÉNONCÉ DE TRAVAIL

RÉALISATON D'UNE ÉVALUATION DES CAPACITÉS DE GESTION DE L'INFORMATION (GI)

pour

Nom de l'organisme

CONTEXTE

De plus en plus, l'information constitue un atout essentiel pour le gouvernement du Canada, et compte tenu de l'introduction de la nouvelle politique sur la gestion de l'information gouvernementale, l'évaluation de la capacité d'un organisme à se conformer aux lois et aux politiques, à appuyer la prestation des programmes et des services de même qu'à recourir à une méthode permettant de mesurer la capacité de la GI et d'établir des objectifs d'amélioration sont devenues urgentes au sein de l'administration fédérale.

Bibliothèque et Archives Canada, en collaboration avec les organismes centraux, d'autres ministères et organismes et des experts-conseils des secteurs privés et publics, a élaboré un outil d'évaluation des capacités en matière de gestion de l'information pour le gouvernement fédéral.

Dans le cadre de son plan stratégique en matière de GI/TI, le ministère de XXXXX désire évaluer sa capacité en matière de gestion de l'information (GI) en regard des meilleures pratiques généralement acceptées à l'aide de l'outil Évaluation des capacités en matière de GI.

L'outil Évaluation des capacités en matière de gestion de l'information aidera les ministères à évaluer leur capacité particulière en GI, à définir les lacunes de la GI et à prioriser un plan d'action. Fondé sur les normes internationales ISO 15489 - Gestion des documents et autres normes et meilleures pratiques connexes, et reflétant les orientations politiques de l'administration fédérale, l'outil d'évaluation des capacités en matière de gestion de l'information constitue un outil d'autoévaluation souple. Il permet de mesurer les capacités dans six domaines clés de la gestion de l'information, et il agit ensuite en tant que guide pour favoriser les améliorations. L'outil s'appuie sur une échelle de maturité de cinq niveaux qui permet l'analyse des lacunes de l'état « actuel » et de l'état « désiré »; ainsi, un organisme peut évaluer son efficacité par rapport aux meilleures pratiques généralement acceptées. L'échelle de maturité de cinq niveaux a été élaborée pour chacun des 32 critères reconnus comme étant un facteur essentiel à une GI efficace.

Dans le cadre du transfert des connaissances relativement à l'application de la méthodologie et dans le but d'évaluer les capacités organisationnelles, une équipe de projet mixte, composée de participants du ministère de XXXXX et de l'équipe de la partie contractante constitueront l'équipe d'évaluation principale.

Situation actuelle de la GI

Actuellement, la GI au sein du Ministère serait le mieux décrit comme une gestion décentralisée comprenant des capacités ministérielles clés de GI offertes par des unités organisationnelles au sein de la Direction des services ministériels et des capacités uniques supplémentaires de GI prodiguées de façon assez autonome par des unités opérationnelles individuelles au Ministère. On présume que cet accord de gestion n'aide pas les deux organismes à tirer profit de leurs fonds de renseignements. L'évaluation des capacités de gestion de l'information devrait aider à clarifier l'état actuel et tout renforcement nécessaire.

Avantages attendus

Les avantages attendus de l'évaluation des capacités en matière de GI comprennent les points suivants :

• Les pratiques de gestion de l'information et l'infrastructure existante des TI suivent le même rythme afin de maximiser tous les investissements dans les fonds technologiques et de connaissances du ministère.
• Le processus permet de voir au-delà des éléments techniques pour continuer à développer et à mettre en place un environnement qui reflète vraiment les exigences en matière d'information opérationnelle des deux ministères.
• Les exigences opérationnelles deviennent des facteurs justifiant les investissements stratégiques continus dans les solutions techniques.
• Une évaluation des capacités en matière de GI offrira au Ministère une vaste possibilité quant à la conception de visions intégrées d'ensemble pour la gestion de son information.
• Une évaluation des capacités en matière de GI permettra au Ministère d'avoir un cadre global visant à guider les décisions concernant les priorités et les investissements en matière de GI.

ÉNONCÉ DES EXIGENCES

APERCU DES TÂCHES EXIGÉES

Il a été prévu que la réalisation de l'évaluation des capacités en matière de GI soit effectuée en cinq étapes :

• Étape 1 - Planification du projet
• Étape 2 - Collecte des données
• Étape 3 - Regroupement des résultats
• Étape 4 - Validation des résultats
• Étape 5 - Ébauche, élaboration et production des plans d'action ministériels

Chacune des étapes devrait être faite en utilisant une approche consultative. Cette approche doit comprendre des techniques de facilitation et des séances de découverte en matière de collecte de données et d'établissement de consensus.

Étape 1 - Planification de projet

La partie contractante doit effectuer un plan de travail détaillé du projet afin d'être en mesure de gérer efficacement le projet et de communiquer les progrès régulièrement. Un plan de travail détaillé de projet et des notes des entrevues et des séances de travail. Les principaux résultats visés de l'étape 1 comprendront les éléments suivants :

• participer à une séance de formation d'une demi-journée sur l'outil d'évaluation des capacités en matière de GI et sur la méthodologie;
• élaborer des plans de communication de haut niveau permettant de tenir les intervenants informés quant au projet;
• présenter une séance de formation sur l'évaluation des capacités en matière de GI pour l'équipe ministérielle.

Étape 2 - Collecte de données

La partie contractante doit collecter les données pour l'évaluation des capacités de GI au moyen d'entrevues, d'examen de documents et d'ateliers d'entrevue. La partie contractante doit gérer et faciliter l'exercice de la collecte des données d'une ampleur et d'une rigueur suffisantes pour obtenir une compréhension approfondie de l'état actuel de la GI au Ministère. Le principal résultat visé de l'étape 2 sera de documenter les résultats, les enjeux et les possibilités de l'évaluation des capacités de GI pour chaque critère.

Étape 3 - Regroupement des résultats

La partie contractante doit gérer et faciliter un exercice visant à consolider les éléments découverts à l'étape 2. Le principal résultat visé de l'étape 3 sera les rapports préliminaires de projet comprenant les évaluations de l'état actuel de la GI et les observations préalables concernant les possibilités et l'état « visé ». Plus particulièrement, l'étape comprendra les fonctions suivantes :

• regrouper et faire une synthèse des données recueillies;
• dans le cadre d'un atelier, effectuer une analyse approfondie en fonction des critères pour en arriver à une cotation générale des capacités d'un ministère en fonction de chacun des critères et établir une justification de la cote attribuée;
• élaborer une analyse des écarts entre les capacités actuelles et des capacités souhaitées en se fondant sur un système de cotation d'un à cinq de l'évaluation des capacités de la gestion de l'information en fonction de chacun des critères;
• rédiger un rapport provisoire comprenant les résultats validés, les enjeux, les possibilités et les cotes de capacités.

Étape 4 - Validation des résultats

La partie contractante doit gérer et faciliter un exercice visant à valider le travail effectué à l'étape 3 auprès d'un public différent d'intervenants, ce qui comprendra la définition approfondie des possibilités et de l'état « visé ». Le principal résultat visé de l'étape 3 sera les rapports de projet renfermant les évaluations validées de l'état actuel des GI ainsi que des observations précises concernant les possibilités et l'état « visé ». Un rapport final pour l'évaluation pilote comptant les résultats, les enjeux, les cotes de capacités, les possibilités d'amélioration et finalement, une image complète de l'état actuel des pratiques et des capacités en matière de GI dans chaque ministère sera produit. Cette étape comprendra les fonctions suivantes :

• confirmer que les résultats, les analyses et les conclusions de l'équipe de projet sont justes et raisonnables;
• formuler des recommandations sur la façon dont le ministère peut s'y prendre pour accroître ses capacités de la GI;
• finaliser l'évaluation de façon à incorporer les commentaires reçus de la direction et préparer le rapport d'évaluation final;
• solliciter les commentaires de l'équipe de projet et rédiger un rapport sur les leçons apprises.

Étape 5 - Ébauche, élaboration et production des plans d'action ministériels

La partie contractante doit gérer et faciliter des exercices avec les cadres supérieurs afin de prioriser les occasions de GI et de concevoir des plans d'action en matière de GI qui seront essentiellement les plans stratégiques de GI de trois ans pour les deux organismes. Le principal résultat visé de l'étape 5 comprend les éléments suivants :

• un plan d'action et d'amélioration de la GI de haut niveau;
• un exposé officiel des résultats de l'évaluation et sa présentation à la haute direction.

PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

L'outil d'évaluation des capacités de la GI doit être utilisé uniquement selon les conditions suivantes :

1. L'outil d'évaluation des capacités de la GI a été conçu pour être utilisé par les ministères et organismes fédéraux ou d'autres parties travaillant en leur nom. Cette condition n'empêche pas des organismes de tierce partie d'offrir leurs services imputables en utilisant ce produit en appui à l'autoévaluation du modèle d'évaluation des capacités de l'administration fédérale. Ces parties peuvent utiliser la vérification des capacités d'autoévaluation, mais aucune tierce partie ne peut utiliser ce produit pour un gain commercial en dehors de l'utilisation voulue pour le gouvernement fédéral.
   
2. L'utilisation de l'outil d'évaluation des capacités de la GI doit reconnaître et identifier Bearingpoint comme propriétaire de ce produit. Les ministères et organismes ont le droit d'adapter le produit et peuvent procéder eux-mêmes à une autoévaluation ou retenir les services d'experts-conseils pour les aider à réaliser l'évaluation. Toute adaptation doit continuer de reconnaître et d'identifier Bearingpoint comme étant à l'origine de ce produit.

GESTION DU PROJET

La partie contractante doit, comme premier résultat, fournir un plan de projet détaillé. La gestion du projet doit être fondée sur une méthodologie appropriée et acceptée. Les progrès doivent être rapportés chaque semaine. Les résultats particuliers attendus sont les suivants :

RÉSULTATS ATTENDUS

A.	Rencontre d'initiation du projet : (ordre du jour, énoncé provisoire de la portée du projet, ébauche du plan de projet, procès-verbal)
B.	Planification de projet : (mis à jour au besoin pendant tout le projet)
C.	Collecte de données : (guide(s) d'entrevues, programmes et guides d'ateliers, notes)
D.	Regroupement des résultats : (évaluation préliminaire)
E.	Validation des résultats : (évaluation validée de l'état actuel et précision de l'état souhaité et des possibilités)
F.	Ébauche, élaboration et production d'un plan d'action : (plans d'action du SCT et des Finances)
G.	Rapports d'étape hebdomadaires

AUTORITÉ RESPONSABLE DU PROJET

VALEUR CONTRACTUELLE MAXIMALE

Les soumissionnaires doivent proposer un prix global ferme tout compris pour l'exécution du travail. La valeur contractuelle maximale obligatoire associée à cette proposition est de 84 500 $ comprenant la TPS.

BASE DE SÉLECTION

Pour être jugée recevable, une soumission doit satisfaire à toutes les exigences obligatoires énoncées dans la présente invitation. Les soumissions qui ne respectent pas ces exigences seront éliminées. La soumission ayant obtenu le plus grand nombre de points pour l'évaluation consultative sera recommandée à des fins d'adjudication du contrat.

CRITÈRES D'ÉVALUATION

1. Les soumissionnaires doivent aborder directement chacune des exigences cotées suffisamment en profondeur pour permettre une évaluation et une analyse complètes. Le soumissionnaire doit fournir des détails en appui suffisants (dates, clients, projets, etc.) et toute autre information pour justifier les points accordés. Établir une liste d'expériences sans fournir de données justificatives pour décrire où et comment cette expérience a été obtenue ne sera pas suffisant.
   
2. Les renseignements sur le projet/travail doivent comprendre la description du projet/travail, la pertinence du projet/travail quant à l'exigence mentionnée dans l'énoncé de travail, le nom et la description de l'organisme client, le nom et le numéro de téléphone du client, la taille du projet/travail en matière de dollars, de durée et de dates.
   
3. Une entreprise proposée doit obtenir au moins 70 p. 100 du maximum de points pour chaque critère coté (126 points) pour être prise en considération.
   
4. L'entreprise proposée ayant obtenu le total de points le plus élevé selon l'évaluation sera recommandée pour la sélection.
   
5. Les entrevues avec les soumissionnaires choisis, y compris la présentation effectuée par le soumissionnaire de l'approche proposée, peuvent être données à la discrétion du Ministère et les cotations peuvent être ajustées selon les précisions obtenues lors du processus de présentation et d'entrevue. Au moins deux membres de l'équipe proposée pour le travail mis en place par les soumissionnaires choisis pour l'entrevue doivent faire la présentation et diriger le processus d'entrevue. Il est possible que l'on communique avec les personnes données en référence pour vérifier les connaissances et l'expérience des ressources proposées ainsi que les capacités du soumissionnaire.

 

GRILLE D'ÉVALUATION

NOM DE L'ENTREPRISE __________________________

EXIGENCES OBLIGATOIRES - Entreprise

 

CRITÈRES		Satisfait	Non satisfait
M1.	Le soumissionnaire doit être en mesure de démontrer clairement la réalisation, au cours des trois (3) dernières années, de trois (3) projets semblables en portée et en nature au travail décrit dans l'énoncé de travail ci-dessus. Si plus de trois (3) projets sont présentés, seuls les trois (3) premiers selon l'ordre de présentation seront évalués. Le soumissionnaire doit fournir les renseignements suivants pour chacun des projets : le nom de l'organisme client; la pertinence du projet quant aux exigences de l'énoncé de travail doit être clairement définie et décrite; les dates du début et de la fin du contrat; la valeur contractuelle; la description des soumissionnaires participant au projet (p. ex., société responsable, rôle consultatif (facilitateur), tâches autonomes (travail en isolement sur une tâche). Pour montrer que le soumissionnaire possède l'expérience requise telle que mentionnée ci-haut, les obligations suivantes doivent être satisfaites en ce qui a trait à ces projets : les trois (3) projets doivent avoir été réalisés en vertu d'un contrat pour le gouvernement fédéral; au moins un des projets doit avoir une valeur contractuelle de plus de 70 000 $; le soumissionnaire doit avoir été la société responsable (par opposition à sous-traitant) pour deux (2) des projets; au moins un (1) des projets doit avoir été réalisé pour le secteur public fédéral au niveau des entreprises.

M2.

Les sociétés doivent être bilingues. Pour être jugé bilingue, le soumissionnaire doit avoir à sa disposition au moins une personne bilingue qualifiée. Une personne bilingue est quelqu'un qui est à l'aise en anglais et en français, à l'oral comme à l'écrit. Chaque personne bilingue doit être mentionnée dans la soumission. Une entrevue ou un test écrit peut être demandé pour confirmer le bilinguisme du candidat proposé.

M3.

Sécurité : chaque membre de l'équipe proposé doit posséder une cote de sécurité de niveau « SECRET » au moment de la clôture des soumissions. Le numéro de cote de sécurité doit être fourni dans la soumission.

M4.

Ressources : le soumissionnaire doit proposer une équipe ayant des ressources qui répondent aux certifications obligatoires de compétences suivantes : Expérience de l'élaboration de cadre de travail et de l'évaluation de l'information : au moins un membre de l'équipe doit avoir un minimum de deux (2) ans d'expérience en gestion de l'information dans un environnement du gouvernement fédéral au cours des cinq (5) dernières années. Études en gestion de l'information : au moins un membre de l'équipe doit avoir un des diplômes d'études supérieures suivants : maîtrise en bibliothéconomie; maîtrise en bibliothéconomie et en sciences de l'information; maîtrise en science des archives. Études : au moins un membre de l'équipe doit posséder un diplôme d'études supérieures en commerce ou en administration des affaires. Certification : au moins un membre de l'équipe doit être un professionnel en gestion de projet (PMP) ou un consultant certifié en gestion (CMC). Formation en évaluation des capacités de GI : au moins un membre de l'équipe a reçu de la formation officielle de vendeur pour la réalisation de l'évaluation des capacités en matière de GI. Expérience de la protection des renseignements personnels : au moins un membre de l'équipe doit avoir participé à un projet lié à la protection des renseignements personnels dans un environnement du gouvernement fédéral.

 

CRITÈRES D'EXIGENCES COTÉS	ÉCHELLE DE COTATION	POINTS MAX
R1.  COMPRÉHENSION DES EXIGENCES (maximum 25 points) La soumission doit montrer la compréhension du soumissionnaire de la portée, des objectifs et du cadre de prestation de services applicables à l'énoncé de travail décrit dans le présent document ainsi que sa compréhension des rôles, des fonctions, de la structure organisationnelle et des processus de gouvernance pour le ministère des Finances et le Secrétariat du Conseil du Trésor. La réponse ne doit pas seulement répéter les activités et les descriptions mentionnées dans l'énoncé de travail.	Faible - description vague et pas particulièrement claire. Compréhension incomplète de la portée et du cadre. 0-5 points Passable - Certains détails fournis mais faibles. Une certaine compréhension de la portée et du cadre. 6-12 points Bon - Description détaillée. Communique une compréhension de base de la portée et du cadre. 13 - 19 points Excellent - Communique clairement une compréhension complète et approfondie de la portée et du cadre de prestation de services. 20-25 points	25
R2.  APPROCHE/MÉTHODOLOGIE PROPOSÉE (maximum 30 points (3 x 10 points)) Le soumissionnaire doit mentionner son approche/ méthodologie complète, y compris les étapes spécifiques proposées pour réaliser tous les aspect des activités de l'énoncé de travail associées aux deux champs de travail. Des détails suffisants doivent être donnés pour permettre une compréhension complète de l'approche et de la méthodologie du travail. Plus particulièrement, les éléments suivants doivent être abordés et seront cotés séparément : Approche et méthodologie - 10 points maximum Gestion du projet, des ressources et des tâches; contrôle de la qualité - 10 points maximum Plan de gestion des risques - 10 points maximum	Faible - suggère des choix irréalisables pour les exigences de base de l'énoncé de travail. 0-2 points Passable - satisfait aux exigences de base de l'énoncé de travail. 3-5 points Bon - satisfait aux exigences de base de l'énoncé de travail. 5-7 points Excellent - satisfait aux exigences de base de l'énoncé de travail et offre en plus des services supplémentaires et des suggestions novatrices dépassant les exigences de base en matière de service. 8-10 points	30
R3.  EXPÉRIENCE DU SOUMISSIONNAIRE EN MATIÈRE DE PROJET (maximum 60 points (maximum de 20 points pour chacun des trois projets de référence respectant les critères obligatoires ci-haut)) pertinence des objectifs spécifiques du projet; nature et complexité du projet (p. ex., groupes de clients multiples, un grand groupe client aux priorités multiples); nature et complexité de la gestion des tâches et des ressources (p. ex., nombreuses tâches concurrentes, priorités concurrentielles); description des résultats des projets en ce qui a trait aux objectifs visés et au degré de succès.		60
MEMBRES DE L'ÉQUIPE - EXIGENCES FONCTIONNELLES (65 points maximum pour l'ensemble de l'expérience des membres de l'équipe proposée)
R4.  Expérience de l'élaboration de cadre de travail et de l'évaluation de l'information : expérience de niveau supérieur de projets avec le gouvernement du Canada.	2 projets=10 points 3 projets=15 points 4-5 projets=18 points 6+ projets=20 points	20
R5.  Expérience de l'orientation stratégique en matière de gestion de l'information : expérience confirmée de la mise en place de l'orientation stratégie en matière de GI d'un organisme.	2 projets=10 points 3 projets=15 points 4-5 projets=18 points 6+ projets=20 points	20
R6.  Gestion de l'information : expérience confirmée des questions de GI dans un environnement du gouvernement fédéral au cours des trois dernières années.	2 projets=10 points 3 projets=15 points 4-5 projets=18 points 6+ projets=20 points	20
R7.  Expérience confirmée de l'animation de réunions, de la préparation et de la présentation de séances d'information auprès de cadres supérieurs et de la négociation et la médiation quant à la résolution d'opinions contradictoires.	Points accordés comme suit : 1 point par présentation ou séance de médiation	5
TOTAL DES POINTS MAXIMUM DISPONIBLES - TECHNIQUE	Total des points obligatoires nécessaires (70 %) = 126	180
TOTAL DES POINTS MAXIMUM DISPONIBLES - COÛTS		20*
TOTAL DES POINTS		200

 

*	La soumission la moins élevé multipliée par les points d'évaluation divisée par la soumission du soumissionnaire = points accordés
	Exemple a)	80 000 $	75 000 $	x	20	divisé par	80 000	=18,75
	Exemple b)	75 000 $	75 000 $	x	20	divisé par	80 000	=20,00
	Exemple c)	78 000 $	75 000 $	x	20	divisé par	78 000	=19,23