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Le gouvernement

Gestion du courrier électronique au sein de l'administration fédérale

Introduction

Le message électronique (ou le courriel) est probablement le mode de communication le plus fréquemment utilisé au sein de l'administration fédérale, en raison de la facilité et de la rapidité de la transmission et de la réception électronique d'information. La croissance de ce mode de communication souligne le fait que les messages électroniques, comme toutes les autres formes de documents, doivent être gérés conformément aux besoins opérationnels de l'institution fédérale concernée et de la législation et des politiques du gouvernement du Canada. Les documents comprennent des renseignements et une preuve des activités du gouvernement, de sa prise de décisions, de sa prestation de programmes et de services à la population canadienne et de sa responsabilisation. Il est crucial que les institutions fédérales adoptent des pratiques reconnues de gestion des documents et se familiarisent avec les exigences législatives et politiques applicables à la gestion de ce genre de documents.

But

Ce document vise à fournir aux institutions fédérales, y compris leurs gestionnaires, leurs gestionnaires d'information/de documents et chaque utilisateur, une orientation sur la gestion des courriels en qualité de documents de l'administration fédérale.

Portée

Ce document s'applique à toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels ou à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

N.B. Les institutions doivent prendre note que l'article 4 de la Loi sur l'accès à l'information stipule que « Sous réserve des autres dispositions de la présente loi mais nonobstant toute autre loi fédérale, toute personne a droit à l'accès aux documents relevant d'une institution fédérale ». L'article 12(1) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada stipule que « L'élimination ou l'aliénation des documents fédéraux et des documents ministériels, qu'il s'agisse ou non de biens de surplus, est subordonnée à l'autorisation écrite de l'administrateur général ».

Définitions

  • Document. Tous les éléments d'information, quels que soient leur forme et leur support, notamment correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique, photographie, film, microforme, enregistrement sonore, magnétoscopique ou informatisé, ou toute reproduction de ces éléments d'information. (Loi sur les Archives nationales du Canada,1987, Loi sur l'accès à l'information, L.R. 1985)
  • Message électronique (courriel). Communication, transmise ou reçue de façon interne ou externe à l'aide d'un système de messagerie électronique, qui comprend toute pièce jointe transmise avec le message en plus des données connexes transmises et reçues.
  • Autorisation de disposer des documents (ADD). Instrument à l'aide duquel l'archiviste national demande le transfert de documents jugés archivistiques ou historiques aux yeux de Bibliothèque et Archives Canada et selon lequel l'archiviste national accorde un consentement pour la destruction d'autres documents ou leur transfert sous le contrôle du gouvernement du Canada.
  • Documents éphémères. Documents dont on a besoin seulement pour une période limitée, afin d'achever des mesures courantes ou de rédiger d'autres documents. Les documents éphémères ne comprennent pas les documents nécessaires aux institutions fédérales ou aux ministres pour contrôler, appuyer ou documenter la réalisation de programmes, pour effectuer des opérations, pour prendre des décisions, ou pour rendre compte des activités du gouvernement. (Autorisation de détruire des documents éphémères, Bibliothèque et Archives Canada, 1990) www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/disposition/007007-1016-f.html
  • Pourriel. Message inutile, souvent provocateur et sans rapport avec le sujet de discussion, qui est diffusé massivement, lors d'un pollupostage, à de nombreux groupes de nouvelles Usenet ou forums de discussion utilisant Internet, causant ainsi une véritable pollution de réseaux.

Lignes directrices

1. La plupart des messages électroniques sont des documents

Un message électronique, y compris tout document annexé de façon électronique, contenant des renseignements créés, recueillis, reçus ou transmis durant le cours normal des opérations gouvernementales qui correspond aux fonctions, activités et décisions de l'administration fédérale sont des documents.

Un document est considéré sous le contrôle d'une institution fédérale si cette dernière est autorisée à ou à refuser l'accès audit document, à régir son utilisation et, selon l'approbation de l'archiviste national, à en disposer. À l'égard de la question de possession physique, un document conservé par une institution, que ce soit, entre autres, au niveau du siège social, d'une région ou d'un bureau satellite, au Canada comme à l'étranger, est présumé être sous son contrôle, sauf preuve du contraire. Un document conservé ailleurs au nom d'une institution est aussi sous le contrôle de cette dernière; par exemple, à la résidence de l'employé ou lors de ses déplacements d'affaire.

Étant donné que les messages électroniques sont des documents, ils doivent être gérés conformément à toute législation applicable et aux politiques du gouvernement fédéral, notamment à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, à la Politique sur la gestion de l'information gouvernementale (GIG) du Secrétariat du Conseil du Trésor et à la Politique du gouvernement du Canada sur la sécurité.

2. Les messages électroniques ayant trait aux opérations d'une institution doivent être conservés

  • Les messages électroniques créés, recueillis, reçus ou transmis durant le cours normal des opérations gouvernementales sont des documents de l'administration fédérale. Ce genre de messages et leurs pièces jointes reflètent les fonctions, les activités et les décisions du gouvernement. Ils doivent être conservés pour veiller à l'intégrité de la mémoire institutionnelle du gouvernement. Les documents, incluant les documents éphémères, peu importe leur format, ne doivent être détruits qu'en vertu d'une Autorisation de disposer des documents approuvée par le Bibliothècaire et Archiviste du Canada.
  • Les messages électroniques de nature éphémère devraient être effacés après avoir servi le but pour lequel ils ont été rédigés. Conformément à l'Autorisation de détruire des documents éphémères www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/disposition/007007-1016-f.html les messages électroniques éphémères peuvent comprendre: courriels transmis à d'autres personnes, de l'information communiquée de manière informelle, des versions d'information électronique qui n'ont pas été communiquées à l'extérieur du bureau qui les a créées, les versions électroniques de documents utilisées uniquement à titre documentaire (information ou consultation) ou pour des raisons de commodité, ou les ébauches de versions de documents, lorsque les annotations et les renseignements additionnels ont été incorporés dans des versions ultérieures et pourriels. Les documents électroniques qui ont été utilisés pour produire une version sur support de papier doivent aussi être considérés comme éphémères, cependant, la préférence sera accordée aux documents électroniques.
  • Les messages électroniques dont le contenu est de nature personnelle ne constituent pas des documents de l'administration fédérale; ils doivent par conséquent être considérés comme des documents de nature éphémère, conformément à l'Autorisation de détruire des documents éphémères, Bibliothèque et Archives Canada, www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/disposition/007007-1016-f.html. Par exemple, les messages électroniques traitant de l'organisation d'un dîner, des renseignements personnels de l'employé, des annonces ou de publicité non sollicitée. Ce genre de messages devraient être effacés après avoir servi le but pour lequel ils ont été rédigés. Par contre, si l'institution a reçu une demande officielle ayant trait à ces documents en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, l'utilisateur ne doit pas les détruire.

3. Les messages électroniques doivent demeurer intacts

La structure (présentation ou format et liens aux pièces jointes et documents connexes), le contenu (l'information présentée dans le message) et le contexte (l'information relative à l'expéditeur et aux destinataires, en plus de toute donnée d'information et de transmission, notamment l'heure et la date) des messages électroniques et de leurs pièces jointes qui traitent des opérations du gouvernement doivent demeurer intacts, afin de veiller à ce que ces documents conservent leur valeur à titre de preuve des activités du gouvernement. En outre, ces messages doivent être protégés contre toute accession, utilisation, manipulation, destruction ou perte non autorisée.

4. Les messages électroniques devraient être conservés dans des systèmes de documents identifiables

Les messages électroniques traitant des activités officielles de l'administration fédérale devraient être classés dans les systèmes de dossiers ministériels, conformément aux pratiques de gestion des documents de l'institution.

L'unité de gestion de l'information/des documents des institutions fédérales est responsable des systèmes de documents et de conseiller tous les utilisateurs sur la façon de classer leurs messages électroniques, les pièces jointes et les autres documents institutionnels.

Si l'institution possède un système ministériel de dossiers électroniques, les messages électroniques créés/reçus dans le cours des affaires émanant du gouvernement, à titre de documents, doivent être conservés de façon électronique dans le système ministériel. Le cas échéant, les messages électroniques doivent être acheminés de façon électronique ou à titre de document imprimé, selon les directives du bureau de gestion des documents de l'institution, aux fins d'inclusion dans le système existant de tenue des dossiers ministériels. Si un utilisateur possède un volume important de messages électroniques qui n'ont toujours pas été incorporés au système de conservation des dossiers de l'institution, il devrait communiquer avec le personnel chargé de la gestion de l'information pour discuter des approches de gestion de la situation.

5. Les messages électroniques doivent être gérés de façon adéquate et efficace

Les messages électroniques doivent être gérés conformément aux pratiques reconnues de gestion de l'information/des documents, afin de préserver l'intégrité du document, de respecter les besoins opérationnels de l'institution et de se conformer aux exigences de responsabilisation. Le fait de bien connaître la législation1 et les politiques2 pertinentes du gouvernement du Canada est essentiel pour une bonne gestion des messages électroniques.

Les pratiques reconnues de gestion de l'information/des documents liées au cycle de vie d'un document, de sa planification à son création, veilleront à ce que les messages électroniques demeurent toujours accessibles, c'est-à-dire récupérables et lisibles. Les messages électroniques doivent en plus être protégés afin de prévenir toute divulgation non autorisée de renseignements sensibles ou personnels, conformément à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Politique du gouvernement du Canada sur la sécurité. En outre, il est important de prendre note qu'une personne ou qu'une institution n'est pas habilitée à détruire un document, y compris un courriel, sauf si l'archiviste national du Canada émet une Autorisation de disposer de documents permettant de disposer de ce genre de documents (voir la section Rôles et responsabilités).

6. La gestion d'un courriel doit être soutenue par les politiques, les lignes directrices et les procédures ministérielles

Les institutions fédérales doivent veiller à ce qu'un courriel et ses pièces jointes demeurent accessibles, durant leur cycle de vie et jusqu'à leur éventuelle disposition, dans le système de gestion des documents ministériels, soit en transférant les documents de valeur archivistique à Bibliothèque et Archives Canada, soit en détruisant les documents non archivistiques à la fin de leur délai de conservation ou à leur cession hors du contrôle de l'administration fédérale (aliénation). L'émission de politiques, de lignes directrices et de procédures institutionnelles devrait donner des détails de(s):

  • la législation et les règlements particuliers à l'institution;
  • la gestion du système de courriels et de la responsabilisation envers l'information contenue dans les messages électroniques envoyés et reçus à l'aide du système;
  • l'utilisation, à des fins personnelles ou privées, du système par les employés;
  • les responsabilités de la gestion des messages électroniques, y compris la détermination du centre de responsabilités chargé du système de gestion des documents ministériels;
  • les responsabilités et les lignes directrices de conservation et de disposition des documents électroniques et le rôle de l'utilisateur dans ce processus;
  • l'accès aux messages électroniques et leur sécurité.

7. Les mesures de respect de la vie privée et sécurité doivent être appliquées

À moins qu'un ministère ait mis en oeuvre des caractéristiques de sécurité comme le chiffrement, les utilisateurs des systèmes de courrier électronique ne doivent pas présumer ou s'attendre à la protection ou à la sécurité des renseignements personnels contenus dans son courriel.

Conformément à la Politique du gouvernement du Canada sur la sécurité, les renseignements gouvernementaux sensibles doivent être protégés et leur accès doit être contrôlé. Il ne faut pas envoyer un courriel classifié ou protégé si les caractéristiques de sécurité du système ministériel de messagerie électronique ne sont pas activées. En cas de doute, veuillez consulter les spécialistes de la sécurité et de la gestion des documents.

8. Rôles et responsabilités :

Les gestionnaires de l'information/gestionnaires des documents

  • Le secteur de gestion de l'information/gestion des documents (GI/GD) des institutions de l'administration fédérale assume des responsabilités particulières à l'égard de la gestion des documents relatifs aux activités gouvernementales, y compris les courriels. Le secteur de gestion de l'information/gestion des documents est responsable de la gestion des documents ministériels, tout au long de leur cycle de vie, en plus de veiller à la bonne application des politiques, des lignes directrices et des procédures pertinentes. Le personnel du secteur de GI/GD offre son aide et ses conseils à diverses unités de l'institution sur la gestion des documents, y compris les courriels et les questions connexes.

Les gestionnaires

  • Les gestionnaires de l'administration fédérale doivent veiller à ce que le personnel/les utilisateurs reconnaissent leurs responsabilités à l'égard de la gestion des courriels.
  • Les gestionnaires doivent veiller à ce que leurs institutions respectives observent les politiques, les lignes directrices et les procédures de capture et de gestion des courriels.

Les utilisateurs

  • Tout le personnel est responsable de faire la distinction entre un message électronique traitant d'une activité officielle de l'administration fédérale et d'un message traitant d'une activité de nature personnelle. L'utilisateur doit effacer ce dernier après que le document en question a servi le but pour lequel il a été rédigé.
  • Tout le personnel est responsable d'acheminer un courriel traitant d'une activité de l'administration fédérale dans le système ministériel de gestion des documents. Le personnel de l'institution affectée à la gestion de l'information/gestion des documents peut conseiller sur la façon de procéder.
  • En cas de doute sur la valeur d'un message électronique à titre de document officiel, les utilisateurs doivent communiquer avec le personnel de l'institution chargé de la gestion de l'information/gestion des documents pour obtenir des conseils. Il est préférable de conserver ce genre de message que de le détruire et peut-être perdre des renseignements précieux et/ou de faire face aux sanctions liées à la destruction non autorisée d'un document.
  • Le personnel de la gestion des documents des institutions fédérales doit préconiser les pratiques exemplaires en exigeant que l'auteur / l'expéditeur classifie son message électronique au moment de sa création et le sauvegarde à l'intérieur du système ministériel de classification. Constamment, cette bonne pratique permettra une classification systématique des messages électroniques, à titre de documents, et une amélioration lors du repérage du dit document. La charge de responsabilisation de la gestion des documents électroniques ou des courriels reposera sur chacun des fonctionnaires des institutions fédérales.

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada est investi de responsabilités et de rôles précis en matière de gestion de l'information, notamment :

  • Aider les institutions fédérales à intégrer les exigences en matière de gestion de l'information à leurs activités ainsi qu'à leurs plans et stratégies en matière de technologie de l'information;
  • Élaborer et promouvoir, en collaboration avec Bibliothèque et Archives Canada et d'autres institutions fédérales, un cadre de gestion de l'information qui inclut des normes, des lignes directrices, des outils et des pratiques exemplaires à l'appui de la présente politique;
  • Représenter et promouvoir les collectivités fonctionnelles de la gestion de l'information, au besoin, afin de développer et de soutenir la capacité des spécialistes de la gestion de l'information et les pratiques qui appuient la présente politique et la prestation de services.

Bibliothèque et Archives Canada

  • Bibliothèque et Archives Canada joue des rôles particuliers et assument des responsabilités précises à l'égard de la gestion de l'information, notamment la détermination, la sélection, l'acquisition et la préservation des documents, peu importe le support sur lequel ils sont présentés, considérés comme des documents archivistiques pour le Canada.
  • En outre, Bibliothèque et Archives Canada offre une orientation et une assistance liées à la conservation et à l'élimination des documents et des messages électroniques, en plus d'élaborer des politiques, des outils et une orientation opérationnels en soutien aux initiatives de gestion de l'information, à l'échelle gouvernementale et particulières à une institution.
  • Les Autorisations de disposer des documents sont émises par le Bibliothècaire et Archiviste du Canada afin de permettre aux institutions fédérales de se départir de documents, peu importe le support sur lequel ils sont présentés, qui n'ont plus de valeur opérationnelle, en permettant leur destruction (à la discrétion des institutions), en exigeant leur transfert ou Bibliothèque et Archives Canada en acceptant leur aliénation du contrôle du gouvernement du Canada.
  • Bibliothèque et Archives Canada agisse à titre de leader en matière de mise en valeur du potentiel de la gestion des documents au sein de l'administration fédérale et de ressource crédible sur la gestion des documents, en plus de surveiller l'état de la gestion de l'information et d'aider à déterminer et à résoudre les importantes questions qui émergent.

L'application de politiques efficaces de gestion de l'information permettra aux institutions de respecter les exigences législatives, opérationnelles et de responsabilisation. Bibliothèque et Archives Canada présente, à l'adresse suivante, l'information concernant ses produits, concernant ses services de gestion de l'information et de ses produits et publications. www.collectionscanada.gc.ca/08/08_f.html. Pour obtenir des renseignements supplémentaires, veuillez communiquer avec le personnel de Bibliothèque et Archives Canada par courriel, à l'adresse centre.liaison.centre@bac-lac.gc.ca ou par téléphone, au numéro 819-934-7519.


1. Le site Web du ministère de la Justice présente, à l'adresse suivante, un exemplaire des Lois codifiées du Canada (1985) comprenant la plupart des lois http://lois.justice.gc.ca [ retour ]

2. Ces documents sont présentés sur le site Web du Conseil du Trésor (DPI), sur le site Web du gouvernement du Canada ou sur le site Web du Dirigeant principal de l'information www.tbs-sct.gc.ca/, http://canada.gc.ca/, www.tbs-sct.gc.ca/cio-dpi/default.asp [ retour ]