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Lignes directrices sur le microfilmage des documents de valeur achivistique


TABLE DES MATIÈRES

Préface

1.0  Introduction

2.0  Exigences générales

3.0  Planification de l'information et des systèmes méthodes

4.0  Essai préliminaire

5.0  Préparation des documents
5.1  Qualité des documents
5.2  Images-témoins
5.3  Indexation

6.0  Microfilmage
6.1  Caméras
6.2  Rapports de microfilmage
6.3  Format du microfilmage
6.4  Chargement du film et essai
6.5  Image-témoins
6.6  Séquence du film
6.7  Filmage des documents

7.0  Traitement

8.0  Inspection
8.1  Manipulation
8.2  Résolution
8.3  Densité
8.4  Collage
8.5  Épreuve au bleu de méthylène
8.6  Vérification

9.0  Duplication

10.  Entreposage

11.  Élimination

Annexes
A - Normes
B - Glossaire
C - Formulaires

PRÉFACE
Bibliothèque et Archives Canada acquière, conserve et rend disponible les documents d'importance nationale. Elle offre également un programme exhaustif qui aide les institutions fédérales et les cabinets de ministres à gérer leurs documents.

Le programme de Bibliothèque et Archives Canada comprend des conseils sur les normes et pratiques liées à la gestion de l'information, la gestion et la protection des renseignements détenus par le gouvernement grâce à un réseau national de centres fédéraux de documents, ainsi que l'orientation et l'aide pour disposer des documents institutionnels.

Afin que l'administration fédérale adopte une approche uniforme à la gestion de l'information, Bibliothèque et Archives Canada examine l'impact des technologies naissantes, établisse des normes et des pratiques et produise des guides techniques.

Le guide Lignes directrices sur le microfilmage des documents de valeur archivistique fait partie d'une série d'ouvrages portant sur la gestion des documents et de l'information. Si vous avez des observations ou des questions au sujet du présent guide ou de tout autre point lié à la gestion de l'information, veuillez les adresser au :

Bureau de la gestion de l'information gouvernementale
Bibliothèque et Archives Canada
550, Place de la Cité
Gatineau QC
K1A ON4
Téléphone : 819-934-7519
Télécopieur : 819-934-7534
Courriel : centre.liaison.centre@bac-lac.gc.ca



1.0  INTRODUCTION
Le présent document propose aux institutions gouvernementales des conseils sur le microfilmage de documents de valeur archivistique selon des méthodes qui produiront un film de qualité archives1, ainsi que sur le contrôle de la qualité et les conditions d'entreposage pour archives qui doivent être respectées si l'on veut obtenir des images stables et la permanence du support. Les organismes qui souhaitent conserver des microfilms pour de longues périodes de temps peuvent également adopter ces lignes directrices. Les institutions gouvernementales devraient appliquer ces conseils et pratiques lorsqu'elles produisent des documents micrographiques à l'interne, ou lorsqu'elles confient ce travail à des bureaux du secteur privé. Les ministères fédéraux qui ont leurs propres bureaux de production micrographique devraient également se référer à la Norme nationale du Canada CAN/CGSB-72.28-M88/BS 6660-1985 Planification et exploitation d'un service de micrographie.

Bien que le présent ouvrage offre des conseils sur les exigences courantes, chaque application de microfilmage devrait être adaptée pour convenir à ses caractéristiques particulières. Bibliothèque et Archives Canada est directement intéressée à conserver les documents historiques de l'administration fédérale, et elle fournit des conseils aux institutions gouvernementales sur l'élaboration d'applications micrographiques.

Les institutions gouvernementales qui utilisent des microfilms pour des documents susceptibles de servir à des fins de preuve devraient se référer à la Norme nationale du Canada CAN/CGSB-72.11 M93 Microfilms et images électroniques - Preuve documentaire, en plus d'appliquer les spécifications du système de microfilmage décrites dans le présent guide. Les institutions qui utilisent les services micrographiques du secteur privé devraient appliquer les principes décrits dans le Norme nationale du Canada CAN2-72.19-M85 Critères d'évaluation des bureaux de services micrographiques.

Le présent guide n'inclut pas les méthodes spécifiques visant à microfilmer des livres, des documents reliés ou des documents de cartographie et d'ingénierie. Vous pouvez toutefois communiquer avec Bibliothèque et Archives Canada pour obtenir des conseils sur le microfilmage de documents d'archives de tout genre.

De la même façon, le présent guide ne traite pas de l'utilisation des films diazoïques, vésiculaires, des systèmes de microfilmage couleur ou informatisés et il n'aborde pas la construction ou les propriétés de divers microfilms. On peut obtenir cette information dans d'autres publications et normes micrographiques.

Les Lignes directrices sur le microfilmage des documents de valeur archivistique porte surtout sur les applications micrographiques créées et conservées sur des films en rouleau. Un grand nombre d'applications de microfilm nécessitent une mise à jour constante et sont souvent converties de films en rouleau à un format unitaire de microfilm afin de simplifier le filmage, le classement et la distribution de film ou en raison d'exigences liées à la protection des renseignements personnels. Parmi les exemples de format unitaire, on retrouve les jaquettes de microfilms 16 mm et 35 mm pour les documents, les cartes à fenêtre pour les cartes, les plans et les dessins ainsi que des systèmes de microfilms qui peuvent faire l'objet de mises à jour.

Dans un système à format unitaire, l'information est mise à jour ou remplacée de façon continue, et le film est utilisé régulièrement et entreposé dans un environnement de bureau. La durée de vie d'un microfilm argentique raccourcit lorsqu'on le manipule régulièrement et qu'on l'entrepose dans un bureau. Toutefois, il existe une variété d'options qui devraient être évaluées et mises en oeuvre pour chaque application. Si vous possédez un système unitaire de microfilm pour vos documents d'archives ou que vous vous proposez d'en acquérir un, renseignez-vous auprès de Bibliothèque et Archives Canada.

Les définitions, les méthodes et les exigences techniques sont fondées sur les Normes nationales du Canada (CAN) et sur celles de l'Organisation internationale de normalisation (ISO) et de l'American National Standards Institute/Association for Information and Image Management (ANSI/AIIM). L'annexe B contient un glossaire.




2.0  EXIGENCES GÉNÉRALES
La création et la préservation à long terme d'un microfilm nécessitent des contrôles précis lors de la fabrication du film, du microfilmage, du traitement et de l'entreposage du film. Si l'un des procédés techniques ne répond pas aux exigences minimales ou que les conditions adéquates d'entreposage ne sont pas respectées, la durée de vie du microfilm est alors compromise.

Si vous désirez des descriptions au sujet de la durée de vie d'un film qui ne se trouvent pas dans le présent guide, consultez l'ANSI IT9.11-1991 Imaging Media - Processed Safety Photographic Film - Storage.

Le microfilmage des documents de valeur archivistique devrait répondre aux exigences décrites ci après afin de protéger la permanence du film et de garantir la conservation à long terme de l'information. Chacun de ces procédés est détaillé dans les sections suivantes du présent ouvrage.

  • On devrait, pour chaque projet de micrographie, élaborer, documenter et mettre en pratique les exigences en ce qui a trait aux techniques et aux méthodes, et ce, tout au long du microfilmage.
  • Le film à l'halogénure d'argent sur un support de polyester constitue le film privilégié pour la reproduction de microfilm d'archives.
  • Le traitement humide ordinaire est reconnu par les organismes de normalisation canadien, international et américain comme étant la méthode de traitement la plus stable pour assurer la permanence du microfilm.
  • Tous les films (originaux, copies et copies de référence) devraient être vérifiés afin de s'assurer de la qualité, de la stabilité et de l'utilité de l'image.
  • La pellicule photographique négative de première génération (microfilm original) devrait, en tout temps, être entreposée dans des conditions idéales.

Le microfilm original devrait être entreposé dans un endroit dont la température ambiante est contrôlée afin d'assurer sa conservation et de garantir que l'information sera disponible et utilisable dans l'avenir. Une copie maîtresse (microfilm de deuxième génération) argentique négative ou positive destinée à la duplication devrait être réalisée à partir du film de première génération pour produire les copies (troisième génération) dont se serviront les utilisateurs à des fins de référence. étant donné que la copie de référence de troisième génération sera utilisée comme copie de travail, sa qualité devrait reproduire exactement tous les détails des documents originaux.




3.0  PLANIFICATION DE L'INFORMATION ET DES SYSTÈMES
La présente section décrit les éléments de planification des systèmes essentiels à l'élaboration des spécifications techniques pour le microfilmage. D'autres aspects du cycle de vie de l'élaboration des systèmes sont hors du champ d'application des présentes lignes directrices.

Une analyse complète des besoins en information et une étude de conception des systèmes devraient précéder la mise en oeuvre de toute application micrographique. Rassemblez l'information qui touche le programme et les activités auxquels appartiennent les documents d'archives, le déroulement du travail, les usages que l'on fait de l'information, le taux de croissance, etc.; puis, évaluez et décrivez les documents de façon complète (état, âge, couleur, volume, classification de sécurité, etc.). Ces facteurs sont à la base des caractéristiques de l'application de microfilmage et des exigences liées au système.

Au cours de l'étude de planification des systèmes, on devrait prendre une décision relative au délai de conservation des originaux ou documents sources. Lorsque des documents d'archives doivent être transposées sur microfilm, il faudrait suivre les présentes lignes directrices sur le microfilmage archivistique. La Loi sur Bibliothèque et les Archives du Canada exige que les institutions gouvernementales obtiennent le consentement du Bibliothécaire et Archiviste du Canada pour détruire leurs documents ou en disposer autrement. Cette exigence s'applique aussi bien aux documents papier originaux (documents sources) qu'aux documents microfilmés.

La documentation obtenue à la suite de la planification de l'information et des systèmes devrait être notée et gardée pour la durée d'utilisation du microfilm. Les modifications apportées à l'application devraient également être documentées et conservées.

Méthodes
Afin de s'assurer qu'il y ait continuité et que les programmes de reproduction sur microfilm, ainsi que les projets de microfilmage individuels, soient reconnus devant les tribunaux, il faudrait élaborer des méthodes qui tiendraient compte des aspects suivants : 

  • l'essai préliminaire
  • la préparation des documents
  • le microfilmage
  • le traitement
  • l'inspection
  • la duplication
  • l'entreposage
  • l'élimination

Les exigences générales pour chacune de ces étapes sont décrites dans le présent ouvrage.




4.0  ESSAI PRÉLIMINAIRE
L'essai préliminaire est effectué dans le but d'obtenir de l'information et de prendre des décisions sur les spécifications techniques définitives pour le microfilmage d'un ensemble donné de documents. L'essai comprend plusieurs étapes.

D'abord, analysez l'information recueillie lors de la planification de l'information et des systèmes. Sélectionnez ensuite par prélèvement au hasard, un échantillon de dossiers et de documents représentant les diverses caractéristiques liées aux documents (documents agrafés, reliés, vieux, recto verso, encre utilisée, etc.) en vue de l'épreuve sur microfilm. Traitez l'échantillon en observant les méthodes prescrites et documentez les résultats de l'épreuve.

Pour définir les spécifications du système de microfilmage, appuyez-vous sur les normes de qualité applicables à un microfilm de troisième génération (copie de référence). Le microfilm original (première génération) devrait être produit de sorte que l'on obtienne la qualité nécessaire à la lecture et à l'utilisation du microfilm de troisième génération.

Ensuite, traitez ou développez le film et vérifiez la résolution, la densité, la lisibilité, l'échelle de réduction, la latitude d'exposition de l'image et le type de film. Faites les copies nécessaires, vérifiez la résolution et la densité de l'image, regardez le film et faites une copie papier.

À partir de ce procédé, vous pouvez élaborer les spécifications techniques qui seront appliquées lors du microfilmage. Ces spécifications comprennent :

  • Le type et le format du film.
  • Les échelles de réduction de filmage.
  • Les exigences relatives à la densité pour le microfilm original (première génération), pour la matrice de tirage et pour le microfilm de référence.
  • Les exigences relatives à la résolution pour le microfilm original (première génération), pour la matrice de tirage et pour le microfilm de référence.

Conservez vos notes sur toutes les épreuves et les résultats des épreuves. Documentez également les conclusions et les décisions prises au sujet du microfilmage.




5.0  PRÉPARATION DES DOCUMENTS
Il faut préparer soigneusement les documents pour s'assurer qu'ils sont classés dans les dossiers appropriés et dans le bon ordre, et qu'ils sont en état d'être microfilmés de façon précise et méthodique. Déterminez à l'avance les exigences relatives à la préparation des documents et documentez les méthodes au cours de la planification de l'information et des systèmes.

Les documents microfilmés devraient être une représentation exacte des documents originaux ou des documents sources. Pour préparer des documents en vue du microfilmage, examinez d'abord l'ensemble des documents pour vous assurer que tous les dossiers correspondent à l'ordre établi selon leur identification ou le système de classification.

Retrouvez les dossiers, les chemises ou les autres unités documentaires mal classés, et replacez-les dans l'ordre approprié. Vérifiez le contenu du dossier pour vous assurer que tous les documents à microfilmer se trouvent dans le dossier. Pour être certain que le microfilm représentera le document tout entier, faites tout ce qui est en votre pouvoir pour obtenir les pièces manquantes. s'il est impossible de trouver les documents manquants, insérez une image-témoin marquée «manquant » (dossier, document ou chemise) au bon endroit dans le fonds de documents.

La forme physique et le format d'un document peuvent empêcher certains documents d'être microfilmés (par exemple, les pièces à conviction dans les dossiers juridiques, les diagrammes pliés, les artefacts). Si tel est le cas, il existe plusieurs démarches acceptables. Créez une image-témoin sur microfilm pour identifier chaque document, expliquant son absence et son emplacement, ou prenez une photo du document et microfilmez la photo ou microfilmez le document en utilisant deux cadres de film ou plus.

Dans ce cas, une image-témoin ou une indication est normalement utilisée pour indiquer la présence d'images multiples. Placez les images-témoins dans l'ordre approprié au cours de la préparation du document. Même si, dans des conditions idéales, les photos devraient être placées dans le bon ordre, il peut arriver qu'à cause de contraintes opérationnelles, on doive les coller au rouleau de microfilm approprié plus tard.

À mesure que se poursuit la préparation des documents et en vous conformant aux spécifications de la planification de l'information et des systèmes, triez le fonds en retirant les copies et les documents qui ne seront pas inclus dans le microfilmage. Examinez les documents séparément afin de déceler les imperfections, et retirez délicatement les agrafes, les trombones et les autres attaches de documents.



5.1  Qualité des documents
Un document endommagé devrait être placé dans une chemise ou une pochette de plastique transparent et non glacé, ou encore rassemblé sur le cadre plat de la caméra au cours du microfilmage. N'utilisez jamais de ruban adhésif ou de colle pour réparer un document déchiré, et ne retirez pas le ruban adhésif qui y serait déjà. Ces méthodes de réparation peuvent détruire l'information de base ou causer d'autres dommages au document.

Si une page est endommagée au point d'avoir perdu de l'information, placez un papier noir en dessous. Le papier noir placé en dessous de la page endommagée devrait avoir, au minimum, les mêmes dimensions que la page à microfilmer. Au besoin, utilisez du papier blanc en dessous de certains documents, tel le papier pelure, qui pourrait laisser transparaître l'imprimé. Cette méthode accentue le contraste et fournit une image plus claire sur le film. N'essayez pas d'enlever les taches.

Lorsque l'on microfilme des documents de mauvaise qualité, on obtient souvent des micro-images qui manquent de précision et de détails. Si certains documents sont tellement endommagés qu'il est impossible de garantir une image acceptable, préparez et insérez une note expliquant que le problème de lisibilité de l'image découle de la qualité du document original et n'est pas causé par la qualité du microfilm.

Certaines méthodes photographiques peuvent améliorer la lisibilité des documents. L'utilisation sélective de filtres de couleur peut réduire la décoloration, accentuer le contraste et améliorer la reproduction de certaines couleurs. Seules les méthodes photographiques devraient être utilisées pour faire ressortir l'information (écriture, impression, sceaux, etc.) qu'on trouve sur les documents juridiques ou historiques. La norme CAN/CGSB-72.11-M93 Microfilms et images électroniques - Preuve documentaire renferme la description des méthodes pour améliorer les documents sources.



5.2  Images-témoins
Une variété d'images-témoins sont normalement nécessaires pour repérer rapidement l'information; elles sont parfois déterminées par les méthodes choisies ou durant l'étude relative à la planification de l'information et des systèmes. Certaines images-témoins sont insérées au cours de la préparation du document; d'autres sont insérées au cours du microfilmage.

Les spécifications relatives au microfilmage, qui auront été établies durant la planification de l'information et des systèmes, détermineront quelles images-témoins lisibles à l'oeil nu seront préparées et insérées au cours de la préparation du document. Ces dernières décrivent normalement les documents, comme le début et la fin d'un dossier, les volumes ou les pochettes, les documents importants, ou peuvent comprendre d'autres images-témoins (information bibliographique ou biographique ou formulaires normalisés) nécessaires au microfilmage. Elles peuvent également servir à indiquer les corrections, la qualité des originaux, les améliorations effectuées et les documents manquants. On trouve à la section 6 les explications sur les images-témoins utilisées au cours du microfilmage.

5.3  Indexation
Il existe plusieurs façons d'indexer l'information et de la classifier. Chaque organisme devrait choisir le système qui répond le mieux à ses besoins. Souvent, l'index est déjà incorporé au fonds de documents. Dans ce cas, on peut le microfilmer et le jumeler au microfilm. s'il n'existe pas d'index pour le fonds de documents, créez-en un lors de la préparation des documents.

Les index fournissent un inventaire complet de l'information microfilmée et permettent aux utilisateurs et aux chercheurs d'accéder rapidement aux documents. Au cours du filmage, vérifiez le microfilm en fonction de l'index pour confirmer la saisie complète du fonds de documents et après l'inspection, marquez sur les contenants d'entreposage des films les numéros ou les titres des dossiers. Conservez l'index sur support papier ou support électronique et, si possible, sur le microfilm en rouleau pour la durée d'utilisation du microfilm.




6.0  MICROFILMAGE
Les spécifications relatives au microfilmage dépendent étroitement des documents à filmer, de l'équipement utilisé et des exigences précisées au cours de l'étude relative à la planification de l'information et des systèmes.

6.1  Caméras
Les caméras statiques offrent une flexibilité maximale en ce qui a trait au placement des images (format), aux échelles de réduction et aux réglages d'exposition, et sont traditionnellement privilégiées pour le microfilmage de documents d'archives qui sont vieux et en piètre condition.

Les progrès techniques en matière de caméras cinétiques les ont rendues plus utiles qu'elles ne l'étaient auparavant. La standardisation du format et de la composition du papier, des couleurs d'encre et l'introduction de formulaires pour consigner de l'information constituent des raisons supplémentaires pour utiliser les caméras cinétiques. Toutefois, des fonds très vieux, fragiles ou endommagées ou des fonds comportant différentes caractéristiques de documents (format, couleur, masse) ne sont normalement pas microfilmés au moyen d'une caméra cinétique.

Avant le microfilmage, inspectez et étalonnez les caméras conformément aux spécifications et aux exigences uniques du fabricant et aux décisions prises au cours de l'étape d'épreuve initiale. Vérifiez les objectifs et les autres parties de la caméra (compteurs, commandes d'exposition, lumières, etc.) quotidiennement pour vous assurer que l'équipement est bien étalonné et qu'il fonctionne correctement. Comme précautions supplémentaires, nettoyez et vérifiez les pièces mobiles lorsque vous changez les rouleaux de film. Pour garantir des résultats de qualité acceptable, effectuez des épreuves de résolution en utilisant des bandes traitées de film ordinaire. Installez des diviseurs entre les caméras afin d'arrêter la lumière parasite qui pourrait influer sur l'exposition. Utilisez un régulateur de tension pour maintenir l'éclairement constant au cours du microfilmage et de la duplication. Gardez le lieu de travail exempt de poussière, de nourriture, de fumée et d'autres contaminants, et limitez l'accès et l'utilisation de la zone de prise de vue.

6.2  Rapports de microfilmage
Des rapports de microfilmage devraient être conservés et mis à jour afin de contrôler les numéros des projets de microfilmage, le numéro du rouleau de film et le nombre d'expositions sur le rouleau. On devrait également noter une description des documents microfilmés (sujet, éventail de dossiers, client, sécurité, etc.), la date du filmage, la date du traitement et de l'épreuve et le nom de l'opérateur. Les rapports de microfilmage devraient être conservés pour la durée d'utilisation du microfilm. On trouve dans les sections suivantes du présent ouvrage des explications sur d'autres rapports de microfilmage qu'il faut préparer lors de la production de film. Voir l'annexe C pour un exemple de rapport de microfilmage.

6.3  Format du microfilmage
Le format du microfilmage désigne l'orientation des images de documents sur le microfilm. Le format simplex pour le microfilmage est recommandé pour les documents d'archives.

Disposition des images microfilm sur bobine
Si on choisit le format simplex, le film passe une fois dans la caméra, et une seule rangée d'images est photographiée. Ce format convient à des documents de diverses largeurs et longueurs et offre la meilleure souplesse pour repérer l'information.

Le mode horizontal (présentation bande dessinée) d'orientation des images, où l'information est lue en séquence de gauche à droite, est généralement préférable au mode vertical (présentation cinéma), où l'information est lue sur la longueur du film.


Format du microfilmage



6.4  Chargement du film et essai
Chargez le microfilm sur gélatine-argent de première génération dans la caméra dans des conditions d'éclairage tamisé. Le chargement dans une chambre noire est préférable. Le microfilm à l'halogénure d'argent sur base de polyester AHU (sous-couche antihalo) est recommandé. L'amorce du début et l'amorce de fin devraient avoir un minimum de 2 à 3 pi (60 - 90 cm) de longueur afin d'éviter que la pellicule ne soit exposée indûment à la lumière lors du chargement, de laisser une portion de pellicule suffisante pour y effectuer un test au bleu de méthylène et finalement pour faciliter la pose du film sur un appareil de lecture ou de duplication.



6.5  Image-témoins
Toutes les applications sur microfilm nécessitent l'utilisation d'images-témoins. Les paragraphes suivants décrivent les images-témoins nécessaires au microfilmage de documents de valeur archivistique.

LES IMAGES-TÉMOINS DÉBUT ET FIN-DE-ROULEAU fournissent une image lisible à l'oeil nu indiquant le début et la fin du filmage.

LES TITRES DESCRIPTIFS DES ROULEAUX donnent de l'information de base au sujet des documents contenus sur le rouleau. Ces titres peuvent inclure de l'information sur le ministère et les unités organisationnelles subalternes; le nom du projet ou du dossier, la classification de sécurité et autres données repères au sujet de la collection de documents; la date du filmage; le premier dossier filmé (au début du rouleau); le fabricant ou le modèle de la caméra; les images-témoins techniques décrivant les caractéristiques du microfilm et d'autres renseignements comme le numéro du rouleau et le nom de l'opérateur de la caméra.

LES CERTIFICATS D'AUTORISATION/D'AUTHENTICITÉ indiquent que le microfilmage a été effectué durant les activités courantes, conférant ainsi la crédibilité au programme de reproduction sur microfilm. Le certificat d'authenticité devrait comprendre le nom de l'opérateur de la caméra, la date du microfilmage et la signature de l'agentautorisé. Voir l'annexe C pour un exemple de formulaires de certification de microfilm.

Les IMAGES-TÉMOINS DE RÉSOLUTION/DENSITE2 sont utilisées pour mesurer la résolution et la densité de l'image. Utilisez l'image-témoin MT-2 d'Applied Image Inc. ou l'équivalent. l'image-témoin MT-2 comprend une mire de résolution ISO No 2 au centre et aux quatre coins de la zone de filmage, une image-témoin de réflectance à 90 p. cent et divers formats et styles de polices de caractères.

Les images-témoins de résolution et de densité sont microfilmées pour évaluer le système photographique. Filmez les images-témoins de résolution et de densité à l'échelle de réduction du film choisie pour l'application. Indiquez toujours l'échelle de réduction sur le rapport de microfilmage et au début et à la fin de chaque rouleau de film. Voir la section 8, Inspection, et l'annexe C, Formulaires.

Toutes les images-témoins devraient être bilingues et orientées dans le même sens que les documents auxquels elles se rapportent. Les images-témoins devraient également être en tout temps claires et sans tache.

6.6  Séquence du film
Le filmage devrait être effectué dans la séquence suivante :

  • amorce de début
  • zone d'épreuve au bleu de méthylène (30 à 37,5 cm ou 12 à 15 po)
  • espace
  • image-témoins début-de-rouleau
  • espace
  • image-témoin MT-2 ou l'équivalent
  • espace
  • titres descriptifs des rouleaux (numéro du rouleau, échelle de réduction, numéro de projet, etc.)
  • espace
  • certificat d'autorisation/d'authenticité
  • espace
  • couverture du dossier ou image-témoin début-de-dossier
  • documents filmés (insérez les aides à l'indexation et les espaces tels qu'ils sont déterminés et documentés dans l'étude relative à la planification de l'information et des systèmes)
  • image-témoin fin-de-dossier
  • espace
  • titres descriptifs des rouleaux
  • espace
  • image-témoin MT-2 ou l'équivalent
  • espace
  • image-témoin fin-de-rouleau.

Filmez l'image-témoin fin-de-rouleau et gardez assez long de film pour pouvoir le décharger sans causer un voile indésirable sur les documents. La longueur de film vierge devrait être conforme aux spécifications du fabricant (normalement de deux à trois pieds ou de 60 à 90 cm). Après le filmage, envoyez le film exposé pour son traitement.

6.7  Filmage des documents
Les documents devraient être filmés à plat pour éviter la perte d'information causée par les ombres ou les plis. Au besoin, utilisez des plaques de verre (ou de plexiglass transparent pour plus de sécurité) pour obtenir les résultats désirés. Le document entier devrait être étalé sur le champ photographique de la caméra statique. Il arrive parfois que des images multiples soient nécessaires dans le cas de documents de grand format. Par exemple, si trois images étaient nécessaires, l'opérateur de la caméra placerait l'indication - bilingue - : 1 of /de 3, 2 of /de 3, 3 of / de 3 sur la zone photographique.

Si l'application est automatisée ou sur le point d'être automatisée, le champ photographique devrait être assez grand pour qu'on puisse y placer une marque de repérage ou pavé optique de repérage (« blip »). La marque (ou pavé) peut être placée sur un plan de prise de vue statique, au bas du document. Consultez l'ANSI/AIIM MS-8-1988 Image Mark (Blip) Used in Image Mark Retrieval Systems.

L'intégrité des documents originaux et l'ordre de la collection devraient être maintenus au cours du microfilmage. Les micro-images des documents devraient être placées, identifiées et répertoriées de façon à ce que, durant la production du microfilm, on puisse repérer facilement et en tout temps n'importe lequel document individuel ou élément de document.

Il peut être utile de préparer une indication ou un en-tête avec le nom ou le numéro du dossier approprié et de le microfilmer au bas de chaque cadre. La couverture de la chemise peut être microfilmée, mais l'image qui en résultera risque d'être de mauvaise qualité à cause de la couleur de la chemise. D'autres applications peuvent nécessiter des images-témoins bibliographiques ou biographiques comme cela est spécifié au cours de l'étude de conception des systèmes.




7.0  TRAITEMENT
L'image latente microfilmée sur le film argentique de première génération est développée au moyen d'un traitement humide ordinaire utilisant un appareil de développement de microfilm. Les exigences techniques particulières relatives au traitement sont définies dans l'ANSI/AIIM MS23-1991 Practice for Operational Procedures/Inspection and Quality Control of First-Generation, Silver Microfilm of Documents.

Le traitement humide ordinaire comprend les étapes de base suivantes :

  • le développement du film, qui fait apparaître l'image exposée;
  • le bain d'arrêt ou rinçage, qui arrête le développement, évite les taches et aide à préserver la durée du bain de fixage;
  • le fixage, qui enlève tout halogénure d'argent sous-développé de la couche photosensible du film;
  • le lavage, qui enlève les résidus de produits chimiques du film;
  • le séchage, qui enlève l'humidité du film. Il faut contrôler soigneusement le séchage pour s'assurer que le film ne soit ni humide ni fragile.

Faites fonctionner et entretenez l'appareil de développement de microfilm conformément aux spécifications du fabricant pour obtenir le contrôle chimique, la température et le débit d'eau nécessaires à la production d'un microfilm stable. Les produits chimiques utilisés au cours du traitement devraient être compatibles avec le type précis de microfilm et l'appareil de développement. Utilisez des bandes de contrôle de traitement pour vérifier régulièrement la performance de l'équipement.




8.0  INSPECTION
Après le traitement, un technicien qualifié devrait inspecter le microfilm pour s'assurer que les spécifications techniques ont été respectées. L'inspection du film devrait être effectuée le plus tôt possible après son traitement et devrait se conformer aux modalités établies par les normes nationales. Utilisez le formulaire de rapport d'inspection (voir annexe C) pour inscrire les résultats de l'inspection et la conformité du film par rapport aux spécifications prédéterminées.

L'inspection du film s'effectue en mesurant la résolution et la densité, en effectuant une épreuve à l'ion thiosulfate résiduel (bleu de méthylène) et en inspectant le film pour déterminer la lisibilité de l'image. Les procédés de microfilmage devraient être conformes aux exigences énoncées dans les normes nationales de microfilmage ou les dépasser. Quant au domaine du contrôle et assurance de la qualité, il devrait être conforme aux exigences de l'ANSI/AIIM MS-23-1991 Practice for Operational Procedures/Inspection and Quality Control of First-Generation, Silver Microfilm of Documents. Conservez les méthodes d'épreuve et les résultats de l'inspection pour la durée de l'application. Voir à l'annexe C - Vérification du format (Rapport sur l'assurance de la qualité).

Effectuez les inspections avec une lumière ambiante minimale. évitez un éclairage fluorescent au plafond. Inspectez visuellement le film en utilisant une loupe photographique (loupe de 6X à 15X) et un négatoscope (source d'éclairage spéculaire à incandescence) tout en avançant le film sur une rebobineuse. Avancez lentement le rouleau de film au-dessus du négatoscope pour observer les images. À environ tous les trois mètres (dix pieds), examinez soigneusement le film pour déceler les défauts en vous référant à la norme relative à l'épreuve décrite dans l'ANSI/AIIM MS-23-1991 Practice for Operational Procedures/Inspection and Quality Control of First-Generation, Silver Microfilm of Documents.

Conservez tout l'équipement d'nspection (densitomètre, microscope, table lumineuse, rebobineuse) utilisé pour évaluer la qualité du film en bonne condition de fonctionnement conformément aux spécifications du fabricant. Nettoyez, inspectez et étalonnez l'équipement régulièrement en suivant les notices d'emploi.

8.1  Manipulation
Les microfilms originaux et les films argentiques de deuxième génération peuvent s'abîmer si on les manipule pas soigneusement et correctement. Portez des gants blancs propres et non pelucheux pour manipuler le microfilm argentique. Chargez et déchargez le film de l'équipement avec soin. Un film qui a été égratigné ou endommagé est plus susceptible de se détériorer dans le futur. Ne laissez pas un film argentique exposé à un éclairage vertical ou à la lumière directe du soleil parce qu'ils jaunissent l'image.



8.2  Résolution
La résolution se définit comme l'aptitude d'un système photographique à capter clairement les moindres détails. On peut aussi l'appeler pouvoir séparateur : l'expression numérique de l'aptitude d'un système photographique à distinguer et à séparer deux lignes étroitement espacées.

Un microscope de qualité, de grossissement 100X, et l'image filmée de la mire ISO No 2 sont utilisés pour mesurer la résolution de l'image. Déterminez le plus petit élément de la mire pouvant être résolu conformément à l'ISO 3334-1989 Microcopie - Mire ISO No 2 - Description et utilisation dans la reproduction photographique des documents (ANSI/AIIM MS-51). La détermination du minimum de la résolution devrait être résolu conformément à l'ANSI/AIIM MS-23-1991 Practice for Operational Procedures/Inspection and Quality Control of First-Generation, Silver Microfilm of Documents. Un écart de plus d'un élément en-dessous de l'élément spécifié à résoudre est considéré comme un défaut grave. Voir l'annexe C pour un exemple de l'ANSI et de la mire ISO No 2.

8.3  Densité
La densité est définie comme l'aptitude d'une image photographique à absorber ou à réfléchir la lumière (par ex. si les images filmées sont foncées). Le contrôle de la densité et du contraste constitue l'élément le plus important pour obtenir un film de bonne qualité.

Le densitomètre sert à mesurer la densité du fond et de l'image. Il devrait mesurer par transmission et être conçu pour mesurer la densité optique par lumière diffuse visuelle conformément aux normes photographiques de l'ANSI. Le densitomètre devrait avoir la capacité de mesurer les densités, de façon fiable et dans le cadre des tolérances spécifiées, sur une bande de film étalonnée (« step tablet ») qui sert de contrôle. Protégez le densitomètre et la bande de film de la poussière, des marques de doigts et des égratignures.

La densité des documents filmés sur un rouleau de microfilm variera selon le type, l'âge et l'état des documents originaux. Certains documents de mauvaise qualité et à contraste faible peuvent nécessiter une densité variant entre 0,70 et 0,85, alors que les documents imprimés de Haut qualité peuvent être filmés avec une densité variant de 1,30 à 1,50. l'écart maximal permis entre les densités maximale et minimale dans un document de fond uni ou entre différents documents à fond identique devrait être de "0,08 sur l'échelle de densité.

Mesurez la densité du fond des images de documents avec un densitomètre dans trois zones où il n'y a pas d'information. Le côté émulsion devrait être dirigé vers le haut ou vers le bas selon les instructions du fabricant du densitomètre.

L'ANSI/AIIM MS-23-1991 Practice for Operational Procedures/Inspection and Quality Control of First-Generation, Silver Microfilm of Documents fournit des exemples des défauts de microfilmage les plus courants et en explique les causes possibles. Notez les défauts du microfilm et les dérogations aux spécifications, et prenez les mesures correctives nécessaires. Inscrivez sur le formulaire du registre de refilmage (voir annexe C) en suivant les directives de l'ANSI/AIIM MS23-1991 Practice for Operational Procedures/Inspection and Quality Control of First-Generation, Silver Microfilm of Documents.



8.4  Collage
Au cours du filmage, des erreurs ou des omissions peuvent se produire, ce qui nécessitera un refilmage et des collures par la suite pour corriger et modifier le microfilm original (première génération). Les corrections devraient toujours être collées dans le bon ordre afin de respecter l'intégrité du document. N'oubliez pas de filmer seulement au début du rouleau au cas où l'information doive servir à des fins de preuve documentaire. Il ne devrait pas y avoir plus de trois collures (six coupures) par rouleau de film. La collure à ultrason est préférable. Il n'est pas recommandé d'utiliser du ruban adhésif, de la colle et des collures thermiques pour le film de qualité archives.

La méthode d'usage pour faire un bon collage consiste à refilmer d'abord les deux images ou cadres qui précèdent la correction, puis la correction elle-même et enfin les deux images qui la suivent. Il ne devrait pas y avoir de collures entre les images-témoins techniques et les dix premières ou les dix dernières images d'un rouleau.

8.5  Épreuve au bleu de méthylène
La teneur en thiosulfate résiduel (fixateur) demeurée sur le microfilm après le lavage est déterminée par l'épreuve au bleu de méthylène sur une partie transparente du film traité. l'épreuve devrait être effectuée au cours des deux semaines suivant le traitement et conformément aux procédés décrits dans l'ANSI IT9.1-1989 Imaging Media (Film) B - Silver-Gelatin Type B - Specifications for Stability. l'épreuve devrait être devrait être effectuée sur chaque lot de films traités, lorsque l'on change le type de film ou lorsque l'on change les produits chimiques ou les produits photographiques.

La concentration maximale de thiosulfate résiduel est de 1,4 microgramme par centimètre carré conformément à l'ANSI IT9.1-1989 Imaging Media (Film) - Silver-Gelatin Type - Specifications for Stability. Notez par écrit les résultats de l'épreuve au bleu de méthylène immédiatement après l'épreuve ou, si cela n'est pas possible, n'attendez pas plus que 48 heures pour le faire. Les matériaux, les instruments, la verrerie, les réactifs et les méthodes de mesurage utilisés pour l'épreuve de thiosulfate résiduel sont décrits dans l'ANSI PH4.8-1985 Determination and Measurement of Residual Thiosulphate and Other Chemicals in Films, Plates and Papers.

8.6  Vérification
Après le microfilmage, le traitement et l'inspection technique, faites une vérification du microfilm pour vous assurer qu'il contient la totalité de l'information, qu'il est lisible et facile d'accès. Cette vérification peut s'effectuer de plusieurs façons, à partir d'un balayage rapide de l'index pour vérifier si c'est le bon document ou d'un balayage visuel de film à intervalles de 10 pieds, jusqu'à une comparaison page par page avec le document original pour être certain que toute l'information a été captée, et dans le bon ordre. Identifiez et documentez ces exigences au cours de l'étude sur la planification de l'information et des systèmes. En prenant soin d'observer le bon ordre, repérez et refilmez les documents qui doivent être refilmés, après avoir fait les collures nécessaires.




9.0  DUPLICATION
Chaque génération successive de microfilm diminue la résolution ou la précision de l'image, ce qui peut causer des problèmes de lisibilité. Toutefois, si on a appliqué de bonnes méthodes de contrôle de la qualité au cours du microfilmage et du traitement, les copies devraient être de qualité acceptable.

Le film de duplication directe (halogénure d'argent) est recommandé pour créer une matrice de tirage qui servira à produire d'autres copies. Les copies de référence ou les duplicata peuvent être créés à partir de films argentiques, diazoïques ou vésiculaires. Le type de duplicata dépendra des exigences de qualité et de polarité de la copie de référence telles que déterminées au cours de l'étude sur la planification de l'information et des systèmes.




10.  ENTREPOSAGE
Le microfilm argentique de première génération devrait être entreposé dans un milieu contrôlé afin de garantir sa conservation et de s'assurer que les images demeureront stables. Un entreposage en milieu ambiant contrôlé est nécessaire pour conserver les propriétés archivistiques obtenues au cours du microfilmage et du traitement et validées par l'inspection du film. Entreposez le microfilm conformément aux conditions d'entreposage de l'ANSI IT9.11-1991 Imaging Media - Processed Safety Photographic Film - Storage.

Les institutions gouvernementales peuvent entreposer leurs microfilms argentiques originaux à Bibliothèque et Archives Canada, qui possède des chambres fortes pour microfilms maintenues dans un environnement stable.

Le microfilm argentique devrait être entreposé à une température maximale de 18 C et à une humidité relative de 25 p. cent. Les bobines et les contenants de microfilm en rouleau devraient être fabriqués avec des matériaux inertes et non corrosifs. Des métaux non ferreux comme l'aluminium anodisé ou l'acier inoxydable sont acceptables. Des plastiques inertes stables exempts de peroxydes peuvent également être utilisés. On devrait utiliser du ruban résistant à l'humidité pour sceller les contenants. Les contaminants peuvent endommager le microfilm entreposé dans des contenants non scellés.

Seuls les matériaux de conservation approuvés par l'industrie (papier, colles, étiquettes ou autres adhésifs) devraient être utilisés pour entreposer le microfilm. Les contenants de microfilm devraient être entreposés dans des cabinets de métal inerte qui ont été traités avec de la peinture non corrosive, non combustible et qui ne déteint pas. On ne devrait pas entreposer de films dans des armoires en bois.

Les spécifications relatives aux installations et aux contenants d'entreposage, à la manipulation et à l'inspection des films entreposés sont décrites dans l'ANSI IT9.11-1991 Imaging Media - Processed Safety Photographic Film - Storage. Une inspection régulière du microfilm entreposé est fortement recommandée pour vous assurer qu'il ne se détériore pas. Consultez les spécifications de l'ANSI/AIIM MS45-1990 Recommended Practice for Inspection of Stored Silver-Gelatin Microforms for Evidence of Deterioration.




11.  ÉLIMINATION
L'élimination est le processus par lequel on détermine le sort des documents qui ne sont pas utiles aux institutions gouvernementales. Au sein de l'administration fédérale, les documents gouvernementaux des institutions et les documents ministériels sont disposés selon la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (2004, ch. 11). La loi exige des institutions fédérales :

  1. qu'elles obtiennent l'autorisation du Bibliothécaire et Archiviste du Canada avant de détruire des documents;
  2. qu'elles transfèrent à Bibliothèque et Archives Canada les documents d'importance historique ou archivistique.

De concert avec chaque institution, Bibliothèque et Archives Canada coordonne ces deux activités lors de l'élaboration des plans de conservation et des Autorisations de disposer des documents. Les institutions doivent s'assurer que les documents originaux de même que les documents microfilms font partie des plans de conservation. Ceci permet de disposer de l'information gouvernementale liée aux différents programmes, fonctions ou activités peu importe le support utilisé.

Pour savoir si vos documents font l'objet d'une autorisation de disposer des documents, veuillez contacter le service de gestion de l'information de votre ministère ou organisme. Si vous désirez de plus amples renseignements au sujet de l'élimination et du microfilmage des documents, veuillez contacter Bibliothèque et Archives Canada.




ANNEXES

ANNEXE A   -  NORMES
Normes nationales du Canada
L'annexe suivante comprend une liste des normes canadiennes sur les microfilms.

CAN2-72.7-M88
Exigences relatives aux dessins effectués à la main et destinés à être microfilmés

CAN/CGSB-72.11-M93
Microfilms et images électroniques - Preuve documentaire

CAN2-72.15-M83
Microfilm en sortie d'ordinateur (COM), microfiche

CAN2-72.16-M85
Enveloppes de papier pour le classement et la conservation des microfilms traitées

CAN2-72.19-M85
Critères d'évaluation des bureaux de services micrographiques

CAN/CGSB-72.21-M89
Micrographie - Films diazoïques et vésiculaires - Densité visuelle - Spécifications

CAN/CGSB-72.22-M87
Symboles d'organigramme employés en micrographie

CAN/CGSB-72.28-M88 / BS6660-1985
Création et maintien des bureaux de micrographie




Normes provisoires de l'office des normes générales du Canada
Les normes provisoires sont des documents qui ont été publiés sans passer par toutes les modalités exigées par les normes de l'ONGC ou les Normes nationales du Canada. On peut publier des normes provisoires s'il existe un besoin réel et urgent et lorsque le temps ne permet pas de passer par toutes les étapes nécessaires à la publication d'une norme approuvée.

Voici la liste des normes provisoires qui existaient au moment de la publication :

CAN 72-GP-17P
Fonctionnement des lecteurs de microformes transparentes

CAN 72-GP-23P
Symboles graphiques à utiliser en microfilmage

CAN 72-GP-100P
Glossaire provisoire des termes de micrographie.




Organisation internationale de normalisation
Pour une liste exhaustive des normes internationales de microfilm, consultez l'AIIM Resource Report - Imaging Standards, 1991 par Marilyn Courtot.

ISO 3334-1989
Microcopie - Mire N 2 - Description et utilisation dans la reproduction photographique des documents (ANSI/AIIM MS51).




American National Standards Institute et Association For Information and Image Management Standards
La liste suivante comprend les normes de l'ANSI et de l'ANSI/AIIM auxquelles se réfèrent le présent guide. Pour une liste exhaustive des normes de l'ANSI/AIIM, consultez l'AIIM Resource Report - Imaging Standards, 1991 par Marilyn Courtot.

ANSI/AIIM MS-8-1988
Image Mark (Blip) Used in Image Mark Retrieval Systems

ANSI/AIIM MS23-1991
Practice for Operational Procedures/Inspection and Quality Control of First-Generation, Silver Microfilm of Documents.

ANSI/AIIM MS45-1990
Recommended Practice for Inspection of Stored Silver-Gelatin Microforms for Evidence of Deterioration.

ANSI IT9.1-1989
Imaging Media (Film) - Silver-Gelatin Type - Specifications for Stability

ANSI IT9.11-1991
Imaging Media - Processed Safety Photographic Film - Storage

ANSI PH4.8-1985
Determination and Measurement of Residual Thiosulphate and Other Chemicals in Films, Plates and Papers.




ANNEXE B  -   GLOSSAIRE
À moins d'indications contraires, les définitions de ce glossaire sont fondées sur celles de la norme CAN 72-GP-100P, intitulée Glossaire provisoire des termes de micrographie. Si vous cherchez des définitions qui ne figurent pas dans le présent glossaire, vous pouvez consulter cette norme.

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

A

Amorce de début (leader)

  1. La longueur de film qui se trouve au début d'un rouleau et qui sert à protéger le film et aussi à l'introduire dans certains appareils, tels que les appareils de prise de vue, les machines de traitement ou les lecteurs.
  2. La longueur non utilisée ou vierge d'une bande magnétique qui se trouve au début de la bobine. L'amorce de début précède le texte ou les données enregistrées. Voir aussi « Amorce de fin  »

Amorce de fin (trailer)
Partie du film au-delà des dernières images enregistrées. Voir aussi « Amorce de début ».

Antihalo (antihalation)
Diminution du halo (dispersion ou réflexion de lumière) sur un film. Quatre méthodes sont utilisées couramment pour diminuer le halo :

  1. teindre le support du film avec un colorant qui absorbe la lumière;
  2. enduire la dorsale du film d'un produit absorbant la lumière;
  3. ajouter une couche de colorant qui absorbe la lumière entre le support et l'émulsion (voir aussi « Sous-couche antihalo »)
  4. teindre la couche d'émulsion

Assurance de la qualité (quality assurance)
évaluation de toutes les activités de contrôle de la qualité d'un programme de micrographie pour s'assurer que toutes les normes techniques applicables et les méthodes industrielles recommandées sont respectées et que le contrôle général des opérations est effectué efficacement à toutes les étapes. Cela comprend l'examen régulier des buts et objectifs du programme de micrographie et une série de vérifications effectuée périodiquement par une personne ou un groupe indépendant.3

Glossaire




B

Bande de film étalonnée - Gamme de plages de densité (step tablet)

  1. Longueur de film comportant des graduations de densité, qui peut être étalonnée ou non. (Un coin, step wedge à plages étalonnées est utilisé en tant que norme d'étalonnage d'un densitomètre.).
  2. Une échelle de gris. Une série de tons par degrés de densités connues augmentant régulièrement du blanc au noir sur un support film ou une plaque de verre utilisée pour le contrôle d'impression et de traitement. Synonyme de « tableau de gris », «échelle de gris », « coin de gris », « modulateur », « coin photographique », ou « coin à plages ». Voir aussi « étalonner ».

Bandes de contrôle
Bandes de film stable exposées à une gamme de densités photographiques sous des conditions sensitométriques rigoureusement contrôlées. Ces bandes sont traitées et évaluées afin de mesurer la qualité d'un procédé, d'un matériau ou d'une technique. Synonyme de « bandes sensitométriques ».

Bleu de méthylène (methylene blue)
Colorant chimique qui se forme lorsque l'on vérifie la permanence archivistique des micro-images traitées en utilisant la méthode au bleu de méthylène.

Bleu de méthylène, méthode au - (methylene-blue method)
Méthode visant à vérifier chimiquement la permanence archivistique des micro-images traitées.

Glossaire




C

Caméra cinétique (rotary camera)
Type d'appareil de prise de vues pour microfilm qui photographie les documents pendant qu'ils sont déplacés par un mécanisme de transport. Le mécanisme de transport des documents est rattaché à un mécanisme de transport des films, et le film se déplace également au cours de l'exposition. Ainsi, il n'y a aucune différence entre la vitesse de déplacement du film et la vitesse de déplacement de l'image du document.

Caméra statique (planetary camera)
Type d'appareil de prise de vues pour microfilm avec lequel le document à photographier et le film restent immobiles durant l'exposition. Le document est placé sur une surface plane durant le filmage. Connue aussi sous le nom « d'appareil de prises de vue à plat ».

Champ (field)
Zone couverte ou « vue »par le système optique d'une caméra.

Chargement en chambre noire (darkroom loading)
Exigence, aptitude ou action de placer du matériel photosensible dans une caméra, une cassette, etc. dans des conditions d'éclairage inactinique pour prévenir l'exposition non désirée du matériel photosensible.

Collure (splice)
Joint fait par cimentation, par collage ou par soudure (collure à chaud) de deux morceaux de film ou de papier ensemble de sorte que les deux pièces n'en fassent qu'une pour passer dans la caméra, la machine de traitement, la visionneuse ou tout autre appareil. Les pièces jointes par cimentation sont appelées collures par chevauchement parce qu'une pièce chevauche l'autre. La plupart des soudures sont appelées collures en bout parce que les deux pièces sont aboutées ensemble sans se chevaucher.

Collure à ultrason (ultrasonic splicing)
Voir « Collures ».

Conditions d'entreposage pour archives (archival storage conditions) Conditions favorables à la conservation des films photographiques ayant une valeur historique permanente. Les conditions d'entreposage pour archives prolongeront la durée utile des films d'archives et autres4.

Contraste (contrast)
Expression désignant la relation entre la luminosité forte ou faible d'une surface ou entre la densité réduite ou élevée d'une image photographique.

Contrôle chimique (chemistry control)
Opération qui consiste à rajouter des produits chimiques dans l'appareil de développement de microfilms, après avoir eu recours à des bandes de contrôle pour déterminer à quel moment on doit rajouter les produits.5

Contrôle de la qualité (quality control)
Techniques et procédés destinés à mesurer et à conserver la clarté de l'image photographique et la stabilité du support conformément aux niveaux de qualité prédéterminés et aux normes applicables.

Copie (duplicate)
Copie d'une microforme obtenue par tirage par contact ou par des moyens optiques.

Copie maîtresse (master film)
Microfilm servant au tirage de copies, telles que les copies intermédiaires ou de distribution.

Côté émulsionné ou Côté sensible (emulsion side)
Côté d'un film photographique, d'une plaque ou d'un papier sur lequel l'émulsion est couchée. Dans le cas d'un film argentique, il s'agit ordinairement du côté mat; le côté opposé se nomme côté support.

Couche photographique (emulsion layer)
Couche contenant les photoconducteurs ou les substances photosensibles qui forment les images dans un matériau photographique.

Glossaire




D

Densitomètre (densitometer)
Appareil servant à mesurer la densité optique d'une image ou d'un support photographique en mesurant la quantité d'énergie rayonnante incidente (lumière) réfléchie ou transmise.

Densité (density)
Caractéristiques d'absorption ou de réflexion de lumière d'une image photographique, d'un filtre, etc.

Densité optique en lumière diffuse (diffuse transmission density)
Mesure de densité qui simule le tirage par contact. Elle est obtenue lorsque l'énergie rayonnante incidente (lumière) est perpendiculaire au plan de l'échantillon et que la totalité de l'énergie rayonnante transmise est captée et évaluée. Cette méthode permet d'obtenir la même valeur de densité qu'une mesure de densité par projection, lorsque le film est constitué d'une manière non diffusante comme le film diazoïque. Voir aussi « Tirage par contact ».

Développer (to develop)
Se servir d'agents chimiques ou physiques (comme en électrophotographie) pour faire apparaître une image invisible, ou latente, grâce à l'explosion de la surface photosensible à un rayonnement.

Diffusion (diffusion)
Dispersion des rayons lumineux afin que la lumière qui tombe sur une surface ou qui passe par une fenêtre vienne de toutes les directions, contrairement au rayonnement de lumière d'une source ponctuelle. La diffusion peut être produite par réflexion sur une surface matte, par transmission à travers un verre givré ou opale, ou au moyen d'une barre d'intégration. Lorsque la diffusion est totale, une image nette de la source lumineuse ne peut être perçue.

Documents sources (Source Document)
Documents originaux qui ont servi à la photographie.

Durée de vie (life expectancy)
Période de temps pendant laquelle on prévoit que l'information peut être repérée dans un système si elle est conservée dans des conditions d'entreposage à long terme6.

Glossaire




E

échelle de densité (density scale)
Mesure de la gamme de densités d'une image photographique obtenue en soustrayant la densité minimale de la densité maximale.

échelle de réduction (reduction ratio)
Rapport (échelle) entre les dimensions du microfilm de prise de vue original ou matrice et les dimensions correspondantes des micro-images; par exemple, cette échelle est exprimée à 1:24.

émulsion (emulsion)
Couche d'une ou de plusieurs épaisseurs composée de matériaux photosensibles et appliquée en une mince épaisseur sur le support du film.

étalonner (to calibrate)
Déterminer le rapport entre les valeurs mesurées et les vraies valeurs d'un appareil. Voir aussi « Bande de film étalonnée / Gamme de plages de densité ».

Exemplaire principal (Archival Master)
Copie conservée par Bibliothèque et Archives Canada, qui est considérée comme le document qui ressemble le plus au document original ou qui respecte le plus la pensée du créateur de l'original. En matière de préservation, on accorde la priorité aux exemplaires principaux, tout comme aux documents originaux, et ils passent toujours avant les copies de conservation ou de consultation.

Exposition (exposure)

  1. Le fait d'exposer un matériau photosensible à une énergie rayonnante.
  2. Période pendant laquelle un matériau photosensible est exposé à l'effet d'une énergie rayonnante.
  3. Le produit de l'intensité de rayonnement et la période pendant laquelle il agit sur la surface photosensible.

Glossaire




F

Fausse résolution, voir Résolution, fausse -

Film de longue durée (long-term film)
Film photographique qui permet de conserver des documents pour une période minimale de 100 ans à condition qu'il ait été développé, inspecté et entreposé dans des conditions convenant aux archives, et à condition également que les images originales aient été de qualité adéquate7.

Film de durée moyenne (medium-term film)
Film photographique qui permet de conserver des documents pour une période minimale de 10 ans lorsqu'il est entreposé dans des conditions à moyen terme, et à condition également que les images originales aient été de qualité adéquate8.

Film à reproduction directe (direct duplicating film)
Film qui conservera la même polarité que la génération précédente ou que le document original; en d'autres mots, ton pour le ton, noir pour le noir, blanc pour le blanc, négatif pour le négatif ou positif pour le positif avec un traitement ordinaire. Voir aussi « Polarité ».

Film de qualité archives (archival film)
Film photographique qui convient à la conservation de documents ayant une valeur permanente, à condition que le microfilmage soit effectué correctement, que le film soit correctement traité et inspecté, et qu'il ait été entreposé dans des conditions archivistiques, et enfin, à condition que les images originales aient été de qualité adéquate. Voir aussi « Qualité archives»  et « Conditions d'entreposage pour archives ».

Format (format)
Voir « Positionnement des images » et « Orientation des images ».

Format simplex (simplex format)

  1. Méthode d'enregistrement des images selon laquelle une seule micro-image occupe toute la partie ou la majeure partie de la largeur utilisable du microfilm.
  2. Format sur microfilm utilisant la technique décrite au nº 1. Voir aussi « Positionnement des images ».

Format unitaire (unitized format)
Voir Unitaire, format -

Glossaire




G

Génération (generation)
Une des étales successives de reproduction photographique du microfilm original (microfilm de première génération). Les copies faites à partir de la première génération deviennent les copies de deuxième génération, etc.

Glossaire




H

Halogénure d'argent (silver halide)
Composé d'argent et d'un des éléments et d'un des éléments appelés halogènes suivants :  chlore, brome, iode et fluor.

Glossaire




I

Image latente (latent image)
Image invisible produite par l'action de l'énergie rayonnante sur une surface photosensible. Elle peut être rendue visible par le procédé de développement.

Image-témoin (target)
Tout document ou tableau contenant des éléments d'identification, des codes ou des mires.

Images-témoins techniques (technical target)
Aide au contrôle technique qui indique la réduction et la résolution du film. Voir aussi « Images-témoin ».

Image lisible à l'oeil nu (eye-legible image)
Image lisible sans appareil de grossissement.

Image-témoin de réflectance (reflectance target)
Image-témoin ayant une réflectance fixe connue.

Indexage par repères (blip encoding)
Voir « Marque de repérage ».

Glossaire




L

Latitude d'exposition (exposure latitude)
Changement permis dans l'exposition d'un appareil de prise de vues sans effet significatif sur la qualité de l'image. Le changement est en fonction de la définition de la qualité de l'image, de la portion utilisable de la courbe sensitométrique et l'échelle de luminance du sujet (contraste).

Glossaire




M

Marque de repérage (retrieval mark)
Ligne, pavé optique ou autre marque filmée à côté de la micro-image et qui sert au repérage automatique sur de l'équipement approprié. Marque optique sur un rouleau de microfilm utilisée pour compter automatiquement les images ou les cadres. Elle est habituellement de forme rectangulaire et dans la zone d'enregistrement au-dessus ou au-dessous de l'image ou les deux à la fois.

Microfilm de deuxième génération (second-generation microfilm)
Copie de microfilm faite à partir du film original. Ce microfilm est habituellement utilisé pour faire des copies de distribution ou de consultation.

Microfilm de prise de vue (camera microfilm)
Film de première génération; appelé fréquemment microfilm original.

Microfilm original (camera microfilm)
Film de première génération.

Microfilmage de documents-sources (source document microfilming)
Conversion de documents, habituellement des documents papier, en micro-images.

Mire de résolution (resolution test chart)
Diagramme comportant plusieurs éléments de résolution de grandeur décroissante. l'élément est composé d'une série de lignes horizontales et verticales de dimension et d'espacement précis. La mire ISO Nº 2 est généralement celle que l'on utilise en micrographie.

Mode horizontal (horizontal mode)
Mode d'enregistrement des images sur microfilm en rouleau selon lequel les lignes imprimées ou écrites sont parallèles à la longueur du film pour les inscriptions horizontales et perpendiculaires pour les inscriptions verticales.

Mode vertical (vertical mode)
Mode d'enregistrement des images sur microfilm en rouleau selon lequel les lignes imprimées ou écrites sont perpendiculaires au bord longitudinal du film pour les inscriptions horizontales et parallèles pour les inscriptions verticales.

Glossaire




N

Négatoscope (light box)
Appareil en forme de boîte contenant un matériau translucide de dispersion de la lumière, qui illumine de façon égale la zone de visionnement.

Glossaire




O

Orientation des images (image orientation) Positionnement des images par rapport aux bords du film. Voir aussi « Mode horizontal » et « Mode vertical ».

Glossaire




P

Placement des images (image arrangement)
Façon dont les images sont placées dans une microforme donnée. Voir aussi « Duo », « Duo-duplex », « Duplex  », «  Multiplex » et «  Simples  »9.

Polarité (polarity)
Changement ou maintien des rapports entre le sombre et le clair d'une image: par exemple, passer d'un négatif de première génération à un positif de deuxième génération indique un changement de polarité, tandis que passer d'un négatif de première génération à un négatif de deuxième génération indique le maintien de la polarité. Voir aussi « Film à reproduction directe ».

Positionnement des images (image arrangement)
Voir « Placement des images ».

Pouvoir séparateur (resolving power)
Expression numérique de l'aptitude d'un système photographique ou optique à distinguer ou à séparer deux éléments faiblement espacés. En micrographie, le pouvoir séparateur représente le produit du nombre d'éléments standards identifié dans l'image multiplié par la réduction et exprimé en paires de lignes par millimètre.

Première génération (first generation)
Voir «  Microfilm de prise de vue ».

Présentation bande dessinée (comic mode)
Voir « Mode horizontal ».

Présentation cinéma (cine mode)
Voir « Mode vertical ».

Prise de vues cinétique (rotary filming)
Méthode de microfilmage selon laquelle les mouvements du document et du microfilm sont synchronisés pendant l'exposition.

Glossaire




Q

Quality archives (archival quality)
Aptitude d'une épreuve ou d'un film exposé à conserver ses caractéristiques initiales et à résister à la détérioration.

Glossaire




R

Rebobiner, ou rembobiner (to rewind)
Action de transférer le film d'une bobine à l'autre.

Rebobineuse (rewind)
Appareil composé d'une manivelle engagée sur une tige et permettant de transférer le film d'une bobine à l'autre.

Réflectance (reflectance)
Rapport du flux lumineux réfléchi par une surface au flux lumineux incident sur la surface. Voir aussi « Réflectance spectrale  ».

Réflectance spectrale (spectral reflectance) Rapport du flux lumineux dans une intervalle de longueur d'ondes étroit réfléchi par une surface sur le flux lumineux incident sur la surface. Voir aussi « Réflectance ».

Réglage d'exposition (exposure setting)
Vitesse d'obturation ou niveau lumineux de la caméra utilisée pour contrôler la quantité de lumière ou d'énergie rayonnante reçue par la surface photosensible.

Résolution (resolution)
Aptitude d'un système photographique à capter les moindres détails. Voir aussi « Mire de résolution », « Pouvoir séparateur » et «  Résolution fausse ».

Résolution fausse - (spurious resolution)
Fausse indication du pouvoir séparateur qui peut être détectée en comptant le nombre de lignes dans une configuration qui semble être séparée. Voir aussi « Résolution » et « Pouvoir séparateur ».

Glossaire




S

Sous-couche antihalo (antihalation undercoat)
Couche séparée de colorant absorbant la lumière interposée entre l'émulsion et le support du film pour supprimer la diffraction ou la réflexion de la lumière. Cette couche devient transparente durant le développement.

Glossaire




T

Tirage par contact (contact printing)
Méthode de reproduction au cours de laquelle du matériel vierge est maintenu en contact avec le film portant l'image à reproduire. Voir aussi« Densité optique en lumière diffuse ».

Traitement (processing)
Ensemble d'opérations exécutées pour rendre les images latentes des surfaces sensibles exposées visibles, et ultérieurement utilisables; p. ex. le développement, le fixage, le lavage et le séchage.

Traitement humide (wet processing)
Traitement effectué au moyen de produits chimiques sous forme de liquide ou de vapeur. Voir aussi « Traitement ».

Transparence (bleed through)
Apparition indésirable d'information contenue au verso d'un document lorsque le recto est photographié.

Glossaire




U

Unitaire, format - de microfilm (unitized microfilm formats)
Les formats unitaires de microfilm contiennent une unité d'information, telle qu'un rapport, une spécification, un périodique, ou un ensemble de lettres qui se rapportent à un sujet particulier ou à une période précise. Les trois principaux formats unitaires de microfilm sont la microfiche, la carte à fenêtre et la jaquette de microfilm.

Glossaire




ANNEXE C  -  Formulaires

1.0  Rapport de microfilmage

2.0  Rapport d'inspection
2.1  Rapport d'inspection
2.2  Formulaire de rapport d'inspection
2.3  Verification du format Check

3.0  Les Certificats de Microfilm
3.1  Les Certificats de Microfilm - Début
3.2  Les Certificats de Microfilm - Fin
3.3  Les Certificats de Microfilm - Reprises

4.0  Mire d'évaluation de l'image (MT-2)

5.0  Microcopie, mire de résolution (ANSI and Mire ISO Nº2)

6.0  Registre de refilmage




NOTA

1. Les termes du glossaire (annexe B) sont en caractères gras lorsqu'ils apparaissent pour la première fois dans le texte.

2. l'image-témoin MT-2 est disponible chez Applied Images Inc., 1653 East Main Street, Rochester, New York, 14609, téléphone : (716) 482-0300

3. ANSI IT9.1-1989 Imaging Media (Film) B Silver-Gelatin Type B Specifications for Stability.

4. Définition de Bibliothèque et Archives Canada.

5. Seul le format simplex est défini dans ce document. Voir CAN 72-GP-100P Glossaire provisoire des termes de micrographie pour les définitions de « duo-duplex », « duplex »,et « multiplex ».

6. ANSI IT9.11-1991 Imaging Media - Processed Safety Photographic Film - Storage.

7. ANSI IT9.1-1989 Imaging Media (Film) B Silver-Gelatin Type - Specifications for Stability.

8. Ibid.

9. Seul le « format simplex » + est défini dans ce document. Voir CAN 72-GP-100P Glossaire provisoire des termes de microfilmage pour « duo », « duo-duplex », « duplex » et « multiplex ».