Le gouvernement

Centre de services régional du Manitoba (CSRM)

Glossaire

Acquisition : une acquisition est un groupe de dossiers qui n'ont pas été auparavant archivés au CSRM et qui sont transférés par les institutions ou organismes fédéraux admissibles pour entreposage et gestion par Bibliothèque et Archives Canada.

Dépositaire : une personne autorisée au sein d'un ministère qui aura la responsabilité de la garde et de l'intégrité des dossiers empruntés à BAC-CSRM; il s'agit habituellement d'un superviseur ou d'un gestionnaire de dossiers. Cette personne devient la principale personne-ressource si un document doit être localisé alors qu'il fait l'objet d'un emprunt. Voir section 4.

Ministère : l'institution ou l'organisme fédéral pour lequel travaille la personne, p. ex., Justice Canada ou l'Agence spatiale canadienne. Un ministère peut compter différentes sections ou divisions, par exemple, Ressources humaines, Finances et comptabilité, Gestion du matériel.

Avis de suivi : Un rappel généré par le système PERSFILE indiquant que le dossier personnel d'un employé a été emprunté par un ministère depuis 90, 120, 150 et 180 jours et qu'il doit être retourné au CSRM.

Dossiers à interclasser : documents qui doivent être insérés dans un dossier déjà sous la responsabilité du CSRM. Voir section 8.

ASDD (Autorisation spécifique de disposer de documents)

BAC (Bibliothèque et Archives Canada)
APDD (Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents) : une autorisation de disposer de documents accordée par le bibliothécaire et archiviste du Canada aux institutions fédérales sur une base pluriinstitutionnelle. Une APDD porte sur les dossiers gérés par l'ensemble des institutions fédérales ou par plusieurs d'entre elles, et permet aux institutions autorisées de disposer des dossiers, à certaines conditions.

CSRM (Centre de services régional du Manitoba) : le Centre de services régional de BAC où sont détenus tous les dossiers personnels des employés RE.

PERSFILE: un système informatisé qui contient un numéro de localisation unique pour chaque employé et dossier relié à un employé, sous la garde et le contrôle de Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Le système contient également, pour chaque employé et dossier ou fichier relié à un employé, le ou les prénoms ou initiales et le ou les noms de famille, certains acronymes institutionnels, et des renseignements personnels comme le ou les numéros d'identification, la date de naissance et l'année de rayage de l'effectif d'anciens employés civils et militaires du gouvernement fédéral, et parfois le ou les prénoms et noms de famille, le ou les numéros de téléphone au travail, des noms d'institutions et des numéros de demande attribués à des employés civils autorisés, anciens et actuels. Il est utilisé par des employés autorisés de BAC pour effectuer des recherches et identifier d'anciens employés civils et militaires du gouvernement fédéral ainsi que leurs dossiers personnels ou des dossiers reliés aux affaires du personnel et faire le suivi de ces dossiers à l'intérieur et à l'extérieur de BAC.

CIDP : (Code d'identification de dossier personnel) un code numérique attribué afin de relier un employé à son dossier personnel au sein de la fonction publique fédérale.

Dossier à reclasser : Un dossier acquis antérieurement et qui porte une étiquette de code à barres sur la couverture avant. Voir section 7.

Année RE (rayé de l'effectif) : l'année durant laquelle un employé cesse de travailler au sein d'un ministère fédéral particulier. Un employé peut avoir plusieurs années RE durant sa carrière.