Le gouvernement

Centre de services régional du Manitoba (CSRM)

Annexe C : Politique sur la présentation d'un motif précis pour demander des dossiers personnels des employés

Le CSRM ne peut transmettre à une institution fédérale le dossier d'un ancien employé qu'aux fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été obtenus ou compilés ou pour un usage compatible avec ces fins lorsque l'institution n'a pas obtenu l'autorisation écrite de la personne qui fait l'objet du dossier. Les fins et l'usage compatibles sont référencés dans Info Source : Source de renseignements sur les employés fédéraux.

Depuis novembre 2005, toutes les demandes de dossiers personnels des employés doivent être présentées par écrit. À la suite d'une plainte déposée auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, nous avons renforcé nos processus afin de nous assurer de nous conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à Info Source : Source de renseignements sur les employés fédéraux. Comme Bibliothèque et Archives Canada en est le dépositaire légal, nous nous réservons le droit de refuser une demande si nous ne sommes pas convaincus qu'elle est faite conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à Info Source : Source de renseignements sur les employés fédéraux.

Nous acceptons les demandes présentées par télécopieur au 204-983-4649 ou par courriel à supciv@bac-lac.gc.ca seulement. Les demandes téléphoniques ne sont acceptées pour aucun motif.

Les demandes peuvent être faites pour les motifs suivants :

• Fin administrative : « Utilisation de renseignements personnels dans un processus de prise de décisions ayant un impact direct sur la personne concernée ». administrative qui doit être appliquée au dossier. Référez-vous à Info Source : Source de renseignements sur les employés fédéraux pour connaître les mesures acceptables pour votre ministère. Le dossier fera l'objet d'un prêt temporaire et doit être retourné au CSRM dans un délai de 90 jours. Dans le cas des emprunts temporaires, les ministères ne sont pas autorisés à ajouter des documents au dossier ou à en retirer, puisque Bibliothèque et Archives Canada en est le dépositaire légal.
• Embauche de l'employé : L'employé a été embauché ou réembauché pour travailler au sein du ministère. Le dossier fera l'objet d'un emprunt permanent, puisque l'employé occupe maintenant un poste au sein du ministère. La responsabilité légale du dossier appartient maintenant au ministère demandeur.

Afin d'aider au suivi de ces dossiers, les renseignements suivants seront requis :

• Prénoms et noms de famille; CIDP et autres codes d'identification numériques; date de naissance; et nom du ou des ministères où la personne a travaillé.