Le gouvernement

Foire aux questions (FAQ) sur les courriels

Le message électronique (ou le courriel) est probablement le mode de communication le plus fréquemment utilisé au sein du gouvernement du Canada, en raison de la facilité et de la rapidité de la transmission et de la réception électronique d'information, en plus de sa rentabilité. La croissance de ce mode de communication soulève un bon nombre de questions sur le courriel et sur les responsabilités des utilisateurs à l'égard de la gestion des courriels. La FAQ suivante offre une orientation sur les questions les plus fréquemment posées:

Est-ce que le courriel est un document?

Oui. Un message électronique, y compris tout document électronique rattaché et toute métadonnée reliée, contenant de l'information créée, recueillie, reçue ou transmise durant le cours normal des opérations gouvernementales et envoyé à l'aide d'un système de messagerie électronique est un document, et doit être géré conformément à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, à la Politique sur la gestion de l'information gouvernementale (GIG) du Secrétariat du Conseil du Trésor et à la Politique du gouvernement du Canada sur la sécurité.

Quels documents constituent le « cours normal des opérations gouvernementales »?

Les documents relatifs au cours normal des opérations gouvernementales comprennent les documents liés aux activités, aux transactions et aux processus de prise de décision; les documents qui reflètent la position ou les activités d'une institution, qui initient, autorisent ou complètent une activité/transaction organisationnelle, qui documentent ou qui servent d'enregistrement d'une décision ou d'une intervention, qui contrôlent, soutiennent ou documentent une prestation de programme ou qui peuvent fournir une preuve sur ce qu'une personne ou une institution a fait.

Est-ce que le courriel que j'envoie à la maison et reçoit de la maison est un document?

Oui. Pourvu qu'il traite d'une activité de l'institution. Un document est considéré sous le contrôle d'une institution fédérale si cette institution est habilitée à accorder ou à refuser l'accès au dit document, à régir son utilisation et, selon l'approbation de l'archiviste national, à en disposer. À l'égard de la question de possession physique, un document conservé par une institution, que ce soit, entre autres, au niveau de l'administration centrale, d'une région ou d'un bureau satellite, au Canada comme à l'étranger, est présumé être sous son contrôle, sauf preuve du contraire. Un document conservé ailleurs au nom d'une institution est aussi sous le contrôle de cette dernière.

Quelles sont mes responsabilités à l'égard de la conservation des messages électroniques à titre de documents du gouvernement du Canada?

L'utilisateur doit classer les courriels traitant des activités du gouvernement du Canada dans le système ministériel de gestion des documents de l'institution. Le personnel chargé de la gestion de l'information/gestion des documents peut offrir des conseils sur la façon de procéder.

Nous ne possédons pas de système de gestion des documents électroniques. Que dois-je faire de mes courriels?

Si votre institution ne possède pas de système de gestion des documents électroniques, vous devriez envoyer vos courriels de façon électronique, ou les imprimer avant de les envoyer, au bureau de gestion des documents de votre institution pour insertion dans le système ministériel des documents sous format imprimé. Si vous possédez un volume important de messages électroniques, vous devriez communiquer avec le personnel chargé de la gestion de l'information/gestion des documents pour discuter des approches de gestion de la situation.

De temps à autre, je reçois et je crée des messages électroniques de nature personnelle. Que dois-je en faire?

Les messages électroniques dont le contenu est de nature personnelle ne constituent pas des documents du gouvernement du Canada, par exemple, les messages électroniques discutant de l'organisation d'un dîner, des renseignements personnels de l'employé, des annonces ou de publicité non sollicitée. Ce genre de messages doivent être effacés après avoir servi le but pour lequel ils ont été rédigés. Cependant, vous ne devriez pas effacer un courriel ou un document suite à la réception d'une demande d'Accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) liée à l'objet du document ou du courriel.

Je possède des exemplaires de documents qui ont déjà été envoyés au bureau des documents. Est-ce que je peux les effacer?

Oui. Les duplicatas de messages électroniques ou papier qui ont été conservés à des fins de commodité ou de référence sont normalement considérés comme des documents de nature éphémère et ils doivent être effacés après avoir servi le but pour lequel ils ont été rédigés. Les utilisateurs doivent s'enquérir auprès du personnel chargé de la gestion de l'information/gestion des documents de leurs institutions affin de s'assurer que le document sera considéré comme étant le document officiel de l'institution et de consulter l'Autorisation de disposer des documents éphémères établit par Bibliothèque et Archives Canada : www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/disposition/007007-1016-f.html

Que dois-je faire en cas de doute sur la condition de document officiel d'un courriel?

En cas de doute sur la valeur d'un message électronique à titre de document officiel, l'utilisateur doit communiquer avec le personnel de l'institution chargé de la gestion de l'information/gestion des documents pour obtenir des conseils. N'oubliez pas qu'il est préférable de conserver ce genre de message que de le détruire et peut-être perdre des renseignements précieux et/ou de faire face aux sanctions liées à la destruction non autorisée d'un document.

Quelle est la responsabilité de l'institution à l'égard de la conservation des messages électroniques?

Les institutions doivent conserver les messages électroniques traitant du cours normal des activités gouvernementales à titre de documents du gouvernement du Canada, conformément aux obligations légales et politiques et aux exigences opérationnelles. Avant de disposer d'un fonds d'information documentaire, y compris un message électronique, une institution doit obtenir une Autorisation de disposer de documents approuvée par le Bibliothècaire et Archiviste du Canada. Pour obtenir des renseignements sur l'application des autorisations existantes de disposer de documents, l'utilisateur doit communiquer avec le personnel chargé de la gestion de l'information/gestion des documents de son institution.

Qu'est-ce qu'une Autorisation de disposer de documents?

Une Autorisation de disposer de documents est le document en vertu duquel l'archiviste national demande le transfert de documents réputés archivistiques ou historiques et en vertu duquel il accorde son consentement de détruire d'autres documents ou d'en transférer hors du contrôle du gouvernement de Canada. Pour les documents du genre administratif traitant de sujets comme les finances, les ressources humaines, l'immobilier et d'autres sujets communs à la plupart des institutions fédérales, il existe une série connue sous l'expression Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents. www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/disposition/007007-1008-f.html

Qui dois-je contacter pour obtenir des renseignements supplémentaires sur les courriels?

Le personnel chargé de la gestion de l'information/gestion des documents de son institution vous offrira des conseils et une aide supplémentaires. Pour obtenir d'autres renseignements, veuillez consulter le Guide sur la gestion des messages électroniques au sein de l'administration fédérale. Pour obtenir des renseignements sur la gestion de l'information et les produits connexes de Bibliothèque et Archives Canada, veuillez consulter notre site Web à l'adresse suivante : www.collectionscanada.gc.ca, nous envoyer un courriel à l'adresse suivante : centre.liaison.centre@bac-lac.gc.ca ou nous téléphoner au numéro 819-934-7519.