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Le gouvernement

Processus à suivre par les chercheurs des ministères afin de consulter des documents textuels assujettis aux Lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels

Introduction :

Afin d'être reconnu comme chercheur d'un ministère on doit obtenir une lettre (écrite sur du papier à en-tête officiel du ministère)d'un gestionnaire de niveau directeur du ministère. Cette lettre doit inclure les détails suivants :

1) le nom du chercheur proposé;

2) le statut de l'employé (c.-à.-d. indéterminé, déterminé ou sous contrat);

3) la cote de sécurité de l'employé (vérification approfondie de la fiabilité, secret ou très secret);

4) le but de la recherche (ou indiquer que les documents sont nécessaires pour répondre aux besoins opérationnels);

5) les dossiers que le chercheur a le permission de consulter (tous les dossiers ministériels auxquels sa cote de sécurité lui donne accès ou les dossiers spécifiquement indiqués par groupes d'archives, numéro de volume et numéro de dossier);

6) la permission ou l'interdiction de commander des photocopies;

7) la date d'écheance de l'autorisation (maximum d'un an ou jusqu'à la fin de la pèriode d'emploi dèterminé ou du contrat). Si l'autorisation d'accès du chercheur aux mêmes documents est prolongée, prière de l'indiquer clairement;

8) le numéro de téléphone du chercheur. S'il est déjà inscrit aux Bibliothèque et Archives Canada, prière de fournir aussi son numéro de carte d'usager de recherche;

9) le numéro de téléphone et l'adresse professionnelle du gestionnaire qui signe la lettre d'autorisation.

Nota : on ne peut demander l'accès qu'aux documents de son ministère. Lorsqu'il est nécessaire de consulter des dossiers d'un autre ministère, une permission de ce ministère doit être obtenue. (Par exemple, si un employé du ministère des Affaires indiennes et du Nord Canada a besoin de voir des dossiers de Parcs Canada, la permission doit être obtenue d'un gestionnaire de niveau du directeur de Parcs Canada.)

Un exemple d'une telle lettre se trouve à la fin de ce document.

Processus de consultation :

1. Le chercheur envoie, par la poste ou par télécopieur un seul exemplaire de sa demande de documents avec les références archivistiques complètes, ainsi que la lettre d'autorisation appropriée du ministère, Bibliothèques et Archives Canada (BAC), 395, rue Wellington, Ottawa (Ontario), K1A 0N4, numéro de télécopieur : 613-995-6274. On exige un préavis minimum de 5 jours ouvrables.

Les chercheurs doivent indiquer clairement sur leur demande toute date d'échéance pourrait affecter le traitement de leur demande. Les chercheurs seront informés lorsque les documents voulus auront été commandés.

2. BAC examine la demande et détermine la mesure à prendre d'après les renseignements fournis.

3. Si la lettre d'autorisation contient des renseignements insuffisants, les Bibliothèque et archives Canada communiqueront avec le checheur au besoin.

Nota : Les contenants ne peuvent être gardés au nom du chercheur que pour une période de 30 jours, après quoi ils seront retournés au lieu d'entrepossage.

Comment obtenir les reproductions

Tarifs :

Photocopies
Service régulier Service rapide
0,40 $ / page 0,80 $ / page
*0,30 $ / page pour étudiants et personnes agées (65 ans et plus) *0,60 $ / page pour étudiants et personnes agées (65 ans et plus)
*Pièces d'identités requises :
étudiants: carte photo d'étudiant à temps plein valide d'une institution reconnue.
personnes agées (65 ans et plus): pièce d'identité attestant l'âge (p. ex.: permis de conduire, certificat de naissance, carte d'assurance-maladie, passeport).
La pièce d'identité doit être présentée en personne ou une photocopie doit nous être envoyée avec la demande écrite.
La TPS et la TVP applicable seront ajoutées au montant total. Les commandes expédiées à l'extérieur du Canada sont exemptes de taxe.

Modalités de paiement:
Les commandes doivent être payées à l'avance!


Cartes de crédit :
Pour un paiement d'avance par VISA, MasterCard ou American Express, prière d' indiquer le numéro de votre carte de crédit et sa date d'échéance. Le montant exact de la commande sera porté à la carte de crédit une fois les photocopies produites.

Réglements interministérielles :
Pour un paiement par réglements interministérielles l'usager doit fournir le numéro de département du ministère en question ainsi que le numéro de l'organisation et numéro de référence. Bon de commande général : Un bon de commande général dûment rempli sera accepté.


Services postaux et manutention
Catégorie Courrier régulier Canada Par avion
É.-U.
Par avion International
Lettres 0 - 500 g 0,96 $ - 2,10 $ 1,40 $ - 4,60 $ 3 $ - 10 $
Colis 0 - 5 kg 2,66 $ - 28,82 $ 4,25 $ - 25,25 $ 4 $ - 122,60 $
Colis > 5 - 30 kg 4,14 $ - 141,09 $ 25,25 $ - 102,75 $ 36,15 $ - 492,80 $
Le tarif dépend du poids et de la destination de l'article. Les prix sont assujettis aux modifications annuelles des frais postaux.
Frais de manutention 0,35 $

Normes de services

Service régulier : Le délai de traitement est de 30 jours après réception de la demande. Chaque client est limité à 250 photocopies par mois. Les facteurs suivant peuvent affecter le delai de traitement :

  • la quantité de reproduction demandés
  • la nécessité d'effectuer des recherches complémentaires
  • la charge de travail

Service rapide : Les demandes seront traitées sur une base urgente seulement si les conditions suivantes sont respectées :

  • le numéro de référence archivistiques complète est indiquée
  • il n'y a pas de restrictions d'accès ou une lettre de permission est incluse avec la demande dans le cas de documents restreints
  • les documents demandés sont disponibles
  • la demande porte la mention "service rapide"
  • l'usager accepte de payer les frais additionnels de 100%
  • le paiement anticipé est effectué d'une des façons suivantes : comptant, avec une carte bancaire (Interac), avec une carte de crédit (VISA, MasterCard ou American Express) ou à partir d'un compte de dépôt déjà établi.

Veuillez noter que les demandes écrites ne peuvent pas être traitées dans un délai de moins de 5 jours ouvrables à cause des facteurs suivants : enregistrement des demandes; délai de 24 heures pour la livraison des documents entreposés à l'extérieur de l'édifice central; identification des documents par le personnel; manipulation avec soin des documents d'archives.

Les délais de traitement s'appliquent à partir du moment où la demande est reçue dans nos services.

Nombre de copies

Délai de traitement

 

 

demandes en personne

demandes écrites

 

 

Maximum de 100 copies à tous les 24 heures

5 jours ouvrables

 

 

500 - 999

5 jours ouvrables

7 jours ouvrables

1000 - 1999

10 jours ouvrables

2000 - 2999

15 jours ouvrables

3000 - 3999

20 jours ouvrables

4000 - 4999

25 jours ouvrables

5000 - 6000

30 jours ouvrables


Pour toute question sur la facturation, prière de communiquer avec la sous-section de reproduction des documents textuels au 1-866-578-7777, poste 4, ou au 613-995-7778.

Les prix et estimations de temps peuvent changer. Afin de vérifier l'état d'une commande de photocopies, prière de composer le 613-995-7778.

Renseignements additionnels concernant la consultation des documents :

Pour toute question relative à l'état de la commande, aux dispositions à prendre pour obtenir un casier, prière de téléphoner au bureau de la consultation (613-995-3991). À noter que ceci est un système de messagerie vocale; les chercheurs doivent indiquer si leur question est urgente et si elle requiert une attention immédiate.

Pour les questions concernant la lettre d'autorisation, prière de communiquer avec la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels par téléphone au 613-996-5115 ou par courriel : atipd@bac-lac.gc.ca

Example d'une lettre :

Veuillez imprimer sur du papier à en-tête officiel du ministère


Le directeur de la Division de l'AIPRP
Bibliothèque et Archives Canada
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario)
K1A 0N4

À l'attention du directeur de la Division de l'AIPRP

Objet : Accès d'un chercheur aux documents d'archives de/du ___________________

Mme / M.____________________ , _____no de la carte d'usager , travaille chez nous à titre d'employé(e) (indéterminé, déterminé ou sous contrat). Il / Elle peut être joint(e) au _______adresse___________, numéro de téléphone : 613-   . Il /elle a une cote de sécurité au niveau de (fiabilité approfondie / secret / très secret). Pour remplir ses fonctions, __________________doit accéder (à toutes les archives / aux archives suivantes) de notre institution jusqu'au _____________ (date - maximum d'un an ou durée dustatut déterminé/contrat). Il / elle (est / n'est pas) autorisé(e) à commander des photocopies.

Si vous avez des questions concernant les renseignements fournis ci-dessus, veuillez me communiquer avec moi au ________________.

Je vous prie d'agréer mes salutations distinguées.

Le directeur / La directrice de / du _______________________Adresse professionnelle

Numéro de téléphone :