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Le gouvernement

Lignes directrices pour le transfert de documents aux Centres de services régionaux

Tables des matières

Présentation des Centres de services régionaux
Normes de service
Emplacements et zones de service des Centres de services régionaux (de l'est à l'ouest)
Fonctions d'un centre de services régional
Critères d'entrée pour l'entreposage des documents Mise à jour! le 6 novembre 2009
Enregistrement des documents
Emballage des documents à transférer à un centre de services régional
Étiquetage des contenants
Documents du personnel
Entreposage des documents essentiels
Services des bibliothèques de documents électroniques
Documents archivistiques ou historiques  -  Transferts directs
Livraison des documents
Référence et consultation
Marche à suivre pour demander des documents
Documents archivistiques ou historiques
Documents électroniques
Interclassement et reclassement
Disposition des documents
Disposer des documents classifiés ou protégés (disposer de documents non enregistrés)
Glossaire

Version complète à imprimer [PDF 276 Ko]

Formulaires

Rapport de prévision d'acquisition [RTF 2 579 Ko]
Demande et autorisation d'accès à des documents archivistiques [RTF 77 Ko]
Formulaire de demande de documents électroniques [RTF 417 Ko]
Centre fédéral de documents  -  Contrôle et demande [RTF 295 Ko]
Demande d'élimination des documents non enregistrés [PDF 51 Ko]

Formats téléchargeables


Présentation des Centres de services régionaux

Les Centres de services régionaux de Bibliothèque et Archives Canada, anciennement connus sous le nom des Centres fédéraux des documents, constituent un réseau national de centres de services établis d'un bout à l'autre du pays. Ces centres gèrent des documents quel que soit le support pour le compte de plus de 90 ministères et organismes du gouvernement fédéral et sont situés à Halifax, Québec, Ottawa, Toronto, Winnipeg et Vancouver. Ils prennent en charge leurs documents possédant encore une valeur lorsqu'il ne devient plus rentable pour ces ministères et organismes de les garder dans leurs locaux. Les centres disposent de divers moyens économiques pour entreposer et protéger ces documents, pour les repérer au besoin à des fins de consultation ou de recherche, et pour détruire de manière sûre et en temps opportun les autres documents lorsqu'ils seront devenus inutiles. Les centres conservent en outre des copies de sécurité des documents électroniques qui pourraient s'avérer essentiels aux opérations de l'administration fédérale et à la protection des droits en cas d'urgence ou de catastrophe. Enfin, le centre à Ottawa a la gestion des documents des anciens militaires, alors que le centre à Winnipeg a la gestion des documents des anciens fonctionnaires fédéraux.

Ce guide de l'utilisateur décrit les modalités de transfert de tous les types de supports d'information aux Centres de services régionaux.

Pour de plus amples renseignements sur les services offerts au public, en ce qui a trait à la consultation de documents, veuillez vous référer à la section des documents du gouvernement accessibles à l'extérieur d'Ottawa.

Normes de service

Les Centres de services régionaux de gestion de l'information s'engagent à respecter les normes établies pour les services d'acquisition, de référence et de disposition des documents décrits ci-dessous, 95 pour 100 du temps.

Services Description Norme de service Frais Activités
ACQUISITION ORDINAIRE Une acquisition est un groupe de documents, qui satisfait les critères d'entrée de BAC, approuvé pour le transfert des documents d'une institution du gouvernement admissible au centre de service régional (CSR) approprié à l'entreposage et à la gestion. La documentation concernant les acquisitions doit être expédiée au dépositaire du ministère approuvé dans un délai maximum de 10 jours ouvrables suivant la réception de l'acquisition. S/O Les documents d'acquisition qui satisfont aux critères d'entrée :
  • recevoir et placer les contenants sur les rayonnages
  • enregistrer l'annonce et tous autres renseignements documentaires du versement dans la base de données équitable du CSR dans un format cohérent
  • préparer, vérifier, approuver et distribuer toutes autres formalités administratives connexes pour BAC et le client
RÉFÉRENCE ORDINAIRE une référence est une demande, un reclassement ou un interclassement. L'activité normale est considérée comme moins d'une (1) activité de référence par contenant dans un exercice financier, répertorié dans le réseau de centres de services régionaux. Une demande de documents reçue avant 12 h, peu importe le support, sera prête à être ramassée à la fin de la journée ouvrable suivante.
(NOTA : sous réserve des restrictions de la quantité, veuillez communiquer avec le CSR approprié). Les supports électroniques, lorsque les rappels ont été préalablement organisés avec le ministère, le ramassage est prêt à une date et une heure prédéterminées.
S/O
  • demande - le document ou les documents sont retirés du contenant et préparés pour l'envoi ou le ramassage selon les directives du client
  • reclassement - le document ou les documents sont retournés et reclassés à son lieu d'origine ou selon les directives du client
  • interclassement - le document ou les documents reçus qui satisfont les critères d'entrée seront interclassés; si le temps l'admet et selon l'espace dans le contenant. Celui-ci sera retourné, si l'espace est restreint dans le contenant.
DISPOSITION ORDINAIRE Le processus de disposition permet la destruction physique, la préservation archivistique ou le retour des documents. Dès la réception d'un « consentement de disposition » approuvé, le CSR codera tous les contenants dans les 10 jours ouvrables. S/O
  • déterminer les documents remplissant les conditions requises pour la disposition
  • déterminer si la disposition est autorisée
  • cocher les contenants pour la disposition
  • actualiser les bases de données pertinentes
  • disposition appropriée, comme indiqué par le ministère :
    • retourner au ministère (transport à leurs frais)
    • sécuriser le déchiquetage
    • transférer à la préservation archivistique
ACQUISITION À RECOUVREMENT DES COÛTS Une acquisition à recouvrement des coûts est un groupe de documents, qui ne satisfait pas les critères d'entrée de BAC, approuvé pour le transfert des documents d'une institution du gouvernement admissible au centre de service régional (CSR) approprié à l'entreposage et à la gestion. La documentation des acquisitions doit être envoyée au dépositaire du ministère approprié selon les modalités du protocole d'entente (PE) entre BAC et le ministère du gouvernement approprié. Le montant facturé à un ministère du gouvernement du Canada selon le protocole d'entente et/ou le barème de recouvrement des coûts de BAC pour les frais encourus durant l'exercice en cours. Les documents d'acquisition qui ne satisfont pas aux critères d'entrée et sont compris dans une APDD approuvée :
  • recevoir et placer les contenants sur les rayonnages
  • enregistrer l'annonce et tous autres renseignements documentaires du versement dans la base de données équitable du CSR dans un format cohérent
  • préparer, vérifier, approuver et distribuer toutes autres formalités administratives connexes pour BAC et le client
RÉFÉRENCE À RECOUVREMENT DES COÛTS Une référence à recouvrement des coûts est une demande, un reclassement ou un interclassement de tous documents qui ne satisfont pas aux critères d'entrée de BAC. Les taux de référence sont plus élevés que l'activité de référence ordinaire dans un centre de services régional. Une demande de référence à recouvrement des coûts sera administrée selon les normes de service du CSR pour une référence ordinaire ou sera traitée selon les modalités du protocole d'entente approuvé. Le montant facturé à un ministère du gouvernement du Canada selon le protocole d'entente et/ou le barème de recouvrement des coûts de BAC pour les frais encourus durant l'exercice en cours.
  • demande - le document ou les documents sont retirés du contenant et préparé pour l'envoi ou le ramassage selon les directives du client
  • reclassement - le document ou les documents sont retournés et reclassés à son lieu d'origine ou selon les directives du client
  • interclassement - le document ou les documents reçus qui satisfont les critères d'entrée seront interclassés selon les modalités du protocole d'entente
DISPOSITION À RECOUVREMENT DES COÛTS ** Le processus de disposition permet la destruction physique, la préservation archivistique ou le retour des documents qui ne satisfont pas aux critères d'entrée de BAC. Le processus de disposition sera complété soit selon la disposition ordinaire des normes de service (ci-dessous) ou selon les modalités entre BAC et le ministère du gouvernement approprié. Le montant facturé à un ministère du gouvernement du Canada selon le protocole d'entente et/ou le barème de recouvrement des coûts de BAC pour les frais encourus durant l'exercice en cours.
  • déterminer les documents remplissant les conditions requises pour la disposition
  • établir si la disposition est autorisée
  • coter les contenants pour la disposition
  • vérifier les boîtes retirées des rayonnages
  • actualiser les bases de données pertinentes
  • disposition appropriée, comme indiqué par le ministère :
    • retourner au ministère (transport à leurs frais)
    • sécuriser le déchiquetage
    • transférer sous la garde archivistique
RETRAIT PERMANENT Le retrait des documents d'un centre de services régional par un ministère du gouvernement du Canada qui ne satisfait pas aux critères d'entrée de BAC ou a décidé de retirer tous leurs documents avant la fin du délai conservation. À être négocié selon les modalités du protocole d'entente. Le montant facturé à un ministère du gouvernement du Canada selon le protocole d'entente et/ou le barème de recouvrement des coûts de BAC pour les frais encourus durant l'exercice en cours.
  • retirer les contenants du rayonnage avant la fin du délai de conservation
  • préparer les contenants pour le transport vers un lieu déterminé par le client et aux frais du client
  • préparer, vérifier, approuver et distribuer toutes autres formalités administratives connexes pour BAC et le client
  • actualiser les bases de données pertinentes

** Nota : Une action complémentaire et des ressources supplémentaires peuvent être nécessaires et seront négociées au moyen du protocole d'entente préalable à la disposition de recouvrement des coûts qui peuvent inclure, sans s'y limiter :

  • remettre en boîte (CR-03)
  • créer les listes (CR-03)
  • retirer et remettre dans les boîtes sur le rayonnage (CR-03)
  • ségrégation (CR-04)
  • supervision (AS-01)
  • rapports de progrès (AS-01)

Emplacements et zones de service des Centres de services régionaux

Pour vous renseigner sur les services offerts par un centre en particulier, veuillez déterminer quel centre sert votre région, puis utilisez l'information ci-dessous pour communiquer avec la personne responsable.

Pour de plus amples renseignements des services offerts au public, en ce qui a trait à la consultation de documents, veuillez vous référer à la section des documents du gouvernement accessibles à l'extérieur d'Ottawa.

Région de l'Atlantique, Halifax
Sert les bureaux gouvernementaux de la Nouvelle-Écosse, du Nouveau-Brunswick, de l'Île-du-Prince-Édouard et de Terre-Neuve-et-Labrador.

Région du Québec, Québec
Sert les bureaux gouvernementaux du centre et de l'est du Québec.

Région de la capitale nationale, Ottawa
Sert les bureaux gouvernementaux de la région de la capitale nationale, y compris Gatineau et les zones du Québec situées à moins d'une cinquantaine de kilomètres de cette ville, et la zone de l'Ontario située au nord d'une ligne allant de Belleville à Gravenhurst et à l'est d'une ligne allant de Thunder Bay à Fort Severn.

Région de l'Ontario, Toronto
Sert les bureaux gouvernementaux de la région du Grand Toronto et de la zone de l'Ontario située au sud et au sud-ouest d'une ligne allant de Belleville à Gravenhurst, y compris ces villes.

Région du Manitoba, Winnipeg
Sert les bureaux gouvernementaux de l'Alberta, de la Saskatchewan, des Territoires du Nord-Ouest, du Nunavut, du Manitoba et de la zone de l'Ontario située à l'ouest d'une ligne allant de Thunder Bay à Fort Severn, y compris ces villes.

Région du Pacifique, Vancouver
Sert les bureaux gouvernementaux de la Colombie-Britannique et du Yukon.

Fonctions d'un centre de services régional

Tous les centres de services régionaux assument les fonctions suivantes :

  1. Ils traitent les documents qui leur sont confiés par les institutions fédérales autorisées situées dans leur zone de service.
  2. Ils conservent les documents traités avec un souci d'économie et d'efficacité
  3. Ils préparent des rapports d'acquisition à l'intention du client.
  4. Ils permettent certaines recherches dans les documents qui leur sont confiés et offrent un service de référence. Ces deux services sont fournis dans la limite des restrictions de consultation imposées par l'institution cliente.
  5. Après avoir obtenu l'approbation de l'institution cliente, ils disposent des documents en conformité avec les autorisations de disposer de documents.
  6. Ils aident et conseillent les institutions fédérales de trois façons :
    • ils les conseillent sur la façon de décrire les documents, de les classer, de les transférer et d'en disposer;
    • ils encouragent l'utilisation des installations et des centres de services régionaux; et
    • ils diffusent de la documentation qui permet aux clients d'utiliser plus efficacement les centres de services régionaux.
  7. Ils entreposent les supports de données électroniques de façon économique et sûre.

    Note : Les règlements gouvernementaux en matière de sécurité recommandent de conserver les copies de sécurité des documents électroniques dans des entrepôts externes.
  8. Ils conservent les documents essentiels des institutions fédérales autorisées et offrent des services consultatifs pour faciliter la préparation des documents destinés à un centre de services régional.

Critères d'entrée pour l'entreposage des documents - Mise à jour! le 6 novembre 2009

Avant que les documents soient acceptés pour l'entreposage dans un Centre de services régional (CSR) de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), ils doivent impérativement remplir tous les critères suivants :

1. Les documents doivent être à la charge et sous l'autorité d'une législature ou d'un pouvoir judiciaire du gouvernement fédéral, ou d'une institution ou d'un organisme assujetti à la Loi sur l'accès à l'information et/ou la Loi sur la protection des renseignements personnels (et ainsi assujetti à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada). [NOTE : Les exceptions doivent être approuvées par la Division des centres de services régionaux de BAC];

ET

2. Les documents doivent être inactifs :

LES DOCUMENTS DE VALEUR ARCHIVISTIQUE, qu'ils soient visés par une autorisation spécifique de disposer des documents (ASDD) ou une autorisation pluri-institutionnelles de disposer des documents (APDD) :
  -- fermés pendant au moins 2 ans; et
  -- au moins deux ans à partir de la date de la dernière mesure administrative;
LES DOCUMENTS QUI N'ONT PAS DE VALEUR ARCHIVISTIQUE, qu'ils soient visés par une ASDD ou une APDD :
  -- fermés pendant au moins 2 ans; et
  -- au moins deux ans à partir de la date de la dernière mesure administrative; et
  -- le délai de conservation restant est de deux ans ou plus;

ET

3. Les documents doivent être visés par une ASDD ou une APDD valide (c.-à-d. ni révoquée ni périmée). [NOTE : Si l'agent d'acquisition ne peut pas déterminer si les documents en question sont visés par une autorisation de disposer des documents (ADD) valide, il est nécessaire d'envoyer un courriel à l'archiviste responsable de cette institution afin de lui demander des précisions et/ou une confirmation concernant la couverture et la valeur archivistique ou non archivistique des dits documents];

ET

4. Les documents archivistiques et non archivistiques doivent : (a) être identifiés et avoir des délais de conservation « raisonnables » spécifiés dans le système de classification des documents ou le calendrier de conservation de l'institution (approuvé par le cadre supérieur de l'institution responsable de la gestion des documents) devant être mis à la disposition de tous les CSR par l'intermédiaire du coordonnateur de l'élimination; et/ou (b) être identifiés, avec des délais de conservation assignés dans une ADD ou un addenda valide (c.-à-d. ni révoqué ni périmé).

[NOTES : (1) Pour les mêmes documents, les délais de conservation dans un système de classification des documents ou un calendrier de conservation actuel prévalent sur ceux d'une ASDD moins courante. Pour les mêmes documents, les délais de conservation identifiés dans une ASDD ou un addenda valide prévalent sur ceux d'une APDD valide même si l'APDD est plus récente; et 
(2) Les documents auxquels un moratoire a appliqué seront acceptés pour l'entreposage à condition que : (a) les documents répondent à tous les autres critères d'entrée pour l'entreposage des CSR; (b) le moratoire permet d'identifier et de décrire clairement les documents auxquels il s'applique (c.-à-d. un moratoire précis); et que (c) le client produise une promesse écrite de fournir des mises à jours trimestrielles régulières aux CSR sur l'état du moratoire];

ET

5. Les documents de valeur archivistique doivent être séparés et placés dans un contenant séparé de ceux (documents) qui n'ont pas de valeur archivistique;

ET

6. Les documents doivent être en bonne condition (par exemple : exemptés de moisissure, de dégâts causés par l'eau, d'insectes, de produits chimiques, de déchets dangereux, etc.). Vous êtes tenus d'aviser l'agent d'acquisition à l'avance de tout problème concernant l'état et la condition des documents. Si des documents endommagés ont une valeur archivistique selon une ADD valide, l'agent d'acquisition consultera l'archiviste approprié;

ET

7. Les acquisitions doivent être bien organisées de manière à en faciliter les recherches par exemple : classer les documents en ordre alphabétique ou numérique dans chaque contenant. Il en de même pour la disposition par exemple : organiser les contenants selon l'année ou le mois de disposition;

ET

8. Les acquisitions doivent être accompagnées d'un répertoire électronique détaillé qui contient les informations suivantes pour tous les renseignements compris à cet égard: le numéro du contenant; le nom (titre) et le numéro du document; le numéro du volume; les dates d'ouverture et de fermeture; le numéro de l’ADD; le délais de conservation et la date d’élimination. Si ce n'est pas pratique pour votre ministère de fournir cette information pour les documents non-archivistiques, s'il vous plaît communiquer avec le Gestionnaire principal (sm-regions-gp@bac-lac.gc.ca) des opérations régionales pour discuter de l'information qui sera requise.

ET

9. Tous les documents faisant partie d’acquisitions déjà entreposées dans l’un ou l’autre des centres de services régionaux à travers le Canada et provenant d’une même direction au sein d’un ministère ou d’une agence doivent avoir fait l’objet d’une approbation permettant leur disposition dès que leurs périodes de conservation seront expirées;

ET

10. Seuls les contenants approuvés sont acceptables dans le cadre du transfert de documents.

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