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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Vue d'ensemble

Les présentes Lignes directrices offrent à toutes les institutions visées par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada des conseils relatifs à l'établissement de délais minimaux de conservation pour les documents qui soutiennent les cinq fonctions administratives communes de l'administration fédérale : administration générale, gestion immobilière, gestion du matériel, contrôleur et gestion des ressources humaines. Les présentes Lignes directrices remplacent les Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs qui ont été publiées par Bibliothèque et Archives en juin 2000, ainsi que les Plans généraux d'élimination des documents du gouvernement du Canada (PGÉD), quatrième édition, 1986, PAC 86/001.

Le guide est divisé en trois parties qui présentent à l'utilisateur diverses méthodes, selon le mode préféré d'accession aux lignes directrices. La section 1 a été organisée par fonctions et sous-fonctions, plutôt que par sujets, et ses modalités fonctionnelles sont fondées sur les Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD) de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) concernant les documents administratifs communs. La section 2 est présentée selon l'ordre alphabétique des groupes de sujets/activités d'un sujet, et ce, pour chaque fonction. La section 3 offre à l'utilisateur un index rehaussé qui fait le lien entre les sous-fonctions organisées par ordre alphabétique, les activités et les sujets et les lignes directrices concernant la conservation des sections 1 et 2.

Les présentes Lignes directrices s'appliquent aux documents conservés par les institutions visées par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada lorsque les documents collectés, créés ou reçus par ces institutions témoignent de fonctions administratives internes. Les Lignes directrices, par contre, ne s'appliquent pas aux documents collectés, créés ou reçus par une institution lorsqu'ils témoignent d'une fonction administrative exercée par cette institution pour l'ensemble de l'administration fédérale, aux documents des Bureaux de premier intérêt (BPI) qui gèrent l'administration du gouvernement du Canada, ou aux documents des Bureaux d'intérêt secondaire (BIS) intéressés ou concernés par le rendement, la gestion ou l'administration d'une fonction, d'un programme ou d'un service au nom de l'administration fédérale.

Chaque institution visée par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada doit obtenir du bibliothécaire et archiviste du Canada le consentement officiel de disposer des documents administratifs communs du gouvernement du Canada, tel qu'il est précisé dans les Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD).

Les cinq APDD pour les documents administratifs communs confèrent aux institutions fédérales l'autorisation et le consentement du bibliothécaire et archiviste du Canada de disposer de leurs documents administratifs communs. L'ensemble des Lignes directrices concernant la conservation oriente les institutions fédérales sur les délais de conservation de leurs documents administratifs communs et les APDD leur accordent l'autorisation de disposer des documents en question à la fin de leur délai de conservation.

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