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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Introduction

But et contenu des Lignes directrices

Cette publication vise à présenter aux institutions des délais de conservation pour leurs documents administratifs communs; ces délais sont fondés sur les pratiques exemplaires des trente dernières années. En plus, elle renferme la politique du Conseil du Trésor en ce qui concerne la conservation et la destruction des documents qui contiennent des renseignements personnels; cependant, aucun élément des présentes Lignes directrices ne doit être interprété comme une autorisation ou une exigence en matière de disposer des documents. Pour obtenir une orientation relative à disposer des documents administratifs communs, l'institution concernée doit consulter les Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD) de Bibliothèque et Archives Canada.

Utilisation, interprétation et révision

Les présentes Lignes directrices contiennent des renseignements essentiels qui faciliteront la conservation des documents administratifs communs. Avant de mettre en application ces lignes directrices concernant la conservation, les institutions doivent veiller à ce que leurs documents administratifs communs ne soient pas déjà compris par une « autorisation spécifique de disposer des documents » (ASDD) et/ou à demander l'approbation d'un haut fonctionnaire du Ministère pour utiliser le guide. Pour toute question liée à l'élimination des documents, les institutions doivent consulter les Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD) de Bibliothèque et Archives Canada, c'est à dire la seule réglementation qui fait autorité concernant l'élimination des documents administratifs communs. Les APDD renferment les définitions et les exclusions nécessaires pour permettre aux institutions de mettre convenablement en application les autorisations.

Présentation et approche

Le guide est divisé en trois parties qui offrent à l'utilisateur diverses méthodes, selon le mode préféré d'accession aux lignes directrices. La section 1 est organisée par fonctions et sous fonctions, plutôt que par sujets, et ses modalités fonctionnelles et ses descriptions sont fondées sur les Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD) de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) concernant les documents administratifs communs. La section 2 est présentée selon l'ordre alphabétique des groupes de sujets/d'activités d'un sujet, et ce, pour chaque fonction. Les principaux groupes de sujets sont présentés sous la rubrique Groupe de sujets, les sous groupes et descriptions de sujet figurent sous la rubrique Sujet et description et les lignes directrices connexes concernant la conservation sont présentées sous la rubrique Lignes directrices et/ou remarques. La section 3 offre à l'utilisateur un index rehaussé qui fait le lien entre les sous-fonctions organisées par ordre alphabétique, les activités et les sujets et les lignes directrices concernant la conservation des sections 1 et 2.

Lorsque les documents sont régis par une APDD en vigueur, les renseignements de conservation offerts dans la présente publication sont présentés sous forme de lignes directrices exprimées en mois, en années civiles et en exercices financiers. Pour éviter toute répétition et simplifier le format du guide, des « Lignes directrices générales concernant la conservation » ont été ajoutées au début de chaque fonction. Les « Lignes directrices générales concernant la conservation » fournissent une orientation en matière de conservation de norme des documents de « Politique et de Procédures » et des documents « d'affaires courantes », lesquels sont des documents administratifs communs générés dans le cadre de nombreuses activités et qui apparaissent dans les cinq fonctions du guide. Il est important de préciser que les « Lignes directrices générales concernant la conservation » pour la fonction « Gestion des ressources humaines » présente en plus une orientation sur les documents du personnel (employés), étant donné que l'autorisation qui traite de disposer des documents du personnel est comprise dans l'APDD 98/005 pour la fonction « Gestion des ressources humaines ».

Pour simplifier la recherche par sujet de fichier, les institutions doivent consulter l'index alphabétique plus global présenté à la fin du présent guide, à la section 3. L'index met en corrélation les groupes de sujets et les fonctions administratives communes telles qu'elles apparaissent dans le présent guide ou, s'il ne s'agit pas de fonctions administratives communes, l'index les met en corrélation avec d'autres ressources de conservation ou d'élimination. L'index précise une remarque ou une autre forme de renvoi, si les documents sont plus logiquement reliés à d'autres guides ou autorisations. Par exemple, en présence d'une mention « Consulter les lignes directrices particulières à une institution », cette dernière doit consulter : son « autorisation spécifique de disposer des documents » (ASDD) pour obtenir l'orientation concernant la disposition de ses documents d'exploitation ou les guides institutionnels pour connaître les approches relatives aux exigences particulières en matière de conservation des documents de nature opérationnelle.

Pour déterminer ce qui constitue une catégorie acceptable pour un document particulier, les institutions doivent tenir compte du contexte dans lequel le document a originalement été créé. Par exemple, les Lignes directrices concernant la conservation produites en raison d'un Accident varient grandement en fonction de la nature ou de l'objet du document produit. Entre autres, si le document concerne des « prestations de décès », il est considéré comme faisant partie de la fonction « gestion des ressources humaines » et il sera conservé dans le document de l'employé; si le document est une « réclamation », l'index renverra l'utilisateur à la fonction « contrôleur »; s'il s'agit d'une « réparation » effectuée sur un véhicule, le document appartient à la fonction « gestion du matériel ». En utilisant les bonnes techniques de classification, l'institution peut mettre en application l'orientation acceptable pour le document en question. Voir la section Aide et conseil sur la mise en œuvre pour obtenir encore plus d'orientation et les coordonnées des personnes-ressources.

Portée

Les présentes Lignes directrices s'appliquent aux documents administratifs communs qui sont collectés, créés ou reçus par les institutions en soutien aux cinq fonctions administratives communes de l'administration fédérale (administration générale, gestion immobilière, gestion du matériel, contrôleur et gestion des ressources humaines), lesquelles sont communes ou partagées par toutes les institutions fédérales, peu importe l'instrument d'organisation ou de contrôle de chaque institution.

Elles ne s'appliquent pas aux documents d'exploitation, c'est-à-dire les documents collectés, créés ou reçus par une institution fédérale pour soutenir et documenter les fonctions, les programmes, les processus, les transactions et les services opérationnels de l'institution, et toute autre activité uniquement et expressément confiée à cette institution aux termes d'une loi, d'un règlement ou d'une politique.

Les documents administratifs propres à une institution particulière, ayant une valeur historique au-delà de l'expiration de leurs délais de conservation, ou étant plus logiquement liés au mandat opérationnel de l'institution, sont exclus des nouvelles Lignes directrices concernant la conservation. En effet, ces documents ne soutiennent pas une fonction administrative commune partagée par toutes les institutions fédérales. À ce titre, les nouvelles Lignes directrices concernant la conservation ne précisent aucun délai particulier de conservation pour ces documents. Cette situation est principalement attribuable à ce qui suit :

les documents peuvent être reliés de façon plus logique au mandat opérationnel des institutions et ils devraient donc relever d'une « autorisation spécifique de disposer des documents » (ASDD) régissant les documents de l'institution visée,

ou

les documents administratifs communs sont de nature opérationnelle et ils doivent, par conséquent, être inclus dans le guide de conservation de l'institution.

En dernier ressort, les représentants des institutions, en consultation avec les archivistes de BAC ou les archivistes responsables du portefeuille de l'institution doivent appliquer à ces documents les mêmes considérations d'évaluation des risques (juridiques, fiscales, opérationnelles) que celles appliquées aux documents d'exploitation de l'institution, et ils doivent déterminer si disposer des documents est autorisée en vertu d'une autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (APDD) ou d'une « autorisation spécifique de disposer des documents » (ASDD).

Dans les situations de doute relatif à la conservation, une consultation doit être entreprise entre les représentants du bureau des documents institutionnels, du bureau de gestion de l'information et/ou du coordonnateur de l'AIPRP de l'institution. S'il est démontré que les documents ne sont pas compris par une autorisation de disposer des documents ou s'il existe un doute, une consultation doit être entreprise entre les représentants du coordonnateur de l'AIPRP de l'institution, du bureau des documents institutionnels et/ou du bureau de gestion de l'information. Voir la section Aide et conseil sur la mise en œuvre pour obtenir davantage d'orientation et les coordonnées des personnes ressources.

Les présentes Lignes directrices peuvent être « utilisées telles quelles » par les institutions gouvernementales et, lorsque les lignes directrices ne satisfont pas aux exigences des institutions, elles peuvent être adaptées aux besoins particuliers d'une institution. Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a établi les mécanismes de révision suivants. Lorsque les institutions gouvernementales demandent à un Centres de service régionaux (CSR) d'entreposer leurs documents administratifs communs et que les besoins de conservation des documents administratifs communs excèdent les délais de conservation offerts à titre de lignes directrices dans la présente publication, les représentants des CSR demanderont aux représentants des institutions une justification pour dévier des Lignes directrices. De plus, ils négocieront avec un employé du bureau des documents institutionnels un autre délai de conservation pour veiller à ce qu'elle respecte les exigences de l'institution et du CSR en matière d'entreposage. La conservation et la disposition des documents contenant des renseignements personnels au sujet des fonctionnaires fédéraux sont obligatoires et elles sont traitées sous la rubrique Renseignements personnels.

Bureaux de premier intérêt (BPI) et Bureaux d'intérêt secondaire (BIS)

Les institutions qui accomplissent une fonction pour l'ensemble du gouvernement du Canada sont appelées "Bureaux de premier intérêt (BPI) ». Les Bureaux d'intérêt secondaire (BIS) sont des institutions intéressés ou concernés par le rendement, la gestion ou la prestation d'une fonction, d'un programme ou d'un service au nom de l'administration fédérale. Les BPI et les BIS sont des institutions gouvernementales1 auxquelles ont été expressément conférés, en vertu d'une loi, d'un règlement, d'une politique ou d'un mandat, le pouvoir, la reddition des comptes et la responsabilisation d'exécuter une fonction particulière ou d'aider à l'administration d'une fonction - aux fins du présent guide, une fonction administrative - au nom du gouvernement du Canada.

Par conséquent, les documents créés par les Bureaux de premier intérêt (BPI) ou par les Bureaux d'intérêt secondaire (BIS) qui étayent leurs responsabilités conférées afférentes aux cinq fonctions administratives communes sont considérés de nature opérationnelle.

La Section 1 - Lignes directrices afférentes à la conservation : modalités fonctionnelles, Introduction de chacune des cinq fonctions administratives sous la rubrique Bureaux de premier intérêt (BPI) et Bureaux d'intérêt secondaire (BIS) présente des exemples d'institutions pour lesquelles les lignes directrices concernant la conservation ne s'appliquent qu'aux documents administratifs communs.

Centres de service régionaux

Si une institution utilise les services d'entreposage d'un Centres de service régionaux (CSR), le représentant du CSR concerné acceptera uniquement les documents couverts par une autorisation en règle de disposer des documents ou s'il existe un plan qui produit une autorisation valide dans les limites d'un délai raisonnable. Si ces conditions ne sont pas respectées, le représentant du CSR renverra l'institution à son propre bureau de gestion des documents.

Sauf pour les documents qui renferment des renseignements personnels, les institutions peuvent décider de prolonger leurs délais de conservation, conformément à leurs propres exigences opérationnelles et juridiques particulières. Il est cependant important de préciser que ce genre de prolongation peut influencer la capacité d'entreposage des documents de l'institution dans un Centres de service régionaux (CSR) et que la prolongation devra être négociée avec le CSR avant que les documents y soient entreposés.

Renseignements personnels

L'article 6 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les articles 4 et 7 du Règlement sur la protection des renseignements personnels régissent la conservation des renseignements personnels présents dans les documents utilisés par une institution fédérale dans l'exercice de ses fonctions.

En vertu du paragraphe 4(1) du Règlement sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels utilisés par une institution fédérale à des fins administratives (l'utilisation des données dans un processus de prise de décision qui touche l'individu) doivent être conservés par cette institution :

4. (1) Les renseignements personnels utilisés par une institution fédérale à des fins administratives doivent être conservés par cette institution
a) pendant au moins deux ans après la dernière fois où ces renseignements ont été utilisés à des fins administratives, à moins que l'individu qu'ils concernent ne consente à leur retrait du fichier,
b) dans les cas où une demande d'accès à ces renseignements a été reçue, jusqu'à ce que son auteur ait eu la possibilité d'exercer tous ses droits en vertu de la Loi.

L'orientation relative à la conservation des documents qui renferment des renseignements personnels et qui ont été assujettis à une demande « d'accès à l'information » est présentée à l'article 7 du Règlement sur la protection des renseignements personnels qui prévoit que :

7. Le responsable d'une institution fédérale doit conserver pendant au moins deux ans après la réception d'une demande d'accès à des renseignements personnels fait par un organisme d'enquête précisé dans le Règlement) à une institution en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi,
a) une copie de la demande;
b) un relevé des renseignements communiqués en réponse à la demande.

Lors de la détermination des délais de conservation des documents qui renferment des renseignements personnels, les institutions fédérales doivent veiller à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son Règlement.

Les présentes Lignes directrices incluent des renvois aux normes du Conseil du Trésor relatives aux documents décrits dans les fichiers ordinaires et mentionnés dans leur publication intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux. Les normes de conservation des documents qui contiennent des renseignements personnels afférents aux fonctionnaires fédéraux. Conseil du Trésor du Canada est l'autorité en matière.

Avis et conseil sur la mise en œuvre

Les représentants des institutions fédérales sont invités à partager avec Bibliothèque et Archives Canada toute exigence en matière de conservation non traitée dans les présentes Lignes directrices. Ces dernières doivent être perçues comme des pratiques exemplaires et elles ne doivent pas être interprétées comme étant prédominantes sur les exigences d'une institution en matière de gestion des documents, plus particulièrement en ce qui a trait au cadre de responsabilisation de leur loi habilitante, des exigences de leurs programmes et de leurs pratiques opérationnelles.

Dans leur application des présentes Lignes directrices concernant la conservation, les institutions doivent veiller à ce que :

  • les documents ne sont pas foncièrement des documents d'exploitation;

  • les documents ne sont pas de nature mixte, c'est-à-dire une partie documents administratifs et une partie documents d'exploitation;

  • les documents en question ne servent pas à étayer une fonction administrative uniquement et expressément confiée à un Bureau de premier intérêt (BPI) ou à un Bureau d'intérêt secondaire (BIS); voir la définition de BPI et de BIS plus loin dans le texte;

  • les documents ne se trouvent pas soustraits à l'application de l'APDD 98/001 en raison des définitions et de l'énoncé sur la portée de l'autorisation qui figure à l'annexe I de l'APDD 98/001;

  • les documents en question ne sont pas antérieurs à 1946;

  • les délais de conservation - que l'institution a assignés aux documents en fonction des exigences juridiques et opérationnelles - sont expirés.

En bout de ligne, chaque institution est responsable de la détermination et de la mise en œuvre des délais de conservation. Cependant, des avis et des conseils sont offerts par Bibliothèque et Archives Canada.

Mise en application et interprétation des Lignes directrices

Les représentants des institutions fédérales sont invités à partager avec Bibliothèque et Archives Canada toute exigence en matière de conservation non traitée dans les présentes Lignes directrices. Pour obtenir avis ou conseils sur l'utilisation des présentes Lignes directrices et sur toute autre question liée à la gestion des documents gouvernementaux, prière de communiquer avec le personnel du Centre de liaison en tenue de documents.

Mise en application et interprétation des APDD

Les Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD) administratifs communs s'appliquent aux documents administratifs communs des institutions visées par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada lorsque les documents collectés, créés ou reçus par ces institutions dans le cadre de leurs opérations ne sont pas utilisés pour soutenir une fonction opérationnelle à l'échelle gouvernementale exécutée au nom de l'administration fédérale, ou lorsque ces documents ne sont pas de nature archivistique.

Pour toute question liée à la mise en application et à l'interprétation des APDD (c.-à-d. le consentement de disposer de documents), prière de communiquer avec le personnel du Centre de liaison en tenue de documents.


1. Ministère, organisme, conseil, commission.

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