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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Section 1, Partie 1

Fonction « administration générale »
(arrangement selon les fonctions)

Section 1 - Introduction

1.1 Renseignements généraux

Les présentes Lignes directrices offrent aux institutions une orientation relative à l'établissement des délais de conservation minimaux pour les documents administratifs communs qui soutiennent la fonction « administration générale » de l'administration fédérale.

Les présentes Lignes directrices doivent être utilisées conformément aux instructions présentées dans la section « Introduction générale » des Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale et en conjonction avec l'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (APDD) no 98/001 - Fonction « administration générale. »

1.2 Disposition

Il est important de préciser qu'aucun élément des présentes Lignes directrices ne doit être interprété comme une autorisation ou une exigence en matière de disposer des documents. Pour obtenir une orientation relative à la disposition des documents administratifs communs liés à la Fonction « administration générale », les institutions doivent consulter l'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (APDD) no 98/001 de Bibliothèque et Archives Canada.

1.3 Portée

Les présentes Lignes directrices s'appliquent à tous les documents administratifs communs (c.-à-d. les documents administratifs communs ou partagés par toutes les institutions fédérales) collectés, créés ou reçus par ces institutions en soutien à l'administration de la fonction « administration générale » du gouvernement du Canada, peu importe la façon dont ces documents sont organisés ou contrôlés à l'intérieur de chaque institution.

La fonction « administration générale » englobe les fonctions, les sous-fonctions, les processus, les activités et les opérations administratives qui touchent la gestion des services d'administration générale communément exécutés au sein et dans l'ensemble des institutions fédérales pour faciliter l'application des politiques opérationnelles et la prestation des programmes et des services. Les principales lois auxquelles est assujettie la fonction « administration générale » comprennent la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. La fonction « administration générale » comprend les trois (3) sous fonctions suivantes : gestion de l'information gouvernementale, sécurité et soutien administratif.

Dans leur application des présentes Lignes directrices, les institutions doivent veiller à ce que :

  • les documents ne sont pas foncièrement des documents d'exploitation;

  • les documents ne sont pas de nature mixte, c'est-à-dire une partie documents administratifs et une partie documents d'exploitation;

  • les documents en question ne servent pas à étayer une fonction administrative uniquement et expressément confiée à un Bureau de premier intérêt (BPI) ou à un Bureau d'intérêt secondaire (BIS); voir la définition de BPI et de BIS plus loin dans le texte;

  • les documents ne se trouvent pas soustraits à l'application de l'APDD 98/001 en raison des définitions et de l'énoncé sur la portée de l'autorisation qui figure à l'annexe I de l'APDD 98/001;

  • les documents en question ne sont pas antérieurs à 1946;

  • les délais de conservation - que l'institution a assignés aux documents en fonction des exigences juridiques et opérationnelles - sont expirés.

1.4 Bureaux de premier intérêt (BPI) et Bureaux d'intérêt secondaire (BIS)

Les présentes Lignes directrices concernant la conservation ne s'appliquent pas aux documents des Bureaux de premier intérêt (BPI), des Bureaux d'intérêt secondaire (BIS) et des organismes centraux qui sont collectés, créés ou reçus dans le cadre de l'exécution de leur mandat d'administration générale au nom de l'administration fédérale. Ces entités gouvernementales comprennent Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, le Secrétariat du Conseil du Trésor, le Bureau du Conseil privé et les bureaux des Commissaires à l'information et à la protection de la vie privée, ainsi que toute autre institution responsable d'effectuer, en tout ou en partie, une fonction « administration générale » au nom du gouvernement du Canada. Dans un même ordre d'idées, dans le domaine de la sécurité, les présentes Lignes directrices ne s'appliquent pas aux organisations suivantes : le Service canadien du renseignement de sécurité, la Gendarmerie royale du Canada, le Centre de la sécurité des télécommunications, le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Bureau du Conseil privé (voir l'APDD 98/001, annexe I, section B « Portée de l'autorisation »).

Les présentes Lignes directrices s'appliquent cependant aux organisations, si ces documents sont collectés, créés ou reçus en soutien aux fonctions et aux activités d'administration générale communes et partagées par toutes les institutions fédérales.

1.5 Renseignements personnels

L'article 6 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les articles 4 et 7 du Règlement sur la protection des renseignements personnels régissent la conservation des renseignements personnels présents dans les documents utilisés par une institution fédérale dans l'exercice de ses fonctions.

Le paragraphe 4(1) du Règlement sur la protection des renseignements personnels prévoit que les renseignements personnels utilisés par une institution fédérale à des fins administratives (l'utilisation des données dans un processus de prise de décision qui touche l'individu) doivent être conservés par cette institution.

4. (1) Les renseignements personnels utilisés par une institution fédérale à des fins administratives doivent être conservés par cette institution :

a) pendant au moins deux ans après la dernière fois où ces renseignements ont été utilisés à des fins administratives, à moins que l'individu qu'ils concernent ne consente à leur retrait du fichier;

b) dans les cas où une demande d'accès à ces renseignements a été reçue, jusqu'à ce que son auteur ait eu la possibilité d'exercer tous ses droits en vertu de la Loi.

L'orientation relative à la conservation des documents qui renferment des renseignements personnels et qui ont été assujettis à une demande « d'accès à l'information » est présentée à l'article 7 du Règlement sur la protection des renseignements personnels. On peut y lire ce qui suit :

7. Le responsable d'une institution fédérale doit conserver pendant au moins deux ans après la réception d'une demande d'accès à des renseignements personnels faite par un organisme d'enquête précisé dans le Règlement à une institution en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi,

a) une copie de la demande; et

b) un relevé des renseignements communiqués en réponse à la demande.

Lors de la détermination des délais de conservation des documents qui renferment des renseignements personnels, les institutions fédérales doivent veiller à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son Règlement. Les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son Règlement d'application sont obligatoires et elles doivent être observées.

1.6 Lignes directrices concernant les délais de conservation

Lorsque les documents sont régis par une autorisation pluriinstitutionnelle de disposer des documents en vigueur, les renseignements de conservation sont présentés sous forme de Lignes directrices concernant la conservation qui sont exprimées en mois, années civiles et exercices financiers. En absence d'orientation particulière relative à la conservation et sauf indication contraire, le délai de conservation de cinq (5) ans pour les politiques et les procédures et le délai de conservation de deux (2) ans pour les affaires courantes doivent être appliqués aux documents semblables relatifs à chaque sous-activité énumérée dans la présente fonction. Pour obtenir de plus amples renseignements, prière de consulter les « Lignes directrices générales concernant la conservation » présentées au début du tableau de la Fonction « administration générale ».

1.7 Orientation

Pour obtenir des avis et des conseils sur l'application des présentes Lignes directrices, veuillez communiquer avec le Centre de liaison en tenue de documents.

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