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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Section 1, Partie 3

Fonction « gestion du matériel »
(arrangement selon les fonctions)

Section 1 - Introduction

1.1 Renseignements généraux

Les présentes Lignes directrices offrent aux institutions une orientation relative à l'établissement des délais minimaux de conservation pour les documents administratifs communs qui soutiennent la fonction « gestion du matériel » de l'administration fédérale.

Les présentes Lignes directrices doivent être utilisées conformément aux instructions présentées dans la section « Introduction » des Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale et en conjonction avec l'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (APDD) no 99/003 - Fonction « gestion du matériel ».

1.2 Disposition

Il est important de préciser qu'aucun élément des présentes Lignes directrices ne doit être interprété comme une autorisation ou une exigence en matière de disposer des documents. Pour obtenir une orientation relative à la disposition des documents administratifs communs liés à la Fonction « gestion du matériel », les institutions doivent consulter l'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (APDD) no 99/003 de Bibliothèque et Archives Canada.

1.3 Portée

Les présentes Lignes directrices s'appliquent à tous les documents administratifs communs (c.-à-d. les documents administratifs communs ou partagés par toutes les institutions fédérales) qui sont collectés, créés ou reçus par ces institutions en soutien à l'administration de la fonction « gestion du matériel » du gouvernement du Canada, peu importe la façon dont ces documents sont organisés ou contrôlés à l'intérieur de chaque institution.

La fonction « gestion du matériel » englobe les fonctions, les sous-fonctions, les processus, les activités et les opérations administratives qui touchent la gestion des biens meubles, notamment le mobilier, l'aménagement, l'équipement, les fournitures, les véhicules et tout autre matériel utilisé ou acquis par une institution, communément exécutés au sein et dans l'ensemble des institutions fédérales pour faciliter l'application des politiques opérationnelles et l'administration des programmes et des services. Les principales lois auxquelles est assujettie la fonction « gestion du matériel » comprennent la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, la Loi sur la production de défense, la Loi sur les biens de surplus de la Couronne, et la Loi sur la gestion des finances publiques. Aux fins de détermination et d'explication des exigences en matière de disposition des documents, la fonction « gestion du matériel », tel qu'il est précisé dans la Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor, peut être appliquée de façon conceptuelle à toute institution fédérale et elle est répartie dans les quatre phases de la gestion du cycle de vie des biens meubles, à l'intérieur desquelles sont énumérées les six (6) sous-fonctions suivantes : exigences en matière d'évaluation et de planification, acquisition de biens matériels et de services connexes, exploitation, utilisation et entretien du matériel et remplacement, transfert et élimination des biens matériels.

Dans leur application des présentes Lignes directrices, les institutions doivent veiller à ce que :

  • les documents ne sont pas foncièrement des documents d'exploitation;

  • les documents ne sont pas de nature mixte, c'est-à-dire une partie documents administratifs et une partie documents d'exploitation;

  • les documents en question ne servent pas à étayer une fonction administrative uniquement et expressément confiée à un Bureau de premier intérêt (BPI) ou à un Bureau d'intérêt secondaire (BIS); voir la définition de BPI et de BIS plus loin dans le texte;

  • les documents ne se trouvent pas soustraits à l'application de l'APDD 98/001 en raison des définitions et de l'énoncé sur la portée de l'autorisation qui figure à l'annexe I de l'APDD 99/003;

  • les documents en question ne sont pas antérieurs à 1946;

  • les délais de conservation - que l'institution a assignés aux documents en fonction des exigences juridiques et opérationnelles - sont expirés.

1.4 Bureaux de premier intérêt (BPI) et Bureaux d'intérêt secondaire (BIS)

Les présentes Lignes directrices concernant la conservation ne s'appliquent pas aux documents des Bureaux de premier intérêt (BPI), des Bureaux d'intérêt secondaire (BIS) et des organismes centraux, qui sont collectés, créés ou reçus dans le cadre de l'exécution de leur mandat de « gestion du matériel » au nom de l'administration générale. Ces entités gouvernementales comprennent le Secrétariat du Conseil du Trésor, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, les organisations de services communs et le ministère de la Défense nationale (pour les missions militaires), ainsi que toute autre institution responsable d'effectuer, en tout ou en partie, une fonction de « gestion du matériel » au nom du gouvernement du Canada (voir l'annexe I de l'APDD 99/003, « Portée de l'autorisation »).

Les présentes Lignes directrices s'appliquent cependant aux organisations, si ces documents sont collectés, créés ou reçus en soutien aux fonctions et aux activités de gestion du matériel communes et partagées par toutes les institutions fédérales.

1.5 Lignes directrices concernant les délais de conservation

Lorsque des documents sont régis par une autorisation pluriinstitutionnelle de disposer des documents en vigueur, les renseignements de conservation sont présentés sous forme de Lignes directrices concernant la conservation exprimée en mois, en années civiles et en exercices financiers. En absence d'orientation particulière relative à la conservation et sauf indication contraire, le délai de conservation de cinq (5) ans pour les politiques et les procédures et le délai de conservation de deux (2) ans pour les affaires courantes doivent être appliqués aux documents semblables relatifs à chaque sous-activité énumérée dans la présente fonction. Pour obtenir de plus amples renseignements, prière de consulter les « Lignes directrices générales concernant la conservation » présentées au début du tableau de la Fonction « gestion du matériel ».

1.6 Orientation

Pour obtenir des avis et des conseils sur l'application des présentes Lignes directrices, veuillez communiquer avec le Centre de liaison en tenue de documents.

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