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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale
Section 1, Partie 3
Fonction « gestion du matériel »
(arrangement selon les fonctions)
Section 3 - Exceptions aux Lignes directrices générales concernant la conservation - fonction « gestion du matériel »
Fonction/description
Orientation en matière de conservation
Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes directrices générales concernant la conservation
En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de leur évaluation des éléments d'actif et des ressources existantes, leur évaluation des besoins organisationnels actuels et futurs, et leur examen de mécanismes de rechange pour respecter les besoins de matériel, y compris la nouvelle conception des processus opérationnels, la surveillance et la formulation de commentaires sur la mise en œuvre et l'efficacité des politiques sur la gestion du matériel, la promotion de l'acceptation et de l'utilisation de produits et de pratiques écologiques par les gestionnaires des institutions, la conformité de la gestion du matériel avec les politiques institutionnelles et la gestion efficace et rentable de tous les inventaires et de la distribution des coûts des stocks.
En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de leur élaboration de stratégies d'achat, leur participation aux examens des stratégies d'acquisition, leur planification logistique à court et à long terme et leur établissement des coûts de cycle de vie des autres solutions d'acquisition, leur coordination de l'harmonisation de la préparation des objectifs relatifs au matériel et à la logistique et de leurs plans opérationnels avec les objectifs institutionnels, y compris les objectifs environnementaux, les politiques et les législations et la conservation des coûts liés à l'achat et à la garde des inventaires de stocks à l'aide de systèmes électroniques d'information (par exemple, le système de gestion de l'information sur les biens) et d'une technologie de soutien lorsque ces systèmes sont rentables et qu'ils peuvent améliorer la fonction « gestion du matériel ».
Catalogues, manuels et listes de prix liés à la planification
Jusqu'au remplacement ou à la désuétude
En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de leur acquisition, achat, passation de marché, location, fabrication, réutilisation et, dans la mesure du possible, leur sélection et commande de produits qui devraient être réutilisables et contenir des pièces réutilisables, recyclables et d'une longue période de service ou réparables à faible coût, leur mise en place d'un processus d'acquisition qui favorise la concurrence, qui réduit les coûts et qui améliore la productivité et leur délégation de pouvoirs en matière de gestion de l'acquisition du matériel, dans la mesure du possible, aux gestionnaires de premier niveau et aux autres employés, afin de leur permettre d'exercer leurs fonctions de la façon la plus efficace et rentable possible, y compris la délivrance de cartes d'achat pour l'acquisition de ressources matérielles. Cette sous-fonction comprend la passation de marchés liés à l'acquisition de services relatifs à la gestion des biens meubles, par exemple pour les services d'entretien des véhicules ou pour le déménagement, l'expédition et l'entreposage du mobilier, du matériel et des fournitures.
Acquisition de biens matériels et de services connexes2
Autorisations, factures, notes de crédit, etc.
- Affaires courantes
1 exercice financier
Vêtements
- Approvisionnement et registres de sortie
3 ans
Contrats, demandes de contrats, bons de commande, soumissions, rapports d'étape, etc. liés à …
- Affaires courantes
3 ans
Formulaires
1 an
Ententes individuelles d'offres à commandes liées à l'acquisition de biens matériels et de services connexes
Jusqu'à l'expiration de l'offre
Matériel de bureau
5 ans3
Demandes d'achat liées à l'acquisition de biens matériels et de services connexes (pour les demandes d'achat approuvées, voir la fonction « contrôleur »)
- Affaires courantes
1 an après que la demande a été soumise
Fournitures de bureau
1 an
Matériel technique (autre que le matériel susmentionné)4
- Installations de chauffage, de télécommunications
- Mineures
2 ans
- Majeures
5 ans
Véhicules - véhicules individuels
3 ans
En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de leur résolution quotidienne de problèmes opérationnels liés au matériel manuel, mécanique ou technologique, aux véhicules et autres machines ou dispositifs qui font partie des biens matériels d'une institution et qui sont utilisés pour exécution et le soutien de ses fonctions.
Véhicules opérationnels
Véhicules individuels
- Registres
1 an après la disposition
- Consignes d'utilisation5
Jusqu'à la disposition du véhicule ou à son transfert au nouveau propriétaire à la suite d'une vente ou d'un don
- Immatriculation et plaques
Jusqu'au remplacement ou à la désuétude
- Affaires courantes
3 ans
En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de leur utilisation optimale du matériel, en encourageant le transfert, le partage, la location, la vente ou le troc de matériel au sein de l'institution et entre les institutions; en gérant un inventaire des ressources matérielles pour déterminer, mesurer et distribuer les stocks, en faisant le suivi du matériel utilisé, prêté ou transféré et en utilisant efficacement les installations d'entreposage des biens matériels.
Inventaire et comptabilité des biens matériels (prise d'inventaire, création et maintien des stocks, etc.)
1 an après le remplacement ou la désuétude
Étiquetage des biens matériels (catalogage, identification, etc.)
Jusqu'au remplacement ou à la désuétude
Prêts (location de biens matériels)
1 an après le retour ou la disposition du matériel
Sortie - Renseignements généraux et normes de sortie relatives à la délivrance de matériel, conformément à une demande dûment autorisée ou à des instructions précises6
En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de leur entretien et leur utilisation convenables des ressources matérielles pour prolonger la période de service du produit, leur réparation, remise en état et réutilisation du matériel et de l'aménagement, si économiquement réalisable, leur expédition, entreposage et manipulation de marchandises dangereuses, conformément, entre autres, aux lois et règlements fédéraux et provinciaux applicables.
Entretien et réparation des biens matériels
2 ans ou 1 an après la disposition du matériel
Entretien et réparation des véhicules
3 ans7
En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de leur remplacement de pièces ou d'articles complets, s'il n'est pas rentable de réparer ces biens et si un remplacement complet représente un meilleur investissement.
Affaires courantes relatives au remplacement des biens matériels
3 ans
En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de leur disposition et radiation de tout matériel acheté, produit ou acquis, peu importe si le bien en question est consigné dans la base de données d'inventaire ou s'il s'agit d'un bien incorporel, en raison, entre autres, d'un manque de stocks, d'une destruction, d'un incendie, d'un vol ou d'une perte, leur disposition de déchets dangereux par l'entremise d'une entreprise spécialisée dans la gestion des déchets dangereux, leur don du bien si le coût de vente d'un article excède les profits probables, leur disposition de façon à obtenir la meilleure valeur, y compris les échanges pour lesquelles le prix équitable doit être négocié, et en tenant compte des autres possibilités de disposition, notamment la réutilisation, le recyclage ou le recouvrement.
Disposition et excédents
Confiscation et destruction
1 an après la disposition
Affaires courantes
1 an après la déclaration d'excédents à la Direction générale de distribution des biens de la Couronne (Travaux publics et Services gouvernementaux Canada)
Radiations, ventes, excédents et dons
1 an après la disposition, la vente ou le don
2. Dans le but de préciser les types de documents qui devraient apparaître dans cette fonction, l'équipe de BAC a décidé d'inclure/d'identifier les « Affaires courantes » dans les documents de transactions financières dont l'orientation relative à la conservation cadre sous le délai standard de conservation de 6 exercices financiers associée aux documents originaux de transactions financières (fonction « contrôleur »). Il est important de préciser que la section « Demande de commentaires du client » présentée au début du tableau aux fins de considérations d'adoption d'un délai de six (6) exercices financiers pour les documents qui soutient ou qui documentent un document de transaction financière. En plus, l'équipe de BAC s'informe pour savoir si les documents courants devraient être assujettis à un délai de conservation de deux (2) ans, car ses membres n'ont pas été en mesure de trouver une politique, une législation ou une pratique exemplaire à l'appui qui dicte autrement.
3. Les membres de l'équipe de BAC (BAC) n'ont pas été en mesure de trouver une politique ou une législation particulière qui dicte un délai de conservation de cinq (5) ans pour les documents d'acquisition, d'achat ou de sortie pour le « matériel de bureau ». À cet égard, nous recommandons d'appliquer les « Lignes directrices générales concernant la conservation » pour les documents de politiques, de procédures et d'affaires courantes associés à cette activité. Ceci étant dit, la fonction « contrôleur » suggère un délai standard de conservation de six (6) exercices financiers pour les documents de transactions financières comme les pièces justificatives, les factures, les demandes de réclamation, etc. Ce délai de conservation s'applique après que toutes les mesures administratives ont été complétées. En outre, le BAC s'interroge à savoir s'il existe des politiques législatives ou institutionnelles qui justifient le besoin d'appliquer le même délai de conservation que celle des documents originaux de transactions financières (6 exercices financiers) à tout document administratif commun qui soutient ou documente une mesure financière. Références : la politique du Conseil du Trésor (1996) intitulée « Politique sur l'autorisation et l'authentification électronique », appendice A, Lignes directrices - iii Vérification, prévoit que « Le système et les processus d'autorisation et d'authentification électronique devraient pouvoir faire l'objet d'une vérification complète. La piste de vérification devrait comprendre les matrices de délégation, les profils d'utilisateur et l'ensemble des données et des fichiers d'autorisation et d'authentification électronique nécessaires pour reconstituer dans l'ordre les événements et les opérations traitées », et la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne qui précise, au point 5.5.3 de la section 5, Exigences de la politique, que les « administrateurs généraux des ministères doivent veiller à ce que le comité de vérification reçoive toute l'information et la documentation requise ou demandée pour lui permettre de remplir ses responsabilités, aux termes de la législation applicable ».
4. L'inclusion originale de l'expression « Acquisition de matériel technique (installations de chauffage, de télécommunication) » a été supprimée, car il s'agit d'immobilisations et ces activités ne sont pas considérées comme des activités administratives communes pour toutes les institutions.
5. Nouvel ajout au guide de la fonction … Originalement regroupé sous une même catégorie « Affaires courantes, entretien et réparations, consignes d'utilisation, acquisition, etc. » avec une période de conservation de trois (3) ans. En consultation avec les spécialistes en gestion du matériel de BAC, il a été recommandé de décomposer cette catégorie en composantes convenables et d'appliquer la même période normale de conservation que celle des autres biens matériels, c.-à-d. disposition, entretien et réparations, acquisition, etc. En harmonie avec l'orientation relative à la conservation « Disposition et excédents », les « Consignes d'utilisation » ont été révisées pour refléter les besoins et les opérations de la gestion du matériel de la flotte.
6. Nouvelle inclusion, conformément au guide par sujets … Le « glossaire » du SCT - Gestion du matériel - guide de vérification - définit comme suit le mot « Sortie » : Remise de matériel en vertu d'une demande ou instruction dûment autorisée. Dans le but de fournir plus de précisions au client à l'égard de cette activité, cette définition a été utilisée pour élargir la description du mot « Sortie » dans cette fonction.
7. Cette activité a originalement été regroupée dans la version 2000 du guide par sujets avec les consignes d'utilisation, les réparations et les affaires courantes … qui avaient toutes un délai de conservation de trois (3) ans. Nous devrons peut-être séparer ou clarifier la ligne directrice concernant la conservation de 3 ans. Ajouter « après la dernière utilisation administrative » ou « après la disposition ». Pour cette dernière expression, il semble ironique de conserver les affaires courantes ou les consignes d'utilisation pendant 3 ans après la disposition d'un véhicule lorsque les documents relatifs à sa disposition sont conservés uniquement pendant 1 an. Après consultation avec les spécialistes de BAC en matière de gestion du matériel (Pierre Laplante et Jean Maurice Cuerrier), l'équipe de BAC a décomposé cette activité en composantes convenables et elle a appliqué le même délai standard de conservation que celle utilisée pour les autres biens matériels.
Date de modification : 2010-08-24
