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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Section 2, Partie 1

Fonction « administration générale »
(arrangement selon les sujets)

Section 3 - Exceptions aux Lignes directrices générales concernant la conservation

2. Conformément à l'article 7 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, « le responsable d'une institution fédérale doit conserver pendant au moins deux ans après la réception d'une demande d'accès à des renseignements personnels faite par un organisme d'enquête précisé dans le Règlement à une institution en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi :

• a) une copie de toutes demandes reçues; et
• b) un relevé des renseignements communiqués en réponse à la demande. »

L'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels traite des demandes présentées par un organisme d'enquête précisé dans le Règlement.

3.Conformément à l'article 7 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, « le responsable d'une institution fédérale doit conserver pendant au moins deux ans après la réception d'une demande d'accès à des renseignements personnels faite par un organisme d'enquête à une institution en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi :

• a) une copie de la demande; et
• b) un relevé des renseignements communiqués en réponse à la demande. »

L'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels traite des demandes présentées par un organisme d'enquête précisé dans le Règlement.

4. Auparavant, le mot « demande d'achat » était présenté sous cette catégorie. Étant donné que les demandes d'achat sont de nature financière, les équipes de BAC sont d'avis qu'elles cadrent plus convenablement dans l'orientation sur la conservation fournie pour la Fonction « contrôleur » des documents financiers, c.-à-d. 6 ans. À ce titre, cet article ne fait pas partie de la Fonction « administration générale » et il devrait être retiré. Présentement, la fonction « contrôleur » suggère un délai de base de conservation de 6 exercices financiers pour les documents d'opérations financières comme les pièces justificatives, les factures, les demandes de réclamation, etc. Ce délai de conservation s'applique après que toutes les mesures administratives ont été complétées. En outre, BAC demande s'il existe des politiques législatives ou institutionnelles qui justifient le besoin d'appliquer le même délai de conservation que celle des documents originaux des transactions financières (6 exercices financiers) à tout document administratif commun qui soutient ou documente une mesure financière. Références : la politique du Conseil du Trésor (1996) intitulée « Politique sur l'autorisation et l'authentification électroniques », appendice A, Lignes directrices - iii Vérification, qui prévoit ce qui suit : « Le système et les processus d'autorisation et d'authentification électroniques devraient pouvoir faire l'objet d'une vérification complète. La piste de vérification devrait comprendre les matrices de délégation, les profils d'utilisateur et l'ensemble des données et des fichiers d'autorisation et d'authentification électroniques nécessaires pour reconstituer dans l'ordre les événements et les opérations traitées »; et la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne qui précise, au point 5.5.3 de la section 5, Exigences de la politique, 5.5 que les « administrateurs généraux des ministères doivent veiller à ce que le comité de vérification reçoive toute l'information et la documentation requise ou demandée pour lui permettre de remplir ses responsabilités, aux termes de la législation applicable ».

5. L'ancienne orientation concernant la conservation précisait l'expression « Jusqu'au remplacement ou jusqu'à la modification ». Modification suggérée à un délai de conservation de deux (2) ans, compte tenu de la modification apportée à la catégorie des ADD à « dossiers d'ADD » (le premier ne considérait pas les documents administratifs communs).

6. L'ancienne orientation concernant la conservation précisait l'expression « jusqu'au remplacement ou jusqu'à la révocation ». La nouvelle orientation de délai de conservation de cinq (5) ans après le remplacement ou la révocation s'applique, car les règlements et les ordres peuvent être liés aux politiques et aux procédures et ils devraient donc faire l'objet d'un même délai de conservation.

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