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Divulgation proactive

Le gouvernement

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8. Détails des éléments de métadonnées

8.18 Description

Attributs

Attribut

Valeur

Attributs pour l'identification

Nom

Description

Étiquette

Description

Défini par

Dublin Core Metadata Element Set, v1.1 (Éléments de métadonnées du Dublin Core, version 1.1)
http://purl.org/dc/elements/1.1/

URI de l'élément

http://purl.org/dc/elements/1.1/description

Attributs pour la définition

Définition du DC

Une description du contenu de la ressource.

Commentaires du DC

Une description peut contenir, mais sans s'y limiter : un résumé, une table des matières, une référence à une représentation graphique du contenu ou un texte libre sur le contenu.

Objectif

Permettre la recherche fondée sur des mots ou des expressions.

Fournir un résumé pour affichage dans les résultats de la recherche.

Permet d'apporter plus de précisions que l'information fournie par la seule utilisation de l'élément Titre ou de l'élément Nom de dossier.

Justification

« Registration specifies the following metadata as a minimum:… c) a title or abbreviated description... » Rapport technique sur l'ISO 15489-2, art. 4.3.3 [en attente d'une traduction officielle autorisée par ISO]

« Un document utilisable est un document qui peut être utilisé, récupéré, communiqué et interprété. » Norme internationale ISO 15489-1, art. 7.2.5

« Le but premier de l'enregistrement est de prouver que le document a été créé ou intégré dans un système d'archivage; de surcroît, cette opération facilite le repérage du document. Il implique de joindre une courte notice descriptive du document ou des métadonnées et d'attribuer au document un identifiant unique dans le système. » Norme internationale ISO 15489-1, art. 9.4

« Metadata should be used to identify records and facilitate their retrievability and usability in records systems. A records system should provide ready access to all relevant records and their related metadata. » Spécification technique ISO 23081-1, art. 9.2.3 [en attente d'une traduction officielle autorisée par ISO]

« Metadata for accessibility should do the following …e) document descriptive information that facilitates record use and understanding, such as … descriptive keywords, abstract or précis. » Spécification technique ISO 23081-1, art. 9.2.3.1 [en attente d'une traduction officielle autorisée par ISO]

« Ongoing description is necessary to keep the records meaningful for use. » Spécification technique ISO 23081-1, art. 9.2.3.2 [en attente d'une traduction officielle autorisée par ISO]

Domaine de valeurs

Chaînes de texte de type non énumératif décrivant les documents ou les dossiers.

Nom du type de données

Chaîne

Contraintes

Applicable au niveau du document et au niveau du dossier.

Obligation

Facultatif au niveau du document; facultatif au niveau du dossier.

Attributs pour les relations

Références

Schéma d'encodage

Liens

Conditions d'application - Document

Format

Texte libre

Modifiable

Avant le verrouillage du document

Après le verrouillage du document

Oui

Oui, par le fonctionnaire autorisé uniquement.

Format

Non répétitif

Conditions d'application - Dossier

Format

Texte libre

Modifiable

Oui, par le fonctionnaire autorisé uniquement.

Occurrence

Non répétitif

Commentaires et directives

a) Explication relative à la définition et à l'utilisation

Cet élément se veut un résumé succinct ou une description textuelle qui fournit une description narrative de la portée, du contenu, du contexte et de l'objectif du document ou du dossier et est utilisé pour faciliter la découverte de l'information. Il est particulièrement utile pour les articles non textuels comme les images, les enregistrements sonores ou les films. Il est également utile pour aider à distinguer des documents ayant des titres semblables.

Il ne faut pas confondre cet élément avec l'élément Sujet, lequel est établi à partir d'une liste des sujets disponibles au GC.

b) Pratiques exemplaires

Le Guide de mise en place des métadonnées pour les ressources Web du gouvernement du Canada peut servir de ligne directrice pour élaborer une description.

Même si cet élément s'applique généralement à un document, dans un SGEDD, on peut trouver des descriptions au niveau des dossiers.

Dans le cas des documents, une fois que le document est verrouillé, il ne devrait pas y avoir de modification de faite à la valeur de la description fournie par l'utilisateur, si ce n'est que pour y apporter des précisions. C'est la seule raison pour laquelle cet élément est modifiable.

c) Obligation

Cet élément est considéré comme facultatif parce qu'il n'est pas requis pour exécuter les procédures centrales de la gestion des documents.

d) Valeurs par défaut ou génération automatique

Si c'est faisable, on peut générer automatiquement la valeur de cet élément avec les quelque 200 premiers caractères du document. On pourrait également la générer automatiquement avec la table des matières du document.

e) Liens

Aucun.

f) Exemples

« Ce document contient des renseignements concernant le contrat 12345 et inclut les documents à l'appui. »

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