Le gouvernement

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1. Introduction

Le Profil d'application de la gestion des documents du gouvernement du Canada (PAGD GC) définit les règles opérationnelles délimitant l'utilisation des éléments de métadonnées requis pour la gestion des documents du gouvernement du Canada adoptés dans la Norme de métadonnées de la gestion des documents du gouvernement du Canada (NMGD GC). Cette norme décrit les métadonnées qui doivent être saisies dans les systèmes de gestion électronique des dossiers et des documents (SGEDD) utilisés par les institutions de l'administration fédérale.

Essentiellement, tant la NMGD GC que le PAGD GC définissent le « langage » de l'activité de la gestion des documents, un langage constitué de 50 concepts.

1.1 Que sont les métadonnées?

En termes généraux, les métadonnées sont des renseignements structurés sur les caractéristiques d'une ressource analogique ou numérique¹ qui permettent d'identifier et de gérer cette ressource. Il s'agit de renseignements au sujet d'une ressource produite dans le but de réaliser une activité administrative donnée.

Il existe plusieurs types de métadonnées, qui remplissent différentes fonctions :

• Les métadonnées descriptives décrivent les ressources aux fins d'identification, de découverte et de repérage.
  
  
• Les métadonnées structurales précisent la façon dont les ressources composées sont organisées.
  
  
• Les métadonnées administratives indiquent la façon dont les ressources peuvent être utilisées ou précisent la façon dont elles doivent être manipulées (p. ex. les conditions d'utilisation).

1.2 Pourquoi les métadonnées sont-elles utiles pour la gestion des documents?

Dans le contexte de la gestion des documents, la norme ISO 15489 - Information et documentation - « Records management » - Partie 1: Principes directeurs définit les métadonnées comme des « données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps »².

L'utilisation des métadonnées aide les institutions fédérales à reconnaître, à authentifier, à décrire, à localiser et à gérer leurs ressources de manière systématique et constante, afin de satisfaire aux exigences opérationnelles, de responsabilisation (obligation de responsabilisation) et archivistiques. Le schéma des métadonnées joue à cet égard le même rôle qu'une information descriptive saisie dans les outils de registre utilisés dans l'univers des documents papier pour appliquer des contrôles intellectuel et matériel aux ressources.

Dans le domaine de la gestion des documents, les métadonnées se divisent en deux catégories³ :

1. Métadonnées au moment de la saisie du document : elles donnent des renseignements sur le contexte de l'activité administrative dans le cadre de laquelle les documents sont créés, de même que sur le contenu, la structure et l'apparence des documents. Ces métadonnées aident les utilisateurs à comprendre la fiabilité de l'autorité créatrice du document, l'environnement dans lequel le document a été créé, la raison ou l'activité administrative pour laquelle il a été créé et les relations avec d'autres documents ou regroupements de documents. Elles facilitent également la recherche et le repérage des documents.
   
   
2. Métadonnées après la saisie du document : elles donnent des renseignements sur la gestion des documents saisis et les processus dans lesquels ils sont utilisés. Ces métadonnées contribuent à la préservation de l'authenticité, de la fiabilité, de la convivialité et de l'intégrité des documents au fil des années.

De plus amples renseignements au sujet des métadonnées et de leur utilisation sont disponibles à partir du Portail sur la gestion de l'information du gouvernement du Canada⁴.

1.3 Qu'est-ce qu'un profil d'application?

Un profil d'application délimite l'utilisation des éléments des métadonnées adoptés dans un ensemble d'éléments. Alors qu'un ensemble d'éléments permet d'établir les concepts, comme cela est exprimé par les éléments des métadonnées, et porte sur la sémantique ou la signification de ces éléments, un profil d'application va plus loin encore et ajoute les règles opérationnelles et les lignes directrices sur l'utilisation des éléments. Il définit les obligations et les contraintes, et fournit des commentaires et des exemples pour faciliter la compréhension des éléments.

Les profils d'application peuvent inclure les éléments intégrés à partir d'un ou de plusieurs ensembles d'éléments, ce qui permet à une application donnée de respecter ses exigences fonctionnelles.

Le PAGD GC intègre les éléments de gestion des documents du GC aux éléments de l'Initiative de métadonnées du Dublin Core (IMDC).

1.4 Pourquoi utiliser les métadonnées du PAGD GC?

Le PAGD GC favorise une approche normalisée pour gérer les métadonnées requises pour la gestion des documents à l'intérieur des institutions fédérales et entre elles. Il simplifie la gestion des documents tout au long de leur cycle de vie. De plus, il fait valoir la capacité d'accéder à de l'information exacte dans les délais prescrits pour améliorer les processus décisionnels.

La NMGD GC et le PAGD GC définissent le « langage » de l'activité de gestion des documents.

Les métadonnées décrites dans le PAGD GC aident les institutions à satisfaire à leurs exigences législatives, réglementaires, politiques et de conformité. Elles soutiennent la mise en œuvre de la Politique sur la gestion de l'information gouvernementale du GC (Politique sur la GIG), dont l'objectif « est de garantir que l'information dont le gouvernement du Canada a le contrôle est gérée de façon efficace et efficiente tout au long de son cycle de vie »⁵.

Le PAGD GC établit un vocabulaire commun qui facilite et favorise l'interopérabilité pour accéder à des documents dans tous les domaines importants de la gestion des connaissances. En outre, il permet de s'assurer que les documents transférés à la garde de Bibliothèque et Archives Canada contiennent les métadonnées appropriées pour permettre d'y accéder et de les repérer de façon continue.

1.5 Conformité avec les normes

Le GC souscrit aux normes ISO pour la gestion des documents et préconise leur utilisation.

Le PAGD GC se conforme aux documents ISO suivants pour la gestion des documents :

• norme ISO 15489 : Information et documentation - « Records management » - Partie 1 : Principes directeurs, 2001-09-15;
  
  
• spécification technique ISO 23081-1: Information et Documentation - Processus de gestion des enregistrements - Métadonnées pour les enregistrements - Partie 1 : Principes, 2004-05-01.

Mis ensemble, la NMGD GC et le PAGD GC remplacent un ensemble précédent d'éléments de métadonnées du GC, Métadonnées requises pour la tenue des dossiers du gouvernement du Canada (janvier 2001)⁶. Cet ensemble précédent d'éléments a été développé par des membres du Groupe de travail sur les méthodes et pratiques de travail dans le contexte de la mise en œuvre du Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI), la solution concertée pour la gestion des dossiers, des documents et de l'information au GC.

1.6 Public visé

Le PAGD GC s'adresse aux employés du GC et, plus particulièrement, aux groupes suivants :

• les professionnels de la gestion de l'information, plus particulièrement les gestionnaires de documents;
  
  
• les professionnels de la gestion du savoir;
  
  
• les spécialistes en métadonnées qui travaillent dans le domaine de la gestion des documents;
  
  
• les concepteurs et les développeurs du SGEDD;
  
  
• le personnel des technologies de l'information chargé du soutien du SGEDD.

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1. Pour les fins du domaine de la gestion des documents, et plus particulièrement du PAGD GC, l'utilisation du terme « ressource » désigne un document ou un dossier.

2. Norme internationale ISO 15489-1:2001, art. 3.12.

3. Spécification technique ISO 23081-1:2004, art. 5.3.

4. www.gestioninformation.gc.ca/index_f.asp.

5. http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/mgih-grdg_f.asp.

6. www.imforumgi.gc.ca/products/meta/metadata3_f.pdf.

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