Le gouvernement

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8. Détails des éléments de métadonnées

8.38 Délai de conservation

Attributs

Commentaires et directives

a) Explication relative à la définition et à l'utilisation

Le délai de conservation représente la période de temps au cours de laquelle les documents ou les dossiers sont conservés par une institution en fonction de la valeur des documents ou des dossiers (c.-à-d. en fonction des exigences opérationnelles, administrative, juridiques et autres).

Le délai total de conservation comprend des phases de conservation actives et inactives. Une phase de conservation active fait référence à la période de temps au cours de laquelle les documents ou les dossiers peuvent être gardés à proximité pour faciliter leur accès étant donné qu'ils sont fréquemment consultés. Dans le cas des documents analogiques, on peut les conserver directement sur le bureau de l'employé ou dans un classeur à proximité. Dans le cas des documents numériques, on peut les conserver sur des supports de stockage en ligne (p. ex. dans un serveur d'archivage électronique). Une phase de conservation inactive fait référence à la période de temps au cours de laquelle les documents ou les dossiers sont entreposés ou stockés sur place ou à l'extérieur pour répondre aux exigences de leur délai de conservation. Dans le cas des documents analogiques, on peut les conserver dans des boîtes dans un environnement d'entreposage contrôlé et sécuritaire. Dans le cas des documents numériques, on peut les transférer sur des supports de stockage en ligne (p. ex. sur des bandes, des CD-ROM, etc.)

Au terme du délai total de conservation, une autorisation de disposer de documents (ADD) peut être délivrée pour un document ou un dossier concernant son sort final (à savoir la destruction, le transfert ou l'aliénation).

b) Pratiques exemplaires

Tous les documents et les dossiers contenus dans un SGEDD ont besoin de cet élément à un moment ou à un autre de leur existence. Il serait impossible de fournir l'information requise pour cet élément à la création d'un document pour différentes raisons, notamment la non-disponibilité d'autorisations de disposer pertinentes et de politiques institutionnelles qui empêchent d'assigner un délai de conservation à la création du document.

L'application d'un calendrier de conservation approuvé est liée au système de classification ou au plan d'élimination des documents de l'institution. S'il n'y a pas de calendrier de conservation approuvé pour le document ou le dossier, ou encore si le calendrier de conservation est en cours d'élaboration, la valeur par défaut « À déterminer » doit être appliquée à cet élément. Les documents qui ne sont pas visés par un calendrier de conservation doivent être conservés.

Dans le cas d'un moratoire sur les activités d'élimination, un fonctionnaire autorisé doit être habilité à annuler le délai de conservation précisé dans le calendrier de conservation.

Dans l'éventualité où le délai de conservation est suspendu (p. ex. dans le cas d'un moratoire en raison d'une demande d'accès à l'information) ou modifié (p. ex. dans le cas d'une modification législative), l'action doit être consignée dans l'élément Type d'événement. Si nécessaire, les détails de cette action particulière doivent être consignés dans l'élément Description de l'événement.

Les délais de conservation pour les documents administratifs communs du gouvernement du Canada sont précisés dans les Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada élaborées et maintenues par Bibliothèque et Archives Canada.

La pratique exemplaire recommandée est de sélectionner une valeur à partir d'un calendrier de conservation propre à l'institution.

Cet élément s'applique généralement au niveau du dossier, et les documents contenus dans le dossier héritent de sa valeur. Il peut toutefois s'appliquer au niveau du document. Il doit être appliqué au moins au niveau du dossier, mais peut être appliqué aux deux niveaux. Certains documents contenus à l'intérieur d'un dossier peuvent avoir un Délai de conservation différent de celui du dossier lui-même (p. ex. des documents de politiques qui comptent un critère d'annulé et conservés dans un dossier ayant un délai de conservation de 6 exercices financiers). Par ailleurs, certaines institutions fondent leurs processus de conservation et élimination au niveau du document plutôt qu'au niveau du dossier.

c) Obligation

Cet élément est un élément fondamental de la gestion des documents et est donc obligatoire.

d) Valeurs par défaut ou génération automatique

Cet élément sera généré automatiquement sur la base de l'application d'un calendrier de conservation propre à l'institution dans le système de classification ou plan d'élimination des documents.

S'il n'y a pas de calendrier de conservation approuvé propre à l'institution pour le document ou le dossier, ou encore si le calendrier de conservation est en cours d'élaboration, la valeur par défaut « À déterminer » doit être appliquée à cet élément.

e) Liens

Cet élément est lié à l'élément Indicatif de dossier, car c'est au niveau de l'indicatif de dossier que la conservation s'applique. Il est également lié aux éléments Déclencheur de conservation et Date du déclencheur de conservation parce que ces trois éléments sont nécessaires pour l'application des processus de conservation et élimination.

L'élément Délai de conservation est également lié à l'élément Type d'événement lorsqu'un changement au délai de conservation du document ou du dossier doit être inscrit dans le registre historique de la gestion et des événements (p. ex. une suspension du délai de conservation).

f) Exemples

1. « Actif 2 ans / inactif 3 ans »
   
   
2. « 5 ans après avoir été remplacés »
   
   
3. « 6 exercices financiers »

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