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8. Détails des éléments de métadonnées
8.47 Nom de l'institution de l'administrateur
Attribut
Attribute
Valeur
Attributs pour l'identification
Nom
trusteeInstitutionName
Étiquette
Nom de l'institution de l'administrateur
Défini par
Norme de métadonnées de gestion des documents du Gouvernement du Canada - trusteeInstitutionName
URI de l'élément
[Doit être exécuté par le Secrétariat du Conseil du Trésor, avant la publication]
Attributs pour la définition
Définition
Nom officiel de l'institution de la personne responsable de l'administration du document.
Objectif
Identifier l'institution de la personne responsable de l'administration du document pour répondre aux exigences en matière de preuve.
Identifier les responsabilités au niveau de l'institution.
Agir éventuellement à titre de point de contact pour de l'information au sujet du document.
Justification
« Assigning rights or restrictions to access involves similar steps to activity classification. Referring to the security and access classification scheme … b) identify the business unit to which the records belong… » Rapport technique sur l'ISO 15489-2, art. 4.3.5 [en attente d'une traduction officielle autorisée par ISO]
« La gestion des procédures d'accès implique de s'assurer que… e) les entités de l'organisme ayant une responsabilité fonctionnelle particulière définissent les droits d'accès aux documents relevant de leur responsabilité. » Norme internationale ISO 15489-1, art. 9.7
« Agent metadata at the point of record capture should
a) identify the agents involved in records creation.
b) identify the agents involved in records management processes… » Spécification technique ISO 23081-1, art. 9.4.1 [en attente d'une traduction officielle autorisée par ISO]
« Business process metadata at the point of record capture should …
b) document links between records, agents and the business functions, activities and transactions to which they relate,
c) identify and document the agent or participants in a transaction… » Spécification technique ISO 23081-1, art. 9.5.1 [en attente d'une traduction officielle autorisée par ISO]
Domaine de valeurs
Chaînes de texte de type énumératif représentant les noms des institutions.
Nom du type de données
Chaîne
Contraintes
Applicable au niveau du document uniquement.
Obligation
Facultatif au niveau du document.
Attributs pour les relations
Schéma d'encodage
Titres des organismes fédéraux
Liens
Nom de l'administrateur
Conditions d'application - Document
Format
Texte, fondé sur un schéma d'encodage.
Modifiable
Avant le verrouillage du document
Après le verrouillage du document
Oui
Oui, par le fonctionnaire autorisé uniquement.
Occurrence
Non répétitif
Conditions d'application - Dossier
Format
-
Modifiable
-
Occurrence
-
Commentaires et directives
a) Explication relative à la définition et à l'utilisation
Cet élément contient le nom officiel de l'institution pour laquelle l'administrateur travaille.
Il ne faut pas confondre cet élément avec l'élément Nom de l'institution de l'agent qui consigne le nom de l'institution de l'agent qui a exécuté une action sur un document ou un dossier et qui est généré automatiquement par le SGEDD.
b) Pratiques exemplaires
Les institutions devraient s'abstenir d'utiliser des acronymes comme valeur de cet élément.
Afin d'assurer la normalisation des entrées, la pratique exemplaire recommandée est de sélectionner une valeur tirée du document Titres des organismes fédéraux.
Il convient de signaler que le document Titres des organismes fédéraux, dont la publication remonte à mars 1998, fait présentement l'objet d'un examen en vue de mettre à jour son contenu.
Une fois le document verrouillé, la valeur de cet élément peut être modifiée par un fonctionnaire autorisé uniquement pour mettre à jour l'information relative à l'administrateur (p. ex. l'administrateur initial peut avoir quitté l'institution et avoir été remplacé par une autre personne).
c) Obligation
Cet élément est considéré comme obligatoire à des fins de documentation. Il est important pour préciser le contexte du document afin d'être en mesure d'identifier l'institution pour laquelle l'administrateur travaille.
d) Valeurs par défaut ou génération automatique
Cet élément sera généré automatiquement ou fixé par défaut, selon la mise en application adoptée.
e) Liens
Cet élément est intrinsèquement lié à l'élément Nom de l'administrateur puisque sa valeur est déterminée par la valeur de l'élément Nom de l'administrateur. De plus, par l'entremise de l'élément Nom de l'administrateur, il est aussi lié à l'élément Entité institutionnelle de l'administrateur. Un profil complet de la personne responsable de l'administration du document peut ainsi être établi.
f) Exemples
- « Affaires indiennes et du Nord Canada »
- « Environnement Canada »
- « Défense nationale »
Date de modification : 2007-02-22
