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Introduction

Le présent document a pour objet de déterminer les métadonnées normalisées de gestion de la correspondance de la haute direction de l'administration fédérale et le profil connexe d'application des métadonnées. Il est fondé sur les exigences déterminées dans les exigences fonctionnelles de la correspondance de la haute direction (EFCHD) Version 5.0, l'analyse des continuités des exigences fonctionnelles de gestion de la correspondance de la haute direction (version provisoire 5.0), et les spécifications du cas d'utilisation de gestion de la correspondance de la haute direction (SCUGCHD) - Gérer la correspondance de la réception à la résolution (version provisoire 1.0) produits par le Bureau du Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Le document contient une liste de 34 éléments de métadonnées normalisées, un profil d'application pour chaque élément, une analyse du moment où les éléments sont utilisés dans le cadre du déroulement du travail de correspondance de la haute direction ainsi qu'un modèle logique afin de démontrer les relations entre les éléments de métadonnées.

En termes généraux, les métadonnées sont des renseignements structurés sur les caractéristiques d'une ressource analogique ou numérique qui permettent de déterminer et de gérer cette ressource. Il s'agit de renseignements au sujet d'une ressource [p. ex. un dossier, une tâche, une pièce jointe, un agent (utilisateur) ou un correspondant] produite dans le but de réaliser une activité donnée.

L'utilisation des métadonnées aide les institutions fédérales à reconnaître, à authentifier, à décrire, à localiser et à gérer leurs ressources de manière systématique et constante, afin de satisfaire aux exigences opérationnelles, de responsabilisation et des archives. Le schéma des métadonnées joue à cet égard le même rôle qu'une information descriptive saisie dans les outils de registre utilisés dans l'univers des documents papier pour appliquer des contrôles intellectuel et matériel aux ressources.

Un profil d'application délimite l'utilisation d'éléments de métadonnées compris dans un ensemble d'éléments. Alors qu'un ensemble d'éléments établit les concepts, tels qu'exprimés par des éléments de métadonnées, et repose sur la sémantique ou la signification de ces éléments, un profil d'application va plus loin et ajoute des règles et des directives opérationnelles en ce qui concerne l'utilisation de ces éléments. Il détermine les obligations et les contraintes relatives aux éléments et fournit des commentaires et des exemples qui facilitent la compréhension des éléments.

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