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Profils d'éléments de métadonnées

Identificateur externe

Attribut

Description des attributs

Attributs identificateurs

Nom

externalIdentifier

Étiquette

Identificateur unique externe du dossier, Identificateur unique externe de la pièce jointe, Indicatif de contrôle

Attributs définitionnels

Définition

« L'identificateur externe » se rapporte à deux exigences d'opérabilité : a) un renvoi est nécessaire à une base de données autre que la base de données de la gestion de la correspondance de la haute direction, ou b) lorsqu'un dossier est transmis, ou des parties du contenu sont transmises, d'une application hôte à l'application du destinataire (probablement dans une autre institution) pour qu'une réponse soit formulée et qu'ensuite le dossier soit retourné, ou que les parties du contenu soient retournées, à l'application hôte aux fins de fermeture (« l'identificateur externe » permet au contenu d'être lié au dossier du système du destinataire qui, dans le système du destinataire constituerait « l'identificateur »).

But

Veiller à ce que chaque objet déplacé entre les systèmes soit contrôlé dans le système de correspondance de la haute direction pour une localisation et une extraction plus précises.

Contrainte

S'applique aux dossiers, aux pièces jointes et aux tâches.

Nom du type de données

Données alphanumériques; les originales sont séquentielles (permettent souvent l'ajout d'une année courante et d'un identificateur du Ministère).

Attributs relationnels

Ensemble de valeurs

L'identificateur dépend du système de correspondance de la haute direction que l'institution utilise. Exemples : L'unité organisationnelle du Ministère doit pouvoir configurer elle même le format du numéro de contrôle. Plusieurs formats différents doivent être soutenus/configurables. Le format suivant constitue un exemple d'un tel format :
- YYYY-GRP-######
- YDDD####L
Soit :
- YYYY Constitue l'année de création de la correspondance
- GRP Constitue le groupe qui a effectué la saisie de données
- ###### Constitue un numéro de séquence
- L constitue la langue de correspondance

Conditions d'application

Obligation

Élément optionnel

Quand l'élément est-il chargé?

Lorsqu'une nouvelle référence à un dossier est ajoutée au système.

Comment l'élément est-il chargé?

L'élément est chargé par l'utilisateur.

Référence

EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.2

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