Attribut

Description des attributs

Attributs identificateurs

Nom

identifier

Étiquette

Identificateur, Indicatif de dossier, Identificateur unique du dossier, Premier identificateur unique du dossier (Indicatif de contrôle), Identificateur unique de la pièce jointe, Identificateur unique de la tâche

Attributs définitionnels

Définition

Référence attribuée à un dossier, à une pièce jointe ou à une tâche dans le système de correspondance de la haute direction pour veiller à ce que chacun(e) soit contrôlé(e) individuellement.

But

Veiller à ce que chaque dossier, pièce jointe et tâche contrôlés dans le système de correspondance de la haute direction soit désigné(e) individuellement aux fins de localisation et d'extraction plus précises.

Contrainte

S'applique aux dossiers, aux pièces jointes et aux tâches

Nom du type de données

Alphanumérique; séquentielle

Attributs relationnels

Ensemble de valeurs

L'identificateur dépend du système de correspondance de la haute direction que l'institution utilise. Il peut être généré par le SGDDI. Exemples : L'unité organisationnelle du Ministère doit pouvoir configurer elle même le format du numéro de contrôle. Plusieurs formats différents doivent être soutenus/configurables. Le format suivant constitue un exemple d'un tel format :
- YYYY-GRP-######
- YDDD####L
Soit :
- YYYY Constitue l'année de création de la correspondance
- GRP Constitue le groupe qui a effectué la saisie de données
- ###### Constitue un numéro de séquence
- L constitue la langue de correspondance

Conditions d'application

Obligation

Élément obligatoire

Quand l'élément est-il chargé?

Lorsqu'un nouveau dossier, une nouvelle tâche ou une nouvelle pièce jointe est ajouté(e) au système. Les identificateurs de pièces jointes peuvent être générés par une application de gestion des documents et transmis à l'application de la gestion de la correspondance.

Comment l'élément est-il chargé?

L'élément est généré par le système.

Référence

EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence n^o 2.2, n^o 2.3, n^o 2.4, n^o 2.8, n^o 2.12, n^o 2.19; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence n^o 3.1.9, n^o 3.1.10, n^o 3.1.17, n^o 3.1.18, n^o 3.1.25, n^o 3.1.29, n^o 3.1.31, n^o 3.2.1.1, n^o 3.2.4.2, n^o 3.2.5.2