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Comment enregistrer un vocabulaire contrôlé

Le Registre des vocabulaires contrôlés remplit deux fonctions :

  • Fournir un dépôt de métadonnées des vocabulaires contrôlés utilisés par les ministères et agences du GC dans les métadonnées visant la découverte des ressources.

  • Rendre les vocabulaires accessibles aux moteurs de recherche, aux créateurs d'information et aux personnes responsables du développement et de la mise à jour des vocabulaires.

Pour enregistrer un vocabulaire, il suffit de soumettre les renseignements demandés, conformément aux règles et aux critères énoncés ci-dessous.

L'enregistrement d'un vocabulaire n'équivaut pas à une sanction officielle du vocabulaire par Bibliothèque et Archives Canada ou par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Veuillez noter qu'avant de développer un nouveau vocabulaire contrôlé, les organismes fédéraux devraient d'abord consulter le Guide d'élaboration et de mise à jour des vocabulaires contrôlés au gouvernement du Canada
(www.collectionscanada.gc.ca/webarchives/20071120090655/http://www.tbs-sct.gc.ca/im-gi/mwg-gtm/cvsg-sgvc/docs/2005/vocab/vocab00_f.asp), ainsi que les Lignes directrices relatives à la mise en place des métadonnées pour la découverte des ressources Web du gouvernement du Canada
(www.collectionscanada.gc.ca/webarchives/20071119174241/www.tbs-sct.gc.ca/im-gi/mwg-gtm/ts-sf/docs/2006/metaweb/metaweb00_f.asp).

Le gouvernement du Canada désire limiter le nombre de schémas reconnus utilisés par ses organismes. Ce faisant, il s'assure que les schémas répondent aux exigences fondamentales d'un vocabulaire contrôlé et limite les problèmes d'interopérabilité qui pourraient résulter d'une multiplicité de schémas.

Règles

A. Critères d'enregistrement des vocabulaires contrôlés

  1. On peut enregistrer des vocabulaires contrôlés, incluant des thésaurus, des listes unidimensionnelles de termes préférés, des ensembles de valeurs ou toute autre liste normalisée jugée utile dans le contexte des activités du gouvernement du Canada.

    « Vocabulaire contrôlé » est un terme générique désignant une liste de termes normalisés utilisés pour l'indexation et la recherche documentaire, généralement dans un domaine précis. Il se caractérise par son format homogène et sa syntaxe, et peut inclure des synonymes et des renvois. Dans un vocabulaire contrôlé, on choisit pour représenter un concept un seul terme parmi un ensemble de termes potentiels (terme preféré). Ainsi, toutes les ressources d'information d'un même ensemble de ressources qui traitent d'un même concept peuvent être indexées à l'aide du terme représentatif choisi.

    Le thésaurus est un outil de contrôle de vocabulaire dont l'utilisation permet d'améliorer les résultats de recherche. Le thésaurus représente un sous-ensemble de la langue utilisée dans la vie quotidienne. Il renseigne sur les types de relations entre les termes (mots ou groupes de mots) : termes génériques, termes spécifiques, termes préférés, termes non préférés ou termes associés. Un thésaurus se limite généralement à un domaine précis (santé, éducation, documents gouvernementaux, etc.). Il permet aux utilisateurs d'effectuer des recherches en utilisant la terminologie qui leur est familière pour trouver l'information la plus pertinente possible.

    Une liste unidimensionnelle de termes preférés est une liste établie de termes normalisés qu'on utilise pour l'indexation et la recherche documentaire. Elle est parfois classée en ordre alphabétique et elle ne précise pas les relations entre les termes. En règle générale, une liste unidimensionnelle se limite à un type particulier d'information (p. ex., types de documents, catégories d'utilisateurs). Elle est habituellement assez courte.

  2. Les vocabulaires développés et mis à jour au sein du GC sont enregistrés.

    Tout vocabulaire appartenant au GC doit être élaboré et mis à jour par un organisme autorisé.

    Un organisme autorisé a le mandat, au sein d'un ministère, de développer et mettre à jour le vocabulaire. À titre d'exemple d'organismes autorisés du GC, on peut citer des centres d'expertise tels que la Bibliothèque et centre d'information de Statistique Canada, le Programme des services de dépôt de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, et le Bureau de la gestion intellectuelle de Bibliothèque et Archives Canada, ainsi que des entités responsables de l'élaboration et de la mise à jour de vocabulaires spécialisés, comme Santé Canada.

  3. Les vocabulaires appartenant au GC doivent être bilingues.

  4. Les vocabulaires appartenant au GC doivent être publiquement accessibles sur le Web.

  5. Des vocabulaires contrôlés externes réputés font également partie du registre. Ces vocabulaires sont ajoutés par BAC s'il est reconnu qu'ils sont utilisés par les organismes du GC.

Pour demander l'enregistrement d'un vocabulaire n'appartenant pas au GC, communiquer avec la personne responsable de l'enregistrement des vocabulaires contrôlés, à BAC, à meta_coord@bac-lac.gc.ca.

B. Titres des vocabulaires

  1. Les vocabulaires contrôlés seront nommés d'après leurs titres officiels.
    Le nom de l'organisme propriétaire du vocabulaire ou responsable de sa mise à jour est rarement suffisant, puisqu'il ne peut représenter à lui seul et sans équivoque un vocabulaire particulier.

  2. Les titres des vocabulaires contrôlés bilingues ou multilingues doivent être fournis dans chacune des langues.

    Exemple :
    Thésaurus de Statistique Canada et Statistics Canada Thesaurus

  3. Les versions remaniées d'un vocabulaire, ainsi que les versions modifiées ou traduites par une personne ou un organisme autre que le propriétaire d'origine, devraient être nommées d'après le service, le projet ou le nom du fournisseur.

    Exemple :
    Le Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP) a développé une version française d'une portion du Art and Architecture Thesaurus (AAT) - www.getty.edu/research/tools/vocabulary/aat/index.html (disponible en anglais seulement), un outil de langue anglaise, pour décrire les ressources de ses collections. Ce vocabulaire, bien que fondé sur le AAT, devrait être enregistré sous un nom local.

C. Étiquettes des vocabulaires

Les étiquettes sont nécessaires aux fins de l'identification-machine des vocabulaires. Elles servent de noms de schéma dans les éléments de métadonnées exigeant l'utilisation d'un vocabulaire normalisé.

Les étiquettes sont assignées par l'agent ministériel chargé de l'enregistrement, conformément aux lignes directrices suivantes :

  1. L'étiquette doit être unique.

  2. Les formes abrégées ou acronymes officiels en usage peuvent servir d'étiquette.

  3. Les acronymes gouvernementaux officiels du PCIM (Programme de coordination de l'image de marque) peuvent faire partie de l'étiquette.

  4. Les deux premières lettres de l'étiquette de tout schéma développé à l'usage exclusif du GC doivent être gc. L'étiquette ne doit contenir aucun signe de ponctuation.

    Exemples :
    Thésaurus de Statistique Canada
    (en anglais, Statistics Canada Thesaurus) = gcstc

    Thésaurus des sujets de base du gouvernement du Canada
    (en anglais, Government of Canada Core Subject Thesaurus) = gccore

    À noter : puisque les étiquettes sont destinées à l'usage des machines, et non à l'usage des personnes, un nom bilingue n'est pas requis.

D. Qui peut enregistrer un vocabulaire contrôlé

  1. L'organisme autorisé ou l'organisme chargé de la mise à jour d'un vocabulaire, ou toute personne agissant au nom d'un de ces organismes, soumettra un formulaire d'enregistrement au registraire des vocabulaires contrôlés, à BAC.

  2. Au nom du GC, BAC enregistrera les vocabulaires externes réputés.

Pour toute question, veuillez communiquer avec la personne responsable de l'enregistrement des vocabulaires contrôlés, à BAC, à meta_coord@bac-lac.gc.ca.

E. Comment enregistrer un vocabulaire

Pour un vocabulaire appartenant au GC, complétez le formulaire d'enregistrement électronique. Vous recevrez une confirmation une fois l'enregistrement complété.

Pour les vocabulaires mis à jour par des organismes externes, communiquer avec la personne responsable de l'enregistrement des vocabulaires contrôlés, à BAC, à meta_coord@bac-lac.gc.ca.