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Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents

3.1 Annexe II  --  Profil Fonctionnel de la fonction « administration générale » de l'Administration fédérale

Ce profil de la fonction « administration générale » vise à faciliter l'application des modalités de transfert des documents archivistiques (v. Annexe I) élaborées à l'occasion de l'élimination des documents administratifs communs créés, recueillis ou conservés par les institutions fédérales au soutien de cette fonction. Le profil se compose essentiellement de descriptions des trois sous-fonctions associées à l'administration générale, chacune de ces sous-fonctions étant à son tour subdivisée en tâches, activités et processus, selon le cas.

1.  Gestion de l'information de l'administration fédérale

Cette sous-fonction englobe de façon générale les processus et les activités qui génèrent, dans le cadre du cycle de vie de l'information, les documents créés par les institutions fédérales, c'est-à-dire de la création des documents à leur élimination en passant par l'arrangement des éléments qui les composent ainsi que la récupération, l'utilisation, l'accès, l'entreposage et la protection de ceux-ci. Plus précisément, cette sous-fonction regroupe dix programmes ou activités de base qu'ont en commun tous les organismes de l'administration fédérale : l'accès à l'information, la protection des renseignements personnels, la gestion des documents  --  notamment le programme des documents essentiels, la gestion de la technologie de l'information, les services de bibliothèque, la gestion de la correspondance, la gestion des formulaires, la gestion d'ouvrages didactiques, les services de courrier et de messagerie et les services de publication et de reproduction.

  • Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Cette rubrique réunit, de façon générale, les processus et les activités qui génèrent les documents créés par les institutions fédérales en ce qui a trait à l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Plus précisément, cette rubrique vise notamment les demandes d'accès à des documents faites par des particuliers aux termes des lois susmentionnées.

  • Gestion des documents

Cette rubrique réunit, de façon générale, les processus et les activités qui génèrent les documents créés par les institutions fédérales en ce qui a trait à la gestion de leurs documents institutionnels. Plus précisément, cette rubrique vise notamment les programmes sur les documents essentiels, sur la micrographie et sur l'imagerie électronique et comprend notamment l'élaboration, l'adoption et la mise en oeuvre de systèmes de classification; la procédure et les techniques de tenue des documents ainsi que les inventaires de documents et des autorisations de disposer des documents; sont exclus les documents désignés essentiels, qui doivent faire l'objet d'autorisations de disposition spécifiques, ainsi que les documents qui ont servi au microfilmage ou à l'imagerie.

  • Gestion de la technologie

Cette rubrique réunit, de façon générale, les processus et les activités qui génèrent les documents que créent les institutions fédérales en ce qui a trait exclusivement aux fonctions administratives communes de gestion de la technologie. Plus précisément, cette rubrique vise notamment l'élaboration de systèmes automatisés, l'exploitation de systèmes de bureautique et de bases de données qui soutiennent des fonctions administratives communes ainsi que l'aide technique fournie à l'égard de tels systèmes ou de telles bases de données; sont exclus les activités ou les documents qui soutiennent des fonctions d'exploitation ou des systèmes d'information automatisés reliés aux activités d'exploitation, ou toute combinaison de fonctions administratives et d'exploitation.

  • Services de bibliothèque

Cette rubrique réunit, de façon générale, les processus et les activités qui génèrent les documents que créent les institutions fédérales en ce qui a trait à la fourniture de services de bibliothèque, parfois appelés centres de documentation ou de référence. Sont exclus les activités et les documents qui constituent les véritables fonds intellectuels de ces bibliothèques ou centres de documentation ou de référence. L'élimination de la « littérature grise » et de tous autres documents de référence de soutien, notamment les brochures, les rapports non publiés (dépourvus de no ISBN) et les documents sur divers supports tels que les affiches et les films, peuvent faire l'objet d'une autre autorisation pluriinstitutionnelle d'élimination des documents.

  • Autres activités et services reliés à la gestion de l'information

Cette rubrique réunit, de façon générale, les processus et les activités qui génèrent les documents que créent les institutions fédérales en ce qui a trait à la gestion de la correspondance, à la gestion des formulaires, à la gestion d'ouvrages didactiques, aux services de courrier et de messagerie ainsi qu'aux services de publication et de reproduction.

2.  Sécurité

Cette sous-fonction englobe, de façon générale, les processus et les activités qui génèrent les documents créés par les institutions fédérales en ce qui a trait aux principaux éléments constitutifs de la sécurité tels que la classification et la désignation des renseignements, la sécurité et la gestion des risques, le contrôle de l'accès, la sécurité du personnel, les mesures de protection ainsi que les infractions et les manquements à la sécurité. Plus précisément, cette rubrique vise notamment la classification de renseignements de nature délicate qui revêtent un intérêt national; la délivrance d'autorisations de sécurité à des personnes à l'emploi de l'administration fédérale ou qui travaillent à contrat pour le compte de celle-ci; tous les aspects de la sécurité matérielle qui concernent des renseignements classifiés ou de nature délicate; le traitement sécuritaire des fonds documentaires; sont exclus les activités et les documents des organismes de sécurité et de protection dont le mandat législatif vise des activités hostiles ou de subversion telles que le sabotage, ou des enquêtes portant sur de semblables activités.

3.  Soutien administratif

Cette sous-fonction englobe, de façon générale, les processus et les activités qui génèrent les documents créés par les institutions fédérales en ce qui a trait aux aspects les plus usuels de la fonction « administration générale ». Plus précisément, cette sous-fonction vise notamment la gestion des voyages et du stationnement, les services de télécommunications, et les services de soutien administratif tels que les services de traitement de texte, de sténographie et de traduction.

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