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Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents

4.3 Annexe  --  Modalités pour l'élimination d'images électroniques et de documents-source

1.  Portée

Pour les fins des présentes modalités, « documents-source » s'entend notamment de la correspondance et des notes, livres, plans, cartes, dessins, diagrammes, illustrations ou graphiques, photographies, films, microformes ainsi que de tout autre matériel documentaire.

Les présentes modalités s'appliquent aux documents-source qui ont été scrutés par des systèmes d'imagerie électronique ainsi qu'aux images électroniques mêmes.

Lorsque des documents-source se trouvent à la fois sur papier et sur microfilm, les présentes modalités s'appliquent aux documents sur les deux supports.

2.  Exclusions

Les présentes modalités ne s'appliquent pas aux documents lisibles par machine, saisis par un système d'imagerie et à l'égard desquels il n'existe pas de document-source sur papier.

Sauf lorsqu'une autorisation de disposition des documents permet de détruire tous les documents-source, les documents-source susceptibles de posséder une valeur intrinsèque en raison de caractéristiques physiques inhabituelles ou de leur âge sont exclus de l'application de cette autorisation. On peut notamment mentionner à titre d'exemples de documents possédant une valeur intrinsèque:

• les documents antérieurs à 1939;
• les proclamations, chartes, déclarations, accords intergouvernementaux et traités originaux;
• les documents qui portent un sceau officiel;
• les documents graphiques de grandes dimensions;
• les documents cartographiques ou architecturaux ou les dessins d'ingénieurs;
• les photographies, les diapositives et les négatifs; et
• les créations artistiques originales.

Les documents-source susceptibles d'avoir une valeur intrinsèque ne doivent pas être détruits. Les institutions doivent solliciter cas par cas l'autorisation de le Bibliothécaire et Archiviste du Canada pour pouvoir éliminer de tels documents-source ainsi que les images électroniques connexes.

3.  Exigences à l'égard des systèmes d'imagerie pour que l'autorisation s'applique

Lorsqu'une institution fédérale a l'intention de se fier aux images électroniques en tant que document institutionnel officiel attestant de ses activités (par opposition à un système qui ne fournirait que des copies de référence ou d'appoint), l'élimination des documents-source et des images électroniques ou de l'un ou l'autre peut être effectuée ainsi qu'il est décrit à la section 4. Les systèmes d'imagerie qui produisent des documents fiables pour utilisation à des fins juridiques ou administratives dans le cours normal de leurs opérations devraient réunir les exigences suivantes:

• se conformer aux dix principes décrits dans la Partie IV, au paragraphe 3.7 de Microfilms et images électroniques  --  Preuve documentaire (CAN/CGSB-72.11-93) publié par l'Office des normes générales du Canada;
• être en mesure d'identifier et de regrouper les images qui se rapportent à des sujets, cas, fonctions, activités, ou unités organisationnelles gérées par l'institution précis; et
• permettre l'extraction d'images individuelles.

Lorsque du matériel et des logiciels sont remplacés ou mis à jour, les institutions fédérales doivent veiller au déplacement des images électroniques vers leur nouvel environnement de sorte que les documents demeurent disponibles, compréhensibles et utilisables.

Si le système d'imagerie répond à ces exigences, l'élimination des documents peut être effectuée de la façon énoncée ci-après.

4.  Application

4.1  Une autorisation de disposition des documents identifie quelques uns ou tous les documents-source scrutés comme possédant une valeur archivistique:

• détruire le document-source lorsque l'institution n'en a plus besoin, si le système d'imagerie répond aux exigences énoncées à la section 3;
• présenter à Bibliothèque et Archives du Canada une demande de modification de l'Accord existant (accompagné de Modalités de transfert des documents archivistiques) afin de préciser les modalités d'ordre technique pour le transfert à Bibliothèque et Archives du Canada des documents archivistiques maintenant reproduits par images.

4.2  Il n'y a pas d'autorisation de disposition des documents applicable aux documents-source:

• détruire les documents-source lorsque l'institution n'en a plus besoin, si le système d'imagerie répond aux exigences énoncées à la section 3;
• présenter à Bibliothèque et Archives du Canada une demande d'autorisation de disposition des images électroniques dans le cadre du processus ordinaire d'un protocole d'entente.

4.3  Il existe une autorisation de disposition des documents qui permet la destruction de tous les documents-source en train d'être reproduits par images:

• détruire les images électroniques lorsque l'institution n'en a plus besoin.

4.4  Le système d'imagerie électronique ne réunit pas les exigences énoncées à la section 3 et ne sert qu'à des fins de référence ou de commodité plutôt que comme documents institutionnels officiels constitués dans le cours normal des affaires:

• les présentes autorisent la destruction de l'image électronique du document officiel;
• quant à l'élimination des documents-source, il faut continuer d'appliquer l'autorisation de disposition, s'il y en a une, ou alors il faut, dans le cadre du processus d'un protocole d'entente, présenter une demande à Bibliothèque et Archives du Canada pour en obtenir une.

5.  Autres renseignements

Pour de plus amples renseignements sur les présentes modalités, veuillez communiquer avec Bibliothèque et Archives du Canada.

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