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Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents

4.4 Annexe  --  Modalités de transfert des documents archivistiques des secteurs créateurs d'affiches des institutions fédérales

A.  Portée de l'autorisation

L'autorisation de disposition des documents no 96/024 s'applique à toutes les affiches et à tous les placards créés par les institutions de l'administration fédérale ou pour leur compte. Une affiche se définit comme étant un avis constitué d'une feuille unique ou de plusieurs feuilles, composé essentiellement d'une représentation graphique, conçu pour attirer l'attention sur des événements, des activités, des causes, des biens ou des services, pour être affiché, habituellement dans un endroit public, et pour faire impression à distance. Un placard est un avis constitué d'un seul texte, imprimé d'un seul côté et conçu pour être lu déplié et affiché publiquement, tel les procclamations, les feuilles d'informations et les prospectus. Cette autorisation ne s'applique ni aux affiches ni aux placards qui se trouvent sous le contrôle d'une institution mais qui n'ont pas été créés par l'institution ou pour son compte; elle ne s'applique pas non plus à des affiches qui servent à annoncer des activités reliées au personnel comme les concours, les détachements et les appels.

B.  Identification des documents archivistiques

  1. Identifier et mettre de côté deux (2) exemplaires de toute affiche créée par une institution fédérale ou pour son compte lors de la création ou de l'impression de l'affiche et conserver dans un endroit adéquat.

C.  Préparation des documents archivistiques en vue de leur transfert

  1. Préparer les affiches en vue de leur transfert en conservant ces documents à plat. Ne pas les plier ni les rouler.

  2. Fournir les renseignements pertinents en ce qui a trait au contexte du dossier et au secteur d'où il provient, notamment le numéro de document ou de dossier. Chaque transfert devrait être accompagné des autres instruments de recherche existants, y compris les listes, les fichiers, les microfiches, les microfiches et les systèmes de repérage informatiques.

  3. Transférer les documents archivistiques à Bibliothèque et Archives du Canada comme suit:
  1. deux (2) exemplaires des affiches existantes d'ici le 15 septembre 1997;

  2. transférer les affiches futures à la fin de chaque exercice financier (le 31 mars).

D.  Autres renseignements

Pour de plus amples renseignements sur ces modalités de transfert de documents archivistiques (y compris des considérations d'ordre technique), veuillez communiquer avec Bibliothèque et Archives du Canada.

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