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Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents

Application de l'APDD générique nº 2001/004

Par le passé, Bibliothèque et Archives du Canada (BAC) ont développé des autorisations génériques de disposer de documents qui s'appliquent aux documents sous le contrôle d'une ou de plusieurs institutions et qui partagent une ou plusieurs caractéristiques tels que les documents créés au même niveau hiérarchique d'un certain nombre d'institutions ou de documents créés sur un même support. Ces autorisations pluri-institutionnelles de disposer des documents (APDD) de nature générique sont distribuées à toutes les institutions assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

L'APDD générique nº 2001/004 s'applique aux documents audio-visuels entreposés au nom be ministères clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Cette APDD est élaborée en partenariat avec BAC et le TPSGC. Les institutions qui utilisent les installations d'entreposage de films et d'audio-visuels de TPSGC en tant que ministère client recevront une Autorisation signée qui s'assortira aux modalités et à la liste des dossiers pour le transfert des documents archivistiques audio-visuels.

Les institutions qui n'utilisent pas les installations pour les services d'entreposage audio-visuels de TPSGC ne peuvent pas utiliser l'APDD nº 2001/004, mais recevront ou pourront visionner un modèle de cette Autorisation non-signée sur notre site Web (www.collectionscanada.gc.ca) à la page Web des Services au gouvernement. Les institutions qui ne sont pas des ministères clients doivent se procurer une authorisation spécifique de deposer de documents (ASDD) pour les documents audio-visuels de leur institution.

Les institutions qui deviendront des ministères clients de TPSGC pour l'entreposage de leurs documents audio-visuels doivent communiquer avec leur archiviste respectif pour planifier (sans le besoin d'une autorisation de disposition) l'évaluation archivistique et le transfert des documents audio-visuels de leur institution particulière à BAC. Lorsque les étapes préliminaires seront complétées, l'APDD nº 2001/004 signée sera émise et alors l'institution pourra appliquer les modalités et la liste des dossiers assorties aux documents archivistiques audio-visuels.

Pour vos questions et avis face à l'applicabilité de l'APDD nº 2001/004, communiquez avec le Centre des activités des archives gouvernementales au numéro de téléphone 819-934-7305 ou par courriel (GABC@bac-lac.gc.ca).

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