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Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents

3.2 Annexe I  --  Modalités de disposition des documents administratifs communs créés au soutien de la fonction « gestion immobilière » des institutions assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada

A.  Définitions clés

Documents administratifs communs - Documents qu'une institution de l'administration fédérale a créés, recueillis ou reçus afin d'étayer et d'en témoigner les vastes fonctions ou activités administratives internes que toutes les institutions exercent ensemble ou dont elles se partagent l'exercice (par exemple, la gestion du matériel, la fonction de « contrôleur » ou la gestion des ressources humaines).

Documents d'exploitation - Documents qu'une institution de l'administration fédérale a créés, recueillis ou reçus afin d'étayer et d'en témoigner les fonctions, programmes, processus, transactions, services et toute autre activité assignés à cette institution spécifiquement ou uniquement aux termes d'une loi, d'un règlement ou d'une politique.

Bureau de premier intérêt - L'institution fédérale - qu'il s'agisse d'un ministère, d'une agence, d'une commission, d'un bureau ou d'un autre organisme - qui tient son autorité et sa responsabilité pour exécuter une fonction particulière au nom de l'administration fédérale spécifiquement d'une loi, d'un règlement, d'une politique ou d'un mandat.

Bureau d'intérêt secondaire - L'institution fédérale - qu'il s'agisse d'un ministère, d'une agence, d'une commission, d'un bureau ou d'un autre organisme  - qui participe ou est associé à l'exécution ou à l'un des aspects, d'une fonction, de la gestion d'un programme ou de la prestation d'un service de l'administration fédérale en raison d'une loi, d'un règlement, d'une politique ou d'un mandat.

Fonction « gestion immobilière » - Réunit les fonctions, sous-fonctions, processus, activités et transactions de nature administrative ayant trait à la gestion des biens immobiliers du fédéral ou des biens immobiliers utilisés ou acquis par une institution, pratiquée par les institutions gouvernementales à l'interne et dans les transactions qui interviennent entre elles afin de soutenir et de faciliter l'exécution des programmes et la prestation des services. La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, la Loi sur les immeubles fédéraux, la Loi sur le ministère du Patrimoine national, la Loi sur la capitale nationale, la Loi sur la gestion des finances publiques, la Loi sur les lieux et monuments historiques, la Loi sur les ressources naturelles et la Loi sur l'expropriation comptent parmi les principales lois qui sous-tendent la fonction « gestion immobilière ».

Afin de préciser et d'exposer les exigences en matière de disposition des documents, il est possible d'imaginer l'application de la fonction « gestion immobilière », telle qu'elle est énoncée dans les politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor sur les biens immobiliers, à n'importe quelle institution de l'administration, et on peut la diviser en cinq sous-fonctions de la gestion du cycle de vie des biens immobiliers. Une description plus détaillée de chacune de ces sous-fonctions est offerte à l'Annexe II, Profil de la fonction « gestion immobilière ». Les cinq sous-fonctions (indiquées en caractères gras) sont réparties comme suit :

1. évaluation et planification des exigences en matière immobilière,
2. acquisition de biens immobiliers et de services connexes,
3. exploitation et utilisation des biens immobiliers,
4. entretien des biens immobiliers et
5. remplacement, transfert et aliénation des biens immobiliers.

B.  Portée de l'autorisation

• L'Autorisation nº 2001/002 s'applique aux documents administratifs communs qui viennent étayer la fonction « gestion immobilière » des institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (c'est-à-dire ceux qui témoignent des fonctions administratives communes, sous-fonctions, programmes, activités et transactions), sans égard à l'arrangement des documents ou au contrôle interne de ceux-ci au sein de chacune des institutions; l'autorisation remplace totalement le Plan nº 2 Bâtiments et propriétés des Plans généraux d'élimination des documents (PAC 86/001).

• L'Autorisation nº 2001/002 s'applique à toutes les institutions assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, que leurs activités relatives à la fonction « gestion immobilière » respectent ou non les politiques et les lignes directrices du Conseil du Trésor ou d'autres organismes centraux. Ainsi, il se peut que des institutions (comme les sociétés d'État) ne soient pas obligées de respecter les politiques des organismes centraux pour ce qui est de la fonction « gestion immobilière », pourtant ces institutions sont assujetties à la Loi.

• L'Autorisation nº 2001/002 s'applique aux documents électroniques, aux bases de données et aux systèmes de bureautique - ainsi qu'à la documentation technique ou aux renseignements contextuels sur les métadonnées qui s'y rapportent - créés au soutien de la fonction « gestion immobilière » au sein de toutes les institutions de l'administration fédérale. Toutefois, cette autorisation ne s'applique pas aux documents électroniques, aux bases de données ou aux systèmes de bureautique - non plus qu'à la documentation technique ou aux renseignements contextuels sur les métadonnées qui s'y rapportent - créés par les institutions fédérales au soutien d'une fonction qui leur a été assignée exclusivement ou spécifiquement aux termes d'une loi, d'une politique ou de leur mandat dans le cadre de leurs opérations ou à titre de bureau de premier intérêt ou de bureau d'intérêt secondaire.

• La portée de l'Autorisation nº 2001/002 liée aux activités communes ou générales de gestion des biens immobiliers est restée la même que celle du Plan nº 2  - Bâtiments et propriétés des PGÉD (PAC 86/001) et couvre les documents traitant des activités administratives communes relatives aux intérêts immobiliers de nature environnementale. Plusieurs des éléments et catégories de sujets, types de documents et documents anciennement visés en vertu des prescriptions « Consulter les Archives publiques », « Demander l'autorisation de détruire les documents périmés » ou « Transfert aux Archives publiques du Canada » du Plan nº 2 sont maintenant exclus là où ils sont susceptibles de mettre en cause des décisions relatives à l'élimination de documents créés, recueillis ou reçus par l'institution afin d'étayer ou de documenter des politiques, des programmes et des services reliés aux opérations de l'institution, et qui sont donc foncièrement des documents d'exploitation. Les sujets et les descriptions de documents qui figuraient au Plan nº 2 des PGÉD (PAC 86/001) et qui ont été exclus de l'Autorisation nº 2001/002 feront l'objet d'une évaluation distincte dans le cadre de leur contexte propre à l'institution ou de leur contexte d'exploitation. Sont tout particulièrement exclus de cette autorisation les documents liés à la gestion immobilière, notamment en ce qui a trait aux parcs nationaux, lieux historiques nationaux, canaux historiques, champs de bataille nationaux, aires de conservation nationales, gares ferroviaires patrimoniales, édifices fédéraux à valeur patrimoniale et aux monuments désignés ou reconnus par le ministre du Patrimoine canadien comme un bien patrimonial ayant une importance nationale ou historique, bien que ce ne soient pas par définition des documents de nature commune ou administrative.

• Les institutions qui ont des mandats opérationnels spécifiques à titre de bureaux de premier intérêt (BPI) ou de bureaux d'intérêt secondaire (BIS) à l'égard de certains aspects de la fonction « gestion immobilière » ne doivent pas appliquer l'Autorisation nº 2001/002 à ceux de leurs documents d'exploitation qui ont trait à ces mêmes aspects de la fonction « gestion immobilière ». Si, pour quelque raison que ce soit, une institution assujettie à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada crée, recueille ou reçoit des documents qui portent sur la fonction « gestion immobilière » bien qu'il ne s'agisse pas de documents communs ou administratifs, elle doit demander une autorisation distincte pour pouvoir disposer de tels documents d'exploitation. Les fonctions, sujets, types de documents et documents de l'administration fédérale exclus de la portée de l'Autorisation nº 2001/002, ou de toute autre autorisation pluri-institutionnelle, doivent être visés par des autorisations accordées en particulier à des institutions fédérales dans le cadre d'un Plan pluriannuel d'élimination des documents. Ainsi, l'Autorisation nº 2001/002 ne s'applique pas aux documents d'exploitation des institutions des BPI dont le mandat législatif spécifique a trait à la fonction « gestion immobilière » à l'échelle du gouvernement (par exemple, le ministère de la Justice, le ministère de l'Environnement, l'Agence canadienne d'évaluation environnementale, le ministère du Patrimoine canadien, l'Agence Parcs Canada, Santé Canada, Développement des ressources humaines Canada, la Commission de la Capitale nationale, le ministère des Ressources naturelles, le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, la Gendarmerie royale du Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor comme agents des organismes centraux du gouvernement) ni aux documents d'exploitation des institutions des BIS (par exemple, le ministère de la Défense nationale, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, le ministère des Transports, les Administrations portuaires canadiennes, la Société des ponts fédéraux ltée, la Commission des champs de bataille nationaux, le Conseil de la gestion des terres et des eaux de la vallée du Mackenzie et la Société immobilière du Canada Limitée), et autres sociétés d'État, organismes, commissions ou conseils dans le cadre de leurs mandats législatifs et politiques particuliers. Cette condition s'applique que l'institution utilise ou non les services communs obligatoires ou facultatifs en matière de biens immobiliers d'un bureau de premier intérêt comme Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ou le ministère de la Justice.

• L'Autorisation nº 2001/002 ne s'applique pas à des séries, à des groupes ou à des collections qui réunissent à la fois des documents administratifs communs et des documents d'exploitation.

• L'Autorisation nº 2001/002 ne remplace pas d'autres autorisations qui exigent la préservation de documents dotés d'une valeur archivistique. On devrait l'appliquer après avoir appliqué l'Autorisation de détruire des documents éphémères, les autorisations de disposer de documents d'exploitation (aussi appelées « autorisations spécifiques de disposer des documents ou ASDD ») et les autorisations pluri-institutionnelles qui visent des groupes de documents de même nature (ou génériques) tels que les affiches, les documents d'un cabinet de ministre ou du responsable d'une institution et les documents générés par des systèmes d'imagerie électronique. Il y a également des autorisations de disposer des documents d'exploitation (à savoir les autorisations spécifiques) qui visent aussi l'élimination de documents administratifs communs. Les modalités afférentes à ces autorisations spécifiques demeurent en vigueur.

• Il incombe à chacune des institutions de comprendre et d'appliquer les dispositions législatives qui ont trait à la conservation et à la communication de l'information et, tout particulièrement, les dispositions législatives qui les concernent directement. Chaque institution fédérale a par conséquent le devoir de fixer les délais de conservation qui conviennent à ses documents, y compris les documents administratifs communs visés par l'Autorisation nº 2001/002.

C.  Autorisation de détruire des documents

Tous les documents créés, recueillis ou conservés sur quelque support que ce soit par une institution au soutien de la fonction « gestion immobilière » peuvent être détruits pourvu que les conditions suivantes se trouvent réunies :

• les documents ne sont pas foncièrement des documents d'exploitation;
  
  
• les documents ne sont pas de nature mixte, c'est-à-dire en partie documents administratifs et en partie documents d'exploitation;
  
  
• les documents ne servent pas à étayer une fonction administrative dans un bureau de premier intérêt;
  
  
• les documents ne se trouvent pas soustraits à l'application de l'Autorisation nº 2001/002 en raison des définitions et de l'énoncé sur la portée de l'autorisation qui figurent à la présente annexe;
  
  
• les documents ne sont pas antérieurs à 1946;
  
  
• les délais de conservation - que l'institution a assignés aux documents en fonction des exigences juridiques et opérationnelles - sont expirés.

Une application stricte des définitions et des exclusions que l'on vient d'énoncer ainsi que l'application des diverses autorisations de disposer des documents selon l'ordre de priorité indiqué feront en sorte qu'il ne se trouve pas de document doté d'une valeur archivistique parmi le reste des documents administratifs communs qui étayent la fonction « gestion immobilière » des institutions assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

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