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PARTIE 1 : Section A des modalités

1.1 Portée de l'autorisation et définitions

La partie 1 de ce guide d'application est conforme à la section A des modalités de l'APDD 2005/006. La section A des modalités prescrit la portée de l'autorisation et définit certains termes clés qui limitent l'application de l'APDD dans les institutions fédérales.

De plus, la partie 1 du guide d'application répond aux questions les plus fréquemment posées par les institutions : « Est-ce que l'APDD 2005/006 peut s'appliquer à nos documents ? » La partie suivante est une réponse synthèse à cette question, dans un format tableau, suivi d'explications plus détaillées sur la portée et les définitions utilisées dans cette autorisation.

1.2 Tableau des questions et réponses et l'APDD 2005/006

  Question - Est-ce que l'APDD 2005/006 peut s'appliquer à nos documents si les documents... Réponses
a. Ne sont pas assujettis à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada ? Non
b. Ne satisfont pas aux trois critères de la définition d'un document de dossier cas décrits à la section A des modalités ? Non
c. Sont des documents administratifs communs ? Non
d. Ont été créés avant 1946 ? Non
e. S'appliquent à l'APDD no 96/021 pour les documents institutionnels d'un cabinet de ministre ? Non
f. S'appliquent à l'APDD no 96/022 pour les documents des responsables des institutions fédérales ? Non
g. S'appliquent à l'APDD no 96/023 pour les documents afférents aux systèmes d'imagerie électroniques ? Non
h. S'appliquent à l'APDD no 96/024 pour les secteurs créateurs d'affiches des institutions fédérales ? Non
i. S'appliquent à l'APDD no 2001/004 pour les documents audiovisuels ? Non
j. S'appliquent à l'autorisation de détruire les documents éphémères ? Non
k. Comprend un éventail de documents administratifs communs ainsi que des documents d'exploitation ? Non
l. Comprend un éventail de documents de transactions et de documents classés par sujet dans le même dossier ? Non1
m. S'appliquent à une autorisation spécifique de disposer des documents (ASDD) ? Non2
n. Sont partagés avec d'autres institutions fédérales ? Non3
o. Sont créés et tenus à jour dans les bureaux régionaux ? Oui
p. Sont de nature opérationnelle (exploitation) seulement; sont assujettis à la Loi de BAC; rencontrent les trois (3) critères de la définition d'un dossier cas de la section A des modalités; ne s'appliquent ni à une APDD ni à une ASDD; n'ont pas été créés avant 1946; et ne pas combinés les dossiers cas qui contiennent des documents administratifs communs ou des documents classés selon l'objet (sujet) ? Oui

1.3 Notes explicatives du tableau de questions et réponses de l'APDD 2005/006

Voici une explication des différentes questions et réponses du tableau :

a. Les autorisations de disposer des documents, y compris les APDD, ne s'appliquent pas aux institutions qui ne sont pas assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

b. Les documents ne rencontrant pas les trois critères de la définition d'un document de dossier cas de l'APDD no 2005/006 ne peuvent pas être considérés comme des documents de dossiers cas. Par exemple, les documents peuvent être des documents de politiques (donc pas transactionnels) ou n'ont pas de commencement ni de fin évidente. Dans ces deux cas, l'APDD ne peut pas s'appliquer aux documents.

c. Tous les documents administratifs communs, y compris les dossiers individuels administratifs communs et les dossiers sujets, sont compris dans les cinq APDD pour les documents administratifs communs. L'APDD no 2005/006 s'applique uniquement aux documents des dossiers cas d'exploitation. Si vos documents contiennent des dossiers individuels administratifs, vous devez appliquer l'APDD pour les documents administratifs communs pour en disposer.

d. Aucune APDD délivrée par BAC ne s'applique aux documents créés avant 1946. Dans certains cas, lorsqu'une série de documents s'étend sur une période avant 1946 et se continue après, cette APDD pourrait s'appliquer aux documents créés après une date de fermeture. Veuillez consulter votre archiviste responsable de votre portefeuille à BAC avant d'en faire l'application.

e.-j. Les APDD génériques afférentes aux documents des ministres et sous-ministres, les documents des supports spécifiques et les documents éphémères (p. ex. : APDD 96/021, 96/022, 96/023, 96/024, 2001/004), s'appliquent déjà à tous les dossiers individuels et dossiers par sujet pertinents à la portée. Par conséquent, tous les documents qui s'appliquent aux APDD « génériques » sont exclus de la portée de l'APDD no 2005/006 afin d'éviter les conflits décisionnels entre cette APDD et les autres. (En réponse aux questions « e » à « j » au tableau ci-dessus).

k. La combinaison des documents administratifs communs et des documents d'exploitation dans le même dossier individuel peut entraîner le risque de destruction des documents archivistiques quand ils sont appliqués à une APDD quelconque. Par conséquent, l'APDD no 2005/006 ne peut être appliquée à des dossiers qui traitent ce type de documents. Les institutions fédérales doivent se procurer une autorisation spécifique de disposer des documents (ASDD) pour ces documents. Cependant, les institutions peuvent gérer leurs documents de façon différente pour éviter ce problème.

l. La combinaison des documents transactionnels et des documents d'exploitation par sujet dans le même dossier peut entraîner le risque de détruire les documents archivistiques lorsque l'APDD no 2005/006 est appliqué. Par conséquent, l'APDD no 2005/006 ne peut être appliquée à des dossiers qui mêlent ce type de documents. Les institutions fédérales peuvent consulter l'archiviste responsable de leur portefeuille à BAC afin d'identifier la proportion de documents par sujets dans une série de dossiers cas nécessitant une ASDD ou encore l'application de l'APDD 2005/006. Cependant, les institutions peuvent gérer leurs documents de façon différente pour éviter ce problème.

m. Des ASDD qui s'appliquent aux dossiers cas d'exploitation sont élaborés pour des institutions particulières afin d'assurer le transfert des documents archivistiques à BAC. Ces ASDD ont préséance sur tout autre APDD. L'APDD no 2005/006 ne peut être appliquée aux mêmes documents déjà compris par une ASDD maintenue et valide. Cependant, lors de la mise en œuvre de cette APDD, les archivistes de BAC travailleront avec le personnel de votre institution pour déterminer et confirmer lesquelles des ASDD seront appliquées ou encore remplacées par l'APDD des dossiers cas.

n. Sous la section B des modalités de l'APDD no 2005/006, Obligations élémentaires afférentes aux documents archivistiques, les institutions fédérales doivent aviser leur archiviste de BAC avant d'appliquer cette APDD à des documents partagés avec d'autres institutions fédérales.

L'archiviste vérifiera quelle institution détient le « contrôle » légal de la version institutionnelle finale du document; quelle institution gère le système de tenue des documents duquel le transfert des documents archivistiques aura lieu, et quelle institution a mise en place le plus long délai de conservation pour les documents d'exploitation. Ainsi, l'application d'une ASDD existante ou une ASDD émise à une ou plusieurs institutions partageant les documents sera déterminée. En informant et en consultant l'archiviste responsable du portefeuille à BAC, ces questions seront vérifiées pour assurer de disposer adéquatement des documents à la fin de leur délai de conservation et de transférer les documents archivistiques à BAC.

o. L'APDD no 2005/006 s'applique à tous les documents, qu'ils soient créés dans des bureaux régionaux, de districts ou dans les bureaux de l'administration centrale des institutions gouvernementales de l'administration fédérale. Si vous avez des questions à ce propos, veuillez vous adresser à l'archiviste responsable de votre portefeuille à BAC.

p. « À quoi s'applique l'APDD no 2005/006 ? », la réponse à la question est laissée en fin de tableau intentionnellement. Les institutions fédérales appliquant à la lettre toutes les modalités de l'APDD no 2005/006, y compris la portée, les définitions, les exclusions et les critères archivistiques s'assurent de disposer efficacement leurs documents de dossiers cas d'exploitation et ne feront courir aucun risque de destruction par inadvertance à leurs documents archivistiques. Les archivistes de BAC et le personnel de votre institution travailleront ensemble pour confirmer l'applicabilité de l'APDD à leurs séries de documents de dossiers cas d'exploitation durant la période de mise en œuvre.

1.4 Définitions

Pour bien comprendre et appliquer cette APDD, il faut savoir que BAC a élaboré une nouvelle définition et un nouveau test pour les documents des dossiers cas qui insistent sur le niveau de transactions qui témoignent par les documents au lieu de mettre l'accent sur l'article en particulier, l'objet, l'entité, la personne, l'événement ou la chose pour lesquels une transaction est effectuée et documentée dans le contenu du document.

Transaction

Le premier concept très important dans la nouvelle définition d'un document de dossier cas est celui d'une transaction. La transaction désigne la plus petite unité de travail mesurable effectuée dans le cadre d'un processus opérationnel à l'appui d'une activité de plus grande importance dans le contexte d'un mandat opérationnel précis.

Exemple 1. Un grand nombre d'institutions fédérales subventionnent des individus, des organismes à but non lucratif, de petites et moyennes entreprises, de grandes entreprises, des universités, des collègues et/ou des institutions de recherche. Plus particulièrement, Industrie Canada a comme mandat de stimuler le développement économique à partir d'une panoplie de moyens, incluant les subventions. Les subventions peuvent prendre différentes formes comme le transfert direct des sommes, des avantages fiscaux, des prêts, des garanties et/ou des investissements avec option de remboursement, mais le procédé sous-jacent implique des séries de transactions répétitives, fondées sur des procédures préétablies en utilisant des formulaires et de la documentation normalisée. Ces séries de transactions font partie d'un processus opérationnel pour l'accord d'une demande et sa gestion.

Le processus opérationnel comprend une application qui se sert d'un formulaire ou d'un format normalisé y compris la documentation corrélative, la revue des renseignements additionnels ajoutés si nécessaire, et la décision apportée pour approuver ou refuser la demande selon une lettre normalisée. Pour les demandes approuvées, le processus comprend le contrat signé par le demandeur et l'institution fédérale. Lorsque le contrat ou l'accord est mis en place, les sommes ou les bénéfices sont distribués au demandeur. La demande peut-être contrôlée régulièrement pendant toute la durée de la subvention, ainsi qu'à la fin du mandat dans le cadre de la période d'évaluation. Une fois que toutes les modalités de la subvention seront rencontrées, y compris le remboursement d'une somme quelconque, le processus opérationnel est complet et le dossier est fermé.

Exemple 2. La gendarmerie royale du Canada (GRC) est le service de police national du Canada et son mandat est de préserver la paix et de faire respecter la loi. Pour accomplir ce mandat, la GRC s'occupe des enquêtes criminelles. Une enquête criminelle constitue un dossier dans le processus opérationnel qui appuie l'ensemble de la fonction policière de la GRC. Le policier ouvre un dossier pour un crime ou une infraction et collige tous les renseignements ou les éléments de preuve possible pour résoudre le crime. Dans ce cas explicite, la transaction est la collecte (et l'enregistrement) d'une pièce à conviction ou un élément de renseignement. Ces séries de transactions constituent le dossier individuel d'enquête policière. Le dossier est ouvert lorsqu'une infraction est déclarée. Le processus opérationnel d'une enquête peut inclure le rapport de la déclaration d'une infraction, suscitant l'ouverture d'un dossier, les formulaires normalisés remplis affirment pour l'enregistrement des renseignements de base relatifs à l'événement, ainsi que toute la documentation corrélative. Le processus de recherche des renseignements ou de collecte des éléments de preuve constitue le dossier individuel d'enquête. Le dossier est révisé et mis à jour périodiquement par des relevés écrits de l'avancement de l'enquête. La collecte de renseignements est nécessaire pour identifier le criminel et cumuler les preuves pour pouvoir le ou la condamner. Ces deux raisons sont régies par un seul processus opérationnel. Le dossier est fermé aussitôt que la cause est plaidée ou lorsque la décision détermine que le criminel ne sera pas jugé ou après le délai réglementaire après l'infraction.

Document transactionnel

Le document transactionnel désigne un document qui témoigne de la plus petite unité de travail mesurable effectuée dans le cadre d'un processus opérationnel à l'appui d'une activité de plus grande importance dans le contexte d'un mandat opérationnel particulier. Les institutions, selon le contexte de leur mandat particulier, détermineront quelles sont les plus petites unités de travail qu'elles doivent documenter dans le cadre d'un processus opérationnel.

Exemple 1. Le mandat de la Commission canadienne des droits de la personne est d'enquêter et de régler les plaintes de discrimination au travail et dans la disposition des services au sein de la compétence fédérale. Pour ce faire, la Commission entend les plaintes de discrimination déposées au détriment des employés fédéraux, des syndicats et des fournisseurs de service. C'est son principal processus opérationnel. Afin d'obtenir une audience, les individus doivent formuler une plainte auprès de la Commission. C'est la plus petite unité de travail mesurable (ou une transaction) dans le processus des plaintes. Le formulaire de plainte est un document transactionnel.

Un document transactionnel ne documente pas nécessairement une activité entre deux individus ou entre une institution et un individu. Une transaction, la plus petite unité de travail mesurable, peut se faire entre deux systèmes automatisés ou dans un même système électronique qui génère des rapports d'analyse détaillée, des mises à jour et des activités générées ou programmées par le système dans un processus opérationnel. Ainsi, la définition, par l'APDD, d'une transaction et d'un document transactionnel prend en considération l'environnement de travail électronique et les opérations avec les technologies de l'information au niveau de l'activité de la plus petite unité de travail mesurable.

Dossier cas (individuel)

Le dossier cas (individuel) désigne une chemise de dossier ou un contenant de dossier, quel que soit le support, dans lequel sont réunis des documents qui témoignent une transaction unique ou une série de transactions répétitives. La transaction documentée dans le dossier individuel est normalement prescrite par une procédure pour le traitement d'une transaction ou d'une série de transactions spécifiques de façon répétitive.

En d'autres mots, un dossier cas est identifié principalement par les caractéristiques d'une transaction particulière des documents contenus dans ce dossier; et non pas par le titre et le contenu du dossier qui se réfère continuellement à un article, un objet, une entité, une personne, un événement ou une chose en particulier.

Séries

Une série est un groupe de dossiers ou de documents organisés systématiquement ou conservés en une unité, soit physiquement ou intellectuellement. Ce regroupement porte sur les dossiers ou les documents qui sont associés à un sujet ou à une fonction déterminée, sont le résultat d'une même activité, témoignent de transactions individuelles, ou sont le lien découlant de leur création, réception, entretien ou utilisation.

Processus opérationnel

Un processus opérationnel est un ensemble d'activités connexes, reliées au mandat de l'institution, qui est systématiquement mis en œuvre pour appliquer un service ou un produit déterminé.

Documents classés par sujet

Les documents classés par sujet sont liés à n'importe quels thèmes ou sujets. Ils résultent d'une activité longuement réfléchie se situant au-dessus d'une simple transaction ou d'une série de transactions. Ils témoignent des politiques, des procédures ou des décisions prises. Les dossiers renfermant des documents par sujet ont rarement un commencement et une fin puisqu'ils documentent fréquemment des programmes ou des activités en cours. Les documents sont non répétitifs.

1.5 Une définition en trois parties du document de dossiers cas

L'APDD se compose de trois critères clés, qui définissent et limitent quels types de documents sont considérés comme des « documents de dossier cas (individuel) » aux fins de cette autorisation.

Ces documents de dossier cas utilisent souvent, mais pas nécessairement, des codes d'identification préétablis reliant le dossier à un article, un objet, une entité, une personne ou un événement particulier pour lequel une transaction est effectuée et documentée par le contenu du dossier. Ces codes sont alphabétiques ou numériques et changent rarement avec le temps. Toutefois, aux fins de l'application et de l'interprétation de l'autorisation no 2005/006, un dossier est considéré comme un dossier cas (individuel) seulement s'il contient des documents qui satisfont aux trois critères des documents de dossier cas (individuel) :

1) Les documents de dossier cas (individuel) sont ceux qui témoignent un type unique de transaction ou une série de transactions répétitives dans un processus opérationnel ayant trait continuellement à un article, un objet, une entité, une personne ou un événement particulier.

Exemple : Demande de pension de retraite du Régime de pensions du Canada

  • Les documents des dossiers cas sont créés selon des procédures désignées par tous les demandeurs de ces prestations;
  • Les mêmes procédures pour avoir droit aux prestations sont répétées pour tous les demandeurs et les demandes de prestations;
  • L'envoi du formulaire de Demande de pension de retraite du Régime de pensions du Canada est une transaction sous le programme de Régime de pensions du Canada et est répété pour tous les demandeurs; et
  • La réception, l'approbation ou le rejet des prestations de la Demande de pension de retraite du Régime de pensions du Canada sont une fois de plus répétés dans la série de transactions sous ce programme gouvernemental.

2) Les documents de dossier cas (individuel) contiennent une documentation reproduite dans des formats et des structures normalisées incluant (mais sans s'y limiter) les formulaires, les commandes, les lettres, les notes pro forma, les contrats, les factures, les pièces justificatives, les reçus, les chiffriers, les annonces, les bulletins, les rapports et les paiements.

Exemple : Demande de pension de retraite du Régime de pensions du Canada

  • Le formulaire de Demande de pension de retraite du Régime de pensions du Canada pour recevoir ces prestations est un formulaire normalisé répété pour tous les demandeurs;
  • L'approbation de la demande est une transaction enregistrée dans un document normalisé répété;
  • Le rejet d'une demande est une transaction enregistrée dans un document normalisé répété ou dans une lettre pro forma envoyée au demandeur;
  • Le paiement d'une prestation enregistré sur un talon de paye normalisé ou un document électronique est un document transactionnel; et
  • Toute annonce officielle de changement aux prestations du CPP du formulaire normalisé répété ou de la lettre pro forma distribuée à tous les prestataires est un document transactionnel.

3) Les documents de dossier cas (individuel) témoignent des transactions ayant un début et une fin précis dans le même dossier individuel quelle que soit la taille du dossier ou quel que soit le nombre de documents dans le dossier.

Exemple : Demande de pension de retraite du Régime de pensions du Canada

  • Les demandes de pension de retraite du Régime de pensions du Canada peuvent se faire quand les demandeurs atteignent l'âge de 60 ans, pour avoir une prestation réduite, ou à l'âge de 65;
  • Les paiements des prestations sous le CPP sont des transactions qui cesseront à la mort du prestataire et s'il n'y a pas de survivant réclamant les prestations ou d'enfant réclamant les prestations.

1.6 Mise en application de la définition en trois parties d'un document de dossier cas

L'APDD no 2005/006 sera appliquée seulement aux documents d'une institution satisfaisant aux trois parties de la définition d'un document de dossiers cas à la section A des modalités. Ceci assurera que les renseignements de fond ou délibérants des programmes gouvernementaux progressifs des documents narratifs classés par sujet, au-dessus du niveau des transactions, ne sont pas détruits par mégarde sans qu'une évaluation archivistique plus poussée soit faite.

Exemple : BAC ne considère pas les dossiers ayant principalement les procès-verbaux des comités ou les rapports de décisions comme des documents des dossiers cas. Le contenu de ces dossiers témoigne des activités sises au-dessus du niveau transactionnel. Ils démontrent des actions et des décisions mûrement réfléchies, documentant un texte narratif qui n'est pas de nature pro forma ou répétitive. Par exemple, les décisions prises par le conseil de direction de BAC sont documentées par les procès-verbaux du comité. Ces documents ne sont pas des dossiers cas. Les documents se ressemblent et semblent répétitifs parce qu'il y a des rencontres périodiques offertes en un format structuré. Cependant, le conseil de direction prend des décisions, qui ne sont pas des activités transactionnelles, et les procès-verbaux du comité ne sont pas des dossiers cas, car ils représentent la pensée délibérante du conseil.

Comparativement, une lettre narrative provenant d'un individu avec une demande pour un passeport ne veut pas dire que la demande et la lettre seront considérées comme des documents classés par sujet; cette transaction est établie par des procédures normalisées et des formulaires répétés pour demander un passeport. La lettre narrative est considérée comme document à l'appui.

Lorsqu'une institution ne sait pas si elle satisfait aux trois parties de la définition pour être un document de dossier cas, elle doit consulter l'archiviste responsable de son portefeuille avant d'appliquer l'APDD no 2005/006.


1 Dans cette situation, les institutions devraient consulter l'archiviste responsable de leur portefeuille pour l'applicabilité de l'APDD 2005/006.

2 Dans cette situation, les institutions et les archivistes confirmeront la validité de leurs ASDD.

3 Dans cette situation, les institutions doivent aviser l'archiviste responsable de leur portefeuille avant de mettre en pratique l'APDD 2005/006.

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