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PARTIE 3 : Section B des modalités

3.1 Obligations élémentaires afférentes aux documents archivistiques

L'APDD no 2005/006 permet la destruction des documents des dossiers cas d'exploitation sans valeur archivistique et exige le transfert des documents des dossiers cas d'exploitation de valeur archivistique à BAC.


Comme préalable à l'utilisation et à l'application de cette APDD aux documents de votre institution, l'institution doit consentir à s'en tenir aux modalités de l'autorisation, y compris l'identification et le transfert des documents archivistiques sous la garde et le contrôle de BAC. En appliquant cette APDD à ses documents, l'institution entérine l'accord avec les modalités.


Les institutions fédérales protégeront les documents considérés comme ayant une valeur archivistique de tout dommage, détérioration ou perte avant leur transfert sous la garde et le contrôle de BAC.

Les institutions fédérales transmettront les dispositions de cette APDD à toutes personnes responsables de son application afin d'assurer l'intégrité de son application. Par exemple, l'administration centrale avisera tous ses bureaux régionaux de l'application des modalités de cette APDD.

Les institutions fédérales établiront des délais de conservation des documents pour les documents fondés sur leurs besoins opérationnels et juridiques avant d'appliquer l'APDD no 2005/006.

BAC n'approuve pas les délais de conservation. Néanmoins, ceux-ci sont exigés pour les documents archivistiques afin qu'ils puissent être transférés dans un temps opportun. Cependant, les institutions qui utiliseront les Centres fédéraux des documents doivent établir des délais de conservation à leurs documents avant de les envoyer dans les aires d'entreposage inactives.

Les institutions fédérales aviseront BAC de tout changement aux délais de conservation des documents archivistiques. De plus, celles-ci doivent prévenir les organismes avec lesquels elles partagent les changements de ces délais de conservation pour les documents archivistiques.

Les institutions fédérales communiqueront avec l'archiviste responsable de leur portefeuille à BAC pour confirmer les dispositions relatives à la sélection et au transfert des documents avant de séparer tous les documents archivistiques des documents non archivistiques.

Les institutions fédérales sépareront physiquement tous les documents archivistiques des documents non archivistiques et les prépareront pour le transfert selon les exigences particulières au support établi par BAC, avant leur transfert sous la garde et le contrôle de BAC ou pour les classer dans un entreposage inactif au Centre fédéral des documents.

Une bonne tenue des documents y comprit l'identification et le tri des documents archivistiques ou non archivistiques et les listes exactes des documents archivistiques sont les composantes fondamentales pour disposer et appliquer l'autorisation. L'institution doit exécuter cette tâche avant de transférer les documents archivistiques sous la garde et le contrôle de BAC.

Le tri s'effectuera avant le transfert des documents dans les aires d'entreposage inactives soit à un CSR ou à des installations d'entreposage privées. Si le tri n'est pas effectué avant le transfert des documents à un CSR ou autre, l'institution est tout de même obligée de s'assurer que le tri sera effectué avant le transfert des documents archivistiques sous la garde et le contrôle de BAC. Le tri garantit que les documents ayant une valeur archivistique et les documents sans valeur archivistique ne se retrouveront pas dans la même boîte. Pour la préparation des documents archivistiques, veuillez consulter www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/.

Les institutions fédérales transféreront tous les documents archivistiques sélectionnés selon les critères archivistiques énoncés à la section C sous la garde et le contrôle de BAC, et peuvent disposer de tous les autres documents de dossiers cas d'exploitation visés par cette APDD no 2005/006, lorsque les délais de conservation des documents sont expirés.

Les institutions fédérales, qui contrôlent des documents archivistiques qui sont reproduits sur plus d'un support dans une même institution, aviseront BAC du document le plus complet. Et, elles détermineront le support du document avant qu'il soit transféré sous la garde et le contrôle de BAC.

Les institutions fédérales aviseront BAC avant d'appliquer cette APDD no 2005/006 si leurs documents archivistiques sont partagés avec d'autres institutions fédérales. Lorsque les documents archivistiques sont partagés par plus d'une institution, l'archiviste responsable du portefeuille analysera l'origine du meilleur document archivistique.

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