Le gouvernement

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PARTIE 4 : Section C des modalités

4.1 Sélection des documents archivistiques

La portée et les définitions de la section A des modalités constituent les motifs des documents de dossier cas dans le cadre de cette APDD. Les sept critères archivistiques de la section C déterminent si les documents des dossiers cas possèdent une valeur archivistique. Les critères élaborés sont fondés sur la recherche des décisions archivistiques précédentes prises par des générations d'archivistes de BAC.

Chacun des sept critères détermine les différents documents archivistiques que les archives dans le monde entier ont traditionnellement convenu afin de protéger les droits individuels et collectifs au sein de la société, et qui témoignent des obligations entre les citoyens et l'état. Cette APDD prolonge le principe de sauvegarder les droits pour y inclure : la responsabilisation du gouvernement dans les secteurs de la compensation, satisfaisant à des engagements fiduciaires, et confirmant des responsabilités fédérales dans des traités internationaux intérieurs et bilatéraux et/ou multilatéraux. Les critères archivistiques promeuvent le rôle du gouvernement fédéral en ce qui touche la gouvernance en identifiant les documents des entités judiciaires ou quasi judiciaires; les documents qui témoignent la décision sans appel prise par le plus haut niveau judiciaire de la prise de décision au sein de l'administration fédérale; les activités investigatrices; et les activités de recherches dans les domaines scientifiques, sociaux et culturels.

Ces critères précisent les documents de valeur archivistique, la plus haute valeur, dans ces secteurs. En appliquant l'APDD, les institutions transféreront une quantité suffisante de documents archivistiques qui témoignent des droits et des obligations en consultant l'archiviste responsable de leur portefeuille.

Il y a un ordre séquentiel à suivre pour appliquer ces modalités :

• Premièrement, l'institution appliquera la section A, pour ainsi déterminer si l'APDD n^o 2005/006 s'applique à certains de ces documents. Les exceptions des APDD et les définitions des documents des cas d'exploitation doivent être considérées.

• Deuxièment, l'institution appliquera la section B lorsqu'elle aura désigné les documents des dossiers cas d'exploitation, s'il en est. La section B énonce les obligations de l'institution afférentes aux documents archivistiques ou non archivistiques des dossiers cas d'exploitation.

• Troisièment, l'institution appliquera la section C pour désigner les documents des dossiers cas d'exploitation ayant une valeur archivistique. Les documents ayant une valeur archivistique seront transférés à BAC.

L'institution doit remplir les obligations de la définition du document de dossier cas d'exploitation définie à la section A, avant de répondre aux sept critères de valeur archivistique pour appliquer correctement ces modalités de transfert.

Le but de la section C du guide d'application offre des exemples et descriptions de ce qui est considéré documents de dossier cas archivistique de chacun des critères. Le personnel de gestion des documents doit appliquer ces critères aux documents des dossiers cas d'exploitation de leur institution. Certains documents peuvent déjà être compris dans les autorisations spécifiques de disposer des documents (ASDD) qui doivent être appliqués avant d'appliquer une APDD, y compris la 2005/006. Si vous doutez de l'application à suivre pour vos autorisations, consultez la partie 2 de ce guide d'application. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l'archiviste responsable de votre portefeuille.

Les documents de dossier cas d'exploitation qui satisfont à l'un des sept critères archivistiques décrits ci-dessous et qui possèdent une valeur archivistique et doivent être transférés sous la garde et le contrôle de Bibliothèque et Archives Canada conformément à la section D des modalités. Les institutions fédérales doivent communiquer avec l'archiviste de BAC responsable de leur portefeuille pour entériner la sélection archivistique et les dispositions de transfert avant de séparer les documents ayant une valeur archivistique et les documents sans valeur archivistique.

Les sept critères archivistiques sont :

1) Documents essentiels à la protection des droits individuels et/ou collectifs et qui témoignent des obligations des citoyens.

Nommément, les documents archivistiques sont ceux qui prouvent, accordent et/ou établissent les droits et les obligations des citoyens, et ceux qui contiennent de l'information vitale ou essentielle sur les citoyens.

Ces documents archivistiques comprennent seulement les suivants :

Soulignons que sur seulement et peut ne pas s'appliquer à d'autres documents.

• Documents de l'état civil relatifs au statut d'immigration, à la citoyenneté canadienne et à l'inscription des autochtones. Ces documents gouvernementaux corroborent le statut de l'individu à titre d'immigrant, citoyen, indien inscrit, ces documents sont le fondement de certains droits de la société canadienne. Ceux-ci sont : la fiche relative au droit d'établissement ou la confirmation de résidence permanente des immigrants, le certificat de citoyenneté canadienne ou autre preuve documentaire de citoyenneté et le registre des indiens ou documentation corrélative attestant le statut de la demande.

• Registres fonciers. Habituellement, le gouvernement du niveau provincial conserve ces documents. Cependant, certains documents conservés par le gouvernement fédéral instaurent la propriété des terres, les droits de passage et autres droits liés à l'utilisation des terres.

• Documents d'enquête pour le recensement de la population. C'est en rapport aux questionnaires d'enquête remplie pour ou par des individus énumérés lors du recensement de la population de Statistique Canada. Même si Statistique Canada et d'autres institutions fédérales peuvent mener des enquêtes semblables d'individus, de groupes choisis d'individus ou d'entreprises, aucun des documents des dossiers cas créés lors des résultats des enquêtes sont considérés être de valeur archivistique ce critère de l'APDD n^o 2005/006.

• Documents fiscaux comprenant le fichier maître des contribuables et ses successeurs. Sous ce critère de l'APDD n^o 2005/006, seulement les documents des dossiers individuels créés lors du processus des déclarations de revenus T1 des particuliers sont considérés comme ayant une valeur archivistique selon l'ADD 92/005. Sous ce critère, plusieurs documents fiscaux créés par les sociétés et autres personnes morales sont évalués être sans valeur archivistique.

Sous cette APDD, ces quatre groupes de documents sont reconnus comme ayant une valeur archivistique en tant que le reflet d'un consensus au sein de la communauté internationale qui souligne que les archives sont responsables de préserver les documents élémentaires pour protéger les droits des individus et des obligations.

Les quatre groupes des documents de dossiers cas, énoncés ci-dessous, sont les documents de dossiers cas qui répondent au critère archivistique 1 de cette APDD.

2) Documents des décisions judiciaires et quasi judiciaires

Nommément, les documents archivistiques sont ceux qui témoignent la décision sans appel prise par le plus haut niveau judiciaire ou quasi judiciaire possible pour un cas particulier.

Pour éviter la reproduction, ce critère archivistique sert seulement aux décisions prises par des organismes juridiques et quasi juridiques. Il ne s'applique pas aux ministères responsables ou aux entités d'origine du cas.

Il y a deux catégories de documents archivistiques.

Premièrement, les documents archivistiques sont :

• Tous les documents, dont les décisions portées à la cour supérieure par une entité judiciaire ou quasi judiciaire

Deuxièmement, les documents archivistiques sont :

• Rapports de décisions estimés établir un précédent au moment de la décision ou du rapport de décisions qui a retenu une attention toute particulière des médias, qu'il soit ou non en appel à une cour supérieure.

Ces catégories ne sont pas mutuellement exclusives et il peut y avoir quelques chevauchements.

Ce critère exige que tous les dossiers portés à la cour supérieure par une entité judiciaire ou quasi judiciaire soient transférés à BAC. Ce critère exige aussi le transfert des dossiers cas censés être considérés comme ayant créé un précédent au moment de la décision et qui ont retenu une attention médiatique à un niveau élevé.

Un précédent et attention médiatique à niveau élevé sont :

• Décisions reconnues comme ayant créés un précédent au moment de la prise de décision. Les documents des cas judiciaires ayant créés un précédent ajoute une valeur à l'interprétation de la loi et conséquemment à la pratique et l'administration du droit. Les documents témoignent des cas ayant contesté les interprétations antérieures, établi des interprétations nouvelles, ou modifié des changements législatifs. L'expert du contentieux décidera si le document de dossier cas témoigne de l'établissement du précédent. Dans certaines institutions, cette décision est prise exclusivement par le conseiller juridique.

• Décisions ayant retenu une attention toute particulière auprès des médias. Ces documents sont facilement identifiables par l'institution au moment même où le cas en question affronte les points de vue du public ou sont discutés dans plusieurs médias. La portée de haut niveau des médias peut-être nationaux ou encore régionaux.

Les exemples de cours supérieures sont la Cour suprême du Canada, la Cour fédérale du Canada, la Cour fédérale d'appel et la Cour canadienne de l'impôt.

Parmi des exemples d'institutions considérées comme des organismes décisionnels judiciaires ou quasi judiciaires, mentionnons entre autres le Tribunal des droits de la personne, la Commission canadienne d'examen des exportations culturelles, la Commission nationale des libérations conditionnelles, la Commission de la santé et de la sécurité au travail, le Conseil canadien des relations industrielles, la Commission des relations de travail dans la fonction publique, la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada, et la Commission d'appel des pensions.

Les archivistes peuvent considérer une partie seulement de l'ensemble des documents en déterminant la quantité suffisante nécessaire pour témoigner de cette fonction.

3) Documents qui témoignent le processus décisionnel par le sous-ministre (ou l'équivalent), le ministre, le Cabinet ou le Premier ministre

Ce critère est destiné à saisir la prise de décision aux niveaux les plus élevés au gouvernement. Pour les ministères responsables, il est question des sous-ministres et des ministres. Pour les autres institutions de l'administration fédérale, il est question du président-directeur général, du président du comité exécutif ou tout autre poste équivalent de direction.

Cette APDD ne remplacera pas les documents déterminés comme ayant une valeur archivistique de l'ADD 96/021 (Documents institutionnels d'un cabinet de ministre) ou l'ADD 96/022 (Documents des responsables des institutions fédérales). Cette APDD saisira les prises de décision de haut niveau des circonstances exceptionnelles qui témoignent des documents de dossier cas.

Ce critère s'applique aux décisions de haut niveau faites régulièrement ainsi qu'aux décisions qui documentent une intervention importante ou même un changement de décision. Par exemple, la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada stipule que les grands projets de l'État soient approuvés au plus haut niveau. C'est de régie interne.

Nommément, les documents archivistiques sont ceux qui témoignent les décisions qui sont approuvées ou qui témoignent l'intervention au niveau du sous-ministre (ou l'équivalent), du ministre, du Cabinet ou du Premier ministre.

Ces documents archivistiques comprennent, mais sans s'y limiter, les suivants :

• Documents témoignant l'approbation des grands projets de l'État, en commençant par l'approbation de principe du Cabinet, l'approbation du développement économique, les demandes d'investissement, les subventions et les projets basés sur des accords de partenariat avec d'autres paliers de gouvernement ou le secteur privé, commençant par l'approbation du ministre.

La justification, pour identifier les documents des dossiers cas pour les grands projets de l'État (GPE) qui ont une valeur archivistique et des projets similaires dans la gestion des politiques des grands projets de l'État par le Secrétariat du Conseil du Trésor, est fondée sur le fait que le gouvernement du Canada considère que ces GPE ont une incidence importante sur les politiques. C'est en influençant le cadre fiscal du gouvernement et en courant de tels risques que le cadre managérial, pour les GPE, exige aux ministères responsables d'obtenir une approbation en principe du cabinet pour le projet. Cette approbation et cette politique de prise de décision exigeant les niveaux les plus élevés dans l'administration fédérale, pour les raisons mentionnées ci-haut, sont des indicatifs de l'importance historique des projets et de la valeur archivistique des documents décisionnels. Les GPE concernent souvent un partenariat entre différentes parties prenantes, qui soient gouvernementales ou non, incluant d'autres départements fédéraux, des provinces et/ou le secteur privé. Étant donné le gabarit de certaines GPE, les archivistes peuvent appliquer l'essai de la quantité suffisante.

• Documents témoignant l'intervention du sous-ministre, du ministre, du Cabinet ou du Premier ministre dans les cas d'immigration.

Ce critère cherche à identifier les dossiers cas qui documentent l'intervention du sous-ministre, du ministre, du cabinet ou du premier ministre octroyant l'enregistrement des individus qui sont inadmissible habituellement selon la Loi de l'immigration et la protection de réfugiés. Ces dossiers sont considérés comme étant exceptionnels par leur nature discrétionnaire. Les documents des dossiers cas fournissent donc un aperçu de l'utilisation de l'autorité pour ce niveau élevé du gouvernement.

• Documents témoignant les recommandations formulées par les procédures normales et infirmées par le sous-ministre (ou l'équivalent), le ministre, le Cabinet ou le Premier ministre. Ces cas peuvent comprendre des décisions concernant l'octroi, l'approbation ou le rejet de demandes d'aide gouvernementale.

Par exemple, lorsqu'une subvention est refusée dans les procédures administratives normales, mais approuvées à la suite d'une intervention du niveau supérieur.

• Documents témoignant les décisions prises par le sous-ministre (ou l'équivalent), le ministre, le Cabinet ou le Premier ministre qui renversent ou modifient le cours normal des activités.

Par exemple, lorsque les condamnations criminelles sont substituées suite à une intervention du niveau supérieur.

4) Documents qui témoignent la responsabilité fédérale dans le domaine de la compensation et des obligations fiduciaires.

Nommément, les documents archivistiques sont ceux qui témoignent un type important ou unique de compensation par le gouvernement et/ou l'exercice de ses obligations fiduciaires, lorsque le gouvernement a accepté la responsabilité de la prise en charge ou de la compensation d'un secteur identifiable de la société (d'après une série particulière de circonstances) donnant lieu à un type de règlement précis, à une prestation ou à un recours.

En voici des exemples, entre autres :

• Victimes de l'hépatite C admissibles à une compensation du gouvernement comme suite aux résultats de l'enquête Krever ou par d'autres décisions gouvernementales

• Recours des Canadiens japonais pour leur traitement durant la Seconde Guerre mondiale

• Compensation pour la taxe d'entrée des Canadiens chinois

La clé pour appliquer ce critère est de comprendre qu'il s'applique à des groupes particuliers et identifiables dans des situations particulières et uniques. Ce critère n'est pas applicable à l'assurance-emploi, aux pensions ou à d'autres formes générales de compensation en cours.

Ce critère est applicable dans les cas où le gouvernement fédéral a causé des torts, que ce soit directement ou indirectement (y compris par négligence) et des démarches nécessaires de compensation soient entreprises.

La relation entre le gouvernement du Canada et les autochtones du Canada a une composante fiduciaire, ce qui veut dire que le gouvernement a historiquement agi pour eux, en retenant les terres et les sommes en fiducie. Cette relation unique est entre le gouvernement du Canada et les autochtones du Canada. Les documents témoignant la relation fiduciaire entre le gouvernement du Canada et les autochtones du Canada répondent au critère archivistique 4. Cependant, l'archiviste responsable du portefeuille peut décider de ne prendre qu'une partie de l'ensemble en se basant sur ce qui est suffisant pour documenter cette relation entre le gouvernement et les autochtones.

5) Documents qui témoignent la responsabilité fédérale et les réclamations par ou contre le gouvernement canadien en vertu de ses traités intérieurs ou de ses obligations internationales bilatérales et multilatérales.

Nommément, les documents archivistiques sont ceux qui témoignent une réclamation par ou contre le gouvernement canadien en vertu de ses traités intérieurs ou de ses obligations internationales bilatérales et multilatérales, des réclamations qui contestent comment le gouvernement s'acquitte de ses obligations en vertu de traités, et/ou réclamations de traités qui causent un changement dans la façon dont les institutions fédérales mènent leurs activités.

Ce critère ne veut pas dire que tous les dossiers individuels créés à la suite d'un traité ou tout autre accord sont archivistiques. Au contraire, ils se doivent d'être des dossiers qui discutent de la façon dont le gouvernement répond à ces obligations conventionnelles ou de la façon dont il gère ses opérations.

Ces documents archivistiques comprennent, mais sans s'y limiter, les suivants :

• Revendications territoriales des Premières nations
• Contestations pour les droits de pêche, de chasse et de coupe du bois par les groupes autochtones

Le défi d'application de ce critère, c'est que plusieurs des entités pouvant créer des dossiers cas de cette nature sont des organismes internationaux, tels que le Secrétariat de l'ALÉNA ou l'Organisation mondiale du commerce. Actuellement, ces organismes ne sont pas assujettis à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, ils sont donc exclus de la portée de cette APDD.

Cependant, les institutions fédérales impliquées dans ce genre de conflits peuvent créer des documents de dossiers cas d'exploitation. Dans ce cas, le critère archivistique 5 s'appliquera aux documents des dossiers cas résultants.

6) Documents qui témoignent des activités d'enquête particulière relevant de la compétence fédérale.

Nommément, les documents archivistiques sont ceux qui témoignent les activités d'enquête de compétence fédérale nécessitant des efforts et des ressources délibératifs ou intenses au-delà de ce qui est normalement assigné pour compléter ce processus opérationnel ou qui causent un changement dans la façon dont les institutions fédérales mènent leurs activités.

Ce critère s'applique aux enquêtes ayant lieu dans le cadre normal des activités, par la GRC ou toute autre entité, ainsi que les enquêtes menées suite à des activités spéciales ou initiatives.

Sous ce critère, les dossiers individuels créés au cours de l'enquête ne sont pas tous archivistiques. Ce critère est destiné aux cas extraordinaires, incluant les dossiers demandant des efforts réfléchis ou intenses qui vont au-delà de ce qui est normalement requis dans le cadre continuel des opérations. Ceci peut impliquer un financement et du personnel additionnel ou des enquêtes plus longues que prévu. De plus, les cas modifient les façons de procéder dans la conduite des opérations gouvernementales. Par exemple, la façon dont le gouvernement régule et surveille la transformation de la viande depuis la maladie de la vache folle.

Ces documents archivistiques comprennent, mais sans s'y limiter, les exemples suivants :

• Enquêtes criminelles d'envergure

• Enquêtes sur les menaces à la sécurité nationale

• Causes d'envergure comprenant notamment des questions éthiques

• Enquêtes sur des accidents ou des situations qui entraînent des changements dans la façon dont les institutions fédérales mènent leurs activités relativement à la sécurité publique.

• Enquêtes sur des accidents ou des incidents entraînant le décès d'un citoyen canadien, en excluant les enquêtes courantes sur la circulation.

• Enquête sur les pensionnats indiens

7) Documents qui témoignent et/ou qui sont utilisés pour des activités de création ou de recherche dans les domaines culturels, sociaux et scientifiques.

Certaines institutions fédérales spécifiques sont mandatées des responsabilités dans les domaines culturel, social et scientifique. Par exemple, le Conseil des Arts du Canada opère dans le domaine culturel tandis que la Fédération canadienne des études humaines œuvre dans le domaine social. Le Conseil national des recherches, de son côté, étaye les activités dans le domaine scientifique.

Plusieurs activités peuvent être interprétées comme des recherches en pleine évolution. Par exemple, ces activités incluent la vérification et le calibrage des instruments, l'essai des drogues pour la consommation humaine, la collecte de données par des sondages du comportement des consommateurs, des études sur les populations de poissons, des rapports et des analyses, et la recherche médicale pour l'isolement du lieu des maladies et des virus. Pour chaque type d'activités de recherche, un document des dossiers cas peut être créé. Cependant, ce n'est pas tous les documents des dossiers cas qui ont une valeur archivistique. Dans certains cas, ces documents sont exclus de l'APDD parce qu'ils ne sont pas conformes à la définition d'un document de dossier cas. Il y a non-conformité à la définition parce qu'ils documentent des études longitudinales qui n'ont ni de débuts, ni de fins précises et ne sont pas témoignés dans des documents répétés, normalisés et pro forma.

Nommément, les documents archivistiques sont ceux qui témoignent :

a) La recherche et les processus décisionnels intellectuels découlant d'une contribution reconnue au plan national pour l'avancement des connaissances et de l'excellence dans les domaines culturels, sociaux et scientifiques

La clé est l'importance des activités de recherche et de créativité. Seulement les documents des dossiers cas qui témoignent un apport reconnu nationalement à l'avancement des connaissances peuvent être considérés comme archivistiques selon le critère archivistique 7.

Les documents des dossiers cas d'exploitation archivistique peuvent inclure, par exemple, des documents créés suite aux recherches sur l'impact local et global du changement climatique au Canada et son impact sur la vie des Canadiens.

b) Les situations nécessitant des efforts de recherche ou des ressources intenses au-delà de ce qui est normalement assigné pour compléter ce processus opérationnel

Lorsqu'une institution dévoue une partie disproportionnée de ressources au-delà de ce qui est considéré comme « normale » pour accomplir un projet spécifique, ceci indique habituellement que le dossier est de nature exceptionnelle et de grande importance ou d'une importance plus grand que l'institution elle-même.

Les institutions peuvent décider de ce que « au-delà de ce qui est considéré comme « normale » veut dire pour eux, selon leur échelle de dépenses de dollars fédéraux, selon la durée de la recherche, selon le nombre de ressources humaines requis pour la recherche et selon tous ces facteurs combinés.

c) Les résultats ou les conclusions de la recherche des autres activités intellectuelles (y compris les initiatives culturelles, artistiques et sociales) qui ont un impact important sur les Canadiens ou un vaste secteur de la société

Les dossiers individuels, qui documentent les résultats d'une recherche pour une question ou une situation particulière à l'intérieur même de décisions gouvernementales auront de grands impacts sur une majorité de Canadiens, sont archivistiques sous le critère archivistique 7. Les exemples de ce cas incluent les décisions pour une grande campagne d'immunisation pour la santé des Canadiens, ou d'autres décisions fondées sur des recherches, impliquant une grande partie de la société, comme l'abolition des droits de pêche à la morue de l'Atlantique.

Cependant, les dossiers cas créés comme suite aux applications du financement des efforts scientifiques, sociaux et culturels ne sont pas archivistiques sous ce critère. Par exemple, les applications au Conseil des Arts du Canada et au Conseil de recherche en sciences humaines requièrent un minimum d'éléments de conformité avec les modalités de leur financement. Les récipiendaires de subventions ne doivent que soumettre un rapport sommaire de l'utilisation de ces fonds. Ces documents n'ont pas un grand impact sur les Canadiens ou sur une grande partie de la société parce qu'ils documentent le processus pour l'octroi de subventions, contrairement au processus de créativité.

d) Les résultats de recherches, d'études ou d'analyses qui apportent des changements à la façon dont les institutions fédérales mènent leurs activités

Les dossiers individuels, qui documentent les résultats des recherches ayant un impact sur les politiques gouvernementales et qui ont, conséquemment, fait changer la façon dont l'administration fédérale doit affronter un problème ou une situation particulière, sont archivistiques.

Ces documents archivistiques comprennent, mais sans s'y limiter, les exemples suivants :

• Les documents qui recensent des recherches scientifiques ou sociales innovatrices qui mettent au défi les théories et les pratiques existantes.
• Les documents qui recensent l'approbation des drogues pharmaceutiques bannies pour la consommation humaine. Par exemple, l'utilisation de la thalidomide comme une partie du traitement pour le cancer.
• Les documents qui recensent les analyses de recherches de sondages qui causent un changement dans la façon de faire de l'administration fédérale. Par exemple, la recherche dans le mouvement démographique a changé la façon dont l'administration fédérale recrute et sélectionne les immigrants.

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