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Partie 5 : Section D des modalités

5.1 Le transfert des documents archivistiques

Pour tous les documents des dossiers cas ayant une valeur archivistique selon les sept critères archivistiques, énoncés à la section C, les institutions fédérales doivent respectées certaines exigences avant d'effectuer le transfert. Selon ces exigences, les institutions fédérales doivent :

  • communiquer avec l'archiviste responsable du portefeuille à BAC pour confirmer les dispositions relatives à la sélection et au transfert des documents avant de séparer les documents archivistiques des documents non archivistiques.
  • trier les documents archivistiques sélectionnés conformément aux critères archivistiques de la section C, et les préparer pour les transférer sous la garde et le contrôle de BAC selon les exigences sur le transfert de divers supports, telles que définies par BAC. Voir www.collectionscanada.gc.ca pour les exigences relatives au transfert des documents textuels ou sur d'autres supports, y compris les documents électroniques.
  • s'assurer que « l'instrument de recherche » complet accompagne chaque transfert de documents archivistiques. L'instrument de recherche vise à offrir un accès intellectuel et un contrôle physique des documents, et il peut être une liste de dossiers ou un système de repérage par mot clé, selon ce qui convient le mieux au support des documents transférés. Voir www.collectionscanada.gc.ca pour trouver des exigences relatives au transfert des documents textuels ou sur d'autres supports, y compris les documents électroniques.

Pour les documents déjà entreposés dans les CSR des documents ou tout autre lieu d'entreposage et lorsque les documents n'ont pas été triés selon les critères archivistiques de l'APDD, les institutions doivent consulter l'archiviste responsable de leur portefeuille avant de trier et transférer les documents. Les archivistes offrent des avis en s'appuyant sur les politiques et les lignes directrices de BAC.

Quantité suffisante

Les archivistes de BAC préciseront la quantité « suffisante » de documents archivistiques à être transférés des séries des dossiers cas de l'institution. En association avec « quantité suffisante », il est important de se rappeler ces trois points :

  • L'archiviste responsable détermine la quantité suffisante, non pas les institutions fédérales. Cette décision est fondée sur l'importance et l'intégralité des documents existants dans les fonds de BAC et aux ressources nécessaires pour acquérir et préserver les documents.
  • Les institutions fédérales consulteront les archivistes responsables des portefeuilles avant de transférer les documents puisque l'archiviste doit connaître la quantité de documents à être transférée; cette quantité pourrait être la totalité ou une partie de l'ensemble des documents ayant une valeur archivistique.
  • Si les archivistes considèrent que seulement une partie de la totalité est requise pour obtenir une quantité suffisante, les institutions recevront un avis leurs permettant de détruire ou de conserver l'autre partie des documents.

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