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APDD pour les documents des dossiers cas d'exploitation

4.6 ANNEXE I MODALITÉS pour le transfert des documents des dossiers cas d'exploitation des institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada

A. Portée de l'autorisation et définitions

  • L'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer des documents (APDD) no 2005/006 s'applique à toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada et, aux quelques exclusions ci-dessous, vise tous les documents des dossiers cas d'exploitation de tous les supports, de tous les emplacements, créés ou acquis par une institution fédérale dans le cadre de ses activités.

  • L'APDD no 2005/006 s'applique seulement aux documents des dossiers d'exploitation qui satisfont aux trois critères qui définissent et limitent ce qu'est un dossier individuel (cas) aux fins de cette autorisation, figurant dans la section A de cette APDD.

  • L'APDD no 2005/006 ne s'applique pas aux documents administratifs communs.

  • L'APDD no 2005/006 ne s'applique pas aux documents des dossiers cas d'exploitation créés avant 1946.

  • Les documents des dossiers cas d'exploitation exclus de la portée de l'APDD no 2005/006, et qui vise sur d'autres APDD sont les suivants :

    • Documents institutionnels d'un cabinet de ministre (voir APDD no 96/021);
    • Documents des responsables des institutions fédérales (voir APDD no 96/022);
    • Documents afférents aux systèmes d'imagerie électroniques (voir APDD no 96/023),
    • Secteurs créateurs d'affiches des institutions fédérales (voir APDD no 96/024);
    • Documents audiovisuels (voir APDD no 2001/004); et
    • Documents éphémères (voir Autorisation de détruire des documents éphémères).

  • Les documents des dossiers cas d'exploitation exclus de la portée de l'APDD no 2005/006 sont ceux qui sont déjà visés dans une autorisation spécifique de disposer des documents (ASDD) active et valide.

  • Les dossiers d'exploitation qui contiennent un mélange de documents transactionnels et par sujets, c'est-à-dire les documents qui satisfont aux critères de dossier cas figurant dans la section A sont mélangés avec les documents qui ne satisfont pas aux critères dans le même dossier sont exclus de la portée de cette APDD no 2005/006. Les institutions devraient se référer au guide d'application de cette APDD (accessible sur le site Web de BAC à www.collectionscanada.gc.ca) pour obtenir de plus amples renseignements afférents à ces dossiers.

Définitions :

« Dossier cas (individuel) » désigne une chemise de dossier ou un contenant de dossier, quel que soit le support, dans lequel sont réunis des documents qui témoignent une transaction unique ou une série de transactions répétitives. La transaction documentée dans le dossier individuel est normalement prescrite par une procédure pour le traitement d'une transaction ou d'une série de transactions spécifiques de façon répétitive. Pour plus de certitude, ces modalités présentent des critères qui définissent et limitent ce que sont les documents des dossiers cas (individuels) ci-après.

« Documents de dossier cas (individuel) » - Ce sont trois critères clés qui définissent et limitent quels types de documents sont considérés comme des « documents de dossier cas (individuel) » aux fins de cette autorisation. Ces documents de dossier cas utilisent souvent (mais pas nécessairement) des codes d'identification préétablis reliant le dossier à un article, un objet, une entité, une personne ou un événement particulier pour lequel une transaction est effectuée et documentée dans le contenu du dossier. Ces codes sont alphabétiques ou numériques et changent rarement avec le temps. Toutefois, aux fins de l'application et de l'interprétation de cette autorisation, un dossier est considéré comme un dossier cas (individuel) seulement s'il contient des documents qui satisfont aux trois critères des documents de dossier cas (individuel) :

1) Les documents de dossier cas (individuel) sont ceux qui témoignent un type unique de transaction ou une série de transactions répétitives dans un processus opérationnel ayant trait continuellement à un article, un objet, une entité, une personne ou un événement particulier.

2) Les documents de dossier cas (individuel) sont ceux qui contiennent une documentation reproduite dans des formats et des structures standardisés incluant (mais sans s'y limiter) les formulaires, les commandes, les lettres et les notes pro forma, les contrats, les factures, les pièces justificatives, les reçus, les chiffriers, les annonces, les bulletins, les rapports et les paiements.

3) Les documents de dossier cas (individuel) sont ceux qui témoignent des transactions ayant un début et une fin précis dans le même dossier individuel quelle que soit la taille du dossier ou quel que soit le nombre de documents dans le dossier.

N.B. - Les dossiers d'exploitation contenant des documents qui ne satisfont pas aux trois critères ci-dessus, qui définissent et limitent ce que sont les documents de dossier cas (individuel), ne sont pas visés par l'APDD no 2005/006.

« Documents administratifs communs » - Documents (y compris les documents de dossier cas [individuel]) créés, collectés ou reçus par une institution de l'administration fédérale afin d'étayer et d'en témoigner les fonctions ou activités administratives internes générales que toutes les institutions de l'administration fédérale exercent ensemble ou dont elles se partagent l'exercice (par exemple, la gestion des ressources financières et humaines).

« Documents d'exploitation » - Documents (y compris les documents de dossier cas [individuel]) créés, collectés ou reçus par une institution de l'administration fédérale afin d'étayer et d'en témoigner les fonctions, programmes, processus, transactions, services et tout autre activité assignée à cette institution relevant spécifiquement ou uniquement aux termes d'une loi, d'un règlement ou d'une politique.

« Transaction » désigne la plus petite unité de travail mesurable effectuée dans le cadre d'un processus opérationnel à l'appui d'une activité de plus grande importance dans le contexte d'un mandat opérationnel spécifique.

« Document transactionnel » désigne un document qui témoigne de la plus petite unité de travail mesurable effectuée dans le cadre d'un processus opérationnel à l'appui d'une activité de plus grande importance dans le contexte d'un mandat opérationnel particulier. Les institutions, selon le contexte de leur mandat particulier, détermineront quelles sont les plus petites unités de travail qu'elles doivent documenter dans le cadre d'un processus opérationnel.

B. Obligations concernant les documents archivistiques

  • Les institutions fédérales, comme condition de l'utilisation et de l'application de cette APDD no 2005/006 et au moment d'appliquer cette autorisation, conviendront de toutes les autres modalités de l'autorisation, y compris l'identification et le transfert des documents archivistiques sous la garde et le contrôle de Bibliothèque et Archives Canada (BAC).
  • Les institutions fédérales feront connaître les dispositions de cette APDD à toutes les personnes responsables de son application afin d'assurer l'intégrité de son application.
  • Les institutions fédérales protégeront les documents considérés comme ayant une valeur archivistique de tout dommage, détérioration ou perte avant leur transfert sous la garde et le contrôle de BAC.
  • Les institutions fédérales établiront des délais de conservation des documents pour les documents fondés sur leurs besoins opérationnels et juridiques avant d'appliquer l'APDD no 2005/006.
  • Les institutions fédérales communiqueront avec l'archiviste de BAC pour confirmer les dispositions relatives à la sélection et au transfert des documents avant de séparer tous les documents archivistiques des documents non archivistiques.
  • Les institutions fédérales sépareront physiquement tous les documents archivistiques des documents non archivistiques et les prépareront pour le transfert selon les exigences particulières au support établi par BAC, avant leur transfert sous la garde et le contrôle de BAC ou pour les placer dans un entreposage inactif dans un Centre fédéral des documents de BAC.
  • Les institutions fédérales transféreront tous les documents archivistiques sélectionnés selon les critères archivistiques figurant dans la section C sous la garde et le contrôle de BAC, et peuvent disposer de tous les autres documents de dossiers individuels d'exploitation visés par cette APDD no 2005/006, après que les délais de conservation des documents sont expirés. L'institution gouvernementale informera BAC de tout changement aux délais de conservation pour les documents archivistiques.
  • Les institutions fédérales, qui contrôlent des documents archivistiques qui sont reproduits sur plus d'un support dans une même institution, informeront BAC du document le plus complet et indiqueront le support du document avant qu'il soit transféré sous la garde et le contrôle de BAC.
  • Les institutions fédérales aviseront BAC avant d'appliquer cette APDD no 2005/006 si leurs documents archivistiques sont partagés avec d'autres institutions fédérales.

C. Sélection des documents archivistiques

Les documents de dossiers cas d'exploitation qui satisfont à l'un ou l'autre des sept critères archivistiques ci-dessous sont considérés comme ayant une valeur archivistique et seront transférés sous la garde et le contrôle de Bibliothèque et Archives Canada conformément à la section D. Les institutions fédérales communiqueront avec l'archiviste responsable de leur portefeuille à BAC pour confirmer la sélection et les dispositions de transfert des documents archivistiques avant de séparer tous les documents archivistiques des documents non archivistiques. Les archivistes de BAC préciseront quel volume « suffisant » de documents archivistiques sera transféré à partir des séries de dossiers cas (individuels) de l'institution.

Sept critères quant à la valeur archivistique :

1. Documents qui sont essentiels à la protection des droits individuels et/ou collectifs et qui témoignent les obligations des citoyens

Nommément, les documents archivistiques sont ceux qui prouvent, accordent et/ou établissent les droits et les obligations des citoyens, et ceux qui contiennent de l'information vitale ou essentielle sur les citoyens.

Ces documents archivistiques comprennent seulement les suivants :

  • Documents de l'état civil relatifs au statut d'immigration, à la citoyenneté canadienne et à l'inscription des autochtones
  • Registres fonciers
  • Documents d'enquête pour le recensement de la population
  • Documents fiscaux comprenant le fichier maître des contribuables et ses successeurs

2. Documents des décisions judiciaires et quasi judiciaires

Nommément, les documents archivistiques sont ceux qui témoignent la décision sans appel prise par le plus haut niveau judiciaire ou quasi judiciaire possible pour un cas particulier.

Les dossiers archivistiques comprennent :

  • Les documents des décisions portées en appel devant une cour supérieure par un organisme judiciaire ou quasi judiciaire.

De plus, les documents archivistiques sont :

  • Les documents témoignant les décisions prises par une commission fédérale, un bureau de révision, une commission d'appel, un tribunal administratif, une cour ou une autre entité indépendante, responsable de rendre des décisions judiciaires ou quasi judiciaires et qui sont :

    • Des documents de décisions considérées comme établissant un précédent au moment de la décision, ou
    • les documents de décisions qui ont atteint un profil médiatique important.

(Parmi des exemples d'institutions considérées comme des organismes décisionnels judiciaires ou quasi judiciaires, mentionnons entre autres le Tribunal des droits de la personne, la Commission canadienne d'examen des exportations culturelles, la Commission nationale des libérations conditionnelles, la Commission de la santé et de la sécurité au travail, le Conseil canadien des relations industrielles, la Commission des relations de travail dans la fonction publique, la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada, la Commission d'appel des pensions)

3. Documents qui témoignent le processus décisionnel par le sous-ministre (ou l'équivalent), le ministre, le Cabinet ou le Premier ministre

Nommément, les documents archivistiques sont ceux qui témoignent les décisions qui sont approuvées ou qui témoignent l'intervention au niveau du sous-ministre (ou l'équivalent), du ministre, du Cabinet ou du Premier ministre.

Ces documents archivistiques comprennent, mais sans s'y limiter, les suivants :

  • Documents témoignant l'approbation des grands projets de l'État, en commençant par l'approbation de principe du Cabinet, l'approbation du développement économique, les demandes d'investissement, les subventions et les projets basés sur des accords de partenariat avec d'autres paliers de gouvernement ou le secteur privé, commençant par l'approbation du ministre.
  • Documents témoignant l'intervention du sous-ministre, du ministre, du Cabinet ou du Premier ministre dans les cas d'immigration.
  • Documents témoignant les recommandations formulées par les procédures normales et infirmées par le sous-ministre (ou l'équivalent), le ministre, le Cabinet ou le Premier ministre. Ces cas peuvent comprendre des décisions concernant l'octroi, l'approbation ou le rejet de demandes d'aide gouvernementale.
  • Documents témoignant les décisions prises par le sous-ministre (ou l'équivalent), le ministre, le Cabinet ou le Premier ministre qui renversent ou modifient le cours normal des activités.

4. Documents qui témoignent la responsabilité fédérale dans le domaine de la compensation et des obligations fiduciaires

Nommément, les documents archivistiques sont ceux qui témoignent un type important ou unique de compensation par le gouvernement et/ou l'exercice de ses obligations fiduciaires, lorsque le gouvernement a accepté la responsabilité de la prise en charge ou de la compensation d'un secteur identifiable de la société (d'après une série particulière de circonstances) donnant lieu à un type de règlement précis, à une prestation ou à un recours.

En voici des exemples, entre autres :

  • Victimes de l'hépatite C admissibles à une compensation du gouvernement comme suite aux résultats de l'enquête Krever ou par d'autres décisions gouvernementales
  • Recours des Canadiens japonais pour leur traitement durant la Seconde Guerre mondiale
  • Compensation pour la taxe d'entrée des Canadiens chinois

5. Documents qui témoignent la responsabilité fédérale et les réclamations par ou contre le gouvernement canadien en vertu de ses traités intérieurs ou de ses obligations internationales bilatérales et multilatérales

Nommément, les documents archivistiques sont ceux qui témoignent une réclamation par ou contre le gouvernement canadien en vertu de ses traités intérieurs ou de ses obligations internationales bilatérales et multilatérales, des réclamations qui contestent comment le gouvernement s'acquitte de ses obligations en vertu de traités, et/ou réclamations de traités qui causent un changement dans la façon dont les institutions fédérales mènent leurs activités.

Ces documents archivistiques comprennent, mais sans s'y limiter, les suivants :

  • Revendications territoriales des Premières nations
  • Contestations pour les droits de pêche, de chasse et de coupe du bois par les groupes autochtones

6. Documents qui témoignent des activités d'enquête particulière relevant de la compétence fédérale

Nommément, les documents archivistiques sont ceux qui témoignent les activités d'enquête de compétence fédérale nécessitant des efforts et des ressources délibératifs ou intenses au-delà de ce qui est normalement assigné pour compléter ce processus opérationnel ou qui causent un changement dans la façon dont les institutions fédérales mènent leurs activités.

Ces documents archivistiques comprennent, mais sans s'y limiter, les suivants :

  • Enquêtes criminelles d'envergure
  • Enquêtes sur les menaces à la sécurité nationale
  • Causes d'envergure comprenant notamment des questions éthiques
  • Enquêtes sur des accidents ou des situations qui entraînent des changements dans la façon dont les institutions fédérales mènent leurs activités relativement à la sécurité publique.
  • Enquêtes sur des accidents ou des incidents entraînant le décès d'un citoyen canadien, en excluant les enquêtes courantes sur la circulation.
  • Enquête sur les pensionnats indiens

7. Documents qui témoignent et/ou qui sont utilisés pour des activités de création ou de recherche dans les domaines culturels, sociaux et scientifiques.

Nommément, les documents archivistiques sont ceux qui témoignent :

a) La recherche et les processus décisionnels intellectuels découlant d'une contribution reconnue au plan national pour l'avancement des connaissances et de l'excellence dans les domaines culturels, sociaux et scientifiques;

b) Les situations nécessitant des efforts de recherche ou des ressources intenses au-delà de ce qui est normalement assigné pour compléter ce processus opérationnel;

c) Les résultats ou les conclusions de la recherche au d'autres activités intellectuelles (y compris les initiatives culturelles, artistiques et sociales) qui ont un impact important sur les Canadiens ou un vaste secteur de la société; ou

d) Les résultats de recherches, d'études ou d'analyses qui apportent des changements à la façon dont les institutions fédérales mènent leurs activités.

Ces documents archivistiques comprennent, mais sans s'y limiter, les suivants :

  • Documents qui témoignent une recherche scientifique ou en science sociale novatrice qui conteste les théories ou les pratiques existantes
  • Documents qui témoignent l'approbation de produits pharmaceutiques auparavant interdits pour la consommation humaine
  • Documents qui témoignent la recherche ou l'analyse d'enquête qui cause un changement dans la façon dont le gouvernement mène ses activités.

D. Transfert des documents archivistiques

Les institutions fédérales communiqueront avec l'archiviste de BAC pour confirmer les dispositions relatives à la sélection et au transfert des documents avant de séparer les documents archivistiques des documents non archivistiques, et les sépareront ensuite conformément aux critères archivistiques de la section C, et les prépareront pour le transfert sous la garde et le contrôle de BAC conformément aux spécifications sur le transfert pour les divers supports, telles qu'établies par BAC. Voir www.collectionscanada.gc.ca pour les exigences relatives au transfert des documents textuels ou sur d'autres supports, y compris les documents électroniques.

Les institutions fédérales transféreront les documents archivistiques visés par l'APDD no 2005/006 dans l'année suivant l'expiration des délais de conservation établis pour les documents par les institutions.

Les institutions fédérales s'assureront qu'un « instrument de recherche » complet accompagne chaque transfert de documents archivistiques. L'instrument de recherche vise à offrir un accès intellectuel et un contrôle physique des documents, et il peut être une liste de dossiers ou un système de recherche documentaire par mot clé, selon ce qui convient le mieux au support des documents transférés. Voir www.collectionscanada.gc.ca pour trouver des spécifications d'instruments pour les documents textuels ou sur d'autres supports, y compris les documents électroniques.

Les institutions fédérales fourniront les renseignements qu'elles possèdent concernant l'application de la législation sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels aux documents archivistiques identifiés pour le transfert à BAC. Les renseignements sur le statut d'AIPRP des documents accompagnent chaque transfert de documents archivistiques. Ces renseignements visent à faciliter la détermination de l'accès à ces documents.

E. Autorisation de disposer des documents

Tous les documents de dossiers cas d'exploitation créés, collectés ou conservés sur quelque support que ce soit par une institution fédérale au soutien des fonctions opérationnelles de l'administration fédérale, qui satisfont aux trois critères qui les définissent et les limitent comme « documents de dossier cas », tel qu'établi dans la section A de cette APDD no 2005/006, peuvent être détruits à condition que les conditions suivantes se trouvent réunies :

  • les documents de dossiers cas d'exploitation ne satisfassent pas à l'un ou l'autre des sept critères de valeur archivistique exposés dans la section C;
  • les documents de dossiers cas d'exploitation ne soient pas antérieurs à 1946; et
  • les délais de conservation des documents de dossiers cas d'exploitation, assignés par les institutions en fonction des exigences juridiques et opérationnelles, soient expirés.

Une application stricte de ces définitions, exclusions et critères archivistiques assurera que les documents de dossiers cas d'exploitation archivistiques sont transférés à BAC et que les dispositions appropriées de tous les documents de dossiers cas d'exploitation se produiront.

F. Renseignements supplémentaires

Pour obtenir de plus amples renseignements, poser des questions ou obtenir des interprétations afférents à cette Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (APDD) no 2005/006 et ses modalités, communiquez avec Bibliothèque et Archives Canada au 819-934-7519 ou par courriel à centre.liaison.centre@bac-lac.gc.ca.

À noter également qu'un guide d'application a été produit pour cette APDD et qu'il est accessible sur le site Web de BAC à www.collectionscanada.gc.ca. Le guide d'application offre des renseignements supplémentaires sur l'application de cette APDD et sa relation avec toutes les autres APDD et les autorisations spécifiques de disposer des documents (ASDD) délivrées par Bibliothèque et Archives Canada.

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