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Disposition

4.9 ANNEXE I : Modalités relatives à la disposition de ressources documentaires éphémères des institutions gouvernementales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada

A. Portée de l'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents

Admissibilité

  • A.1
    L'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (APDD) 2010/003 s'applique à toutes les institutions du gouvernement du Canada (GC) assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada dès qu'elles auront satisfait aux exigences de la Directive sur la tenue de documents publiée le 1er juin 2009 par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) :
    • le recensement des ressources documentaires à valeur opérationnelle, fondé sur l'analyse des fonctions et activités exécutées par le ministère (Directive sur la tenue de documents (2009), article 6.1.1);
    • l'établissement et la mise en œuvre de dépôts dans lesquels les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle sont stockées ou conservées, que ce soit dans un lieu physique ou dans un environnement électronique (Directive sur la tenue de documents (2009), article 6.1.3, point 1).
  • A.2
    Les institutions du GC qui ne sont pas assujetties à la Directive sur la tenue de documents du SCT ont néanmoins l'obligation de satisfaire aux exigences décrites à la section A.1 en vue d'appliquer cette APDD.

Couverture

  • A.3

    La portée de l'APDD 2010/003 couvre toutes les ressources documentaires, quels que soient le support ou l'emplacement, qui ne peuvent être détruites sans le consentement écrit du bibliothécaire et archiviste du Canada, conformément à l'article 12. (1) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

    La portée de l'APDD 2010/003 exclut :

    1. les ressources documentaires recensées comme ayant une valeur opérationnelle, actuellement ou à tout autre moment dans le passé, lors de l'exécution du processus de l'exigence 6.1.1 de la Directive sur la tenue de documents du SCT;
    2. les ressources documentaires qui n'ont pas été recensées comme ayant une valeur opérationnelle lors de l'exécution du processus de l'exigence 6.1.1 de la Directive sur la tenue de documents du SCT, mais qui ont été recensées comme ayant une valeur archivistique dans un instrument approuvé de disposition de documents (p. ex., une Autorisation de disposer de documents) autorisé par le bibliothécaire et archiviste du Canada;
    3. les ressources documentaires qui n'ont pas été recensées comme ayant une valeur opérationnelle lors de l'exécution du processus de l'exigence 6.1.1 de la Directive sur la tenue de documents du SCT et qui ne sont pas couvertes en vertu de la portée d'un instrument approuvé de disposition de documents (p. ex., une Autorisation de disposer de documents) autorisé par le bibliothécaire et archiviste du Canada, mais entrent dans l'une des catégories suivantes, ou dans les deux :
      • ressources documentaires créées avant 1946;
      • originaux de proclamations, chartes et ententes ou traités intergouvernementaux.

Temporalité

  • A.4

    Cette APDD prévoit la disposition continue des ressources documentaires décrites dans la section A.3.

Rapports avec d'autres autorisations

  • A.5

    Cette APDD remplacera complètement l'Autorisation de détruire des documents éphémères (90/000) pour une institution fédérale dès que cette institution aura satisfait à toutes les exigences de la Directive sur la tenue de documents décrites dans la section A.1 ci-dessus.

    Quoi qu'il en soit, l'Autorisation de détruire des documents éphémères (90/000) sera complètement révoquée le 1er juin 2014, conformément au calendrier de mise en œuvre de la Directive; l'APDD 90/000 ne pourra être utilisée par les institutions fédérales après cette date.

  • A.6

    À part l'exception décrite dans la section A.5, cette APDD n'influe aucunement sur d'autres autorisations de disposer de documents (ADD). Par conséquent, les institutions continueront d'appliquer les conditions de toutes les ADD en vigueur.

  • A.7

    D'autres autorisations de disposer de documents (ADD) peuvent empêcher l'application de la présente APDD, comme il est précisé dans la section C.1(2).

Rapports avec des règlements, des ordonnances d'un tribunal, ou des dispositions d'autres lois

  • A.8

    La présente APDD n'a pas pour effet d'autoriser la conservation, le transfert, la destruction ou autre forme de disposition de ressources documentaires du gouvernement en violation d'un règlement ou d'une ordonnance d'un tribunal, ou d'une disposition expresse d'une autre loi, ni n'est réputée l'autoriser (p. ex., Loi sur le Tribunal canadien du commerce extérieur, Règles des Cours fédérales, Loi sur l'accès à l'information, Loi sur la protection des renseignements personnels).

Définitions

  • A.9

    Les définitions suivantes s'appliqueront dans le contexte de la présente APDD :

    « Ressources documentaires » (Information resources) : Production documentaire sous forme publiée ou non, quels que soient la source de communication, le format, le mode de production ou le support d'enregistrement. Les ressources documentaires comprennent les documents textuels (notes de service, rapports, factures, marchés, etc.), les documents électroniques (courriels, banques de données, données Intranet ou Internet, etc.), les nouveaux médias (messages instantanés, wikis, blogues, balados, etc.), les publications (rapports, livres, revues), les films, les enregistrements sonores, les photographies, l'art documentaire, les graphiques, les cartes et les artéfacts. (Source : Directive sur la tenue de documents du SCT, 2009)

    « Ressources documentaires à valeur opérationnelle » (Information resources of business value) : Documents publiés ou non, quels que soient le support ou la forme, créés ou acquis parce qu'ils permettent et documentent la prise de décisions à l'égard de programmes, de services et d'opérations continues, et appuient les exigences des ministères en matière de rapports, de rendement et de responsabilisation. (Source : Directive sur la tenue de documents du SCT, 2009)

Disposition de ressources documentaires

  • A.10

    Les institutions du GC peuvent procéder à la disposition de toutes les ressources documentaires éphémères décrites dans la portée de la présente APDD comme il est défini dans la section A.3, à l'exception des documents à valeur opérationnelle et/ou à valeur archivistique recensés au moyen du processus présenté dans la section C, sans consulter Bibliothèque et Archives Canada.

B. Obligations relatives à l'utilisation de l'APDD 2010/003

Obligation d'accepter toutes les conditions de cette APDD

  • B.1

    Les institutions fédérales, comme condition de l'utilisation et de l'application de cette APDD, conviendront de toutes les conditions de l'Autorisation.

Obligation de transmettre les dispositions de cette APDD

  • B.2

    Afin d'assurer l'intégrité de son application, les institutions fédérales feront connaître les dispositions de cette APDD à toutes les personnes responsables de son application.

C. Application de l'APDD

  • C.1

    Les institutions fédérales suivront toutes les étapes décrites dans le processus ci-dessous afin d'appliquer cette APDD. L'APDD s'applique à la fin du processus, à la section C.1(3)b.

    1. Déterminer si les ressources documentaires à valeur opérationnelle ont été recensées et si des dépôts ont été établis et complètement mis en œuvre pour les ressources documentaires à valeur opérationnelle, conformément aux prescriptions des exigences 6.1.1 et 6.1.3 de la Directive sur la tenue de documents..
      1. Si les ressources documentaires à valeur opérationnelle n'ont pas été recensées pour l'institution, ou si les dépôts n'ont pas été établis et mis en œuvre pour les ressources documentaires à valeur opérationnelle, l'APDD ne peut être appliquée.
      2. Si les ressources documentaires dont on envisage la disposition en vertu de cette APDD ont été recensées comme ayant une valeur opérationnelle, actuellement ou à tout autre moment dans le passé, l'APDD ne peut être appliquée.
      3. Si les ressources documentaires à valeur opérationnelle ont été recensées pour l'institution et s'il a été déterminé au cours de cet exercice que les ressources documentaires dont on envisage la disposition en vertu de cette APDD n'ont pas de valeur opérationnelle, il faut passer à l'étape (2).
    2. Déterminer si les ressources documentaires dont on envisage la disposition en vertu de cette APDD s'inscrivent dans la portée d'un instrument de disposition de documents (p. ex., une ADD) autorisé par le bibliothécaire et archiviste du Canada.
      1. Si les ressources documentaires s'inscrivent dans la portée d'un instrument de disposition de documents (p. ex., une ADD), l'APDD ne peut être appliquée; l'on doit alors passer à l'une des deux étapes suivantes :
        1. Dans le cas où BAC aurait déterminé que les ressources documentaires ont une valeur archivistique, elles doivent être transférées à BAC à la fin de leur période de conservation, conformément aux modalités de transfert de documents archivistiques de l'instrument de disposition de documents approuvé (p. ex., une ADD).
        2. Si BAC a déterminé que les ressources documentaires n'ont pas de valeur archivistique, elles peuvent être détruites conformément aux conditions de l'instrument de disposition de documents approuvé (p. ex., une ADD).
      2. Si les ressources documentaires ne s'inscrivent pas dans la portée d'un instrument de disposition de documents approuvé (p. ex., une ADD), il faut passer à l'étape (3).
    3. Déterminer si les ressources documentaires entrent dans l'une ou dans toutes les catégories suivantes :
      • ressources documentaires créées avant 1946;
      • originaux de proclamations, chartes et ententes ou traités intergouvernementaux.
      1. Si les ressources documentaires entrent dans l'une ou dans les deux catégories susmentionnées, l'APDD ne peut être appliquée.

        Dans ce cas, les institutions fédérales doivent attendre d'obtenir le consentement écrit du bibliothécaire et archiviste du Canada par l'intermédiaire d'un instrument de disposition de documents approuvé (p. ex., une ADD) pour pouvoir procéder à la destruction de ces ressources documentaires.

      2. Si les ressources documentaires n'entrent pas dans l'une des deux catégories susmentionnées, l'APDD peut être appliquée, et ces ressources peuvent être détruites sans qu'il y ait lieu d'obtenir une autorisation du bibliothécaire et archiviste du Canada.

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