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Disposition

4.10 ANNEXE I : Modalités de disposition des publications en surplus dans les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada

A. Portée de l'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents

Admissibilité

  • A.1
    L'autorisation pluriinstitutionnelle (APDD) 2010/004 s'applique à toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

Champ d'application

  • A.2

    L'APDD 2010/004 s'applique aux ressources documentaires, sur tout support et dans tout endroit, décrites comme étant des « publications en surplus » à l'article 16 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

    La portée de l'APDD comprend :

    1. toutes les ressources documentaires publiées désignées comme n'ayant pas ou n'ayant plus de valeur opérationnelle pour satisfaire à l'exigence 6.1.1 de la Directive sur la tenue de documents du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT); et/ou
    2. toutes les ressources documentaires publiées qui constituent des doubles des ressources documentaires qui ont été désignées comme ayant une valeur opérationnelle aux termes de la Directive sur la tenue de documents du SCT;
    3. les publications rares en bon état;
    4. toute collection importante de publications canadiennes provenant de la fermeture définitive d'une institution fédérale ou de sa bibliothèque ou provenant d'une initiative majeure d'émondage/de retrait d'inventaire qui comprend un nombre important de publications canadiennes.

    La portée de l'APDD exclut :

    1. toutes les ressources documentaires publiées qui doivent être fournies au bibliothécaire et archiviste du Canada conformément à l'article 10 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

Statut temporel

  • A.3
    La présente APDD permet de disposer des ressources documentaires décrites à la section A.2.

Lien avec les autres autorisations

  • A.4

    La présente APDD remplace intégralement l'APDD 2008/007 (Publications en surplus dans les institutions du gouvernement du Canada).

  • A.5

    Mis à part le lien décrit à la section A.4, la présente APDD n'a aucune incidence sur toute autre autorisation de disposer de documents (ADD).

Lien avec les règles, les ordonnances de la cour et du tribunal ou les dispositions d'autres lois

  • A.6

    La présente APDD n'autorise pas la conservation, le transfert, la destruction ou tout autre mode de disposition de toute ressource documentaire gouvernementale en violation d'une règle, ou d'une ordonnance d'une cour ou d'un tribunal, ou d'une disposition expresse d'une autre loi (p. ex. la Loi sur le Tribunal canadien du commerce extérieur, les Règles de la Cour fédérale, la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels).

B. Obligations relatives à l'utilisation de l'APDD 2010/004

Obligation d'accepter toutes les modalités de la présente APDD

  • B.1

    Pour utiliser et mettre en application la présente APDD, les institutions fédérales doivent en accepter toutes les modalités en signant et en retournant la lettre ci-jointe au bibliothécaire et archiviste du Canada.

Obligation de communiquer les dispositions de la présente APDD

  • B.2

    Pour assurer l'intégrité de son application, les institutions fédérales doivent communiquer les dispositions de la présente APDD à toutes les personnes responsables de son application.

Critères pour déterminer les publications

  • B.3

    Toutes les institutions fédérales doivent créer et mettre en œuvre des critères pour déterminer les publications excédentaires.

C. Disposition des ressources documentaires

  • C.1

    Dans le cadre de l'application de la présente APDD, les ressources documentaires, telles qu'elles sont définies à la section A.2 ci-dessus, sont considérées comme étant « placées sous la garde ou la responsabilité de l'administrateur général ».

  • C.2

    Conformément aux pouvoirs que confère au bibliothécaire et archiviste du Canada l'article 9 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, les institutions fédérales peuvent disposer de toutes les ressources documentaires décrites aux sections A.2.a et A.2.b de la présente APDD, sans autre référence à Bibliothèque et Archives Canada.

  • C.3

    Conformément aux pouvoirs que confère au bibliothécaire et archiviste du Canada l'article 16 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, les institutions fédérales doivent aviser BAC lorsqu'elles déclarent comme étant excédentaire toute publication définie aux sections A.2.c et A.2.d de la présente APDD afin que BAC puisse exercer son droit de les acquérir.

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