Le gouvernement

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Constatations, résultats et prochaines étapes des projets d'évaluation

• Résumé
• Élaboration d'un régime réglementaire
• Capacité et préparation opérationnelles des institutions
• Legs documentaire

Résumé

• L'initiative sur la tenue de documents : constatations, résultats et prochaines étapes
  Ce rapport dresse le bilan des 15 projets d'évaluation complétés au cours de l'automne et de l'hiver 2007-08, propose des améliorations possibles et apporte des précisions quant aux recommandations émises par les différents groupes de travail.

Élaboration d'un régime réglementaire

Permet de donner des normes réglementaires pour effectuer la tenue de documents

• Élaboration d'une norme documentaire pour les documents opérationnels du ministère
  Le résumé de l'élaboration d'une norme documentaire pour les documents opérationnels du ministère RHDSC - Fonction relative aux politiques est en voie d'être complété et sera affiché bientôt.
• Protocole de tenue de documents en cas de litige
  Ce projet est en cours avec le ministère de la Justice. Il vise à élaborer un protocole pour gérer les documents lors d'une mise en suspens pour des raisons juridiques. Les mises à jour seront affichées une fois les documents disponibles.

Capacité et préparation opérationnelles des institutions

Permet de se munir d'outils au sein de l'organisation pour effectuer la tenue de documents

• Rapport final sur une nouvelle avenue en matière de tenue de documents - Profil du spécialiste de l'information
  Suite à la mise en oeuvre du régime de tenue de documents, la place de la tenue de documents dans la structure organisationnelle prend de l'ampleur. Ce rapport examine les enjeux organisationnels associés à l'économie de la tenue des documents, la responsabilisation, le service et les communications, en ayant recours aux renseignements généraux et aux entrevues.
• Amélioration de l'accès du gouvernement canadien aux ressources informationnelles importantes en format électronique
  Un projet pilote, conçu par le Consortium des bibliothèques du gouvernement fédéral, a cherché à évaluer si le gouvernement du Canada pouvait miser sur son pouvoir d'achat pour fournir un meilleur accès aux ressources d'information électroniques. Il existe maintenant un guide pour les futurs transferts de ressources d'information électroniques à l'échelle du gouvernement.
• Étude sur la capacité électronique des bibliothèques du gouvernement fédéral
  À partir de l'information recueillie dans seize études de cas, des préoccupations de la communauté relevant de trois champs sont ressorties en qui a trait à la prestation de ressources d'information électroniques : l'approvisionnement, le soutien aux technologies de l'information et les licences. Dix-neuf recommandations ont été formulées pour remédier à la situation.
• Résumé de l'élaboration de normes documentaires et analyse basée sur les fonctions à l'Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA)
  BAC travaille de concert avec l'APECA sur un projet comprenant plusieurs phases pour mettre en œuvre des normes documentaires et une structure de classification fondée sur les fonctions. Le rapport porte sur la Phase I du projet qui avait pour objet d'examiner la possibilité de documenter l'architecture opérationnelle de l'APECA en parallèle avec l'architecture des activités de programme de l'agence et les autres documents gouvernementaux destinés à faire rapport.
• Lignes directrices pour la gestion des courriels
• Lignes directrices pour la gestion des courriels - feuille de route
  Après consultation auprès de différents groupes oeuvrant dans le domaine de la gestion de l'information, BAC a créé deux documents dressant les lignes directrices quant à la gestion des courriels et présentant une feuille de route pour le développement d'une politique de gestion du cycle de vie des courriels.

Legs documentaire

Propose des solutions pour gérer tous les dépôts de documents non contrôlés du passé ainsi que l'entreposage des documents inactifs du gouvernement du Canada.

• Rapport final - Approche basée sur le risque concernant les documents opérationnels accumulés et non gérés
  Grâce au travail de Ressources naturelles Canada, BAC a développé une méthodologie, fondée sur le risque, pour disposer du patrimoine documentaire non géré, documents définis comme étant non classifiés, ayant peu ou pas de documentation justificative, n'étant généralement pas couverts par une autorisation valide de disposer des documents et n'étant pas accessibles au personnel de manière contrôlée.
• Rapport final sur l'élagage pour une plus grande accessibilité aux documents gouvernementaux
  Ce projet avait pour objet de traiter les documents transférés de manière inadéquate ou inaccessibles dans les fonds d'archives de BAC.

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