Le gouvernement

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Rapport final - Projet d'évaluation de la tenue de documents - Conception organisationnelle

• Introduction
• Contexte
• Conception organisationnelle
• Principales observations
• Conclusions
• Annexe A : Guides d'entrevue
• Annexe B : Rôles et Responsabilités

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Introduction

Le Secteur de la gestion intégrée et des documents gouvernementaux de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a développé une initiative novatrice visant à définir et à mettre en place un rôle spécialisé pour la tenue de documents au sein du gouvernement du Canada. Il entreprend actuellement une série de projets d'évaluation visant à explorer et à élaborer la question en profondeur. Ce projet, qui porte sur la conception organisationnelle, constitue un aspect de cette initiative.

Ce rapport a été établi à partir d'une analyse des données préexistantes ayant trait aux projets d'évaluation, d'entrevues auprès de répondants importants au sein de BAC et d'autres ministères gouvernementaux et il s'appuie sur les courants de pensée actuels en matière de structure organisationnelle. Il vise à favoriser les discussions entourant ce nouveau rôle fondamental au sein du gouvernement du Canada et, en particulier, à explorer la meilleure façon de le situer dans la grande diversité des forums de prestation des services publics.

Contexte

Bibliothèque et Archives Canada, en collaboration avec le greffier du Conseil privé et le Secrétariat du Conseil du Trésor, a identifié le besoin de relever proactivement les défis engendrés par la révolution de l'information¹ qui pèsent sur la prestation des services publics et sur l'administration. La gouvernance et la responsabilisation font l'objet de nouveaux enjeux et de nouveaux défis depuis l'avènement des technologies de communication numériques et informatiques et les responsables de la tenue de documents doivent être en mesure de relever ces défis.

Un groupe de travail des sous-ministres adjoints (SMA) sur la tenue de documents a été créé à la suite des discussions tenues dans le cadre d'une table ronde en 2006. Ce groupe de travail assure la surveillance de diverses équipes de travail chargées de dossiers particuliers. La tenue de documents se définit comme suit :

Les groupes de travail ont constaté le besoin de concevoir et d'élaborer un régime de tenue de documents conçu pour faire migrer la fonction de gestion de l'information de l'arrière-plan à l'avant-plan en tant que modèle de fonctionnement. La tenue de documents sera davantage axée non plus sur ce qu'il faut faire des documents durant et après leur période prévue d'utilisation, mais plutôt sur la façon de gérer et, en fait, de créer des dossiers aptes à constituer, dès leur création, de véritables actifs. Cela représente un changement significatif de la manière dont les organisations envisagent la gestion de leur information.

Conception organisationnelle

Dans le contexte des projets d'évaluation de BAC, ce rapport explore les enjeux liés à la situation de la fonction au sein de la structure gouvernementale, de quelle manière et quelle place occupe ce rôle important? D'abord, une brève analyse des éléments ou des critères importants pour l'élaboration de la conception organisationnelle est utile.

Selon Webster's....

La structure organisationnelle est l'assemblage des composantes requises en vue de la réalisation d'un mandat ou, mieux encore, de l'atteinte de buts et d'objectifs. Elle lie délibérément les rôles, les systèmes et les processus en appui à une stratégie d'affaire ainsi qu'à une gouvernance et à une responsabilisation définies.

À la base, les composantes sont les tâches et les activités requises pour la production d'extrants en vue de résultats et d'impacts souhaités (et mesurables). Les tâches et les activités sont regroupées en postes ou en emplois. On regroupe habituellement des habiletés, des connaissances et des compétences semblables et complémentaires. Lorsque les emplois sont définis, une évaluation de la charge de travail ou de la demande est nécessaire pour déterminer le nombre de postes requis.

Les décisions qui se prennent par rapport aux groupes de travail et à la hiérarchie définissent la structure de l'organisation et en influencent grandement la réussite. De nombreuses avenues sont possibles quant à la conception d'une organisation, comme on l'observe dans l'ensemble de la prestation des programmes et des services du gouvernement du Canada. La conception fonctionnelle consiste à regrouper les compétences particulières et les activités apparentées pour un programme ou un service donné. La conception de procédé considère les étapes d'élaboration et organise horizontalement, du début à la fin, les étapes qui engendreront le résultat (par exemple, l'élaboration, la conception, la mise en place et l'évaluation). La structure géographique, pour sa part, vise une organisation de la prestation d'activités et de services à l'intérieur d'un territoire donné. Il existe également des modèles mixtes, lesquels cherchent à tirer profit des forces des différents modèles.

L'identification des avantages liés à la structure organisationnelle, fournit un aperçu des critères pour évaluer les options. Que nous procurent les structures organisationnelles, à part l'absence de chaos? Quels sont les enjeux importants à considérer et les principaux avantages à rechercher?

Rôles/Responsabilités - La structure engendre une définition des rôles et des responsabilités regroupés en vue d'un objectif d'affaire commun. Le regroupement de leurs efforts et de leurs résultats collectifs sert de base à la mesure des résultats d'affaire.

• La structure nous permet-elle de dégager un portrait clair des rôles respectifs et permet-elle l'alignement ou l'intégration, dans la mesure du possible, de fonctions interdépendantes?
• Y a-t-il une séquence linéaire dans l'affectation du travail et dans le cheminement des résultats?

Service - La structure de l'organisation peut dicter les points d'entrée que doivent utiliser les clients, les partenaires et les intervenants pour accéder aux services.

• Vue de l'extérieur, la structure apparaît-elle logique?
• L'accès aux services est-il clair et simple?

Économie - Les coûts représentent un facteur important dans le cadre de la conception organisationnelle, particulièrement en cas de rareté des ressources ou de l'expertise.

• La structure constitue-t-elle le modèle de prestation le plus abordable?
• Les économies d'échelle ont-elles toutes été réalisées?
• La structure évite-t-elle le chevauchement des compétences, des ressources et des systèmes de soutien?

Responsabilisation - Les services publics exigent une attention particulière aux questions de responsabilisation et l'assurance d'une transparence concernant le fait que « les contribuables en ont pour leur argent. » L'engagement et le contrôle doivent être équilibrés par rapport à l'envergure et à la portée du service.

• La structure permet-elle de mesurer les résultats? (extrants, résultats, répercussions)
• Les liens hiérarchiques sont-ils logiques sous l'angle des compétences et de l'étendue des responsabilités?

Communication - La structure organisationnelle influence la nature et l'étendue de la communication, de même que les efforts requis pour communiquer à l'intérieur d'une structure donnée et à l'extérieur du cercle immédiat.

• Quels canaux de communication « naturels » la structure établit-elle? (vers le haut, vers le bas et horizontalement)
• Quels autres mécanismes systémiques de communication doivent prévaloir (être instaurés) pour franchir les limites organisationnelles?

Culture - Si nous construisions une toute nouvelle organisation, la structure influencerait de façon importante (et même, diraient certains, établirait) la culture organisationnelle. Or, les répercussions sur le plan culturel sont encore plus nombreuses lorsque l'on ajoute de nouvelles fonctions à une structure existante.

• Comment le personnel en place visualise-t-il la nouvelle structure et les répercussions de celle-ci sur lui?
• Quelles occasions ou quelles contraintes la structure comporte-t-elle en matière de perfectionnement du personnel?
• A-t-on prévu l'envergure appropriée en fonction des éléments comparables de l'organisation?

Ces composantes peuvent être en complémentarité ou en concurrence les unes avec les autres dans le cadre d'une évaluation des forces et des faiblesses des différentes formes de conception organisationnelle envisageables. Le poids relatif attribué à une force ou à une faiblesse donnée sera grandement influencé par la façon dont se perçoit l'organisation, et ce, plus particulièrement lorsqu'il s'agit de greffer de nouvelles responsabilités à une structure existante. Il ne s'agit pas d'un processus absolu. Diverses structures peuvent avoir leur mérite et sont susceptibles de fonctionner. La clé essentielle, lorsque viendra le temps de faire le « bon » choix, supposera l'engagement (et l'appui) du personnel et de la direction en place. Ces éléments de conception organisationnelle constituent une lentille ou un ensemble de critères à l'aide desquels l'organisation de l'initiative de tenue de documents a été explorée.

Principales observations

Ce projet visait à explorer la question de la conception organisationnelle par l'entremise d'enquêtes auprès de répondants clés liés à l'initiative. L'annexe A présente des exemplaires des guides d'entrevues utilisés dans le cadre de ces enquêtes, guides construits à partir des éléments de conception ou des critères énumérés ci-dessus.

Les observations principales suivantes se dégagent de l'information recueillie. Soulignons que cette opération n'était pas exhaustive et que les observations énumérées ci-dessous sont, au mieux, d'ordre provisoire et préliminaire. Cependant, l'information recueillie dans le cadre de ce projet engendre actuellement davantage de questionnements que de propositions d'actions définitives.

Même si nous savions, dès le départ, que la tenue de documents était, pour le moment, une cible en mouvement, cette donnée a constitué un obstacle croissant à notre exploration des questions liées à la conception organisationnelle. La terminologie ou le langage fondamental varie grandement entre les sources, lesquelles adoptaient parfois leur terminologie au lieu du terme "tenue de documents" au cours des discussions. Dans certains cas, « tenue de documents » était utilisé :

• Comme un terme global ou stratégique désignant l'ensemble de la gestion de l'information et de la technologie de l'information dans leur forme actuelle;
• Pour désigner la fonction de première ligne (classification, entreposage et repérage) qui se situe au niveau supérieur du terme gestion de l'information;
• Comme un terme désignant la gestion de l'information future, à ce vers quoi doit évoluer celle-ci, incluant à un niveau supérieur les aspects stratégiques « d'être des facilitateurs par opposition à exécutants », de percevoir et de gérer les documents en tant que ressources et actifs de l'organisation.

La dernière version présente la vision des auteurs et des instigateurs de l'initiative de tenue de documents. Cependant, la confusion transcende la sémantique et la clarté de langage. Elle traduit un manque de compréhension universelle de la vision réelle et, plus fondamentalement, des problèmes ou des enjeux qui ont engendré la nécessité de cette nouvelle vision.

Le régime de tenue de document ne renvoie pas à un rôle ou à un poste précis, mais bien à un concept qui englobe l'information comme ressource importante au sein des activités du gouvernement. La vision vise à placer l'information sur le même pied d'égalité que les ressources humaines, financières et matérielles en tant que pilier ou élément critique pour le bon fonctionnement d'une institution ou d'un programme. Au même titre que sont définis les besoins en matière de ressources humaines (compétences et nombre) en vue d'une bonne prestation de services, les ressources documentaires seraient également gérées en fonction des besoins de l'établissement, et ce, de leur création à leur destruction ou conservation.

À cet égard, la tenue de documents constitue une fonction faisant appel à des compétences spécialisées, tout en étant intégrée aux rôles et aux responsabilités de toutes les personnes œuvrant à l'élaboration et à la prestation des programmes et des services. Il est important d'inculquer largement une culture et une discipline en matière de tenue de documents dans l'ensemble du gouvernement, ce qui représente un défi de taille en matière de gestion du changement.

Cette vision n'a toujours pas été réalisée à l'intérieur de cadres de gestion officiels et approuvés. Le Cadre stratégique sur l'information et la technologie² comporte les définitions suivantes :

Gestion de l'information (Information management) : Discipline qui oriente et appuie une gestion efficace et efficiente de l'information au sein d'un organisme, depuis l'étape de la planification et de l'élaboration des systèmes jusqu'à celle de l'élimination de l'information ou de sa conservation à long terme.

Technologie de l'information (Information technlogy) : Comprend tout équipement ou système qui sert à l'acquisition, au stockage, à la manipulation, à la gestion, au déplacement, au contrôle, à l'affichage, à la commutation, aux échanges, à la transmission ou à la réception automatiques de données ou d'information. Elle englobe la conception, l'élaboration, l'installation et la mise en œuvre de systèmes et d'applications informatiques visant à répondre à des besoins opérationnels.

Ce cadre comporte des paramètres stratégiques pour les politiques pangouvernementales en matière de gestion de l'information et de technologie de l'information, de même que des directives afférentes. L'annexe B reprend des extraits de ces directives, en lien avec la définition des rôles et des responsabilités. Fait à noter, le cadre stratégique stipule que la tenue de documents relève de la responsabilité du sous-ministre adjoint, mais cet élément ne figure pas dans les responsabilités de gestion de l'information dévolues au sous-ministre adjoint (selon la directive). Une directive ayant particulièrement trait à la tenue des documents est d'ailleurs en cours d'élaboration.

En regardant les choses autrement, nous pouvons relever les ressemblances et les différences entre la façon dont se perçoit la communauté de GI et la vision de la tenue de documents, pour ensuite tenter de voir comment pourrait s'effectuer une éventuelle intégration :

GI3	Tenue de documents
Les membres de la communauté de gestion de l'information (GI) sont des spécialistes qui cherchent à valoriser le processus décisionnel et à améliorer l'utilisation de l'information.	Les membres de la communauté de gestion de l'information (GI) sont des spécialistes qui veillent au maintien de renseignements efficaces et appropriés afin de contribuer au bon fonctionnement du gouvernement du Canada.
En tant que gardiens des biens d'information détenus par le gouvernement, ils les sauvegardent et s'assurent de leur qualité, de leur sécurité et de leur intégrité au sein de notre société démocratique.	En tant que gardiens des actifs documentaires du gouvernement, ils sauvegardent et assurent leur pertinence, leur sécurité et leur intégrité au sein de notre société démocratique.
Leur engagement permanent consiste à faire en sorte que l'information soit disponible afin de faire la lumière sur le passé, de renseigner sur le présent et de façonner l'avenir du Canada.	Leur engagement permanent consiste à veiller à ce que ces renseignements servent à faire la lumière sur le passé, à renseigner sur le présent et à façonner l'avenir du Canada.
Occupant un éventail étendu et varié de postes et de classifications partout au gouvernement du Canada, les spécialistes et les conseillers de la GI fournissent de l'orientation, du soutien et des services en ce qui concerne les fonctions liées aux programmes et au personnel, pour tous les aspects de la gestion des ressources et des biens d'information - de la planification et du développement de systèmes à l'élimination et à la conservation à long terme.	Occupant un éventail étendu et varié de postes et de classifications partout au gouvernement du Canada, les spécialistes et les conseillers de la GI fournissent de l'orientation, du soutien et des services en ce qui concerne les fonctions liées aux programmes et au personnel, pour tous les aspects de la gestion des ressources de l'information - de la création à l'élimination et à la conservation à long terme.

Le régime de tenue de documents exprime clairement le besoin d'une norme documentaire, c'est-à-dire d'un pivot qui relierait les documents (sous toutes les formes) aux besoins organisationnels. L'élaboration de normes constituera un effort multidisciplinaire et nécessitera une collaboration entre les spécialistes de la tenue de documents et les gestionnaires. L'ampleur et la complexité de l'organisation, ses activités et d'autres considérations importantes à facettes multiples (sécurité, litiges, risque) rendront ce travail colossal et ardu, non seulement à l'étape de la mise en place des normes, mais également lors de leur maintien.

Toutefois, aucun niveau d'effort précis n'a encore été défini quant à l'élaboration et au maintien de cet élément critique. Il y a en ce moment des projets pilotes et des utilisateurs précoces dans trois organismes, mais la mise en place s'amorce à peine. De plus, la norme documentaire ne constitue qu'un aspect de la vision.

Il faudra encadrer et parrainer ce processus de changement, un besoin organisationnel qui nécessitera tout au plus une structure transitoire. Les responsabilités et les rôles particuliers liés au passage du fonctionnement actuel au nouveau fonctionnement nécessitent des compétences spécialisées et générales en elles-mêmes.

À mesure que la vision se clarifiera, s'officialisera et gagnera en approbation (à l'intérieur comme à l'extérieur de la communauté de GI,), les besoins en fait de ressources affectées à la tenue de documents changeront. Peut-être changeront-ils à la baisse, si la fonction s'intègre à la réalisation du « travail normal », mais peut-être aussi changeront-ils à la hausse, si la fonction acquiert une importance reconnue nécessitant une demande accrue en matière de services spécialisés de consultation ou de soutien. La mesure dans laquelle une organisation favorise elle-même le changement aura également des répercussions sur la demande quant à ces services. Une fois que la tenue de documents sera étroitement liée à l'évolution de l'organisation (et intégrée à l'appareil gouvernemental, comme aux mémoires au Cabinet, etc.), il y a lieu de prévoir que les besoins en spécialistes de tenue de documents augmentent au même rythme, voire plus rapidement que ceux des autres fonctions de soutien, comme les ressources humaines et financières. Il est irréaliste d'imaginer ou de prévoir un régime de fonctionnement constant à cette étape de la mise en place.

On semble s'entendre sur la nécessité d'orienter l'action « des documents vers les clients » et on semble également s'accorder pour dire que les clients de la tenue de documents (et de la GI) sont les employés et la direction d'une organisation. On insiste de plus en plus sur la nécessité de « services-conseils » pour le personnel des programmes. Appelés à élaborer de nouveaux programmes, de nouveaux projets et de nouvelles initiatives, ceux-ci ont besoin de conseils pour apprendre à intégrer du mieux possible la création, puis la gestion des documents qui en résultent. Dans l'ensemble, on semble partager ce point de vue et y acquiescer.

L'intégration d'une discipline en matière de tenue de documents au sein des rôles du personnel et de la direction (comme processus de changement ou d'évolution de la GI) est, pour sa part, moins bien comprise et moins bien articulée dans le cadre de cette étude. Cependant, on comprend que la gestion de l'information en tant que ressource d'importance vise fondamentalement une plus grande responsabilisation et une transparence plus évidente dans la prestation des services gouvernementaux.

L'information recueillie dans le cadre de cette étude laisse entrevoir la création de fonctions de tenue de documents liées aux unités de programme. Or, il s'agit là d'une approche qui pourrait se révéler coûteuse. On pourrait aussi opter pour un fonctionnement de source centralisée de spécialistes, qui aurait une portée proactive au sein du ministère et à laquelle les programmes pourraient facilement accéder.

On a également exprimé le besoin de placer la fonction de tenue de documents principalement au service de la haute direction, afin de veiller à la responsabilisation ministérielle et d'accroître l'accès des dirigeants à l'intelligence d'affaire de l'organisation. À cet égard, la fonction de tenue de documents est visualisée comme étant un outil visant à assurer le respect de la norme documentaire et la conformité par rapport à celle-ci, un rôle lié à la vérification, dans le cadre duquel le dirigeant est le client. La conception doit veiller à répondre aux besoins de ces diverses clientèles.

Le rôle des responsables de la tenue de documents est en fait un nouvel amalgame de compétences. Il combine l'analyse des opérations, la planification et l'architecture (aux niveaux stratégique et programmatique) à des aptitudes et des connaissances de gestion traditionnelle de l'information et des dossiers (de même que des archives), en y ajoutant une touche d'évaluation et de vérification. Ces compétences se situent dans un cadre de consultation et d'inspection, le tout dans un environnement tout nouveau (potentiellement résistant) et plutôt obscur.

Nous ignorons, pour l'instant, dans quelle mesure ce nouvel « amalgame de compétences » sera disponible sur le marché. La multiplication des ressources en la matière peut en outre se révéler difficile puisque celles-ci ne proviennent pas d'un bassin homogène existant déjà. Si ces personnes se révèlent difficiles à embaucher ou à former, la structure devra sans doute composer avec cette situation et évoluer au fil de la croissance du bassin de ressources.

Advenant l'utilisation d'une source de spécialistes centralisée pour pallier la rareté des ressources (même à court terme,) deux perspectives distinctes sont prévisibles : centralisée pour « l'ensemble du gouvernement » (comme dans le cas des organismes centraux,) ou centralisée au sein d'un ministère donné. Dans un cas comme dans l'autre, la question de l'accès demeure fondamentale. Le succès de cette fonction repose essentiellement sur une grande compréhension de l'organisme, une relation de confiance avec les clients et des services professionnels.

Toute structure devra prévoir une mesure des résultats et une responsabilisation claire en ce qui a trait aux résultats liés à la tenue de documents. Le cadre stratégique sur l'information et la technologie et les extraits de politique cités plus haut reconnaissent, dans une certaine mesure, que la tenue de documents est du ressort du DPI, dont relèvent la GI et la TI.

Dans le cadre de cette étude, nous avons également recueilli des points de vue sur les objets à mesurer. À la question « comment savoir si vous arrivez à donner de bons services de tenue de documents? » voici ce que certains ont répondu :

Des questions de responsabilisation se posent également au chapitre du double rôle du prestataire de services, qui présumerait en même temps, selon toute vraisemblance, la responsabilité de vérificateur/évaluateur. La personne responsable de la tenue des documents devra concilier divers rôles : élaboration, conseils en matière de mise en place et surveillance du respect d'un nouveau véhicule, la norme documentaire, qui se définit comme suit : « codifications des pratiques de tenue de documents, méthodologie, procédures et processus déterminés et établis par les institutions gouvernementales pour soutenir la prise de décisions et veiller à la présence continuelle de même qu'au maintien de preuves documentaires des activités institutionnelles au fil des ans. » ⁴ Il s'agit là d'un élément critique dans le changement de paradigme de la gestion de l'information vers la gestion des sources d'information.

Alors que la surveillance cadre bien dans le rôle de tout gestionnaire de programme, l'évaluation et la vérification à proprement parler nécessitent, par définition, une indépendance par rapport au programme, par souci de transparence, de crédibilité et de réelle responsabilisation.

Le lien entre la GI et la TI est critique et se trouve déjà intégré à la plupart des organisations. La communauté de GI a déjà entrepris des travaux d'envergure sur la conception de structures organisationnelles génériques (qui renforcent ce lien). Ces structures ont fait l'objet d'une certaine approbation auprès de divers services de TI. Le fondement sur lequel reposent ces structures organisationnelles s'apparente grandement à celui de la présente démarche d'exploration de la tenue de documents. S'écarter de cette approche engendrerait beaucoup de confusion et d'inquiétude.

Cependant, la tenue de documents est perçue comme étant un rôle beaucoup plus stratégique et proactif. Au départ, elle devra être étroitement liée au réseau de planification le plus ancien de l'organisation, dans le cadre de l'alignement des nouvelles normes documentaires par rapport aux outils de gestions existants, comme l'AAP et la SGRR. Cette période nécessitera d'étroites interactions dans l'ensemble du ministère, et plus particulièrement dans les secteurs où la nouvelle initiative sera en élaboration. Il importe de placer la fonction de façon à se doter d'une stature appropriée pour pouvoir accéder et participer pleinement aux discussions fondamentales de l'institution. Il s'agit là du besoin stratégique de l'initiative.

Dans la pratique, la fonction doit être suffisamment près des activités quotidiennes pour acquérir une bonne connaissance des besoins constants en matière de ressources d'information et pour pouvoir soutenir les programmes en répondant à ces besoins.

Enfin, il s'agit d'une nouvelle fonction. Une communauté de pratique devra, avec le temps, s'y établir et échanger systématiquement sur ses façons de faire et sur ses connaissances spécialisées, à travers les canaux traditionnels des ministères gouvernementaux.

La structure ou la conception liée à la tenue de documents doit être avantageuse (ou du moins, non contraignante) pour les rôles existants. Du côté de la GI, certains perçoivent la tenue de documents comme étant une occasion d'élever le rôle de la GI, ce qui pourrait se traduire en une multiplication des possibilités de cheminement de carrière. Le fait de séparer la tenue de documents de la GI engendre de la concurrence et des menaces. D'autres cherchent, par l'entremise de cette initiative, à donner une nouvelle stature à ce travail, une stature qui serait valorisée comme élément fondamental dans la gestion des ressources (au même titre que les ressources humaines et financières).

Peu importe la structure, une initiative de cette envergure nécessitera un soutien important de la part de la haute direction. Il sera important d'engager la centaine de DPI et de tirer profit de leur rôle critique lorsque le rôle de la tenue de documents sera déployé dans les ministères. Il importera également de veiller à ce que les organismes centraux (et plus particulièrement le SCT et BAC) soutiennent l'initiative et se synchronisent en vue de sa réussite.

Conclusions

Il est important de réitérer que la présente étude n'est pas exhaustive en fait de collecte d'information et de renseignements. La portée du projet et le moment de sa réalisation, voire le stade de développement de l'initiative dans son ensemble, ne nous auraient pas permis de proposer des avenues de conception organisationnelle précises. Le rapport comporte des observations provisoires et préliminaires et vise à poursuivre la discussion en ce qui a trait au positionnement de la tenue de documents au sein du gouvernement du Canada.

Il y a des leçons à glaner et des idées, ou des notions, à considérer :

• La conception organisationnelle, à cette étape, doit être centrée sur la façon dont elle peut faciliter ou faire évoluer le défi de gestion du changement auquel fait face l'initiative. En ce sens, une approche transitoire ou centrée sur le projet peut se révéler l'avenue la plus efficace.
• Le fait de positionner la fonction de façon à ce qu'elle ait des liens directs avec la haute direction augmentera l'efficacité de la fonction, ses probabilités de réussite et sa capacité d'influencer les transformations requises.
• La fonction doit également être à la portée des gestionnaires et des employés responsables de la prestation de programmes, afin d'aider et de conseiller ceux-ci sur l'aspect de la prestation de leur service ou de leur programme lié aux ressources d'information.
• Étant donné la nouveauté du rôle, un soutien devrait être assuré par une source centralisée, par souci d'harmonisation et de qualité des résultats liés à la tenue de documents. Il peut s'agir d'une dimension structurelle ou simplement systématique.
• L'initiative pourrait augmenter sa portée et ses répercussions en capitalisant sur des rôles existants (DPI, GI, TI) une fois les paramètres de tenue de documents définis et déployés.
• Il y a un conflit inhérent à la combinaison des rôles du prestataire de services et du vérificateur/évaluateur au sein d'une même fonction. Les régimes de vérification et d'évaluation existants peuvent être en bonne position pour soutenir l'initiative et, ce faisant, avec le temps, pour promouvoir et faire évoluer la tenue de documents.

Nous aurons plus d'information à mesure que les projets pilotes continueront d'évoluer et instaureront leurs normes documentaires. La fonction de tenue de documents et, plus particulièrement, la nature et l'étendue des postes requis se clarifieront. Cela sera très éclairant dans le cadre de la prise de décisions quant aux questions structurelles finales.

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¹ Les Tables rondes des sous-ministres adjoints sur la gestion de l'information et la tenue de documents se rencontrèrent à l'automne 2006. Source : Le régime de la tenue de documents : Les défis de la tenue de documents à surmonter dans la fonction publique.

² Consulté en mars 2008 à l'adresse suivante : www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_IT/pfit-csit01_f.asp#pfit-csit4

³ Site Web du Bureau de développement de la communauté de GI, www.tbs-sct.gc.ca/oro-bgc/im/im_fra.asp; consulté en mars 2008. Les caractères gras sont un ajout de cette auteure.

⁴ Version 2 de « L'élaboration de normes documentaires pour les programmes, les services et les résultats gouvernementaux : Un cadre et un guide de développement pour les gestionnaires opérationnels et les spécialistes des sources d'information » Secteur de la gestion intégrée et des documents gouvernementaux, Bibliothèque et Archives Canada, 2008.

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