Le gouvernement

La gestion des documents photographiques au Gouvernement du Canada

Table des matières

PRÉFACE
OBJET DU GUIDET
PRÉSENTATION DU GUIDE

CHAPITRE UN:
LES DOCUMENTS PHOTOGRAPHIQUES

Introduction
Qu'est-ce qu'une photographie?
Portée du guide
Lois et politiques
Propriété légale des photographies
La gestion des photographies :rôle et responsabilités

CHAPITRE DEUX:
ORGANISATION DES DOCUMENTS PHOTOGRAPHIQUES

Introduction
Organisation des photographies

Emplacement des dossiers
Volume et croissance de la collection
Utilisation des photographies
Tri des documents photographiques par format

Numérotation des photographies

Ordre chronologique
Codes mnémoniques
Codes collectifs

Étiquetage des photographies
Description des photographies

Normes et pratiques en matière de description
Description individuelle
Description collective
Documentation connexe

Dossiers-matière et index
Systèmes de repérage

Fichier
Feuilles de légendes
Repérage automatisé
Microformes
Bandes vidéo, vidéodisques et imagerie numérique

CHAPITRE TROIS:
PRÉSERVATION DES DOCUMENTS PHOTOGRAPHIQUES

Introduction
Directives pour la manipulation des photographies
Entreposage des photographies

Normes
Contenants
Entreposage des épreuves
Entreposage des diapositives
Entreposage des négatifs
Entreposage des plaques de verre

Conditions d'entreposage

Lieu d'entreposage
Température et humidité relative

Considérations particulières

Négatifs sur support en nitrate de cellulose
Négatifs sur support en acétate de cellulose

En cas de sinistre

Récupération
Documents essentiels

CHAPITRE QUATRE:
CONSERVATION ET DISPOSITION

Introduction
Le cycle de vie de l'information
Documents photographiques actifs
Documents photographiques inactifs
Disposition
Une approche planifiée
Documents photographiques d'importance historique et archivistique
Documents photographiques sans valeur permanente

Copies multiples
Documents éphémères
Destruction des documents photographiques

Besoin de conseils?

Annexe A: GLOSSAIRE
Annexe B: BIBLIOGRAPHIE
Annexe C: SOURCES D'INFORMATION COMPLÉMENTAIRES
Annexe D: LISTE DE FOURNISSEURS

PRÉFACE

Les Archives nationales du Canada acquièrent, conservent et rendent disponibles les documents d'importance nationale. Elles offrent également un programme exhaustif qui aide les institutions fédérales et les cabinets de ministres à gérer leurs documents.

Le programme comprend des conseils sur les normes et pratiques liées à la gestion de l'information; de la formation pour les fonctionnaires fédéraux qui désirent améliorer leurs compétences en gestion de l'information; la gestion et la protection des fonds de renseignements du gouvernement grâce à un réseau national de centres fédéraux de documents; enfin, de l'orientation et de l'aide pour planifier la disposition des documents institutionnels.

Pour que l'ensemble du gouvernement adopte une approche uniforme à la gestion de l'information, les Archives nationales examinent l'impact des technologies naissantes, établissent des normes et des pratiques, et produisent des guides techniques.

La gestion des documents photographiques au gouvernement du Canada fait partie d'une série de guides portant sur la gestion des documents et de l'information. L'auteure principale est Kathleen Owens; elle a bénéficié des conseils des experts en photographie et en conservation des Archives nationales du Canada. Si vous avez des observations ou des questions au sujet du présent guide ou de tout autre point lié à la gestion de l'information, veuillez les adresser au :

Bureau de la gestion de l'information gouvernementale
Bibliothèque et Archives Canada
Téléphone : 819-934-7519
Télécopieur : 819-934-7534
Courriel : centre.liaison.centre@bac-lac.gc.ca

Remarque : Dans le présent texte, le genre masculin a une valeur neutre.

OBJET DU GUIDE

Les ministères et organismes du gouvernement du Canada présentent, recueillent et utilisent, sous forme de photographies, une grande quantité d'information visuelle très importante dans leurs activités quotidiennes. Un nombre incalculable de ces documents photographiques existent dans les divers bureaux du gouvernement fédéral et constituent une source d'information précieuse sur les politiques, l'administration, les activités et les programmes de l'État. Bien que les institutions gouvernementales se servent de photographies depuis plus d'un siècle, ces dernières ne sont pas toujours considérées comme des documents gouvernementaux et ne sont habituellement pas répertoriées dans les inventaires des ministères ni dans les programmes de gestion de l'information.

De plus en plus, les institutions gouvernementales se rendent compte qu'elles doivent gérer l'information consignée sur tous les supports, y compris les photographies. Comptant elles-mêmes plus de 15 millions de photographies dans leurs propres fonds de renseignements, les Archives nationales du Canada ont rédigé La gestion des documents photographiques au gouvernement du Canada afin de donner aux ministères et organismes fédéraux des lignes directrices générales sur l'organisation, la manipulation, l'entreposage et la disposition de leurs documents photographiques. Le guide s'adresse à tous les fonctionnaires qui créent ces documents, qui les utilisent et qui les conservent. Le guide veut avant tout promouvoir la gestion efficace des documents photographiques au gouvernement du Canada de sorte que les institutions puissent répondre à leurs propres besoins en matière d'information et, en même temps, assurer la survie des documents photographiques à valeur permanente.

PRÉSENTATION DU GUIDE

Le chapitre premier porte sur les politiques et les lois liées à la gestion des documents photographiques de même que sur les responsabilités qui incombent aux institutions fédérales. Le chapitre II présente une description générale de divers systèmes d'organisation utiles pour l'agencement et la description des photographies. Le chapitre III comprend des conseils sur la manipulation et l'entreposage à moyen terme des documents photographiques gouvernementaux en vue d'en assurer la permanence. Enfin, le chapitre IV traite de la disposition de ces documents. Certains mots, qui apparaissent en caractère gras tout au long du guide, sont regroupés dans un glossaire (voir l'annexe A) afin d'aider les personnes qui ne connaîtraient pas certains termes utilités couramment en gestion des photographies et en gestion de l'information. Les annexes comprennent également une bibliographie des ouvrages consultés et une liste des sources d'information sur la gestion des photographies.

CHAPITRE UN:
LES DOCUMENTS PHOTOGRAPHIQUES

Introduction

Campement d'ingénieurs (Levé). Sheguiandah, Île Manitoulin, Ontario.
septembre 1885. Henry A. Gray.
Ministère des Travaux publics/Archives nationales du Canada. (PA-122522).

Depuis les années 1850, le gouvernement du Canada recourt à la photographie pour aider ses nombreuses institutions à remplir leur mandat et exercer leurs activités. Les photographes de jadis ont enregistrés les premières activités officielles d'un gouvernement fédéral naissant, telles que la construction des édifices du Parlement, la découverte de territoires inexplorés et l'exécution de levés topographiques pour le compte du chemin de fer du Canadien Pacifique. Au fur et à mesure de l'évolution de la technique, l'utilité de la photographie comme outil de travail s'est affirmée dans nombre de domaines au sein du gouvernement. De nos jours, les applications de la photographie sont multiples : ainsi, le gouvernement s'en sert pour illustrer ses publications et expositions afin d'informer le public sur les programmes fédéraux; pour répondre aux besoins des institutions en matière d'administration; pour fournir des preuves légales et documenter les programmes fédéraux; pour soutenir le travail des scientifiques, des arpenteurs-géomètres et des inspecteurs; enfin, pour répondre à une multitude d'autres besoins d'ordre administratif, opérationnel et politique.

Voici ce qu'on entend habituellement par documents photographiques gouvernementaux :

• photographies de plateau et photographies publicitaires;
• illustrations utilisées dans les publications et les expositions;
• photographies historiques;
• photographies de représentants du gouvernement;
• photographies de dignitaires en visite au Canada, de remises de prix et d'autres activités ou événements spéciaux;
• photos d'identité et de laissez-passer;
• photographies utilisées comme matériel didactique;
• radiographies, photographies aériennes et photographies en infrarouge;
• photographies utilisées comme preuves légales et dans la documentation sur les programmes.

Dans le cadre des opérations quotidiennes de l'État, les photographies offrent de l'information visuelle à l'appui des activités, programmes et politiques des ministères et des organismes fédéraux. Toutes les photographies constituent des documents et, comme toute note de service, lettre ou fichier électronique concernant les activités gouvernementales, elles doivent être organisées, préservées et faire l'objet d'un calendrier de disposition, selon les principes reconnus en gestion de l'information. Par la gestion de leurs documents photographiques, les institutions fédérales peuvent satisfaire leurs propres besoins d'information, répondre aux exigences précisées dans les lois et politiques auxquelles elles sont assujetties, et contribuer à la conservation de la mémoire institutionnelle du gouvernement du Canada. Dans cet esprit, la gestion des documents photographiques dont elles ont la charge est une tâche essentielle pour toutes les institutions fédérales.

Qu'est-ce qu'une photographie?

Une photographie est une image fixe, en noir et blanc ou en couleurs, qui apparaît sous l'effet de la lumière (visible, infrarouge, ultraviolette ou radiographique) à l'aide de produits chimiques photosensibles. Les photographies se composent généralement d'un support (papier, verre ou film) enduit d'une émulsion ou d'une couche révélatrice.

Portée du guide

Les photographies étant produites en diverses dimensions et sous diverses formes, il est probable que les institutions fédérales en possèdent plusieurs types. Les recommandations du présent guide s'appliquent aux procédés photographiques contemporains dont on trouve le plus souvent des exemples dans les ministères et les organismes, soit:

• les épreuves en noir et blanc ou couleurs (sur papier plastifié ou sur papier fibre)
• les photos couleurs à développement instantané (par exemple, photos Polaroïd)
• les photographies aériennes
• les diapositives et les transparents en noir et blanc ou en couleurs
• les négatifs en feuilles ou en rouleau
• les négatifs sur plaque de verre.

Les produits obtenus par les procédés photographiques du XIXe siècle, tels que les épreuves à l'albumine, les plaques de verre traitées au collodion, les daguerréotypes, les ambrotypes et les ferrotypes requièrent des soins particuliers. Les institutions fédérales qui possèdent des photographies datant de cette époque devraient communiquer avec les Archives nationales du Canada afin de s'informer sur les techniques de préservation appropriées.

Un certain nombre de supports photographiques généralement utilisés dans les institutions fédérales ne sont pas mentionnés dans ce guide. Sont exclus  :

• les films cinématographiques
• les microfilms et les microfiches
• les systèmes d'imagerie électroniques (bandes vidéo, photos vidéo, disques optiques).

Pour obtenir des conseils sur la gestion de l'information consignée sur tout autre support dont ce guide ne traite pas, veuillez communiquer avec les Archives nationales du Canada en composant le 613-947-1518.

Lois et politiques

Peu importe la forme sous laquelle ils se présentent, les documents photographiques placés sous le contrôle des institutions fédérales doivent être gérés conformément aux lois et aux politiques canadiennes sur l'information. Voici quelques-unes des lois et des politiques régissant la gestion de ces documents :

Loi sur les Archives nationales du Canada (1987)
Les documents photographiques gouvernementaux font partie des documents visés par la Loi sur les Archives nationales du Canada (1987) qui exige l'autorisation de l'Archiviste national avant que des documents gouvernementaux et des documents des cabinets de ministres ne soient détruits ou retirés du contrôle gouvernemental. De plus, le paragraphe 6(1) de la Loi stipule que les institutions doivent transférer aux Archives nationales, selon les calendriers établis ou les accords convenus à cet effet, les documents photographiques déclarés d'importance historique ou archivistique.

Politique sur la gestion des renseignements détenus par le gouvernement (GRDG)
Comprise dans la définition que donne le Conseil du Trésor des «fonds de renseignements », les photographies sont visées par la politique administrative  : La gestion des renseignements détenus par le gouvernement. Conformément à cette politique, les institutions fédérales sont tenues de gérer leurs documents photographiques tout au long du cycle de vie de ceux-ci et de les répertorier dans l'inventaire de leurs fonds de renseignements.

Loi sur l'accès à l'information (1983)
En vertu de la Loi sur l'accès à l'information, le public a le droit de prendre connaissance de la plupart des renseignements ou documents détenus par le gouvernement fédéral. Les collections photographiques doivent être convenablement décrites afin d'en permettre l'accès au public.

Loi sur la protection des renseignements personnels (1983)
Aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, toute personne a accès aux renseignements que détiennent à son sujet des institutions fédérales. Les dispositions de cette loi, qui vise également à protéger la vie privée des citoyens, doivent s'appliquer aux documents photographiques contenant des renseignements personnels (les radiographies médicales, par exemple).

Loi sur la protection civile
La Loi sur la protection civile assure, par le truchement du Programme de conservation des documents essentiels, la survie des documents jugés essentiels à la conduite des affaires de l'État. Pour de plus amples renseignements, voir le chapitre III, «  Préservation des documents photographiques ».

Politique du gouvernement sur la sécurité
La Politique du gouvernement du Canada sur la sécurité protège les renseignements classifiés ou les documents désignés détenus par l'administration fédérale. Certaines normes opérationnelles doivent être appliquées aux renseignements détenus par les institutions fédérales sous forme de documents photographiques afin d'en assurer la protection matérielle.

Propriété légale des photographies

Il importe de se rappeler que toutes les photographies recueillies ou produites par une institution fédérale sont la propriété du gouvernement du Canada. Donc, comme tous les autres documents gouvernementaux, elles doivent être incluses dans le programme de gestion de l'information de cette institution. Les photographies qui sont réalisées à l'aide du matériel, de l'équipement ou des fonds du gouvernement, qui sont prises par des fonctionnaires ou par des photographes indépendants, deviennent la propriété de l'État, sauf si un contrat ou un accord indique le contraire. Lorsqu'un organisme privé ou une personne produit des documents photographiques pour le compte d'une institution fédérale, il est essentiel de conserver l'original du contrat afin de pouvoir se référer facilement aux clauses concernant les droits de propriété matérielle, les droits d'auteur ainsi que les autres conditions légales.

La gestion des photographies:
rôle et responsabilités

Au sein d'une institution gouvernementale, plusieurs personnes peuvent jouer un rôle dans la gestion des documents photographiques. Tout le personnel  --  y compris les cadres supérieurs, les employés chargés de la gestion de l'information, les responsables des photothèques et les conservateurs des photographies, les créateurs et les utilisateurs  --  doit connaître les lois, les politiques et les pratiques qui s'appliquent aux documents photographiques. Les employés qui manipulent les photographies doivent s'être familiarisés avec les lignes directrices sur la manipulation et l'entreposage qui ont été établies afin de prolonger la vie des documents photographiques. Les principales responsabilités d'une institution fédérale à cet égard peuvent se résumer comme suit :

• Déterminer l'emplacement de tous les documents photographiques de l'institution.
  
  Pour bien gérer ses documents photographiques, l'institution doit avant tout savoir ce qui se trouve dans sa collection et ou les documents sont rangés. Aussi devrait-elle connaître l'emplacement exact de tous les documents photographiques  --  petits ou grands, actifs ou inactifs  --  et les répertorier dans l'inventaire de ses fonds de renseignements. Lorsqu'ils ne sont pas tous entreposés dans un dépôt central, les documents photographiques peuvent êtredispersés dans plusieurs secteurs de l'institution. Cependant, il est plus probable qu'ils seront utilisés dans les services opérationnels suivants :
• les communications, les programmes publics, les relations avec les médias;
• les directions historiques, les bibliothèques, les centres de documentation;
• les bureaux de recherche-développement, de projets et de subventions;
• les services de formation et de perfectionnement professionnels.

Vous retrouverez des photographies dans des albums, dans des dossiers spéciaux réservés aux images, ou interclassées avec des documents papier. Des photographies individuelles sont parfois accrochées dans des bureaux ou font partie d'une exposition. Pour dresser un bon inventaire, il faut en outre établir la liste des documents connexes expliquant le contexte dans lequel ces photographies ont été prises, l'utilisation qui en est faite et leur rapport avec les activités et programmes fédéraux. Les originaux des contrats, les autorisations de publier, les carnets, les index, les instruments de recherche, les feuilles de légendes et les communiqués comportent des renseignements précieux qui aident à identifier les documents photographiques.

• Organiser tous les documents photographiques selon un système de classification.
  
  Un bon système de classification permet de repérer rapidement les photographies gouvernementales et de les identifier avec précision. Voir le chapitre II, « Organisation des documents photographiques  », qui porte sur les méthodes de classement et de description des documents photographiques.
• Respecter les normes d'entreposage et de manipulation des documents photographiques.
  
  L'intégrité et la permanence des documents photographiques dépendent de conditions d'entreposage adéquates et de pratiques de manipulation sûres. Voir le chapitre III, «  Préservation des documents photographiques », qui traite en détail de l'entreposage et de la manipulation des documents photographiques.
• Établir un calendrier de conservation et de disposition pour les documents photographiques.
  
  La planification du cycle de vie des photographies aide les institutions fédérales à gérer efficacement leurs documents inactifs et à s'assurer que les documents d'importance historique ou archivistique seront conservés par les Archives nationales du Canada. Pour de plus amples renseignements sur la disposition des documents photographiques, consultez le chapitre IV, « Conservation et disposition ».

CHAPITRE DEUX:
ORGANISATION DES DOCUMENTS PHOTOGRAPHIQUES

Introduction

Toutes les institutions fédérales doivent être en
mesure d'identifier et de repérer leurs documents.

Cette exigence est particulièrement importante dans le cas des documents photographiques puisque, à la différence des documents écrits, leur contenu d'information n'est pas toujours évident. Ainsi, le scientifique qui a produit la photographie ci-contre peut facilement en identifier le contenu, mais la plupart des gens devront lire la légende pour savoir de quoi il s'agit. Des systèmes de classification uniformes aident le personnel à comprendre l'information qui est consignée sur le document visuel. La numérotation et le catalogage des documents photographiques facilitent le repérage, évitent la manipulation inutile des matériaux fragiles et permettent de retracer les documents en circulation. Certaines des méthodes élémentaires utilisées dans l'organisation des documents sur papier peuvent aussi s'appliquer aux photographies. Le présent chapitre, qui s'adresse notamment aux gestionnaires de l'information et aux conservateurs des photographies des institutions gouvernementales, comprend des recommandations générales sur l'organisation des documents photographiques.

Photographie d'une diatomée prise avec un microscope électronique à balayage. La diatomée est une plante microscopique qui aide à déterminer l'équilibre acide-alcalin de son environnement. Ottawa, Ontario. s.d. D. Walker. Commission géologique du Canada, Énergie, Mines et Ressources. (PA-156416)

Organisation des photographies

L'organisation des documents photographiques dans une institution fédérale suppose de nombreuses tâches  : choisir le lieu d'entreposage, établir le système de classification, attribuer des numéros de contrôle, rédiger des légendes et créer des instruments de recherche, des index et d'autres moyens de repérage. Les gestionnaires de l'information et les conservateurs des photographies des ministères ou organismes fédéraux peuvent s'inspirer avec profit de bon nombre de systèmes de classification élaborés pour l'organisation des documents photographiques dans les archives, les bibliothèques et les studios de photographie. Pour être efficace, le système d'organisation choisi doit répondre aux besoins de l'institution, préserver les documents des dommages prévisibles et être facile à utiliser. Pour déterminer le système don't elles ont besoin, les institutions doivent connaître à fond le type de documents photographiques qui sont en leur possession et l'usage qui en est fait. Examinons les points suivants.

Emplacement des dossiers

Dans la plupart des institutions fédérales, les documents photographiques se retrouvent dans tous les secteurs opérationnels, soit interclassés avec des documents papier, soit affichés sur les murs ou conservés dans des collections distinctes. Ils peuvent aussi être conservés dans un dépôt central. En regroupant les documents dans un dépôt central, les gestionnaires de l'information ont non seulement un droit de regard sur le prêt des originaux et des copies, mais ils peuvent alors établir un système de classification uniforme au sein de l'institution, respecter plus aisément les conditions d'entreposage exigées pour les documents photographiques et en faciliter la disposition. Cependant, dans la plupart des grands ministères et organismes, il est souvent plus pratique de réunir les documents photographiques en petites collections autonomes et de les garder dans les bureaux jusqu'à ce que les documents deviennent inactifs. Il est quand même possible de conserver tous les dossiers en un même endroit, à condition que les conservateurs des photographies et les gestionnaires de l'information s'assurent que tous les documents photographiques, quel que soit leur lieu d'entreposage, sont incorporés dans un système de classification et apparaissent dans le répertoire des fonds de renseignements de l'institution.

Volume et croissance de la collection

Une collection qui compte moins de 2 000 photographies est considérée comme une petite collection; celle qui en regroupe entre 2 000 et 10 000 se décrit comme une collection moyenne; les grandes collections possèdent plus de 10 000 pièces. Il est important de déterminer l'envergure d'une collection et son taux de croissance avant de décider de l'aire d'entreposage, de la longueur des descriptions nécessaires et du meilleur système de repérage. Les systèmes de numérotation utilisés pour les collections très consultées doivent être conçus de façon à ce qu'on puisse facilement y ajouter des éléments ou en retrancher.

Utilisation des photographies

Certains documents photographiques se prêtent aisément, par leur nature même, à un système de classification particulier. Ainsi, les photographies aériennes qui servent de cartes topographiques sont, par convention, identifiées par les lignes de vol et les grilles de coordonnées. Quant aux collections de photographies qui ne servent qu'à un usage bien précis, leur organisation va généralement de soi : logiquement, les photos d'identité ou les radiographies médicales, par exemple, se classent sous le nom de la personne qu'elles concernent. Par ailleurs, les institutions peuvent adapter le système de classification qu'elles utilisent pour les documents écrits de façon à y insérer les documents photographiques directement liés à des programmes ou à des projets particuliers, comme les photographies illustrant un rapport d'étape sur un projet de construction.

Plusieurs documents photographiques, en particulier ceux des collections qui ont servi à diffuser de l'information, à faire de la publicité ou à dispenser de la formation, ont des usages multiples et portent sur des sujets complètement différents. Par conséquent, il est difficile de les incorporer dans un système de classification dont les vedettes-matière sont choisies en fonction des documents papier. Ce qui doit compter avant tout est la facilité d'accès aux documents et pour cette raison, les systèmes de classification doivent être assez souples pour permettre aux usagers de repérer les documents à partir de plusieurs catégories, telles que le sujet, le titre ou le numéro de dossier.

Tri des documents photographiques par format

Lorsqu'une institution possède plusieurs types de documents photographiques, comme des diapositives, des épreuves et des négatifs, il est préférable de les trier par format afin d'utiliser plus judicieusement les zones d'entreposage ou les contenants à usages spéciaux. En outre, afin d'assurer que les documents précieux seront manipulés avec soin et d'exercer un meilleur contrôle quant à leur utilisation, il est bon de ranger les négatifs à part des épreuves et les originaux séparément des doubles. Avant de trier les documents photographiques en vue de leur entreposage, il faut les numéroter de manière que les usagers retrouvent sans peine les épreuves ainsi que les négatifs qui y correspondent.

Numérotation des photographies

Plusieurs facteurs peuvent déterminer l'ordre dans lequel les documents photographiques seront entreposés. Ainsi, il est possible d'exercer un contrôle plus vigilant sur une collection de photographies si chaque photographie possède son propre numéro de dossier indiquant son emplacement exact dans le système de classification. Les systèmes de numérotation permettent de repérer facilement un document et de le remettre sans difficulté au dossier; ils sont compatibles avec les systèmes de repérage automatisés et intelligibles dans n'importe quelle langue. Un système de classification numérique peut parfois limiter les options de repérage; cependant, avec un bon index et d'autres instruments de recherche, les usagers pourront retracer un dossier même s'ils n'en connaissent pas le numéro.

Ordre chronologique

Dans un dossier chronologique, les photographies sont numérotées suivant l'ordre dans lequel elles ont été produites ou acquises. Puisque tous les numéros de dossier se suivent, sans égard au contenu du document photographique, ce système est particulièrement utile
pour les collections de photographies dont les sujets sont variés. Ce système, auquel il est facile d'ajouter de nouveaux documents, présente des avantages certains pour les collections dont le volume est appelé à croître. Les dossiers chronologiques exigent la tenue d'un fichier principal dans lequel est consignée, à côté du numéro de dossier, l'information de base relative à chaque photographie (source, date, sujet). Des index par sujet et des systèmes de renvois peuvent aussi être créés afin de permettre le repérage des documents autrement que par l'ordre chronologique.

Un soldat canadien pose pour la photo qui servira à une affiche, 1941. Photographe inconnu. Ministère de la Défense nationale/Archives nationales du Canada. (PA-142683)

Codes mnémoniques

Les codes numémoniques sont une variante de la numérotation par ordre chronologique; ils donnent des renseignements sur l'image photographique, et indiquent en plus l'endroit où elle est classée à l'intérieur du dossier. Par exemple, le préfixe numérique « 92 » pourrait être attribué à un numéro de dossier pour indiquer que la photographie a été prise en 1992. L'insertion de dates au système de numérotation est particulièrement utile car, ainsi, il est facile d'identifier automatiquement les documents périmés et de procéder à leur disposition. Les codes mnémoniques formés de chiffres, de lettres ou d'une combinaison alphanumérique peuvent être employés pour fournir toute information jugée importante : nom du programme ou du photographe, sujet de la photographie, lieu géographique, format et source du document photographique. Il est essentiel de garder ce système de numérotation le plus simple possible; les codes mnémoniques ne doivent être utilisés que s'il est vraiment nécessaire d'entreposer des images photographiques dans un ordre particulier. L'exemple de la page précédente nous montre une photographie gouvernementale et son numéro de dossier mnémonique. Assurez-vous de ne pas inscrire le numéro sur l'image.

Codes collectifs

Puisqu'il est rare que les photographies soient prises une seule à la fois, l'attribution d'un code collectif à plusieurs photographies connexes peut se révéler très pratique. Le numéro déjà attribué au programme ou à l'activité, ou mieux encore le numéro donné par le photographe au rouleau de film qu'il utilise peuvent être retenus, car ils seront considérés d'emblée comme les indices de repérage les plus évidents. Étant donné que les rouleaux de films portent un numéro unique, le même code sera attribué à de nombreuses photographies; il faudra donc identifier chacune des photographies de ce film par l'ajout d'un chiffre ou d'une lettre à ce numéro. Par exemple, si un film de 24 poses, dont chacune a le même sujet, porte le numéro 91-566, chacune des photos pourraient être identifiées par le numéro de l'image : 91-566-01, 91-566-02, 91-566-03, et ainsi de suite jusqu'à 91-566-24. Des détails supplémentaires sur chaque photographie (date, lieu, photographe) devraient également être consignés à côté du code collectif, dans un registre d'appoint.

Étiquetage des photographies

Les numéros de dossier doivent figurer en permanence sur les surfaces sensibles pour permettre l'identification exacte de la photographie. Chaque négatif devra donc être numéroté, à l'aide d'un marqueur de film à bout poreux, dans l'angle supérieur de la marge du support photographique (côté le plus lustré). Les enveloppes protectrices dans lesquelles sont rangées les photographies doivent être marquées de la même manière et porter le même numéro, au même endroit. Les albums pour diapositives ou pour négatifs en bande doivent également porter sur chaque page un numéro unique d'identification. Dans le cas des épreuves, il faut inscrire le numéro du dossier au dos de la photographie, en bordure, avec un crayon noir HB. Il faut également veiller à marquer les épreuves très délicatement  : on abîmera à jamais l'image photographique en appuyant trop fort ou en utilisant un crayon à la mine trop pointue.

Description des photographies

Il est toujours bons de rédiger une description des documents photographiques, et d'y inclure des renseignements d'usage sur le contenu du document; accompagnées d'une bonne description, les photographies guvernementales seront plus faciles à consulter et leur valeur de recherche future en sera augmentée. Les ministères et organismes fédéraux devraient donc s'assurer que les auteurs des documents photographiques ou le personnel qui en connaît bien le contenu en fassent au moins une description élémentaire. Évidemment, le niveau de détail de la description d'une collection photographique sera déterminé non seulement en fonction des besoins des usagers, mais aussi selon le temps et les ressources disponibles. Ainsi, certaines pièces (p.ex. uniquement les photographies publiées) feront l'objet d'une description individuelle, dite à la pièce; dans le cas d'autres photographies, on préparera une description collective qui donnera le contexte nécessaire. Rappelons que les photographies qui n'ont pas été décrites deviennent souvent difficiles à identifier puisque le contexte dans lequel elles ont été prises s'oublie avec le temps. Une photographie que personne ne peut identifier ne vaut pas grand-chose pour une institution ou pour les futurs chercheurs.

Normes et pratiques en matière de description

Les conservateurs des photographies des institutions fédérales trouveront utile de consulter les diverses normes, lignes directrices et méthodes élaborées par les archives et les bibliothèques pour décrire des documents photographiques. Au Canada, le Bureau canadien des archivistes a inclus dans ses Règles pour la description des documents d'archives un chapitre sur la description des documents iconographiques. D'autres ouvrages comme ISBD (NBM) International Standard Bibliographic Description for Non-Book Materials et Anglo-American Cataloguing Rules (chapitre 8 de la version révisée), que l'on trouve dans la plupart des bibliothèques fédérales, contiennent également des normes dont on pourra s'inspirer.

Description individuelle

En plus d'indiquer un numéro de dossier, une légende descriptive accompagnant les hotographies assure l'identification précise de chaque document, au niveau de la pièce. Cette légende, qui comporte des renseignements fondamentaux, comme la date, le lieu, le sujet (événement, noms des personnes, programme, activité), le nom du photographe et du titulaire des droits d'auteur, révèle le contenu et le contexte de l'image photographique. Toute bonne légende doit permettre de répondre aux questions suivantes:

• Qui a pris la photographie?
• Qu'est-ce qu'elle représente?
• Quand a-t-elle été prise?
• Où a-t-elle été prise?
• Pourquoi a-t-elle été prise ou retenue?

Les institutions fédérales devraient adopter une méthode de présentation identique pour toutes leurs légendes. N'essayez pas de fixer les légendes aux photographies ou d'écrire trop de détails au dos des épreuves ou dans leurs enveloppes de classement; consignez ces renseignements descriptifs séparément sur une feuille de légendes, dans un index ou dans un dossier.

Joey Smallwood signe l'entente qui amène Terre-Neuve à joindre les rangs de la Confédération, Ottawa (Ontario), 11 décembre 1948. Photographe inconnu. Office national du film/Archives nationales du Canada. (PA-1280809)

Description collective

Les groupe de photographies associées par le sujet ou l'activité sur lesquelles elles portent font souvent l'objet d'une description collective. Cette description devra comprendre les renseignements suivants  : toute la série des numéros de dossiers, les dates couvertes par la période, la source des photographies ou le nom du photographe et du titulaire des droits d'auteur, le lieu et le sujet. Les descriptions collectives sont particulièrement utiles lorsqu'une institution doit dresser l'inventaire de ses documents photographiques.

Documentation connexe

Il est également important de verser au dossier des pièces expliquant le lien qui existe entre les photographies et la documentation connexe sur papier, tels que les dossiers des programmes, les coupures de journaux et les communiqués de presse. Si les documents photographiques connexes et les documents sur papier sont entreposés séparément, inscrivez sur les enveloppes protectrices dans lesquelles les photographies sont rangées le numéro du document papier qui donnera le contexte de la photographie.

Dossiers-matière et index

Tout comme les documents papier, les photographies peuvent être classifiées par sujet afin que les documents connexes puissent être facilement regroupés, physiquement ou intellectuellement. Vous pouvez avoir recours à un dossier-matière si vous devez, à des fins opérationnelles, conserver toutes les photographies connexes à la même place. Ainsi, si un usager veut comparer plusieurs photographies illustrant un projet ou diverses images d'une même personne, la consultation d'un dossier-matière regroupant les documents photographiques connexes l'aidera dans sa recherche et facilitera le repérage. Habituellement, dans un dossier-matière, chaque photographie n'a pas son propre numéro de dossier; on lui attribue plutôt une vedette-matière (parfois même une sous-vedette) qui permet de la reclasser au bon dossier, c'est-à-dire celui qui contient des images classifiées de la même façon. Un index des matières remplis la même fonction : il regroupe, intellectuellement, les photographies connexes dans une collection classifiée selon un système numérique. L'index des matières permet à l'usager d'avoir accès à la collection en consultant les numéros de dossier qui se trouvent sous la vedette-matière choisie.

Il peut être plus difficile d'attribuer une vedette-matière à un document visuel qu'à un document papier. Lorsque des collections de photographies portent sur divers sujets, le personnel devrait s'en remettre aux vedettes-matière spécialement attribuées aux documents visuels. On pourra consulter le Library of Congress Thesaurus for Graphic Materials, qui comporte des vedettes- matière à adapter aux caractéristiques d'une collection en particulier. Il faut éviter de créer des vedettes-matière trop détaillées.

Systèmes de repérage

Une fois les photographies numérotées, dotées d'une légende et classées selon un système de classification, l'usager doit pouvoir les repérer. Pour être efficace, un système de repérage doit permettre de trouver rapidement les documents et d'éviter la manipulation inutile des documents fragiles. Les systèmes de repérage sont, de fait, des instruments de recherche ou des index permettant de retracer, intellectuellement, des documents photographiques. Ainsi, même si une collection de photographies d'avions militaires canadiens est numérotée, il peut être plus facile de retrouver la photographie d'un bombardier Lancaster, par exemple, en consultant l'index des matières. Les systèmes de repérage, qui doivent être créés en fonction des besoins des usagers, peuvent prendre diverses formes telles que fichiers, feuilles de légendes et logiciels.

Fichier

Un fichier est un système manuel de repérage qui peut se révéler assez commode lorsque les collections de photographies sont petites. Le numéro de dossier et les descriptions sont consignés sur une fiche standard (8 cm sur 14 cm), qui est ensuite classée dans un fichier principal organisé selon un système de numérotation ou par sujet. On inscrit sur des fiches supplémentaires les autres éléments du document photographique (lieu, nom du photographe, etc.) et on classe ces fiches dans les index appropriés. Bon nombre de fichiers contiennent également une copie tirée par contact ou une photocopie réduite de l'image photographique, montée sur la fiche, ce qui permet à l'usager de voir le contenu de la photographie sans avoir à manipuler l'original.

Feuilles de légendes

Les feuilles de légendes permettent aux usagers de feuilleter, dans une reliure à anneaux, les descriptions de la collection de photographies. Les légendes étant habituellement classées par ordre chronologique, ce système de repérage convient mieux aux petites collections.

Repérage automatisé

Les systèmes de repérage automatisés remplacent utilement les fichiers pour les collections de documents phonographiques de moyenne et de grande envergure. Les index informatisés sont plus rapides à consulter que les index manuels et offrent une plus grande marge de manoeuvre car ils permettent d'avoir accès à la collection à partir de nombreux points, selon la quantité de champs d'information pouvant faire l'objet d'une recherche. Tout comme les autres systèmes de classification des documents, la plupart des collections de photographies peuvent être facilement traitées par un ordinateur individuel ou un ordinateur central, en utilisant les logiciels vendus dans le commerce, tels que les systèmes de gestion de bases de données (dBase), ou en se servant d'un progiciel spécialement conçu pour la gestion des documents photographiques. Les gestionnaires de l'information et les conservateurs des photographies devraient consulter le spécialiste en informatique de leur institution pour apprendre comment intégrer une base de données sur les documents photographiques aux systèmes informatiques en usage.

Microformes

Pour des collections de photographies fragiles ou précieuses, le microfilmage des originaux constitue une bonne façon de combiner illustrations et information descriptive dans un système de repérage. Grâce au balayage, les usagers peuvent parcourir les images et les légendes sans avoir à manipuler les originaux. Rappelons que, dans le cas des photographies, les microfilms ne remplacent pas les originaux; ils permettent simplement d'avoir accès visuellement à la collection. Les photographies qui ont été microfilmées ne peuvent être détruites sans l'autorisation de l'Archiviste national.

Bandes vidéo, vidéodisques et imagerie numérique

Ces dernières années, des systèmes de repérage complexes faisant appel aux bandes vidéo, aux vidéodisques et aux systèmes d'imagerie numérique ont été mis au point et adoptés par plusieurs grands dépôts de documents photographiques. La lecture électronique ou l'enregistrement des documents photographiques permet non seulement d'éviter la manipulation inutile des originaux, mais offre au personnel des ministères qui doivent avoir accès aux collections de nombreux avantages : accès visuel rapide, présentation améliorée à l'écran et, dans certains cas, possibilité de manipuler l'image électronique. Ces systèmes de repérage perfectionnés conviennent tout particulièrement aux grandes collections de photographies fréquemment consultées. Les collections qui nécessitent de continuelles mises à jour ou qui sont rarement utilisées ne justifieraient pas la dépense.

CHAPITRE TROIS:
PRÉSERVATION DES DOCUMENTS PHOTOGRAPHIQUES

Introduction

En raison de leur composition chimique et de leur nature, les photographies sont des documents fragiles dont la préservation exige des conditions particulières. Et pourtant, bien que ces photographies ne soient pas permanentes, certaines résistent depuis plus de 150 ans! De nombreux facteurs influent sur la durée de vie d'une photographie  : la stabilité chimique du support photographique, le traitement de la surface photosensible, la manipulation, l'entreposage et l'ambiance. Plusieurs éléments peuvent en hâter la dégradation : les radiations de la lumière ultraviolette (UV), les traces de doigts, le bois, les papiers acides, le papier journal, certaines colles et encres, la poussière, la saleté, les plastiques chlorés, les températures élevées, l'humidité extrême et les polluants atmosphériques peuvent contribuer à la détérioration de l'image, diminuant ainsi, à long terme, la valeur d'un document photographiques sur le plan de l'information et comme artefact.

Examinez les documents photographiques de votre institution  :

• Sont-ils pâlis ou décolorés?
• S'est-il formé un miroir d'argent sur certaines
  surfaces?
• Sont-ils recourbés ou enroulés?
• Sont-ils collés, retenus par des agrafes ou des trombones?
• Sont-ils égratignés, pliés, déchirés ou altérés d'une manière quelconque?
• Sont-ils marqués de traces de doigts, tachés, salis ou endommagés par l'eau?
• Les négatifs sont-ils craquelés ou rétrécis?
• L'émulsion est-elle écaillée ou pelée?
• Les plaques de verre sont-elles fissurées ou brisées?
• Y a-t-il du moisi ou des insectes?
• Les négatifs sur support nitrate sont-ils collants ou malodorants?

Toutes ces indices sont signes d'endommagement ou
de détérioration des collections photographiques. La prévention reste encore le moyen le plus simple, le plus économique et le plus efficace d'éviter la dégradation des documents photographiques des institutions gouvernementales. Des pratiques de manipulation sûres et des conditions d'entreposage adéquates permettront non seulement de prolonger la vie utile des photographies, mais aussi d'assurer la permanence des documents d'importance historique et archivistique après leur transfert aux Archives nationales du Canada.

Le papier journal qui est en contact avec vos photographies risque de les abîmer avec le temps. Brian Thurgood. Archives nationales du Canada.

Directives pour la manipulation des photographies

La manipulation des photographies, inévitable dans toute collection active, peut causer des dommages importants. Dans le cadre des activités quotidiennes des institutions fédérales, les documents photographiques passent par diverses mains et ce, pour une foule de tâches : réception, traitement, rangement, repérage, photocopie, circulation au sein du ministère, envoie à l'extérieur, affichage, projection, retour au dossier et reclassement. Plus on manipule un document photographique, plus on risque d'y laisser des traces de doigts, de le déchirer, d'en accrocher les coins ou de l'abîmer d'une façon ou d'une autre. Donc, il vaut mieux réduire au minimum la manipulation des documents originaux et précieux. Dans la mesure du possible, utilisez des copies aux fins de recherche et de consultation. Assurez-vous que les employés responsables du traitement des documents photographiques et les usagers sont au courant des pratiques suivantes et les observent lorsqu'ils manipulent les documents.

1. Protégez les photographies des traces de doigts.

Même si les traces de doigts qui marquent la surface d'une photographie sont à peine visibles, elles peuvent avec le temps décolorer l'image de façon permanente. C'est pourquoi il ne faut jamais toucher la face d'une épreuve les mains nues. Idéalement, on devrait porter des gants de nylon non pelucheux ou des gants de coton blanc pour examiner l'original d'une photographie afin de la protéger de la saleté et des huiles de la peau. Si les épreuves, les diapositives et les négatifs sont insérés dans des pochettes de plastique transparent, les usagers pourront examiner les documents photographiques sans toucher à leur surface. Quoi qu'il en soit, on devrait à tout le moins conseiller aux usagers de tenir les épreuves et les négatifs des deux mains, par en dessous, et de ne jamais toucher à l'épreuve du côté de l'image.

Pour ne pas endommager les photographies, portez des gants de coton et ne touchez pas à l'image. Brian Thurgood. Archives nationales
du Canada.

2. Interdisez les aliments et les boissons dans les endroits où l'on manipule et entrepose des photographies.

Cette règle devrait être appliquée partout où sont entreposés ou manipulés des documents gouvernementaux. Les boissons renversées et les miettes non seulement endommagent les documents eux-mêmes, mais peuvent attirer les insectes et les rongeurs.

3. Réduisez l'exposition à la lumière

Les effets cumulatifs de la lumière peuvent entraîner la décoloration de certaines photographies et y laisser des taches, surtout dans le cas des photos couleurs ou des photos noir et blanc mal développées. On a constaté que les épreuves sur les premiers papiers plastifiés sont plus sensibles à la lumière ultraviolette (UV). Par conséquent, une bonne précaution à prendre serait d'installer, dans les locaux où l'on manipulent habituellement des documents photographiques gouvernementaux, des fluorescents à incandescence ou munis d'un filtre anti UV, et de fermer les stores ou les rideaux pour éviter une trop longue exposition au soleil. Une table lumineuse facilitera le visionnement des négatifs et des transparents, mais il faudra éviter une exposition prolongée.

Lorsqu'on accroche des photographies dans des bureaux et des expositions, il est recommandé d'entreposer les épreuves et les négatifs originaux, et d'afficher uniquement les copies. Tous les documents photographiques affichés durant de longues périodes doivent être protégés de la lumière directe du soleil afin d'éviter le dessèchement et la décoloration de l'image. S'il faut absolument exposer des épreuves qui sont sensibles à la lumière et des épreuves originales, il faut garder le degré d'intensité de l'éclairage à 50 lux et monter les épreuves selon les normes de conservation, en utilisant des colles inoffensives ainsi que des montures, des passe-partout et des cadres exempts d'acide.

L'intensité de la chaleur et de la lumière que dégagent les rétroprojecteurs accélère la décoloration des diapositives et des transparents. Aussi la durée de projection devrait-elle se limiter à moins d'une minute et l'intensité de l'éclairage de la lampe devrait-elle être la plus faible possible. Les effets de la projection étant cumulatifs, il est préférable d'utiliser une copie des documents le plus souvent projetés et de conserver les originaux dans un endroit sombre.

4. N'écrivez jamais sur le côté face d'une épreuve.

Marquez les épreuves au verso, le long des lisières, avec un crayon à mine tendre. Brian Thurgood. Archives nationales du Canada.

Un document photographique doit souvent être identifié par une légende ou une annotation. La meilleure façon de procéder est d'en inscrire la description dans un instrument de recherche, un index ou sur un bout de papier qui n'entrera pas en contact direct avec la photographie dans le dossier où elle sera rangée. Il est fortement déconseillé de poser des papiers couleurs auto adhésifs sur les photographies car ils peuvent agir sur la surface photosensible. N'écrivez jamais sur le côté face d'une épreuve! Il est recommandé plutôt d'inscrire les directives et les repères de coupe sur la photocopie de l'original; de brèves annotations peuvent également être inscrites sur la pochette protectrice de la photograhie ou encore au dos de l'image, en bordure, avec un crayon à mine tendre (HB ou plus tendre). Les crayons HB ne marquent pas tous les supports photographiques  --  notamment les photos à développement instantané (Polaroïd), les vieilles épreuves sur papier plastifié, les négatifs et les cadres pour diapositives en matière plastique  -- , mais on peut sans crainte se servir d'un marqueur à pointe poreuse conçu spécialement pour les inscriptions sur les supports photographiques (p. ex. la plume Light Impressions Film/Print Marking Pen). Les étiquettes adhésives, les timbres en caoutchouc, les crayons feutre et les stylos-bille sont à proscrire : ils contiennent des composés chimiques actifs qui peuvent passer au travers de l'épreuve et endommager l'image.

5. Emballez soigneusement les documents photographiques qui seront transportés ou postés.

Lorsqu'on envoie un document photographique par la poste, il faut l'insérer dans une pochette protectrice et le placer entre des cartons rigides dépassant la photographie de 2 cm sur tous les côtés. Il faut ensuite envelopper soigneusement le paquet dans un emballage-coque ou le placer dans une enveloppe postale matelassée, et s'assurer que le colis est bien scellé. Si le colis contient un grand nombre de photographies, il faut les emballer dans une boîte de carton solide remplie de papier bulle ou de papier froissé, afin d'éviter que les documents ne soient ballottés. Il faut toujours alerter les services postaux en inscrivant sur le colis que celui-ci contient des photographies. Il n'est pas recommandé d'utiliser des tubes cylindriques pour expédier des documents photographiques par la poste.

6. Prévenez l'endommagement des épreuves en cours de reproduction.

Faites attention... Prenez garde de ne pas endommager les épreuves en les photocopiant. Même si une brève exposition à la lumière du photocopieur n'endommagera pas la plupart des épreuves photographiques, celles-ci risquent de se faire abîmer en cours de reproduction. Portez des gants de coton et manipulez les photographies délicatement; assurez-vous que la vitre d'exposition du photocopieur est propre. Pour photocopier des épreuves, placez-les entre des feuilles transparentes afin de les protéger de la saleté et des traces de doigts. Si un document photographique est appelé à être photocopié souvent, il vaut mieux en tirer une photocopie qui servira de « modèle » pour faire d'autres copies.

Entreposage des photographies

La permanence des photographies dépend dans une large mesure des conditions d'entreposage. Afin de déterminer le système d'entreposage le plus adéquat pour les documents photographiques, les gestionnaires de l'information et les conservateurs des photographies doivent tenir compte des besoins des usagers, du taux de croissance de la collection, des ressources du ministère et des principes de conservation des photographies. Ils devront également évaluer, avant de procéder à la disposition des collections de photographies inactives, s'il est nécessaire de les entreposer à long terme.

Normes

L'Organisation internationale de normalisation (ISO) et l'American National Standards Institute (ANSI) ont publié un certain nombre de normes pour l'entreposage des films photographiques, des plaques de verre et des épreuves. Faute de normes canadiennes en la matière, les gestionnaires de l'information et les conservateurs des photographies des institutions fédérales peuvent s'en remettre aux normes de l'ISO et de l'ANSI. Les recommandations suivantes relativement à l'entreposage des documents photographiques sont fondées sur ces normes, qui ont d'ailleurs été adoptées par les Archives nationales du Canada.

Contenants

Idéalement chaque épreuve, chaque transparent et chaque négatif devrait être rangé dans sa propre pochette de classement, qui les empêchera de s'abîmer et qui les protégera contre les dommages causés par l'environnement. Puisque les pochettes protectrices qui servent au rangement seront en contact permanent avec la photographie, il faut les choisir avec soin afin qu'elles ne détériorent pas l'image. Rappelons-nous que certains types de chemises de classement que l'on retrouve souvent dans les bureaux peuvent à la longue endommager les photographies puisqu'elles contiennent des acides ou des sous-produits chimiques. N'utilisez jamais les produits suivants :

• les enveloppes en papier kraft;
• les chemises en papier Manila;
• les enveloppes en papier cristal;
• les cartons ondulés;
• les pochettes et les albums de vinyle ou de chlorure de polyvinyle.

Un grand nombre des fournitures de bureau qui entrent fréquemment en contact avec les photographies finiront par les endommager. S'il est possible de le faire sans détériorer l'image photographique, il faut, avant d'entreposer les photographies, enlever les fournitures suivantes

• les rubans adhésif (scotch, papier-cache, pellicule de nylon ou de plastique);
• les étiquettes gommées ou auto-adhésives;
• les colles;
• les trombones, les agrafes, les élastiques;
• le papier, le papier journal.

On peut se procurer auprès des fournisseurs de matériel archivistique dont la liste figure à l'annexe D divers produits d'entreposage en papier et en plastique conformes aux normes. La norme « American National Standard for Imaging Media - Photographic Processed Films, Plates and Papers - Filing Enclosures and Storage Containers, ANSI IT9.2-1988 » peut être un guide fort utile. Pour déterminer le type d'enveloppe protectrice le plus adéquat, il faut tenir compte des dimensions du document photographique, des besoins d'accès ainsi que du coût et de la disponibilité du produit choisi.

Divers contenants permettent d'entreposer en toute sécurité les documents photographiques. Joseph Iraci. Archives nationales du Canada.

Enveloppes protectrices en plastique: Les enveloppes
protectrices en plastique sont idéales pour l'entreposage des documents photographiques puisqu'elles permettent aux usagers de voir l'image sans y toucher. Ces enveloppes doivent être faites de matières inertes : les enveloppes de polyester transparent comme le Mylar D de la société DuPont et les pochettes de triacétate de cellulose mises en marché par la société Eastman Kodak sont d'excellents choix. D'autres matières plastiques, comme le polyéthylène et le polypropylène sont des matériaux de protection convenables à condition d'être exempts d'enduits. En cas de doute quant aux propriétés de l'enveloppe protectrice, il est extrêmement important de vérifier auprès du fabricant car les matières plastiques ne sont pas toutes sans danger : les pochettes de vinyle ou dechlorure de polyvinyle, par exemple, dégageront, avec le temps, des produits chimiques qui agissent sur les surfaces photosensibles.

Enveloppes de papier: Grâce à leur opacité, les enveloppes de papier offrent aux photographies couleurs ou aux documents sensibles à la lumière une bonne protection contre les rayons UV. De plus, on peut écrire sur le papier sans endommager les documents photographiques. Le principal désavantage de ce type d'enveloppe protectrice réside dans le fait que, pour examiner les documents, il faut les retirer des pochettes, augmentant d'autant le risque de les endommager en cours de manipulation. Pour être tout à fait sûres, les enveloppes de papier doivent être exemptes de lignine (un composé organique acide), contenir une forte proportion d'alpha cellulose et un PH neutre (c'est-à-dire entre 6,5 et 7,5). Seuls les fournisseurs de matériel archivistique (voir l'annexe D) vendent ce type d'enveloppes protectrices, parfois appelées pochettes « sans acide ». S'il y a un joint sur des côtés de l'enveloppe en papier, il faut insérer les photographies en prenant soin de placer la couche photosensible du côté opposé. Quant aux documents photographiques précieux, il faut d'abord les insérer dans une pochette en plastique inerte, puis les glisser dans une enveloppe de papier.

Entreposage des épreuves

Classeurs à tiroirs superposables: Les classeurs à tiroirs superposables (appelés aussi classeurs verticaux) que l'on trouve dans la plupart des bureaux permettent d'entreposer adéquatement et de repérer rapidement les épreuves de mêmes dimensions. Puisque les dossiers ou les chemises suspendues offrent peu de protection aux photographies individuelles, il vaut mieux ranger chaque document, séparément, dans une enveloppe protectrice. En règle générale, les plaques d'appui mobiles dont ces classeurs sont munis empêchent les photographies de s'enrouler, mais il faut éviter de remplir les tiroirs à pleine capacité, sinon on risque d'endommager les photographies en les sortant ou en les reclassant. Tous les classeurs qui servent à l'entreposage des documents photographiques devraient être faits de métal à revêtement émaillé. Il n'est pas recommandé d'utiliser des classeurs et des tiroirs en bois, en raison de leur inflammabilité et des composés acides présents dans les fibres du bois.

Albums et reliures à anneaux: Même si les albums-photos sont un moyen très répandu de ranger des photographies, la plupart de ceux vendus dans le commerce ne conviennent pas à l'entreposage à long terme, à cause du papier acide, des adhésifs et du revêtement de chlorure de polyvinyle utilisés dans leur fabrication. Il faut éviter, en particulier, de ranger des photographies dans les albums à pages adhésives, communément appelés albums «magnétiques». S'il faut utiliser des albums pour l'entreposage à court terme, on doit se procurer des albums à pages incolores, exemptes d'acide, et y ranger les photographies montées dans des cadres faits de papier alcalin ou de polyester. Il est bon, à titre de précaution supplémentaire, d'intercaler dans les pages de l'album du papier de soie ou des feuilles de polyester. On peut aussi glisser les épreuves dans des pages de plastique transparent disponibles, en diverses grandeurs, chez les fournisseurs de matériel photographique et de matériel archivistique. Ces pages peuvent ensuite être classées dans une reliure faite de plastique inerte; il faut toutefois veiller à ce que les pages ne s'agglutinent pas et que les documents ne s'enroulent. Il importe également de couvrir les albums et les reliures pour les protéger de la poussière.

Entreposage à l'horizontale: L'entreposage à plat est fortement recommandé pour les photographies de très grandes dimensions, et notamment pour les épreuves panoramiques. Les photographies de plus de 20 cm sur 25 cm devraient être conservées dans des enveloppes de Mylar ou de papier permanent, et rangées dans des tiroirs peu profonds, comme ceux dont on se sert pour l'entreposage des cartes géographiques. Il ne faut jamais enrouler les épreuves de très grandes dimensions.

Les épreuves de toutes dimensions, montées ou individuelles, seront mieux protégées si elles sont entreposées dans des boîtes de carton sans acide. Il existe divers modèles de boîtes d'entreposage conformes aux normes : p. ex. les boîtes « solander », « clamshell » et «  Hollinger », que l'on peut se procurer auprès des fournisseurs de matériel archivistique. Ces boîtes ont l'avantage de protéger les photographies contre la lumière, la poussière et les gaz, et de leur procurer un support rigide. En outre, elles peuvent être entassées sur des étagères ouvertes et sont faciles à transporter le cas échéant.

Entreposage d'épreuves dans des dossiers contenant des documents papier: Parfois, les photographies gouvernementales sont gardées dans des dossiers qui contiennent des documents papier et d'autre documentation; ainsi, une photo peut accompagner une demande de passeport ou un rapport d'étape sur un projet de construction. Bien qu'il soit préférable de séparer les photographies des papiers acides que l'on trouve dans bon nombre de bureaux, certaines circonstances exigent que les deux matériaux soient classés dans le même dossier. Il est recommandé en ce cas de glisser la photographie dans une enveloppe protectrice (une pochette de plastique transparent, par exemple) pour éviter qu'elle n'entre en contact avec les documents papier. On peut aussi garder les originaux dans un fichier principal et ranger les copies avec les documents papier.

Entreposage des diapositives

Cadres pour diapositives : Les transparents utilisés pour la projection de diapositives sont généralement montés sur des cadres de plastique, de carton ou de métal et, parfois, séparés par de minces plaques de verre. Même si les cadres de verre constituent le meilleur moyen de protéger des traces de doigts les diapositives qu'on utilise souvent, ils ne conviennent pas à l'entreposage à long terme, l'émulsion pouvant adhérer au verre sous l'effet de l'humidité.

Contenants pour diapositives: Les feuilles de polyester qui ont des pochettes de dimensions diverses pour les diapositives et les transparents constituent un moyen d'entreposage efficace car elles sont faciles et rapides à regarder. On peut numéroter ces feuilles transparentes, les placer dans des reliures à anneaux et en retirer une page à la fois pour l'examiner sur une table lumineuse. On peut également entreposer verticalement les diapositives dans des boîtes spécialement conçues, des classeurs ou des tiroirs de classeur spéciaux faits de carton sans acide, de métal ou de plastique inerte. S'ils sont recouverts d'une housse, les carrousels de plastique des projecteurs de diapositives fabriqués par Kodak peuvent servir à ranger à moyen terme des diapositives utilisées dans un montage audiovisuel. Les petites boîtes dans lesquelles sont retournées les diapositives traitées n'offrent qu'une protection négligeable durant l'entreposage.

Entreposage des négatifs

Puisque les négatifs sont aisément endommagés par les rayures et la poussière, il faut toujours les entreposer dans leur enveloppe protectrice. Tout comme les épreuves, les négatifs et les bandes de négatifs doivent être glissés dans des pochettes individuelles faites de papier ou de plastique avant d'être rangés dans des classeurs à tiroirs superposables ou dans des reliures. Certains fournisseurs vendent également des boîtes et des coffrets pour négatifs faits de plastique inerte.

Films en rouleau : Certains types de films, notamment ceux utilisés pour la photographie aérienne, sont enroulés sur une bobine au lieu d'être coupés en bandes. Il importe de s'assurer que le film en rouleau est enroulé sur des noyaux ou des bobines faits de matière plastique inerte ou de métal non corrosif. Les rouleaux doivent être enroulés solidement, uniformément et avec une tension égale afin d'éviter les marques de serrage. Il ne faut jamais utiliser d'élastiques pour retenir les rouleaux de film (aussi appelés bobines); on doit plutôt les attacher avec un ruban ou une bande de papier sans acide, ou encore avec un morceau de tissu. Pour protéger les rouleaux de film de la poussière et autres éléments, entreposez-les à l'horizontale dans des boîtes de plastique inerte ou de métal non corrosif. On vend aussi des boîtes de papier sans acide pour entreposer les films en rouleau.

Entreposage des plaques de verre

Même si les négatifs sur plaques de verre relèvent d'un des plus anciens procédés photographiques, ils sont encore utilisés dans certaines applications scientifiques bien précises. Les plaques de verre sont fragiles : on risque de les briser, de les égratigner ou d'y laisser des traces de doigts. Il faut les manipuler avec le plus grand soin et, idéalement, les ranger dans des contenants individuels, des enveloppes ou des pochettes en plastique inerte ou en papier sans lignine. Elles doivent être entreposées verticalement, dans des contenants spécialement conçus à cet effet, comme les boîtes à rainures ou les boîtes de carton fort doublées de papier bulle. Il faut toujours indiquer clairement sur les contenants qu'il s'agit de matériaux fragiles. La norme «Practice for Storage of Processed Photographic Plates, ANSI PH1.45-1981» donne des renseignements intéressants à ce sujet. Les institutions fédérales qui ont en leur possession des plaques de verre ou des négatifs sur verre au collodion humide sont priées de communiquer avec les Archives nationales du Canada afin de connaître les méthodes de conservation adaptées à ces documents particulièrement vulnérables.

Conservez les plaques de verre dans des pochettes individuelles et rangez-les, debout, dans un contenant rigide. Brian Thurgood. Archives nationales du Canada.

Conditions d'entreposage

L'ambiance idéale pour l'entreposage des documents photographiques est un milieu frais et sec. Or, les conditions d'entreposage varient beaucoup d'une institution gouvernementale à l'autre et bien peu d'entres elles disposent de voûtes modernes spécialement conçues pour entreposer ce genre de documents. Toutefois, la plupart des institutions fédérales pourraient facilement mettre en pratique les directives concernant l'entreposage à moyen terme des documents photographiques.

Lieu d'entreposage

Les documents photographiques ne doivent jamais être entreposés dans les sous-sols en raison du taux élevé d'humidité qui y règne généralement. Il faut autant que possible conserver les photographies dans une pièce bien isolée, éloignée des murs extérieurs, des conduits d'eau, des installations d'extinction automatique d'incendie et des toilettes. Il faut aussi éviter de placer les documents photographiques près des fenêtres donnant sur l'extérieur ou, à tout le moins, s'assurer de baisser les stores afin d'éviter l'exposition directe au soleil; il est également recommandé d'installer un éclairage à incandescence ou un filtre anti UV. En outre, l'installation d'un filtre à air et l'entretien régulier du lieu d'entreposage éviteront l'accumulation de poussière et assainiront l'air. Les polluants gazeux, tels que l'ozone, l'oxyde d'azote, l'anhydride sulfureux, les peroxydes et l'hydrogène sulfuré peuvent, en agissant sur les films argentiques noir et blanc, les tacher et les ternir. Ces gaz étant souvent présents dans les zones urbaines et industrielles, il faut veiller à entreposer les documents photographiques loin des sources d'émanation des produits chimiques. De même, il faut éviter de les entreposer dans des pièces fraîchement peintes à l'huile; si les pièces en question constituent le lieu d'entreposage choisi, il est recommandé d'attendre environ six semaines pour que les vapeurs se dissipent mais il est préférable de choisir des pièces peintes au latex ou à l'acrylique.

Température et humidité relative

La chaleur et un taux élevé d'humidité relative (HR) peuvent avoir des effets néfastes sur les photographies, en particulier sur les documents couleurs. Une ambiance chaude et humide peut amollir l'émulsion de gélatine des documents photographiques, favoriser l'apparition de moisissures et accélérer la détérioration causée par les résidus chimiques. Un air très sec est tout aussi nocif, car les documents photographiques deviennent cassants et sont plus susceptibles des'enrouler. Bien que la même ambiance ne convienne pas à tous les documents photographiques, on pourra les conserver sans risque de les endommager en suivant les directives établies pour l'entreposage à moyen terme.

L'hygrothermographe enregistre les variations de l'humidité relative dans l'aire d'entreposage. Joseph Iraci. Archives nationales du Canada.

S'il est possible de contrôler la température et le taux d'HR dans le lieu d'entreposage, l'ANSI¹ recommande de maintenir la température entre 15? C et 20? C, avec des fluctuations de moins de 4? C. Le taux acceptable d'HR se situe entre 30 et 60 p. 100, mais de préférence au-dessous de 40 p. 100. Par contre, pour les collections comprenant divers documents photographiques (négatifs, épreuves, transparents), le taux d'HR recommandé est de 30 p. 100.

Surveillez régulièrement le taux d'humidité et les niveaux des températures du lieu d'entreposage. Un petit climatiseur, un déshumidificateur (ou un humidificateur, selon le cas) peuvent contribuer à régulariser l'ambiance dans une pièce fermée. De fait, c'est surtout la stabilité qui compte car les variations de température et d'humidité sont très dommageables aux documents photographiques. Les hygrothermographes et les psychromètres portatifs permettent le contrôle quotidien de l'humidité relative.

Considérations particulières

Négatifs sur support en nitrate de cellulose

Au cours de la première moitié du siècle, le nitrate de cellulose (également appelé nitrocellulose) était employé comme support pour les films fabriqués soit en feuilles, soit en rouleaux. Puisque ce genre de support est très instable et inflammable lors de l'entreposage, on a cessé de l'utiliser. Les documents photographiques sur support nitrate doivent être conservés conformément aux normes d'entreposage et de manipulation prescrites par le Code national de prévention des incendies du Canada. Ces documents, y compris les films cinématographiques, doivent toujours être isolés du reste de la collection et entreposés à part des documents photographiques qui sont consignés sur des supports de sécurité.

Si vous croyez ou soupçonnez que vos collections comprennent des négatifs fabriqués avant 1951, vous avez peut-être en votre possession des documents sur support en nitrate de cellulose qui pourraient causer un incendie. Pour déceler la présence de nitrocellulose, il suffit de vérifier si le mot « nitrate » est imprimé sur la bordure des négatifs. Toutefois, cette mention n'apparaît pas toujours; aussi le personnel des Archives nationales du Canada met-il à la disposition des institutions fédérales d'autres moyens de reconnaître les documents photographiques sur support nitrate.

Négatifs sur support en acétate de cellulose

Le nitrate de cellulose, comportant de nombreux inconvénients, a finalement été remplacé par l'acétate de cellulose (film de sécurité) pour la fabrication du support des documents photographiques. Les premiers films de sécurité  --  support films non inflammables à base de diacétate de cellulose  --  étaient instables et avaient tendance à rétrécir et à se décomposer en dégageant une légère odeur acide. Cette odeur acétique (dite « de vinaigre ») émane surtout des films en rouleaux. Afin de protéger les autres documents photographiques, entreposez dans des contenants hermétiques, loin du reste de la collection, tout film en nitrate de cellulose ou en acétate de cellulose qui est en train de se décomposer.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'identification des films à base de nitrate de cellulose ou d'acétate de cellulose, veuillez communiquer avec les Archives nationales du Canada.

En cas de sinistre

Puisqu'il arrive que des inondations, des incendies, des tremblements de terre et d'autres désastres se produisent, il serait bon d'adopter un plan d'urgence pour réagir à ces sinistres. Ce plan devrait exposer, par écrit, la marche à suivre en cas d'urgence; contenir une liste des fournitures et du matériel nécessaires à la récupération des documents; donner le nom des spécialistes en la matière et la liste des documents à récupérer (la priorité étant accordée aux documents les plus vulnérables). Tous les employés devraient prendre connaissance de ces instructions.

Récupération

En raison de la composition chimique des documents photographiques, leur récupération exige souvent des mesures différentes de celles adoptées pour les documents papier. Après avoir fait des recherches dans ce domaine, les Archives nationales du Canada recommandent de procéder de la façon suivante en vue de récupérer les documents photographiques endommagés par l'eau  :

1. Si vous êtes capables de vous occuper immédiatement des photographies mouillées, laissez-les sécher à l'air.
2. Laissez les documents dans l'eau le moins longtemps possible (moins de 48 heures). Assurez vous que l'eau reste froide en y ajoutant de la glace ou de l'eau froide.
3. Retirez les photographies de leurs enveloppes protectrices pendant qu'elles sont encore mouillées. (Les photographies qui sèchent pendant qu'elles touchent à d'autres documents y resteront collées).
4. Occupez-vous d'abord des documents les plus vulnérables (par exemple, récupérez les épreuves avant les films).
5. S'il est impossible de traiter les documents immédiatement, la lyophilisation limitera les dégâts. Vous pourrez ensuite les laisser dégeler et sécher à l'air libre plus tard. Il ne faut jamais les faire congeler, les dégeler et les sécher sous vide.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la marche à suivre en cas de sinistre et sur la récupération, veuillez communiquer avec les Archives nationales du Canada ou l'Institut canadien de conservation.

Documents essentiels

Il se trouve peut-être des documents photographiques parmi les documents essentiels d'une institution fédérale. Le Programme de conservation des documents essentiels vise à assurer la permanence des renseignements nécessaires à la conduite des affaires de l'État et au rétablissement des droits fondamentaux des personnes et des sociétés. Selon les directives du Conseil du Trésor, les ministères doivent suivre ces étapes :

1. identifier les documents essentiels;
2. entreposer les documents essentiels dans un lieu sécuritaire administré par les Archives nationales du Canada.

Ce programme vise à protéger les documents en cas de guerre ou de désastres naturels, comme les incendies, les inondations et les tremblements de terre. Les institutions fédérales ne doivent pas oublier leurs documents photographiques lorsqu'elles établissent leur Programme de conservation des documents essentiels. Pour de plus amples renseignements sur les exigences à cet égard, veuillez consulter le Guide sur la conservation des documents essentiels (P.C.C. 12/87) publié conjointement par Protection civile Canada et les Archives nationales du Canada.

CHAPITRE QUATRE:
CONSERVATION ET DISPOSITION

Introduction

Chaque jour, le gouvernement du Canada crée, recueille et utilise un important volume d'information sous forme photographique. Même si l'on doit conserver ces documents afin de répondre aux exigences opérationnelles et légales des institutions gouvernementales, il n'est généralement pas nécessaire de les conserver en permanence. Si on les laisse s'accumuler dans les bureaux de l'administration fédérale, de vastes quantités de documents périmés occuperont un espace précieux et du matériel d'entreposage et nuiront au repérage de documents plus essentiels. La disposition des documents de façon ordonnée favorise l'administration économique du gouvernement fédéral puisque les institutions disposent des documents inutiles et conservent les documents à valeur permanente. Cet exercice est particulièrement important dans le cas des photographies, non seulement en raison de leur fragilité mais aussi parce que par le passé, bien des employés ne les considéraient pas comme des documents gouvernementaux.

Le cycle de vie de l'information

Production	Vie active	Entreposage des documents inactifs	Disposition
créer recueillir recevoir	organiser repérer utiliser transmettre protéger planifier la disposition consigner sur d'autres supports	entreposer à l'institution même ou à un centre fédéral de documents	transférer aux Archives nationales détruire aliéner du gouvernement du Canada

Dans le cadre de leur programme de gestion de l'information, les institutions sont tenues de planifier le cycle de vie de tous les documents dont elles ont la garde. Cette planification se concrétise par la création de calendriers de conservation et de disposition, c'est-à-dire des échéanciers qui indiquent pendant combien de temps les documents seront conservés (leur délai de conservation), pendant combien de temps ils seront utilisés comme documents actifs, à quel moment on devra les entreposer comme documents inactifs, et enfin ce qu'ils deviendront une fois le délai de conservation expiré (la disposition). Les calendriers des collections de photographies refléteront la valeur opérationnelle et légale de ces documents pour votre institution. Ainsi, pour les collections de photographies qui servent à des fins publicitaires ou d'information et qui par conséquent exigent des fréquentes mises à jour, le délai de conservation sera court. D'autre part, si les photographies documentent des recherches scientifiques réparties sur une certaine période, leur délai de conservation sera plus long. Même si, en principe, les calendriers portent sur les documents, quel que soit le support, liés à une fonction, à une activité ou à un programme particuliers, les délais de conservation des documents photographiques peuvent différer de ceux des dossiers ou des rapports connexes. Par exemple, de l'information consignée sur papier peut également exister en version électronique, tandis que les photographies, elles, constituent souvent les seules sources d'une information visuelle unique.

Documents photographiques actifs

On entend par document photographique actif tout document dont l'urgence et la fréquence de consultation justifient qu'il soit rangé à proximité du personnel appelé à le consulter. Habituellement, les documents photographiques actifs sont gardés dans les secteurs opérationnels où ils sont organisés en collections selon un système qui en facilite le repérage et l'utilisation. Comme pour d'autres documents gouvernementaux, la disposition des photographies doit être planifiée aussitôt que possible car les décisions à cet égard peuvent influer sur la façon dont elles seront traitées durant le reste de leur vie active. Ainsi, on pourra copier des photographies actives auxquelles on a reconnu une importance archivistique, pour éviter toute manipulation inutile des originaux. En règle générale, une bonne gestion des documents actifs en facilite la disposition ultérieure. Il importe de se rappeler les points suivants:

1. Assurez-vous que toutes les photographies sont organisées selon un système de classification exhaustif afin d'en faciliter la consultation et le repérage. Lorsque les documents sont bien organisés, il est plus facile d'identifier les photographies à valeur permanente.
2. Assurez-vous que les photographies sont adéquatement protégées. Si les documents risquent d'être endommagés en raison de piètres conditions d'entreposage, demandez des conseils aux Archives nationales sur les pratiques de préservation.
3. Établissez, dès le début du cycle de vie de l'information, des délais de conservation pour tous les documents photographiques et faites-le de préférence en même temps que ceux des autres documents liés à un programme, une fonction ou une activité semblable au sein de l'institution fédérale.

Documents photographiques inactifs

Lorsqu'elle n'est consultée que rarement, cela ne vaut plus la peine de conserver dans des locaux coûteux une photographie qui devient alors un document inactif. Par exemple, des photographies qui illustrent un projet terminé ou un cas réglé deviennent inactives; on peut alors les sortir du secteur opérationnel et les entreposer soit dans un local d'entreposage dans l'institution même ou dans un centre de documents, hors site. Rappelez-vous qu'il faut respecter certaines conditions d'entreposage pour assurer la permanence des documents photographiques inactifs, notamment des photographies couleurs. Les Archives nationales du Canada entreposent les documents gouvernementaux des institutions dans les centres fédéraux de documents (CFD), répartis dans tout le Canada. Si vous désirez entreposer vos documents photographiques dans un centre de documents, communiquez avec le CFD de votre région.

Disposition

La disposition, la dernière étape du cycle de vie de l'information, se produit au moment où une institution fédérale peut officiellement se défaire de ses documents périmés. La disposition des documents du gouvernement du Canada se fait en conformité avec la Loi sur les Archives nationales du Canada (1987), qui exige des institutions fédérales 1) qu'elles obtiennent l'autorisation de l'Archiviste national avant de détruire leurs documents ou d'en disposer et 2) qu'elles transfèrent aux Archives nationales du Canada les documents d'importance historique ou archivistique.

Une approche planifiée

Afin d'accélérer la disposition méthodique de tous les documents gouvernementaux, les Archives nationales du Canada ont élaboré une « approche planifiée  ». Pour les institutions fédérales assujetties à la Loi sur les Archives nationales du Canada (1987), un plan pluriannuel détermine l'ordre dans lequel les programmes des ministères sont abordés, explique comment chaque programme est présenté et établit un échéancier pour la présentation des demandes de disposition des documents. Le personnel des Archives nationales aidera les ministères et les organismes du gouvernement dans cet exercice.

La disposition peut se faire de trois façons, soit par :

1. le transfert aux Archives nationales du Canada des documents d'importance historique et archivistique;
2. l'aliénation des documents du contrôle du gouvernement du Canada;
3. la destruction des documents.

Documents photographiques d'importance historique et archivistique

La reine Elizabeth II et le premier ministre Pierre Elliott Trudeau signent la Constitution, Ottawa, Ontario. 17 avril 1982. Robert Cooper. Archives nationales du Canada.
(PA-140795)

Parmi les documents gouvernementaux, un faible pourcentage sont considérés comme ayant une valeur archivistique ou historique permanente, même s'ils ne sont plus utiles à l'institution. En règle générale, il s'agit de documents qui ont appuyé des programmes, des mesures et des décisions importantes des institutions fédérales, qui contiennent des renseignements exclusifs ou qui portent un témoignage unique sur l'État et les citoyens canadiens. Ces documents sont conservés en permanence par les Archives nationales afin de perpétuer la mémoire institutionnelle du gouvernement du Canada pour le bénéfice des fonctionnaires et des futures générations de Canadiens.

La valeur permanente des documents photographiques est déterminée au moyen d'une évaluation archivistique, qui considère des facteurs comme la valeur fiscale et juridique, ainsi que la valeur d'information et de témoignage de la collection.

Documents photographiques sans valeur permanente

Tout comme la majorité des documents gouvernementaux, la plupart des photographies n'ont d'autre valeur que celle de leur utilité opérationnelle ou légale pour l'institution. Lorsque des documents cessent de servir à une institution et qu'une évaluation archivistique ne leur reconnaît aucune valeur permanente, on peut en disposer, après leur délai de conservation, avec l'autorisation de l'Archiviste national.

Les Archives nationales ont également autorisé à l'avance la destruction de certains types de photographies sans valeur permanente. Ainsi, comme nous le verrons ci-après, aucune autorisation n'est requise pour la disposition des copies multiples et des documents photographiques éphémères.

Copies multiples

Lorsqu'un négatif a servi à reproduire un grand nombre d'épreuves identiques, il n'est pas nécessaire de conserver plus de deux copies dans les collections du gouvernement. Les copies supplémentaires d'une épreuve ou d'une diapositive peuvent être détruites lorsque l'institution n'en a plus besoin. Cependant, si les copies ont été annotées, elles constituent alors un nouveau document qu'il faut conserver.

Documents éphémères

Lorsque des documents photographiques ne servent qu'à compléter une mesure de routine, pendant une période limitée, ou ne sont utiles qu'à la préparation d'un document dont l'institution n'a pas un besoin immédiat, on peut en disposer en vertu de l'Autorisation de destruction des documents éphémères. Les documents photographiques éphémères peuvent inclure les procédés photographiques et les photographies rejetées :

• les procédés photographiques incluent les négatifs créés uniquement pour le stade intermédiaire des opérations d'impression (par exemple, les négatifs utilisés pour produire des plaques lithographiques ou des plaques de photographies offset);
• les photographies rejetées sont celles qui ne sont pas retenues dans une collection; elles sont mises de côté dès qu'elles sont produites en raison de leur piètre qualité ou parce qu'elles font double emploi. Toutefois, dès qu'une photographie est incorporée dans une collection, même pour un court laps de temps, elle ne peut être mise au nombre des photographies rejetées, même si elle semble de qualité médiocre et d'une utilité douteuse.

Destruction des documents photographiques

Une fois que l'autorisation est accordée par l'Archiviste national, les documents photographiques peuvent être détruits à l'expiration de leur délai de conservation. Contrairement à la plupart des documents sur papier, les déchets des documents photographiques ne peuvent être recyclés dans le cadre des programmes de recyclage fédéraux et il faut donc les jeter avec le reste des déchets. Dans certains cas, cependant, il est possible de récupérer d'importantes quantités de l'argent contenu dans les épreuves noir et blanc et les négatifs qui feront l'objet de disposition. Les institutions qui doivent jeter de grandes quantités de photographies devraient étudier l'option d'un programme de récupération de l'argent.

Besoin de conseils?

Toute personne désirant obtenir de plus amples renseignements sur la conservation et la disposition des documents photographiques gouvernementaux devrait d'abord communiquer avec le personnel affecté à la gestion de l'information au sein de son institution. Pour obtenir de l'aide supplémentaire, veuillez communiquer avec la Division des documents gouvernementaux liées à la gestion de l'information, Direction des documents gouvernementaux, Archives nationales du Canada.

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ANNEXE A:
GLOSSAIRE

Ce glossaire répertorie les termes utilisés dans le présent guide relativement aux photographies et à leur gestion. Le terme français est suivi du terme anglais, entre parenthèses. Les définitions sont soit reprises, soit inspirées des ouvrages suivants  :

Conseil international de la langue française. Dictionnaire de la photographie, Paris, 1990.

Desilets, A., Coiteux, L.-P., Gariépy, C.-M. La photo de A à Z, Les Éditions de l'homme, Montréal, 1978.

Eastman Kodak Company. International Glossary of Photographic Terms, 1973.

Elsevier. Elsevier's Dictionary of Photography in Three Languages, Elsevier Publishing Company, 1973.

Lavedrine, Bertrand. La conservation des photographies, Presses du CNRS, Paris, 1990.

Vorontzoff, Alexis N. Dictionnaire technique anglais-français du cinéma et de la télévision, TECDOC, Lavoisier, Paris, 1991.

acétate de cellulose (cellulose acetate) : Matière plastique utilisée pour la fabrication du support de certaines surfaces photosensibles. A remplacé le nitrate de cellulose, très inflammable, dont l'emploi est maintenant interdit. Dans sa forme diacétate, le film à acétate de cellulose, communément appelé « film de sécurité  », risque de se décomposer subitement.

alcaline (alkaline) : Se dit d'une solution dont le pH est supérieur à 7.

ambiance (environment) : Environnement lumineux, thermique, chimique, climatique, pouvant agir sur le comportement d'une surface photosensible ou d'une photographie pendant sa conservation.

autorisation de publier (model release)  : Contrat écrit, conclu entre le photographe et le sujet de la photographie, qui cède les droits de reproduction ou de publication.

calendrier de conservation et de disposition des documents (records retention and disposition schedule)  : Calendrier décrivant le cycle de vie d'un document.

chlorure de polyvinyle (polyvinyl chloride [PVC]) : Matière plastique dont l'usage est très répandu mais qui est nuisible aux photographies en raison des plastifiants qu'elle émet en vieillissant.

collection (collection) : Groupe de photographies regroupées pour un usage, une fonction ou un objet communs.

copie (copy) : Reproduction d'un original par un moyen quelconque; produit, à quelque étape que ce soit, dans la deuxième génération d'un document photographique. Voir aussi reproduction.

délai de conservation (retention period) : Période qui doit s'écouler avant que l'on puisse disposer d'un document. La durée du délai de conservation reflète la valeur du document.

demande de disposition des documents (records disposition submission) : Demande qu'une institution fédérale prépare en collaboration avec des agents des Archives nationales du Canada et dans laquelle elle demande à l'Archiviste national l'autorisation de disposer de ses documents.

diapositive (slide) : Phototype positif transparent monté sur un cadre de plastique ou de papier et destiné à la projection.

disposition (disposition) : Stade final du cycle de vie de l'information au cours duquel les documents sont soit a) transférés aux Archives nationales du Canada pour y être conservés, soit b) aliénés du gouvernement du Canada, soit c) détruits.

document (record) : Information, sous toutes ses formes, y compris les photographies, les cartes topographiques et géographiques, les dessins, les films, les microformes, les rubans magnétiques, les documents papier ou électroniques, et tout autre matériel documentaire.

documents actifs (active records) : Documents conservés dans les secteurs opérationnels parce qu'ils sont consultés fréquemment.

documents essentiels (essential records)  : Documents essentiels à la conduite des affaires de l'État en cas d'urgence ou de sinistre.

documents inactifs (dormant records) : Documents qui sont rarement utilisés et que l'on peut entreposer à l'extérieur de l'institution.

dossier-matière (subject file) : Collection de documents placés dans un même dossier selon les vedettes-matière qui leur ont été assignées.

émulsion (emulsion) : Suspension d'halogénure d'argent, généralement dans de la gélatine qui, une fois coulée sur un support, constitue la couche sensible.

épreuve (print) : Tirage positif sur papier.

épreuve sur papier fibre (fibre-based print) : Phototype réalisé sur un support papier exempt de plastifiants.

feuille de légendes (caption sheet)  : Liste des légendes photographiques.

film de sécurité (safety film)  : Type de pellicule photosensible dont le support est produit à partir de matériaux quasi ininflammables et incombustibles. Voir acétate de cellulose.

film en rouleau (roll film) : Film photographique en bande enroulé sur un noyau ou une bobine.

filtre anti UV (UV filter) : Filtre de lumière que l'on pose sur les appareils d'éclairage électriques pour absorber les radiations ultraviolettes.

humidité relative (HR) (relative humidity) : Rapport, exprimé en pourcentage, entre la quantité d'eau à l'état de vapeur existant dans l'air et la quantité maximale susceptible d'y être contenue à la même température sans provoquer de condensation.

hygrothermographe (hygrothermograph) : Instrument de précision servant à mesurer les changements de température et d'humidité relative et permettant de les enregistrer régulièrement.

index des matières (subject index)  : Liste des dossiers classés sous leurs principales vedettes- matière.

légende (caption) : Énoncé décrivant le contenu et le contexte d'une photographie.

lignine (lignin) : Composé organique que l'on retrouve dans le bois et les produits dérivés du bois.

lumière ultraviolette (UV) (ultraviolet light) : Lumière invisible qui se situe à l'extrémité violette du spectre.

lux (lux) : Unité d'éclairement visuel dans le système international.

marques de serrage (cinch marks) : Marques laissées sur la surface d'un film en rouleau, causées habituellement lorsque l'on essaie de resserrer un rouleau lâche en le tirant par un bout.

miroir d'argent (silver mirroring)  : Voile bleuté qui se forme sur la surface des négatifs, des plaques et des épreuves.

Mylar D (Mylar D) : Nom de marque déposée d'une matière plastique inerte fabriquée par la société DuPont pour la réalisation de contenants (pochettes, enveloppes de rangement, etc.) servant à l'entreposage des documents photographiques.

négatif (negative) : Image photographique traitée dont les tonalités sont inversées par rapport à celles du sujet.

négatif en bande (roll negative strips)  : Négatif traité et coupé en longueurs.

nitrate de cellulose (cellulose nitrate)  : Matière plastique (ester cellulosique) très instable et inflammable utilisée, de 1889 à 1951, comme support photographique.

numéro de dossier (file number) : Numéro assigné à une photographie individuelle pour indiquer sa position dans le système de classification.

original (original) : Produit de la première génération d'un document photographique.

papier crista (glassine) : Matériau d'entreposage fait de papier de soie transparent traité à la glycérine. Le papier cristal est habituellement acide et considéré dangereux pour l'entreposage des photographies.

papier plastifié (resin-coated [RC] paper) : Papier photographique contemporain recouvert sur les deux faces d'une couche de polyéthylène qui le rend pratiquement imperméable, empêchant ainsi la migration des produits solubles, aussi bien au moment du couchage de l'émulsion que du traitement, et permettant d'abréger les opérations de fixage et de lavage. Appelé aussi « papier couché à la résine ».

passe-partout (mat) : Montage en papier ou carton, placé entre l'épreuve et le cadre, pour la présentation des documents photographiques.

photo à développement instantané (instant print) : Phototype positif réalisé sur papier après une exposition de très courte durée, habituellement par diffusion-transfert (par exemple, photo Polaroïd).

photographie (photograph) : 1. Technique permettant de produire, à l'aide d'un système optique, la représentation, sur une surface sensible, d'un objet ou d'une scène éclairés en lumière visible ou invisible; 2. Désignation courante du produit obtenu (photograph).

photographie aérienne (aerial photograph)  : Photographie de la topographie d'un terrain à partir d'un aéronef.

photographie de plateau (still) : Photographie extraite d'un film cinématographique et utilisée à des fins publicitaires.

phototype (photographic picture) : Image, en noir et blanc ou en couleurs, négative ou positive, obtenue après exposition et traitement d'un film ou d'un papier photographique. (Synonyme de photographie).

plastifiant (plasticizer) : Composé organique ajouté aux polymères afin d'en accroître la souplesse et la solidité.

positif (positive) : Image photographique traitée dans laquelle la valeur des tons correspond à celle de l'original.

psychromètre (sling psychrometer)  : Instrument de précision servant à mesurer le degré d'humidité relative de l'air.

reproduction (copy) : Produit de la seconde génération d'un document photographique. Voir aussi copie.

support photographique (base) : Matière transparente, translucide ou opaque, teintée ou non, souple ou rigide destinée à recevoir une émulsion photosensible. (Support film, support papier, plaque photographique).

transparent (transparency) : Image photographique positive sur support transparent destinée au visionnement par projection ou par transmission de lumière.

valeur permanente (enduring value) : Importance historique ou archivistique d'un document, déterminée par les Archives nationales du Canada, et qui justifie sa conservation permanente.

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ANNEXE B:
BIBLIOGRAPHIE

ANSI. American National Standard for Photography (Film) - Processed Safety Film - Storage. ANSI PH1.43-1985, American National Standards Institute, New York, 1986.

ANSI. Practice for Storage of Processed Photographic Plates. ANSI PH1.45-1981, American National Standards Institute, New York, 1981.

ANSI. American National Standard for Photography (Film and Slides) - Black and White - Photographic Paper Prints - Practice for Storage. ANSI PH1.48-1982, American National Standards Institute, New York, 1982.

ANSI. American National Standards for Imaging Media - Photographic Processed Films, Plates, and Papers - Filing Enclosures and Storage Containers. ANSI IT9.2-1988, American National Standards Institute, New York, 1988.

Bowditch, George. Cataloguing Photographs: A Procedure for Small Collections, brochure technique n? 57, American Association for State and Local History, Nashville, 1971.

Conseil canadien des archives. Basic Conservation of Archival Materials: A Guide, Conseil canadien des archives, Ottawa, 1990.

Eastman Kodak Company. Conservation of Photographs, publication n? F-40, Eastman Kodak Company, Rochester, N.Y., 1985.

Eastman Kodak Company. Recovering Silver from Photographic Materials, Publication n? J-10, Eastman Kodak Company, Rochester, N.Y., 1985.

Gilmore, Valita and William H. Leary. Managing Audiovisual Records, Instructional Guide Series, National Archives and Records Administration, Washington, 1990.

Hendriks, Klaus B. Fundamentals of Photograph Conservation: A Study Guide, Lugus Publications, Toronto, 1991.

Hendriks, Klaus B. "The Stability and Preservation of Recorded Images" in Imaging Processes and Materials, Neblette (8e édition), Van Nostrand Reinhold, New York, 1989. p. 637 - 684.

Hendriks, Klaus B. et Anne Whitehurst. Conservation of Photographic Materials: A Basic Reading List, Archives nationales du Canada, Ottawa, 1988.

Hendriks, Klaus B. et Brian Lesser. "Disaster Preparedness and Recovery: Photographic Materials" in American Archivist, vol. 46, n? 1 / Hiver 1983, p. 52 - 68.

Institut canadien de conservation. CCI/ICC Notes, n? 14/1 et 14/2; 16/1 à 16/6, Musées nationaux du Canada, Ottawa, 1986.

ISO. International Standard for Photography - Processed Photographic Plates - Storage Practices. ISO 3897-1986 (E), Organisation internationale de normalisation, Suisse, 1986.

ISO. International Standard for Photography - Processed Safety Photographic Film - Storage Practices. ISO 5466-1986 (E), Organisation internationale de normalisation, Suisse, 1986.

ISO. International Standard for Photography - Processed Photographic Paper Prints - Storage Pactices. ISO 6051-1986 (E), Organisation internationale de normalisation, Suisse, 1986.

Keefe, Laurence E. et Dennis Inch. The Life of a Photograph, Focal Press, Boston, 1984.

Pederson, Ann, ed. Keeping Archives. Australian Society of Archivists Inc., Sydney, 1987.

Polaroid Corporation. Storing, Handling and Preserving Polaroid Photographs: A Guide, Focal Press, Boston, 1983.

Ritzenthaler, Mary Lynn, Gerald J. Munoff et Margery S. Long. Archives and Manuscripts: Administration of Photographic Collections. SAA Basic Manual Series, Society of American Archivists, Chicago, 1984.

Vanderbilt, Paul. Filing Your Photographs: Some Basic Procedures, brochure technique n? 36, American Association of State and Local History, Nashville, 1966.

Weinstein, Robert A. et Larry Booth. Collection, Use, and Care of Historical Photographs, American Association of State and Local History, Nashville, 1977.

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ANNEXE C:
SOURCES D' INFORMATION COMPLÉMENTAIRES

Archives nationales du Canada

Les Archives nationales du Canada offrent aux institutions fédérales divers services et cours de même que des conseils et des renseignements sur la gestion de leurs documents. Veuillez adresser vos demandes de renseignements à :

Division des documents gouvernementaux
Direction des documents gouvernementaux
Archives nationales du Canada
395, rue Wellington
Ottawa ON K1A 0N3
Tél. : 613-947-1518

La base de données PHOCUS permet l'accès direct à une vaste collection de documents sur la conservation des documents gouvernementaux, en particulier les photographies. Veuillez communiquer avec les :

Archives nationales du Canada
Bibliothèque Lanctôt
395, rue Wellington
Ottawa ON K1A 0N3
Tél. : 613-996-9280

Les centres fédéraux de documents (CFD) mettent à la disposition des institutions fédérales des installations pour l'entreposage des documents gouvernementaux consignés sur la plupart des supports. Renseignez-vous auprès de votre CFD régional afin de connaître les services qui y sont offerts.

Vancouver 604-666-8243
Edmonton 403-495-3120
Winnipeg 204-983-8845
Toronto 416-675-2546
Ottawa 613-954-4175
Montréal 514-283-4044
Halifax 902-426-5940
Québec 418-878-2825

Institut canadien de conservation

L'Institut canadien de conservation (ICC) offre conseils et publications sur la préservation des photographies et autres documents de longue conservation. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez vous adresser à  :

Institut canadien de conservation
1030, chemin Innes
Ottawa ON K1A 0C8
Tél. : 613-998-3721

Conseil canadien des normes

Les normes ANSI et ISO relatives à l'entreposage des documents photographiques peuvent être consultées aux bureaux du Conseil canadien des normes. Pour en faire l'achat, veuillez vous adresser au :

Conseil canadien des normes
45, rue O'Connor
Ottawa ON K1P 6N7
Tél. : 613-238-3222

ANNEXE D:
LISTE DE FOURNISSEURS

Un certain nombre de fournisseurs canadiens et américains se spécialisent dans la fabrication de matériel de conservation, d'entreposage, de rangement et d'affichage des documents photographiques. La liste de fournisseurs proposée ici ne constitue en aucun cas, de la part des Archives nationales ou du gouvernement du Canada, une garantie de la qualité d'un produit ou de la fiabilité d'un marchand. Les noms et adresses d'autres fournisseurs figurent également dans le Museum and Archival Suppliers Handbook, 3e édition, Ontario Museum Association et Toronto Area Archivists Group, Toronto, 1985, ainsi que dans les Notes de l'ICC dont il est fait mention dans la bibliographie (Annexe B).

Archival Conservation Resources Ltd.
Case postale 2506
Succursale « D »
Ottawa ON K1P 5W6

Carr McLean
461 Horner Avenue
Toronto ON M8W 4X2

Conservation Resources International
800-H Forbes Place
Springfield, Virginia 22151
USA.

Coroplast Inc.
700, rue Vadnais
Grandy QC J2J 1A7

Kodak Canada, Inc.
3500 Eglinton Avenue
Toronto ON M6M 1V3

Light Impressions Corporation
439 Monroe Avenue
P.O. Box 940
Rochester NY 14603-0940

M.L. Snyder Inc.
53 Woodbridge Avenue
Woodbridge ON L4L 2S6

Opus Binding Co.
356, rue Preston
Ottawa ON K1S 1M7

Photo Plastic Products, Inc.
P.O. Box 17638
Orlando, Florida 32860
USA.

Smith Packaging Ltd.
10 Capella Crescent
Nepean ON K2E 7V6

TALAS
Division of Technical Library Service
213 West 35th Street, 9th Floor
New York NY 10001-1996
USA.

Woolfitt's Art Enterprises Inc.
390 Dupont Street
Toronto ON M5R 1V9