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La gestion des documents audiovisuels dans l'administration fédérale

Table des matières

Préface

Introduction

1. Inventaire des documents audiovisuels

Qu'est-ce qu'un document audiovisuel?

Les supports audiovisuels
Pellicule cinématographique
Bande magnétique
Disques

Utilisation des documents audiovisuels
Propriété et droits d'auteurs
Lois et politiques

2. Organisation des documents audiovisuels

Localisation des documents audiovisuels
Attribution d'un numéro
Description des documents audiovisuels
Création d'un index
Identification des originaux
Étiquetage des documents
Renvoi à des renseignements connexes

3. Protection des documents audiovisuels

Format des supports
Formats désuets
Manipulation
Équipement
Entreposage
Contenants
Conseils d'entreposage
Inspection des dommages et de la détérioration

4. Conservation et disposition des documents audiovisuels

Conservation

Délais de conservation
Documents inactifs

Disposition

Quand peut-on éliminer des documents audiovisuels?
Documents audiovisuels éphémères
Copies multiples

Destruction de documents
Documents archivistiques
Besoin de conseils?

Annexes

Préface

Les Archives nationales du Canada acquièrent, conservent et rendent disponibles les documents d'importance nationale. Elles offrent également un programme exhaustif pour aider les institutions fédérales et les cabinets de ministres à gérer leurs documents.

Le programme voit à la prestation de conseils sur les normes et les pratiques liées à la gestion de l'information, à la gestion et à la protection des fonds de renseignements du gouvernement grâce à un réseau national de centres fédéraux de documents, et à la fourniture d'une orientation et d'une assistance pour la planification de la disposition des documents institutionnels.

Pour l'administration fédérale adopte une approche uniforme à l'égard de la gestion de l'information, les Archives nationales examinent l'impact des technologies naissantes, établissent des normes et pratiques et produisent des guides techniques.

La gestion des documents audiovisuels dans l'administration fédérale fait partie d'une série de guides portant sur la gestion des documents et de l'information. Le présent guide a été rédigé par Kathleen Owens, en consultation avec des archivistes de l'audiovisuel et des spécialistes de la conservation des Archives nationales du Canada. Nous apprécions vos observations ou questions au sujet du présent guide ou d'autres aspects de la gestion de l'information. Veuillez les adresser au :

Directeur
Bureau de la gestion de l'information gouvernementale
Bibliothèque et Archives Canada
Téléphone : 819-934-7519
Télécopieur : 819-934-7534
Courriel : centre.liaison.centre@bac-lac.gc.ca

Également disponibles :

Lignes directrices de la gestion de l'information consignée dans un
cabinet de ministre
La gestion des documents photographiques au gouvernement du Canada
Comment gérer les répertoires et les fichiers dans votre ordinateur



Introduction

La technologie audiovisuelle a donné aux fonctionnaires plus de moyens de créer et de rassembler de l'information. Les enregistrements sonores et les images en mouvement captées sur pellicule, ruban ou disque sont devenus d'importantes sources d'information gouvernementale, au même titre que tout document imprimé ou sur support informatique. Dans toute l'administration fédérale, une innombrable quantité de documents audiovisuels offrent une perspective unique des activités, des programmes et des politiques du gouvernement fédéral.

A gestion de cette quantité énorme d'information produite sur tous genres de supports est une lourde responsabilité qui incombe à toutes les institutions du gouvernement. La gestion de l'information est plus qu'une prescription législative et stratégique; elle favorise l'efficience des opérations du gouvernement en voyant à ce que l'information soit disponible au moment voulu et à ce qu'on l'élimine lorsqu'elle n'est plus nécessaire. L'observation de bonnes pratiques de gestion de l'information permet également aux institutions gouvernementales de préserver leurs documents archivistiques et historiques pour les générations futures de Canadiens.

Même si les mêmes principes de gestion s'appliquent à toutes les formes d'information, chaque support a des caractéristiques et des exigences particulières. Le présent guide a été conçu par les Archives nationales du Canada pour aider les fonctionnaires à gérer efficacement l'information audiovisuelle. On y retrouve des conseils pour :

  • INVENTORIER les documents audiovisuels dans une institution gouvernementale.
  • ORGANISER les documents audiovisuels afin qu'ils soient faciles à extraire et à utiliser.
  • PROTÉGER les documents audiovisuels et éviter qu'ils ne soient endommagés ou égarés.
  • Planifier la CONSERVATION et la DISPOSITION des documents.

Vous trouverez en annexe un exemple de formulaire de document audiovisuel, une liste de fournisseurs, un glossaire des termes d'audiovisuel et une liste de lectures complémentaires.



1 Inventaire des documents audiovisuels

Même si l'on trouve des pellicules, des bandes magnétiques et des disques dans toute l'administration fédérale, bien des ministères et organismes ne reconnaissent pas la valeur documentaire de ces documents audiovisuels. Dans la plupart des ministères, les services des dossiers n'ont pas inclus les documents audiovisuels dans l'inventaire central de leur fonds documentaire ou de leur système de classement documentaire.

Dans toute institution gouvernementale, la première étape vers la gestion des documents audiovisuels consiste en une bonne connaissance de ces documents. Quels sont-ils? Quels sont les différents types de supports audiovisuels? Comment les utilise-t-on? Ce qui suit vous aidera à reconnaître les documents audiovisuels de votre institution.

Qu'est-ce qu'un document audiovisuel?

Un document audiovisuel est un document contenant de l'information gouvernementale sous forme d'images en mouvement ou d'enregistrement sonore, ou les deux.

Les documents audiovisuels diffèrent de bien des façons des sources textuelles traditionnelles d'information gouvernementale. Par exemple, même si une page imprimée peut conserver le texte d'un discours de ministre, une bande vidéo révélera ce qui a vraiment été dit, y compris l'intonation de l'orateur, son apparence, ses expressions faciales et ses gestes. Les documents audiovisuels conviennent particulièrement à la récréation d'événements passés et peuvent nous montrer des personnes, des endroits et des choses que nous ne pourrions voir directement. Les pellicules cinématographiques, les bandes magnétiques et les disques sont également conçus pour joindre un vaste public et peuvent s'avérer de puissants outils de communication.

Un film se distingue par sa largeur et son épaisseur : formats 8mm

Un film se distingue par sa largeur et son épaisseur: formats 8 mm, 16 mm et 35 mm.

Les supports audiovisuels

Bien que tous les documents audiovisuels nécessitent l'utilisation d'un appareil quelconque afin d'être vus et entendus, le terme « audiovisuel » englobe toute une gamme de technologies d'enregistrement et de formats. Une bonne connaissance des supports audiovisuels, c'est-à-dire des genres de matériaux sur lesquels on enregistre les sons et les images, vous aidera à reconnaître ce genre de document dans votre institution.

Il existe trois catégories de supports audiovisuels  :

La pellicule cinématographique, aussi appelée film, contient de l'information visuelle et des sons sous forme de séquence d'images photographiées sur une bande perforée. Lorsque l'on projette le film (d'habitude à une vitesse de 24 images par seconde), les images apparaissent en continu. De nos jours, les films sont généralement en couleurs, mais on utilise quelquefois le noir et blanc, pour des raisons esthétiques ou des applications scientifiques.

D'ordinaire, la pellicule cinématographique est enroulée sur des bobines et entreposée dans des boîtes plates et circulaires. Les formats de pellicule sont standard et désignés par leur mesure (c'est-à-dire la largeur du film). Les formats que l'on trouve le plus dans les institutions gouvernementales sont le 35 mm et le 16 mm; on peut aussi retrouver le 8 mm et le super 8 mm.

La bande magnétique, qui comprend aussi bien la bande vidéo que la bande audio, est une bande à base de polyester enduite de particules d'oxyde de fer. En magnétisant ces particules, les images et les sons sont enregistrés sur la bande sous forme de signaux électroniques, qui peuvent être immédiatement lus, effacés, et réenregistrés. Depuis les années 60, le ruban magnétique est devenu le support d'enregistrement le plus répandu, et il remplace souvent les disques et les films sur pellicule.

La bande magnétique se conserve sur des bobines, des cassettes et des cartouches, et est offerte dans une variété de largeurs pouvant aller jusqu'à deux pouces. La technologie des bandes magnétiques change rapidement et les divers formats sont peu compatibles. En Amérique du Nord, les bandes magnétiques conviennent à un système d'enregistrement standard NTSC, mais ne sont pas compatibles avec les normes européennes PAL et SECAM. À l'heure actuelle, voici les formats de bandes magnétiques les plus répandus :

AUDIO

  • ruban audio 1/4 de po sur bobine
  • cassette audio 1/4 de po (Philips)
  • minicassette
  • bande audionumérique (DAT)

VIDÉO

  • bande vidéo sur bobine libre
  • vidéocassette 1/2 po - VHS
  • format U-matic 3/4 de po
  • bande vidéo format C 1 po
  • Video 8, High 8
  • Bande Betacam SP 1/2 po (analogique et numérique)

Les disques contiennent de l'information sonore et visuelle dans un sillon continu qui peut être lue par une aiguille ou un laser. Les premiers disques phonographiques variaient en tailles et pouvaient être faits de cire, de verre, d'acétate et même de carton. Les disques phonographiques contemporains sont faits de composés de vinyle, le format microsillon de 12 pouces est standard. Depuis quelques années, la popularité des disques phonographiques est en baisse alors que celle des bandes magnétiques et des disques compacts est à la hausse.

Les formats vidéo les plus utilisés

Les formats vidéo les plus utilisés.

Les disques optiques, plus nouveaux, sont fabriqués à partir de polycarbonate et laminés d'aluminium et de laque. Les disques optiques destinés à des applications audiovisuelles comprennent le disque compact de quatre pouces et trois quarts, utilisé pour les enregistrements numériques de musique, et le vidéodisque de 12 pouces, utilisé pour la production d'images en mouvement et de programmes vidéos interactifs.

Les recommandations qui se trouvent dans le présent guide renvoient expressément aux supports audiovisuels contenant des images en mouvement et de l'information sonore. Elles ne s'appliquent pas aux films fixes, aux photographies, aux microfilms ou aux bandes magnétiques et aux disques qui stockent des données informatiques.



Utilisation des documents audiovisuels

Le gouvernement du Canada utilise des supports audiovisuels pour créer des documents depuis le début du siècle. Les premiers exemples comprennent des films de promotion touristique produits par le Bureau de cinématographie du gouvernement canadien. Ces films présentés à l'étranger pour promouvoir les industries et les produits canadiens auprès de publics internationaux et pour favoriser l'immigration et le tourisme. Les institutions gouvernementales utilisaient également le film pour consigner des activités importantes, comme l'exploration de l'Arctique canadien, et des manifestations officielles, comme les visites de la famille royale. Pendant la guerre, le gouvernement a produit des disques et des films qui ont joué un rôle important quand il s'agissait de transmettre les nouvelles du front.

Au fur et à mesure que la technologie audiovisuelle devenait moins chère et plus facile à utiliser, les fonctionnaires ont découvert ses applications pratiques dans leur travail quotidien - les magnétophones permettaient de consigner les délibérations des commissions royales, les réunions, les audiences et les conférences, et pouvaient même prendre des messages téléphoniques. L'introduction de vidéocassettes commerciales dans les années 70 ouvrait le voie à une nouvelle ère de productions audiovisuelles et de création de documents dans les ministères et les organismes fédéraux.

Aujourd'hui, on crée et on conserve des documents audiovisuels qui ont trait à un large éventail d'activités du gouvernement fédéral - des services d'information à la formation et à l'administration, en passant par la recherche et l'exécution de programmes. Voici certaines utilisations courantes des documents audiovisuels :

  • conférences, comptes rendus d'allocutions, d'audiences et de réunions
  • reportages des médias
  • bandes magnétiques de dictée, vidéoconférences
  • entrevues d'histoire orale avec des personnalités
  • messages et conversations téléphoniques
  • annonces du gouvernement, promotions et messages d'intérêt public
  • produits d'information publique
  • documents servant à l'enseignement, à la sécurité et à la formation
  • documentation sur des activités et des expériences scientifiques
  • bandes magnétiques de surveillance et de sécurité
  • divertissement.

Tout film, bande vidéo, bande audio ou disque créé ou collectionné pour le compte du gouvernement constitue un document et doit être géré conformément aux bonnes pratiques de gestion de l'information.



Propriété et droits d'auteurs

N'oublions pas que les documents audiovisuels créés ou conservés dans le cadre des activités de l'administration fédérale appartiennent au gouvernement du Canada et non aux employés. Les oeuvres audiovisuelles créées au nom du gouvernement par des producteurs du secteur privé appartiennent aussi à l'État, sauf indication contraire dans les contrats.

La présentation et la reproduction de documents audiovisuels dépendent de la cession des droits d'auteur. Les employés qui voudraient enregistrer des émissions captées, faire des copies de documents ou présenter des oeuvres audiovisuelles devant un public pourraient avoir besoin d'une autorisation. Il est important de respecter les restrictions relatives aux droits d'auteur, surtout lorsqu'il s'agit de documents qui n'ont pas été créés ou parrainés par un ministère fédéral.

Lois et politiques

Les documents audiovisuels sont régis par les mêmes lois et les mêmes politiques qui s'appliquent à toute l'information gouvernementale, soit la  :

  • Politique sur la gestion des renseignements détenus par le gouvernement
  • Politique sur la sécurité
  • Politique sur les communications
  • Loi sur les Archives nationales du Canada
  • Loi sur l'accès à l'information
  • Loi sur la protection des renseignements personnels.

Pour obtenir des conseils sur l'application des lois et des politiques ayant trait à l'information, communiquez avec la Direction de la politique administrative du Conseil du Trésor.

2 Organisation des documents audiovisuels

Les institutions gouvernementales doivent organiser leurs documents de manière à pouvoir trouver, localiser et récupérer de l'information avec rapidité et précision. Les besoins de l'institution et des utilisateurs de l'information devraient dicter la façon d'organiser les documents. Cela ne veut pas dire qu'il faille réinventer la roue chaque fois que l'on fait le classement d'une nouvelle collection audiovisuelle. Il existe déjà des méthodes de classement de documents audiovisuels qui sont utilisées dans toute l'administration fédérale. La présente partie du guide offre quelques conseils sur l'organisation des documents audiovisuels.



Localisation des documents audiovisuels

Bon nombre d'institutions tiennent une liste de leurs fonds d'information globale, mais négligent souvent les documents audiovisuels. Pour cette raison, le personnel de la gestion des documents pourra trouver utile de localiser tous les films, tous les disques et toutes les cassettes audio et vidéo conservées dans leur institution afin d'intégrer ces documents aux systèmes de gestion des documents et aux calendriers de disposition du ministère.

Souvent, les documents audiovisuels sont entreposés ensemble en « collections ». Les articles d'une collection peuvent avoir une origine ou une fonction commune, couvrir des sujets semblables, ou simplement être conservés ensemble pour des raisons purement pratiques. Les médiathèques, les centres de documentation, les centres de formation ainsi que les bureaux des communications et de surveillance des médias sont des lieux où l'on retrouve des collections audiovisuelles. Vous pouvez aussi trouver des pellicules, des rubans magnétiques et des disques isolés classés avec des documents papier ou conservés dans des bureaux servant aux opérations.

Une fois que les fonds audiovisuels sont localisés, il faut en rendre compte dans le système de gestion des documents de l'établissement ou dans un inventaire des fonds d'information. Pour chaque collection ou groupe de documents audiovisuels, inscrivez des données telles que :

  • ministère/direction/division responsables
  • nom et objet de la collection
  • contenu général, sujets couverts
  • créateur/producteur ou source des documents
  • droits d'auteur, droits d'exposition
  • lieu d'entreposage
  • quantité
  • formats des supports
  • existence de copies
  • système de classification utilisé
  • documents ou documentation connexes
  • délai de conservation.


Attribution d'un numéro

Le meilleur moyen d'assurer le contrôle d'une collection audiovisuelle est d'attribuer à chaque cassette, ruban, pellicule ou disque un numéro, aussi appelé cote topographique. Le système de numérotation dicte l'ordre dans lequel vos documents audiovisuels sont entreposés et sert à localiser des documents audiovisuels sont entreposés et sert à localiser des documents et à contrôler leur circulation. L'attribution d'un numéro à chaque document audiovisuel est nécessaire dans le cas de nombreux index informatisés et instruments de repérage de documents.

Il est préférable d'adopter un système de numérotation peu compliqué. La numérotation séquentielle est la méthode plus facile à suivre et elle permet une croissance infinie si l'on doit ajouter de nouveaux documents à la collection. Pour varier, on peut aussi, entre autres, incorporer un préfixe explicite à la numérotation séquentielle - si l'année de production, par exemple 1995, est jugée importante, numérotez les documents 95-001, 95-002, 95-003, etc. Lorsque des documents audiovisuels sont directement liés à un projet, à une activité ou à un dossier particulier, on peut, pour créer un lien utile, utiliser le même numéro de classification que le document sur papier.

La numérotation par code à barres est une autre pratique populaire. Même si les lecteurs de codes à barres constituent une dépense supplémentaire, ils peuvent aussi servir d'étiquettes de sécurité.

Les étiquettes code à barres.

Les étiquettes code à barres permettent de classer les vastes collections de documents audiovisuels.



Description des documents audiovisuels

Parce que les documents audiovisuels sont lisibles par machine, les utilisateurs doivent faire appel à de l'équipement de lecture pour les voir ou les entendre et les identifier. Une façon encore plus efficace de reconnaître un document audiovisuel est de lire une description de son contenu, à la manière des légendes qui décrivent les photographies. Des descriptions précises permettent de gagner du temps lorsque l'on cherche un document précis. Les documents audiovisuels non identifiés présentent peu de valeur pour un établissement ou pour les utilisateurs éventuels.

Bien qu'il existe plus d'une méthode pour décrire les films, les bandes et les disques, une bonne description doit avoir trois composantes :

  • une indication du contenu (p. ex. titre, résumé)
  • des renseignements sur la production (p. ex. réalisateur, année)
  • des caractéristiques techniques (p. ex. format, durée).

Par exemple, la description suivante d'un film du ministère de la Défense nationale (fournie par l'Office national du film) contient assez de détails pour que la plupart des utilisateurs puissent décider s'ils doivent le visionner ou non.

The Uncalculated Risk (oeuvre cinématographique) Canada, ministère de la Défense nationale, produit par Hyde Park Film Productions, 1980.
18 minutes 52 secondes, trame sonore, couleur, 16mm
Résumé : Court métrage dramatique faisant état des conséquences de la manipulation imprudente de petites armes et d'explosifs et s'appuyant sur des accidents réels relevés dans les dossiers du directeur des Opérations des munitions.

Le formulaire de document audiovisuel présenté en annexe est un exemple du genre d'information que l'on peut utiliser pour décrire ces documents. La quantité de détails descriptifs variera - certaines cases pourront ne pas être pertinentes alors qu'il pourrait être nécessaire d'ajouter d'autres renseignements. Les institutions gouvernementales devraient faire preuve d'uniformité dans la description de leurs documents audiovisuels.

Les bibliothèques et les établissements d'archives ont élaboré des normes de description des documents audiovisuels qui pourraient être utiles en ce qui concerne les collections du gouvernement. Les règles de catalogage descriptif de documents audiovisuels comprennent l'ISBD (NBM), c'est?à?dire la Description bibliographique internationale normalisée pour les non-livres, les Règles révisées de catalogage anglo-américaines et les règles créées par la Library of Congress des États?Unis. On les retrouve dans la plupart des bibliothèques à caractère officiel et elles peuvent être ajustées pour répondre aux besoins particuliers d'une collection de documents audiovisuels donnée.



Création d'un index

Un index est un outil précieux pour localiser et récupérer des documents audiovisuels, surtout dans des collections de grande taille classées par numéro. L'index créé devrait tenir compte des besoins réels de recherche - les utilisateurs recherchent-ils les documents d'après le titre, le sujet, l'orateur ou l'activité de programme? Le répertoriage des sujets est particulièrement utile dans le cas des collections hétérogènes de documents audiovisuels, comme des collections de surveillance des médias. En se servant d'un index par sujet, les utilisateurs peuvent chercher des documents au moyen de titres de rubriques précis ou de mots-clés. Avec certains systèmes automatisés, les utilisateurs peuvent aussi faire de la recherche en forme libre. Souvenez-vous que l'information descriptive créée pour chaque document audiovisuel fournit les bases de votre index.

Dans bien des institutions gouvernementales, les fiches traditionnelles ou les listes imprimées ont été remplacées par des index informatisés, plus rapides, plus souples et plus faciles d'accès. Il existe aussi des logiciels commerciaux conçus spécialement pour répertorier des documents audiovisuels, quoique la plupart des bases de données puissent être adaptées à cette fin.

Identification des originaux

Le fait de distinguer les originaux et les copies d'une collection de documents audiovisuels constitue une bonne façon de protéger votre information audiovisuelle la plus précieuse. C'est une étape nécessaire puisque la qualité de chaque copie ou « niveau de génération » d'un enregistrement analogique diminue, ce qui résulte en des images et une trame sonore de piètre qualité.

Il est particulièrement important de localiser et d'identifier les originaux dans le cas des productions audiovisuelles du gouvernement faites à l'interne et par des entreprises de production du secteur privé.

Identifié les originaux suivants parmi vos documents audiovisuels :

Pellicule cinématographique - Les pellicules originales comprennent : un original positif, une copie négative, les bobines A et B, une trame sonore et une copie de référence. Il faut toujours utiliser un internégatif pour les impressions subséquentes et une copie de série pour la projection. Dans le cas des collections de films qui ne comportent que des copies de série, l'exemplaire en meilleur état sera considéré comme étant l'original. Si le film est en assez bon état pour être copié, cela pourrait être une bonne idée d'en faire une copie de référence sur une vidéocassette d'un demi-pouce.

Bande magnétique (audio et vidéo) - Identifiez l'enregistrement original ou la copie de génération la plus près possible de l'original tant pour les supports audio que vidéo. Veillez à ce que les originaux de productions du gouvernement soient conservés dans des formats convenant à la diffusion.

Disque - Comme la plupart des disques compacts et des microsillons de vinyle sont préenregistrés commercialement, il est peu probable que des établissements du gouvernement possèdent des originaux de bandes sonores de disques.

La bande-amorce marquée.

Marquer la bande-amorce à l'aide d'un crayon à film indélébile.

Étiquetage des documents

Pour identifier correctement les articles, étiquetez de façon permanente les documents audiovisuels et leurs contenants avec la cote topographique, le titre, le contenu et d'autres renseignements essentiels. Les fournisseurs de produits archivistiques peuvent vous obtenir des marqueurs dont l'encre résiste à la lumière et ne s'estompe pas ainsi que des étiquettes adhésives qui ne se décolleront pas avec le temps. Si vous créez des étiquettes à l'aide d'un ordinateur personnel, souvenez-vous que l'encre utilisée dans la plupart des imprimantes par points peut s'estomper en quelques années. Voici d'autres conseils d'étiquetage :

Pellicule cinématographique - À l'aide d'un marqueur indélébile permettant d'écrire sur la pellicule, inscrire le titre du film, la cote topographique et toute autre information importante sur l'amorce de départ ou sur une étiquette d'identification sans acide. Étiquetez la boîte du film de sorte que le numéro soit lisible lorsque le contenant est entreposé à l'horizontale. Les originaux devraient aussi être bien identifiés à l'extérieur de leur boîte. On peut également désigner les éléments originaux à l'aide de contenants codés par couleurs.

Bande vidéo - La plupart des vidéocassettes et des boîtiers de vidéocassettes offrent assez d'espace pour que l'on puisse y apposer une étiquette adhésive. Lorsqu'une cassette comporte plusieurs enregistrements, il est bien d'en faire la liste et d'inscrire la durée de chaque élément sur l'étiquette. Il sera ainsi plus facile de chercher un document précis. La cote topographique devrait être visible au dos du boîtier de la cassette. Lorsque vous produisez des documents vidéo, vous pouvez également créer des étiquettes à l'écran, à l'aide d'un générateur de caractères. Toujours insérer des barres de couleur, le titre et 10 secondes de noir au début de chaque bande vidéo. À la fin de l'enregistrement, assurez-vous de présenter le générique de production et de mentionner les droits d'auteur.

Bande audio - La plupart des boîtiers de cassettes offrent assez d'espace pour que l'on puisse y inscrire le contenu et la durée. Inscrivez la vitesse d'enregistrement et le nombre de pistes utilisées. Numérotez les boîtiers de sorte que les chiffres soient visibles à l'extérieur. Lorsque vous produisez des enregistrements audio, enregistrez un message au début de chaque bande annonçant les orateurs, la date et l'occasion de l'enregistrement.

Disque - Indiquez les faces A et B, chaque plage et sa durée sur l'étiquette centrale apposée au disque. Numérotez la pochette du disque ou du vidéodisque ou le boîtier du disque compact.



Renvoi à des renseignements connexes

Les documents audiovisuels peuvent également être liés à d'autres renseignements entreposés ailleurs. Par exemple, un document imprimé de votre service des documents peut relater les travaux d'un comité ministériel, alors que des bandes audio des réunions sont conservées au bureau du secrétaire du comité. Il est bien de noter des renvois entre les documents connexes sur supports variés. Cela aidera les utilisateurs des documents et facilitera le processus de disposition.

Les renseignements connexes touchant des documents audiovisuels, et jugés importants, comprennent :

  • les scripts, les scénarios, les fiches de tournage
  • les transcriptions exhaustives
  • les dossiers de production (y compris les contrats, les communiqués de presse et l'information relative aux droits d'auteur)
  • les index, les répertoires, les instruments de recherche, les guides
  • les dossiers de cas et les dossiers par sujet.


3 Protection des documents audiovisuels

Combien de temps les documents audiovisuels dureront-ils? La réponse dépend de bien des facteurs qui influencent la survie et l'intégrité de l'information audiovisuelle - le format du support, la façon de manipuler les documents et leurs conditions d'entreposage. Le fait de prévenir les dommages inutiles, la détérioration et la perte de documents audiovisuels tout au long de leur cycle de vie fera en sorte que l'information restera disponible aussi longtemps qu'il le faudra.

Format des supports

Le format du support utilisé pour enregistrer l'information audiovisuelle peut grandement influer sur l'utilisation ultérieure de l'information. En effet, à long terme, certains formats de supports se conservent mieux que d'autres. En outre, l'information enregistrée sur un format désuet pourrait devenir difficile d'accès lorsque l'équipement et le matériel nécessaires à sa lecture se feront rares.

Les producteurs et les créateurs de documents audiovisuels peuvent aider à prolonger la vie de documents importants en les enregistrant sur des formats de qualité supérieure à l'aide d'équipement professionnel. Les grandes marques de bandes magnétiques sont moins susceptibles que les marques inconnues de présenter des défauts de fabrication qui risquent de causer des pertes de niveau ou d'autres pépins du genre. Pour obtenir de meilleurs résultats, utiliser des bandes vierges plutôt que des bandes sur lesquelles on a déjà enregistré.

Bande vidéo

  • Pour produire des documents vidéo de qualité radiodiffusion et des copies maîtresses, utiliser un format professionnel (bandes Betacam-SP d'un demi-pouce, U-matic de trois quarts de pouce, C-format d'un pouce) et faire appel à un vidéographe d'expérience.
  • Enregistrer les documents vidéo en direct à vitesse standardisée (SP), sur des vidéocassettes d'une durée de 90 minutes maximum.

Bande audio

  • Pour la production de bandes audio, le ruban d'un quart de pouce est considéré comme étant le format de qualité supérieure (plus que l'audiocassette Philips ou la minicassette). Choisir un ruban de polyester de 1 ou 1,5 mil d'épaisseur.
  • Pour obtenir des résultats optimums, la vitesse d'enregistrement ne devrait pas être plus lente que 7,5 po/s (pouces par seconde).
  • Si possible, utiliser un microphone unidirectionnel et une platine d'enregistrement professionnelle.
  • Les cassettes de 90 minutes ou plus ne sont pas recommandées pour l'enregistrement de documents que l'on compte conserver longtemps.

Pellicule cinématographique

  • Toujours utiliser de la pellicule acquise récemment pour créer des documents cinématographiques; éviter d'utiliser une pellicule vierge qui a été conservée pendant plus de six mois sans être congelée.


Formats désuets

L'évolution rapide de la technologie audiovisuelle entraîne la création de nouveaux produits qui peuvent dominer rapidement le marché, ce qui complique les choses lorsque l'on cherche des fournitures et de l'équipement pour travailler avec des formats incompatibles plus anciens. La vidéocassette Beta® d'un demi-pouce, la pellicule 8 mm et la cartouche audio à huit pistes sont des exemples de formats audiovisuels qui ont été supplantés. Au fil des ans, l'information conservée sur des formats désuets sera de plus en plus difficile à consulter et à utiliser.

Bien qu'il ne soit pas toujours possible de prévoir la durée de vie d'un format en particulier, il faut s'efforcer d'utiliser les formats populaires pour créer des documents audiovisuels. On peut aussi copier des documents audiovisuels anciens sur des formats plus récents pour continuer à avoir accès à l'information qu'ils renferment, mais il ne faut pas oublier que la qualité des enregistrements analogiques diminue à chaque génération. Communiquez avec les Archives nationales pour obtenir des conseils sur la protection des documents audiovisuels antérieurs à 1970, ou si vous possédez l'un des formats désuets suivants dans votre collection :

  • disques acétate
  • disques gomme-laque
  • enregistrement sur fil
  • enregistrement sur courroie
  • enregistrement sur cylindre
  • bande audio en acétate de cellulose
  • bande vidéo 2 pouces quadruplex
  • bande vidéo
  • bande vidéo Beta® d'un demi-pouce
  • film 8 mm
  • film 9,5 mm
  • film 28 mm
  • film nitrate 35 mm.

Tenir le disque par le rebord et le centre pour ne pas endommager la surface

Tenir le disque par le rebord et le centre pour ne pas en endommager la surface.



Manipulation

Tous les supports audiovisuels risquent d'être endommagés par une mauvaise manipulation. Les lignes directrices suivantes peuvent vous aider à protéger vos documents.

Ne touchez jamais la surface d'enregistrement. Les doigts peuvent laisser un résidu destructeur sur la plupart des formats de supports audiovisuels. Pour manipuler les disques, ne touchez que le rebord et l'étiquette centrale. Ne touchez que les bords des pellicules et, si possible, portez des gants de coton non pelucheux. Les cassettes audio et vidéo sont bien protégées par leur boîtier de plastique, mais il faut éviter de toucher le ruban qui se trouve à l'intérieur.

Évitez les effacements accidentels et les pertes de niveau. Retirer la languette d'enregistrement sur les cassettes audio et vidéo pour éviter de perdre un enregistrement sur les cassettes audio et vidéo pour éviter de perdre un enregistrement en l'effaçant ou en enregistrant autre chose sur la bande. N'utilisez pas la fonction « pause » d'un magnétoscope ou d'un magnétophone pendant plus de quelques secondes à la fois. À titre de précaution, ne laissez pas les bandes entrer en contact avec des sources de champs magnétiques telles que des transformateurs et des génératrices.

Minimisez la manipulation des copies maîtresses. Dans le but d'éviter d'user les documents précieux, identifiez les copies maîtresses et entreposez-les avec soin. Faites des copies de référence pour la circulation et l'usage général. Cette pratique permet de conserver vos copies maîtresses dans des conditions optimales au cas où vous auriez besoin de faire des copies supplémentaires plus tard.

Assurez la propreté. Les zones de lecture et de manipulation doivent être aussi propres et dépoussiérées que possible. Ne laissez pas la pellicule toucher le plancher ou la table où s'effectue le rebobinage. Nettoyez toujours les disques avant et après usage en les essuyant à l'aide d'un linge propre et sec pour délicatement enlever la poussière. N'essuyez jamais les disques compacts et les disques vidéo d'un mouvement circulaire - essuyez en ligne droite en partant du centre jusqu'au bord. N'utilisez jamais d'eau pour nettoyer un disque.

Utilisez l'équipement correctement. Même si la plupart des supports audiovisuels sont faciles à utiliser, les utilisateurs devraient connaître le fonctionnement de l'équipement avant de manipuler des documents. Là où les installations fonctionnent selon le principe du libre service, affichez des instructions de base expliquant le fonctionnement près des magnétoscopes, des magnétophones et des autres appareils de lecture. Veillez à ce que les pellicules soient correctement guidées dans les projecteurs. Demandez l'aide d'un technicien qualifié en cas de difficultés techniques.

Rangez rapidement les documents sur les rayonnages. Assurez-vous de ne pas laisser de documents audiovisuels dans les appareils de lecture, dans un endroit ensoleillé ou près d'une source de chaleur. Le rangement rapide des documents garantit que ceux-ci seront à leur place la prochaine fois que quelqu'un en aura besoin.



Équipement

Comme les documents audiovisuels sont lisibles par machine, il est logique de s'assurer que les appareils de lecture sont en bon état. D'ordinaire, la meilleure façon de conserver l'équipement audiovisuel est de l'installer dans une pièce sombre au plancher recouvert de tapis antistatique. Lorsqu'ils ne sont pas utilisés, les magnétoscopes, projecteurs, moniteurs, hauts-parleurs, platines tourne-disques et magnétophones doivent être éteints et recouverts de housses. Dans le cas des lecteurs de bandes magnétiques, un entretien périodique, par exemple le réglage de la tension et le nettoyage des têtes, devrait être fait par un technicien après chaque 1 000 heures d'utilisation.

Entreposage

En général, les documents audiovisuels passeront plus de temps sur les rayonnages des étagères qu'à servir. L'endroit où les documents se trouvent et la façon dont ils sont entreposés, même pour une courte période, peuvent affecter leur lecture. Vous pouvez aider à préserver l'intégrité de votre information audiovisuelle en entreposant les pellicules, les bandes magnétiques et les disques dans un milieu propice à leur conservation. Le tableau suivant donne les conditions d'entreposage recommandées pour les documents audiovisuels. Souvenez-vous que le maintien de la température et de l'humidité à des degrés constants constitue la clef de la conservation.

Conditions d'entreposage acceptables pour les documents audiovisuels

  Température Humidité relative
Ruban magnétique 18 °C - 20 °C 40 % - 50 %
Pellicule cinématographique 15 °C - 25 °C 20 % - 50 %
Disques 18 °C 40 % - 50 %

Maintenez des conditions d'entreposage stables. Les fluctuations de température (de plus de 4 °C) et d'humidité relative (de plus de 5 %) peuvent être nocives pour les documents audiovisuels. Il faut choisir un lieu d'entreposage loin des aires de bureau où il y a beaucoup de va-et-vient. Un conditionneur d'air ou un déshumidificateur peut aider à stabiliser les conditions. On peut contrôler la température et l'humidité relative (HR) à l'aide d'un instrument appelé hygrothermographe.

Un hygrothermographe

L'hygrothermographe contrôle l'humidité relative dans les aires d'entreposage.

Tenez le lieu d'entreposage dépoussiéré. Le nettoyage périodique et l'utilisation de filtres à air peuvent diminuer la quantité d'infimes particules en suspension dans l'air qui risquent d'égratigner le support audiovisuel et de causer un affaiblissement du signal. On peut aussi protéger les enregistrements de la poussière en les conservant dans des contenants fermés (voir plus loin).

Entreposez les documents loin de la lumière, des sources de chaleur et de l'eau. Bloquez les dangereux rayons ultraviolets en posant des stores aux fenêtres et en installant des filtres anti?ultraviolet. Évitez d'installer vos aires d'entreposage dans un sous-sol, un grenier, ou près des évents de chauffage, des toilettes, des gicleurs et des conduites d'eau.

Interdisez la nourriture et le tabac dans les lieux d'entreposage. Les boissons renversées et les miettes de nourriture peuvent contaminer les documents audiovisuels et l'équipement de lecture et peuvent même attirer les insectes. La cendre de cigarette est tout aussi indésirable.

Contenants

Gardez toujours les documents audiovisuels dans des contenants fermés, non hermétiques, afin de les protéger de la poussière et des dommages matériels. Les bons contenants sont fabriqués de matériaux considérés comme sûrs pour l'entreposage, tel le carton sans acide et le métal non corrosif. Certains plastiques, comme le polyéthylène, le polypropylène ou le polyester, sont considérés comme des matériaux sûrs pour l'entreposage, mais il ne faut pas utiliser de contenants fabriqués en polychlorure de vinyle (PVC). Utilisez toujours des contenants propres et en bon état pour l'entreposage - même quelques taches de rouille sur un contenant métallique pour remiser une bobine de film accéléreront la détérioration de la pellicule qu'il contient. Assurez-vous de ne pas laisser de fiches de tournage ou autres papiers à l'intérieur du contenant; on peut les placer dans une enveloppe collée à l'extérieur de la boîte. Pour avoir des renseignements sur la façon d'obtenir des contenants, communiquez avec les fournisseurs dont les noms figurent sur la liste en annexe.



Conseils d'entreposage

Bandes audio sur bobine - Les bandes audio doivent être munies d'une amorce d'au moins deux pieds à chaque extrémité et devraient être enroulées sur une bobine réceptrice en prenant soin de laisser la fin de la bande vers l'extérieur de la bobine. Conservez les bobines de ruban audio dans des contenants à double coque munis d'un noyau central. À moins qu'elle ne soit endommagée, la boîte d'origine de la bande convient normalement, à condition de retirer de l'intérieur tout sac de plastique ou papier qui pourrait s'y trouver.

Cassettes audio - Embobinez toute bande sur le même noyau avant l'entreposage. Le fait de rembobiner avant l'écoute peut aider à détendre le ruban. Entreposez les cassettes audio dans des boîtiers de plastique propres.

Bandes vidéo - Embobinez les vidéocassettes jusqu'à la fin et entreposez-les dans leur emballage d'origine ou dans des boîtiers de plastique ne contenant pas de PVC. Rangez-les toujours à la verticale en prenant soin de placer la bobine pleine vers le bas. Ne les empilez pas les unes sur les autres. Les bandes vidéo sur bobines doivent être bien enroulées et conservées dans un boîtier de plastique fermé.

Cassettes vidéo rangés.

Ranger verticalement les cassettes vidéo placées dans des contenants fermés.

Pellicule cinématographique - Fixez plusieurs pieds d'amorce blanche à chaque extrémité de la pellicule afin de protéger celle-ci de tout dommage pouvant survenir au moment du chargement ou de la projection. N'entreposez les films sur des bobines que s'ils sont projetés souvent et remplacez toute bobine tordue, déformée ou brisée. Dans le cas des documents moins actifs, il suffit de les embobiner, la fin de la pellicule vers l'extérieur du rouleau, sur des noyaux de plastique. La pellicule doit être tendue et former des rouleaux uniformes.

L'extrémité de la pellicule doit être fixée à l'aide de ruban adhésif spécialement conçu pour les documents d'archives. Les rouleaux de pellicule doivent être bien tendus pour l'entreposage, car une pellicule détendue pourrait glisser, se déchirer ou subir d'autres dommages visibles. Entreposez les rouleaux de pellicule dans des boîtes faites de plastique sûr ou de métal non corrosif, ou dans des boîtes sans acide prévues à cette fin. Ne scellez pas les contenants ou les boîtes à l'aide de ruban adhésif. Empilez les contenants à l'horizontale afin d'éviter la distorsion.

Disques - Enveloppez les disques de vinyle dans des pochettes sans acide doublées de polyéthylène. Retirez toujours la pellicule qui emballe la pochette des microsillons de vinyle car elle pourrait faire onduler le disque à la longue. Entreposez tous les disques en position verticale sur des rayonnages munis de diviseurs afin d'offrir un meilleur support. Gardez les disques compacts dans leur coffret de plastique et placez-les à la verticale sur les rayonnages.



Inspection des dommages et de la détérioration

Même si vous manipulez vos documents audiovisuels avec grand soin et que vous les conservez dans de bonnes conditions d'entreposage, il est indiqué de vérifier périodiquement leur état, surtout s'il s'agit de documents qui font partie de collections de grande taille ou de fonds inactifs. Des inspections périodiques (p. ex. tous les trois ans), permettront de détecter les premiers signes de détérioration avant que le document devienne inutilisable. Inspectez un échantillon de documents afin d'y détecter les signes de dommage et de détérioration mentionnés ci-après. Consignez l'état et la qualité de la lecture pour chaque document inspecté.

  • qualité sonore médiocreDisques
  • qualité d'image médiocre
  • pellicule déchirée, égratignée, tordue ou cassante
  • collures faibles ou brisées
  • odeurs inhabituelles (plus précisément une odeur semblable à celle du vinaigre)
  • disques égratignés
  • champignons, moisissures ou surfaces écaillées.

Isolez tout document en état douteux et ne tentez pas d'en faire la lecture.

Consultez un technicien qualifié pour voir si le document endommagé peut être sauvé en faisant une copie.

4 Conservation et disposition des documents audiovisuels

Combien de temps les institutions gouvernementales devraient-elles conserver leurs documents audiovisuels? Peut-on effacer des bandes magnétiques pour ensuite les réutiliser? Il importe de résoudre les questions concernant les documents audiovisuels, surtout lorsque des films, des bandes magnétiques et des disques désuets occupent de l'espace à bureaux si précieux. La meilleure façon de contrôler l'accumulation des documents est de planifier combien de temps ils seront conservés et à quel moment on en disposera. La conservation et la disposition planifiées de l'information gouvernementale permettent aux institutions d'utiliser l'espace et l'équipement au maximum et font en sorte que les documents sans valeur soient éliminés et que les documents de valeur archivistique soient préservés.



Conservation

Les institutions doivent conserver les documents audiovisuels seulement pour la période où ceux-ci sont nécessaires aux opérations. La conservation de documents inutiles constitue une charge pour les ressources et risque de nuire au dépistage d'information plus essentielle.

  • Les bandes, les films ou les disques ont-ils cessé de répondre à leur but premier?
  • À quelle fréquence les consulte-t-on? Rarement? Jamais?
  • Sont-ils périmés ou ont-ils été remplacés par des versions plus récentes?
  • Est-il devenu impossible de les consulter à cause de leur format désuet?
  • Sont-ils disponibles ailleurs?

Si vous avez répondu oui à ces questions, il n'existe vraisemblablement aucune raison opérationnelle de conserver les documents audiovisuels. Souvenez-vous que certains documents audiovisuels devront parfois être conservés pour des raisons juridiques, comme dans le cas où un film ou une bande magnétique sert de preuve ou constitue en soi un document de procédure judiciaire. Pour mieux comprendre la valeur juridique des documents audiovisuels, consultez un conseiller juridique.

Délais de conservation

Il est souhaitable d'établir le plus tôt possible la durée du délai de conservation des documents audiovisuels. Les délais de conservation varieront pour chaque type de collection ou de document audiovisuel. Par exemple, une bande vidéo de surveillance courante pourrait n'être requise que pendant quelques semaines. Par contre, une bande vidéo didactique présentant des procédures de

sécurité pourra être utilisée pendant des années. Avec les utilisateurs des documents, le personnel de la gestion de l'information peut établir des délais de conservation raisonnables pour les documents audiovisuels.



Documents inactifs

D'ordinaire, les plans de conservation prévoient les périodes d'entreposage actif et d'entreposage inactif. Bien des ministères transféreront en un lieu d'entreposage à l'extérieur, habituellement un centre de documents, un groupe de documents devenu moins en demande. Bien que cette même pratique puisse être appliquée aux documents audiovisuels, il ne faut pas oublier que les pellicules cinématographiques, les bandes magnétiques et les disques nécessitent des conditions spéciales d'entreposage. Avant de transférer des documents audiovisuels, assurez-vous que le centre de documents est équipé des systèmes de contrôle de l'ambiance nécessaires à la conservation de ces documents.

Disposition

Qu'advient-il des documents dont les institutions gouvernementales ne se servent plus? Dans l'administration fédérale, la disposition des documents se fait en conformité avec la Loi sur les Archives nationales du Canada (1987). La loi exige des institutions fédérales :

  • qu'elles obtiennent l'autorisation de l'Archiviste national avant de disposer de leurs documents
  • qu'elles transfèrent aux Archives nationales du Canada les documents d'importance historique ou archivistique.

Les Archives nationales assurent la coordination de ces deux activités avec chacune des institutions gouvernementales par l'élaboration de plans de disposition. Le personnel de la gestion de l'information et des dossiers devrait s'assurer que les documents audiovisuels de son institution sont inclus dans les plans de disposition, ce qui permet une disposition intégrée de l'information gouvernementale sur tous genres de supports, c'est-à-dire par programme, par fonction pour par activité.

Quand peut-on éliminer des documents audiovisuels?

Une fois que le délai de conservation est terminé et que les besoins opérationnels ne justifient plus la conservation de documents audiovisuels, on peut en disposer conformément à un plan de disposition approuvé. Dans la plupart des institutions, il incombe au personnel de la gestion des documents d'appliquer les modalités de ces plans. Si vous ne savez pas si un tel plan a été établi, communiquez avec le bureau de gestion de l'information de votre ministère ou organisme.

L'Archiviste national a également reçu l'autorisation préalable de disposer de certains types de documents audiovisuels qui n'ont aucune valeur archivistique. Il n'est pas nécessaire d'avoir une autorisation pour détruire des documents éphémères ou des documents en copies multiples, comme on l'explique ci-après.



Documents audiovisuels éphémères

On appelle documents éphémères les documents qui ne servent que pendant une période limitée, pour assurer l'exécution d'une mesure courante ou la rédaction d'un document subséquent. Les documents audiovisuels éphémères sont les éléments intermédiaires créés au moment de la production d'un document audiovisuel et qui ne sont pas nécessaires à la reconstitution de la production finale. Par exemple, dans le processus de production d'un film du gouvernement, la copie de travail, la copie de montage de son, et la copie de diffusion sont considérées comme des documents éphémères tant que des éléments d'impression précieux, comme un positif combiné et un original caméra, sont conservés.

Copies multiples

Les collections audiovisuelles comprendront souvent plusieurs copies identiques d'un film, d'un vidéo ou d'un document audio particulier. Aux fins de la conservation, il n'est pas nécessaire de conserver plus de deux copies identiques d'une oeuvre audiovisuelle donnée. Assurez-vous toutefois de conserver deux copies de chacune des versions d'une même production, même si les différences sont mineures.

Destruction de documents

La plupart des documents audiovisuels destinés à la destruction finiront au panier. On peut effacer les rubans magnétiques à l'aide d'un démagnétiseur et les réutiliser, à condition qu'ils soient encore en bon état. Dans certains cas, on peut récupérer les particules d'argent de la pellicule cinématographique en noir et blanc. Cette option peut être avantageuse dans le cas des institutions qui détiennent beaucoup de pellicule en noir et blanc, riche en argent.

Documents archivistiques

Certains documents audiovisuels ont une valeur archivistique ou historique permanente qui dépasse la valeur opérationnelle qu'ils présentent pour une institution. Les Archives nationales établissent quels sont ces documents au moyen de plans ministériels de disposition de sorte qu'ils puissent être conservés au profit de tous les Canadiens.

Voici quelques exemples de documents audiovisuels gouvernementaux qui sont conservés aux Archives nationales :

  • les travaux de la Chambre des communes et les conférences données à l'Amphithéâtre national de la presse
  • les copies maîtresses des films et des vidéos d'information parrainés par le gouvernement
  • les discours et les entrevues avec des responsables au sujet de programmes du gouvernement.

Besoin de conseils?

Si vous avez des questions concernant la disposition des documents audiovisuels, communiquez d'abord avec le gestionnaire de l'information et des documents de votre institution. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec la Division de la disposition des documents, Direction des archives et des documents gouvernementaux, Archives nationales du Canada.




Annexes

  1. Formulaire de document audiovisuel
  2. Liste de fournisseurs
  3. Glossaire des termes d'audiovisuel
  4. Lectures complémentaires

A Formulaire de document audiovisuel

No de dossier :

Numéro AV : _______________

Média:


Titre :_______________

Partie/section : _______________

Production/diffusion : _______________

Commanditaire : _______________

Générique : _______________

Date de production/diffusion : _______________

Langue : _______________

Résumé du sujet : _______________

Notes: _______________

DURÉE : _______________ (h / m / s)

Image :
Audio:
Format: Film :
Vidéo :
Document sonore :


B Liste des fournisseurs

Les produits servant à créer, à organiser, à entreposer et à manipuler les documents audiovisuels sont disponibles auprès d'un certain nombre de fournisseurs nord-américains. La liste suivante est fournie à titre d'information seulement. Elle NE doit PAS être considérée comme une garantie de la qualité d'un produit ou de la fiabilité d'un marchand par le gouvernement du Canada.

Carr McLean
461 Horner Avenue
Toronto (Ontario)
M8W 4X2

Kodak Canada Inc.
3500 Eglington Avenue
Toronto (Ontario)
M6M 1V3

University Products of Canada
BFB Sales Limited
6535 Millcreek Drive, Unit 8
Mississauga (Ontario)
L5N 2M2

Gaylord Bros.
Box 4901
Syracuse, NY
13221, USA




C Glossaire des termes d'audiovisuel

Les termes décrits dans ce glossaire ont trait à la gestion des documents audiovisuels. Les définitions ont été formulées à l'aide des ouvrages suivants :

British Standards Institution. BS 5196: 1975 Glossary of terms used in the motion-picture industry.

ISO: Norme internationale 5127/11 Documentation et information - vocabulaire - partie II : Documents audiovisuels.

AMORCE: Bande non enregistrée de pellicule ou de ruban ajoutée à un document audiovisuel à des fins d'identification et de protection pendant le chargement. L'amorce peut être blanche, noire ou transparente.

ACÉTATE DE CELLULOSE: Plastique ayant remplacé le nitrate de cellulose comme base des pellicules cinématographiques. La pellicule d'acétate de cellulose est aussi appelée film de sécurité.

BANDE MAGNÉTIQUE: Bande de matière plastique recouverte d'une couche sensible d'oxyde de fer permettant d'enregistrer de l'information audio et vidéo sous forme de signal électronique pouvant être lu (p. ex. bande vidéo et bande audio).

BOBINE: Rouleau à rebords sur lequel on enroule une pellicule ou un ruban magnétique.

COPIE DE SÉRIE: Positif d'un film destiné à la diffusion au public.

DISPOSITION: Stade final du cycle de vie de l'information au cours duquel les documents sont soit a) transférés aux Archives nationales du Canada pour y être conservés, soit b) transférés à l'extérieur du gouvernement du Canada, soit c) détruits.

DISQUE COMPACT: Disque composé d'aluminium et de polycarbonate contenant un enregistrement audio numérique.

DOCUMENT AUDIOVISUEL: Document contenant de l'information sous forme d'images en mouvement et de son et qui nécessite que l'on utilise de l'équipement pour être visionné ou écouté.

ÉCHO MAGNÉTIQUE: Signal électronique superposé sur des lisières contiguës d'une bande magnétique. Se produit lorsqu'une bande magnétique reste embobinée serré pendant un certain temps.

ÉLÉMENTS DE TIRAGE: Éléments de film utilisés pour reproduire une copie positive de la production finale.

ENREGISTREMENT SONORE: Signaux audibles encodés sur une bande magnétique ou sur un disque.

FILM CINÉMATOGRAPHIQUE: Voir pellicule cinématographique.

FILM NÉGATIF: Pellicule cinématographique traitée dont les tonalités sont inversées par rapport à celles du sujet.

FORMAT: Les dimensions physiques d'un support d'enregistrement, p. ex. épaisseur d'une pellicule, largeur d'une bande.

INTERNÉGATIF: Négatif établi à partir d'un inversible original.

MAGNÉTOSCOPE: Appareil utilisé pour l'enregistrement et la lecture des cassettes vidéo.

NITRATE DE CELLULOSE: Matière plastique utilisée communément comme support photographique jusqu'au début des années 50. Souvent appelé film nitrate, il est chimiquement instable et peut être inflammable.

NOYAU: Cylindre de plastique sur lequel est enroulé la pellicule ou le ruban magnétique.

ORIGINAL: Élément sur support pouvant être utilisé pour recréer le document.

ORIGINAL CAMÉRA: Film ayant été exposé dans la caméra.

PAILLE: Perte de signal sur un enregistrement magnétique (aussi appelée perte de niveau).

PELLICULE CINÉMATOGRAPHIQUE: Bande de plastique transparent portant une série d'images photographiques qui, lorsqu'elles sont projetées, créent l'illusion d'une image en mouvement. Aussi appelée film cinématographique.

POSITIF: Film dans lequel les couleurs et la valeur des tons correspondent à celles de l'original.

REBUT DE MONTAGE: Séquence de film supprimée au moment du montage.

VIDÉOCASSETTE: Bande magnétique sur laquelle on enregistre des signaux audio et vidéo que l'on peut ensuite lire.




D Lectures complémentaires

Société Radio-Canada, Service des opérations techniques, Recommended Practice for the Care, Handling & Storage of CBC-AV Magnetic Media.

Conseil canadien des archives. Basic Conservation of Archival Materials: A Guide. Ottawa, 1990.

Eastman Kodak Company. The Book of Film Care. Publication Kodak no H-23, 1983.

Union européenne de radiodiffusion. Storage of Magnetic Tape and Cinefilms. Tech. 3202-E, Bruxelles, Centre technique de l'Union européenne de radiodiffusion, 1974.

Gilmote, Valita and William H. Leary. Managing Audiovisual Records. Instructional Guide Series. Washington: National Archives and Records Administration, 1990.

Maillet, Lucienne. Subject Control of Film and Video: A Comparison of Three Methods. American Library Association, Chicago, 1991.

Office national du film du Canada, Guide d'aménagement d'un cinéma, Section de l'ingénierie, Montréal, 1991.

Noble, Richard. Archival Preservation of Motion Pictures: A Summary of Current Findings. American Association for State and Local History, Technical Leaflet 126.

St-Laurent, Gilles. The Care and Handling of Recorded Sound Materials. Commission on Preservation and Access, Washington, septembre 1991.