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Classification selon fonction

Le point de mire de la norme de l'Organisation internationale de normalisation Information et documentation « Records management » (ISO 15489-1) et de la Politique de gestion de l'information gouvernementale (GIG) de l'administration fédérale sont les systèmes et les processus qui appuient la capacité des organismes à répondre à leurs obligations en matière de responsabilisation; tout en effectuant une gestion efficace et efficiente de leurs documents. Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a reconnu--au sein des collectivités nationales et internationales de la gestion d'information--l'intérêt grandissant afférent à l'utilisation des systèmes de classification selon fonction pour satisfaire aux obligations de responsabilisation et de gestion efficace et efficiente des documents.

Pour assurer un soutien aux institutions gouvernementales canadiennes dans la création d'un exposé fonctionnel de leurs documents, BAC a créé une méthodologie pour élaborer un système de classification fondé sur les fonctions. Cette méthodologie s'intitule Système de classification selon les activités opérationnelles structurées (SCAOS).

La classification des documents selon les fonctions est un arrangement logique de tous les documents qui rendent témoignage tout en attestant la mission et le activités d'une institution. Cet arrangement s'appuie sur une analyse des fonctions, des sous-fonctions et des activités opérationnelles de l'institution. L'analyse fonctionnelle vise les responsabilisations de l'institution et, de plus, elle situe les documents dans leur contexte d'exploitation ou administratif, tout en suivant un ordre qui tient compte de la séquence des activités et / ou des événements. Puisque la classification est basée sur l'analyse des activités opérationnelles et des processus actuels de l'institution -- au lieu du simple contenu des documents, les structures organisationnelles éphémères ou d'autres caractéristiques traditionnelles -- nous croyons que les systèmes de classification puisés sur le fondement des fonctions seront plus efficaces et plus durables.

L'analyse fonctionnelle est également la pierre angulaire de la méthodologie utilisée par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) pour évaluer les documents de l'administration fédérale ayant une valeur archivistique. C'est par l'analyse fonctionnelle que BAC a remplacé les anciennes autorisations de disposer des documents [Plans généraux d'élimination des documents du gouvernement du Canada (PGED, Autorisation nº 86/001)] par de nouvelles autorisations qui couvrent les fonctions administratives communes des institutions de l'ensemble du gouvernement du Canada. De plus, l'analyse fonctionnelle a été utilisée pour créer le prototype du modèle des systèmes de classification pour les documents ayant des fonctions administratives communes  --  toutes les institutions gouvernementales pourront s'en servir afin d'organiser leurs propres documents de fonctions communes. L'élaboration des systèmes de classification pour les documents des fonctions comme la gestion immobilière, de la gestion du matériel, de la gestion des finances et de la gestion des ressources humaines nécessitaient de longues consultations parmi les gestionnaires et les fonctionnaires des disciplines de la gestion d'information et de chaque fonction administrative. Nous sommes à élaborer le modèle des systèmes de classification et des produits complémentaires pour faciliter la mise en oeuvre du SCAOS.

Finalement, BAC planifie une trousse d'outils du SCAOS qui comprendra :

  • un guide d'orientation du SCAOS
  • une méthodologie du SCAOS
  • un prototype des modèles de classification (y compris les liens afférents aux lois et aux politiques) pour les fonctions administratives
  • un guide de mise en oeuvre et des échantillons des plans de conversion pour les documents administratifs communs
  • un modèle du système de classification des documents selon les fonctions pour les documents d'exploitation (élaboré selon la méthode du SCAOS)
  • un thésaurus pour la gestion d'information des documents administratifs communs, et
  • un encadrement par la formation.

Les travaux actuels et les prochaines étapes comprennent l'élaboration des prototypes du modèle pour d'autres fonctions administratives et pour une fonction opérationnelle, d'une stratégie de formation et d'un module exhaustif de perfectionnement pour accompagner la première sortie du SCAOS, ainsi qu'une stratégique pour l'élaboration du thésaurus exhaustif de la gestion de l'information afin d'appuyer les fonctions administratives communes, incluant l'élaboration du thésaurus actuel.

Au fur et à mesure de leur création, chaque composante de la trousse SCAOS, sera disponible à ce site.

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le Centre de la gestion de l'information au 819-934-7519 ou par courriel centre.liaison.centre@bac-lac.gc.ca.