Après leur transfert au Centre de services régional du Manitoba (CSRM), les dossiers personnels des anciens employés des institutions fédérales sont sous la responsabilité de Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Conformément à l'article 2 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, « institution fédérale » a le même sens que celui qui lui est donné à l'article 3 de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou signifie une institution désignée par le gouverneur en conseil. Ces articles stipulent qu'une institution fédérale est : 1) Tout ministère ou département d'État relevant du gouvernement du Canada, ou tout organisme, figurant à l'annexe I de la Loi sur l'accès à l'information ou à l'annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels et, 2) toute société d'État mère ou filiale à cent pour cent d'une telle société, au sens de l'article 83 de la Loi sur l'administration des finances publiques. En vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, BAC est chargée de différentes responsabilités concernant la disposition de l'information créée par les institutions fédérales en appui à la politique publique, à l'administration du gouvernement et à la prestation des programmes. Ces responsabilités comprennent l'autorisation de la destruction de dossiers par les institutions fédérales et la préservation de documents en raison de leur importance historique ou archivistique.

Loi sur l'accès à l'information
http://laws.justice.gc.ca/fr/showdoc/cs/A-1/bo-ga:s_3::bo-ga:s_3_2//fr?page=2

Loi sur la protection des renseignements personnels
http://laws.justice.gc.ca/fr/showdoc/cs/P-21/bo-ga:s_3::bo-ga:s_3_1//fr?page=2

Bibliothèque et Archives Canada
http://laws.justice.gc.ca/fr/showtdm/cs/L-7.7

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2. À quel moment les dossiers peuvent-ils être transférés au CSRM?

Les dossiers sont conservés par l'institution d'emploi jusqu’au 31 décembre de l’année durant laquelle l’employé est rayé de l’effectif (RE), plus un an après la dernière utilisation à des fins administratives des renseignements en question.

www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/produits-services/007002-3160.2-f.html#c

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3. Quels renseignements peuvent se trouver dans les dossiers personnels des employés?

Info Source : Source de renseignements sur les employés fédéraux – Description des fichiers de renseignements personnels FRP ordinaires, décrit les renseignements personnels sur les employés fédéraux apparaissant communément dans les dossiers des institutions figurant à l'annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Fichier POE 901 : Dossier personnel d'un employé décrit l'information qui peut apparaître dans le dossier personnel d'un employé. Info Source peut être consultée sur le site du Conseil du Trésor, à l'adresse suivante :

Info Source : Source de renseignements sur les employés fédéraux www.infosource.gc.ca/emp/emp00_f.asp
Les dossiers personnels doivent être examinés et triés avant leur transfert au CSRM afin de veiller à ce que tous les critères soient satisfaits. Certains documents ne doivent pas être inclus dans les dossiers personnels transférés. Les renseignements qui ne sont pas pertinents au dossier personnel doivent être répertoriés ou détruits conformément à L'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (APDD) appropriée ou à une autorisation spécifique de disposer de documents (ASDD). L'APDD est disponible sur le site Web de Bibliothèque et Archives Canada à :

Collections Canada; Gestion de l'information; Disposition www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/disposition /007007-1008-f.html

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4. Dèpositaire

Responsabilité :

Au sein d'un ministère, le dépositaire est la personne autorisée responsable du soin et de l'intégrité de tous les dossiers destinés au CSRM. Cette personne sera le principal point de contact du CSRM pour tous les transferts entrants ou lorsqu'un dossier doit être localisé alors qu'il fait l'objet d'un prêt. Il est impératif que le dépositaire actif soit informé de tous les transferts expédiés au CSRM et de toutes les demandes de dossiers adressées au CSRM.

Désignation d'un dépositaire :

Les clients doivent désigner un employé en particulier d'un bureau à titre de dépositaire des dossiers. Il est recommandé que cette personne soit un superviseur ou un gestionnaire des dossiers plutôt qu'un membre du personnel qui pourrait n'être rattaché au bureau que pendant une courte période; par exemple, un employé occasionnel. Le CSRM enregistre toutes les coordonnées des dépositaires des dossiers dans le système de contrôle des dossiers. Les noms de ces personnes seront associés à tous les dossiers envoyés au CSRM ou qui sont demandés par ce centre.

Le CSRM doit être informé par écrit (coordonnées ci-dessous) lorsqu'un dépositaire cesse d'être actif (départ du ministère ou de l'unité).

Poste :
Bibliothèque et Archives Canada
Centre de services régional du Manitoba
1700, boul. Inkster
Winnipeg MB R2X 2T1
Courriel : supciv@bac-lac.gc.ca
Télécopieur : 204-983-4649

L'annonce de la nomination d'un nouveau dépositaire ou la mise à jour des coordonnées du dépositaire doivent également être faits par écrit (coordonnées ci-dessus) et doivent comprendre :

Nom complet du ministère et du dépositaire
Adresse d'expédition
Numéros de téléphone et de télécopieur
Nom du service de messagerie et numéro de compte

Remarque : Le client est responsable des frais d'expédition pour les demandes de dossiers

Demandes de dossiers :

D'autres employés du ministère peuvent demander un dossier au nom du dépositaire; cependant, les dossiers ne peuvent être inscrits et expédiés qu'au nom du dépositaire. Au besoin, le CSRM peut indiquer « À l'attention de _____________ » sur la documentation, mais le dossier sera toujours expédié à l'adresse du dépositaire. Il est très important d'indiquer le nom du dépositaire sur toute correspondance afin d'accélérer le traitement des demandes.

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5. Préparation des dossiers pour transfert à BAC - CSRM

Une fois les documents examinés et élagués (toute l'information non requise dans le dossier personnel de l'employé a été retirée), les dossiers, qui doivent être classés par ordre alphabétique du nom de famille, peuvent être entrés dans un chiffrier (section 5.1) et mis en boîte. Le chiffrier doit être envoyé par courriel à supciv@bac-lac.gc.ca et approuvé avant que les dossiers ne puissent être expédiés au CSRM.

Les renseignements suivants doivent apparaître sur la page couverture de chaque dossier :

Nom(s) de famille
Prénom(s) complet(s) (n'inscrire une initiale que si le prénom complet est inconnu)
Date de naissance (DDN)
Année durant laquelle l'employé a été rayé de l'effectif (RE)
Code d'identification de dossier personnel (CIDP)

Les lignes directrices et les procédures détaillées présentées ci-dessous doivent être suivies pour assurer le transfert et l'intégration de l'acquisition (un groupe de dossiers, non entreposé antérieurement au CSRM, transféré par une institution fédérale admissible pour entreposage et gestion) dans le système automatisé de contrôle des dossiers personnels (PERSFILE).

Remarque : Le ministère qui prépare les dossiers pour le transfert est légalement tenu de s'assurer que le contenu du dossier est conforme à toutes les politiques énoncées dans Info Source. Le CSRM se réserve le droit de retourner les dossiers au client aux frais de ce dernier s'il n'est pas consulté ou si les dossiers n'ont pas été élagués et transférés conformément aux dispositions du présent document.

5.1 Chiffrier :

Toutes les acquisitions doivent être accompagnées d'une liste détaillée préparée à l'aide du chiffrier Excel fourni par le CSRM (Annexe A). Le nom complet et les coordonnées du dépositaire doivent l'accompagner.

Le chiffrier doit être transmis par courriel à supciv@bac-lac.gc.ca et être approuvé avant que les dossiers puissent être expédiés au CSRM.

Une copie électronique doit être conservée au bureau de l'expéditeur au cas où le CSRM aurait besoin de clarifications concernant le chiffrier et son contenu. Le chiffrier est utilisé pour inscrire les dossiers qui ne sont pas déjà entreposés au CSRM. Les dossiers retournés pour reclassement ne doivent pas y être inscrits (voir DOSSIERS POUR RECLASSEMENT, section 7)

Renseignements généraux :

Les caractères français sont acceptés
Le chiffrier n'est pas sensible à la casse.
Veillez à ce que le chiffrier soit classé alphabétiquement par nom de famille.
Les tirets, virgules, apostrophes, espaces et points (-, '.) doivent être retirés.

Les champs 1-5 et 18 doivent être complétés.

a. Numéro de la boîte

Le champ 1 sert à indiquer le numéro de la boîte dans laquelle sera transféré chacun des dossiers.

b. Nom de famille

Les champs 2, 6, 9, 12 et 15 sont utiliséspour les noms de famille. Il existe plusieurs champs pour l'inscription des noms de famille, car il peut arriver que des personnes aient plus d'un nom de famille, en raison notamment de mariage, de pseudonyme ou de changement de nom légal.
Les noms de famille avec trait d'union sont traités comme des noms séparés (p. ex., « Smith-Jones » serait inscrit sous « SMITH » dans le champ 2 et « JONES » dans le champ 6).
Les noms doivent être inscrits en un seul mot sans espace ou signe de ponctuation (p. ex., « Pont de la Montagne » est inscrit sous « PONTDELAMONTAGNE »; « Van Beethoven » sous « VANBEETHOVEN »; « Prud'homme » sous « PRUDHOMME » et « St-Laurent » sous « STLAURENT »).

c. Prénoms

Les champs 3, 7, 10, 13 et 16 sont utilisés pour les prénoms. Il existe plusieurs champs pour l'inscription des prénoms, car il peut arriver que des personnes aient plus d'un prénom en raison de pseudonymes ou de changement de nom légal.
Au moins un des prénoms doit être indiqué au long et doit apparaître dans le champ 3, et aucune initiale ne doit apparaître dans ce champ. Si une initiale est utilisée pour le second prénom, traitez cette initiale comme un prénom et inscrivez-la dans un champ séparé (p. ex., « Helen S. Smith » apparaîtrait sous « HELEN » dans le champ 3, et « S » dans le champ 7).
N'utilisez pas d'abréviation. Si une personne est généralement connue sous un nom autre que son prénom, indiquez le prénom dans le premier champ et le nom commun dans le second (par exemple, si le prénom est « Robert » mais que la personne est plus généralement connue sous le nom de « Bob », vous devez inscrire « Robert » dans le champ 3 et « BOB » dans le champ 7).
Les prénoms composés doivent être traités comme des prénoms séparés et inscrits dans des champs distincts (p. ex., pour le prénom « Marc-André », il faut inscrire « MARC » dans le champ 3 et « ANDRÉ » dans le champ 7).

d. Codes d'identification

Les champs 4, 8, 11, 14 et 17 sont réservés aux codes d'identification des employés. Le CIDP doit toujours être inscrit dans le champ 4. Tous les autres codes d'identification, par exemple pour le régime de retraite, doivent être inscrits dans les champs 8, 11, 14 ou 17. Si le CIDP est inconnu, vous pouvez inscrire un autre numéro d'identification dans le champ 4.
Dans le cas des employés qui ont plus d'un CIDP, inscrivez le dernier ou le plus récent CIDP dans le champ 4 et le plus ancien dans le champ 8.
Au moment d'inscrire le CIDP dans le chiffrier, remplacez toujours le premier zéro du CIDP par la lettre « P » (p. ex., si le CIDP est 099999999, vous devez inscrire P99999999).
IMPORTANT : La politique sur le NAS limite la collecte, l'utilisation et la divulgation du NAS à des fins administratives. La politique du Conseil du Trésor contient des règles précises sur l'utilisation du numéro d'assurance sociale, et ces règles ont été intégrées à la politique sur la protection des renseignements personnels.

Utilisation du numéro d'assurance sociale :
www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_128/CHAP3_4_f.html

Protection des renseignements personnels :
www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_128/CHAP1_1_f.html
Si vous avez des préoccupations ou des questions à propos de l'utilisation des différents numéros d'identification, veuillez communiquer avec le CSRM.

e. Date de naissance

"Le champ 5 est réservé à la date de naissance. Le JOUR, le MOIS et l'ANNÉE (JJ/MM/AAAA) de naissance doivent être indiqués dans cet ordre. Par exemple, la date de naissance d'une personne née le 8 février 1944 doit être inscrite sous « 08/02/1944 ». Si le document ne fait pas mention de la date de naissance, retranchez 16 ans à la date la plus ancienne apparaissant au dossier et utilisez cette donnée comme date de naissance approximative, avec le 31 décembre comme jour de naissance. Par exemple, si la date la plus ancienne apparaissant au dossier est le 15 septembre 1988, la date de naissance indiquée doit être « 31/12/1972 ».

f. Année de rayage de l'effectif (RE)

Le champ 18 est réservé à l'année de rayage de l'effectif (RE). Les quatre chiffres doivent être indiqués (p. ex., « 2002 ». Veuillez noter que vous ne devez pas inscrire le jour et le mois de la date RE.

Détails de l'annexe A, le tableur pour les nouvelles acquisitions.

5.2 Mise en boîte des dossiers destinés à l'envoi :

a. Type et dimensions des boîtes

La boîte d'archives ordinaire s'ouvre par le haut et mesure 11 ½ po de large sur 15 ¼ po de long et 10 ¼ po de hauteur (1 pied cube). Il est obligatoire d'utiliser des boîtes de cette grandeur pour qu'elles fassent sur nos étagères.
L'un des fournisseurs possibles est Smurfit-MBI à www.smurfit-MBI.com. Le numéro d'article de ces boîtes est 8115-21-901-7400, mais les clients sont encouragés à utiliser un fournisseur inscrit à une Offre à commandes principale nationale (OCPN), s'il en est.

b. Contenu des boîtes

Les dossiers doivent être placés par ordre alphabétique du nom de famille.
Tous les dossiers d'une personne doivent être placés dans la même boîte.
Plusieurs années RE peuvent être combinées dans une même acquisition, pourvu que les dossiers soient placés par ordre alphabétique du nom de famille, sans égard à l'année RE.
Veuillez vérifier que tous les documents sont placés dans le dossier approprié avant d'effectuer le transfert.
Il faut veiller à ce que les dossiers à reclasser (ces dossiers portent déjà un code à barres de Bibliothèque et Archives Canada) ne soient pas inclus dans les nouvelles acquisitions. Les dossiers à reclasser peuvent être expédiés en même temps que les nouvelles acquisitions, mais dans des boîtes séparées; p. ex., vous expédiez quatre boîtes de nouveaux dossiers et trois boîtes de dossiers à reclasser; les nouvelles acquisitions doivent être numérotées de 1 à 4 et les dossiers à reclasser de 1 à 3 (Voir la section 7, DOSSIERS À RECLASSER).

c. Renseignements à indiquer sur les boîtes

Les renseignements sur le DEVANT (côté court) de chaque boîte doivent faire état :

du nom ou de l'acronyme du ministère;
du numéro de la boîte/nombre total de boîtes (p. ex., 1/10, 2/10)
du nom des premier et dernier dossiers dans la boîte (p. ex., Atwell - Smith)

Image du recto d’une boîte de dossiers. Coin supérieur gauche : nom de ministère Coin supérieur droit : 1/10 Centre : Atwell, Smith (le nom est en lettres moulées et encadré)

Les renseignements sur le DESSUS de la boîte doivent faire état de l'adresse, comme suit :

Image d'étiquettes de transport pour le dessus d'une boîte de dossiers. À : Bibliothèque et Archives Canada, Centre de services régional du Manitoba, 1700, boulevard Inkster, Winnipeg (Manitoba) R2X 2T1 De : Nom de votre département, adresse, ville, province, code postal.

Destinataire :

Bibliothèque et Archives Canada
Centre de services régional du Manitoba
1700, boul. Inkster
Winnipeg MB
R2X 2T1

Expéditeur :

(Nom et adresse du ministère)

5.3 Expédition :

La plupart des services de messagerie reconnus sont assurés et offrent une garantie de sécurité suffisante pour le transfert de ces dossiers au CSRM. Veuillez appliquer les procédures de sécurité de votre ministère.
Les nouvelles acquisitions peuvent être envoyées au CSRM en tout temps de l'année.
Tous les dossiers doivent être expédiés par courrier affranchi à l'adresse suivante :

Bibliothèque et Archives Canada
Centre de services régional du Manitoba
1700, boul. Inkster
Winnipeg MB R2X 2T1

Remarque : Le CSRM se réserve le droit de retourner les dossiers au client aux frais de ce dernier s'il n'est pas consulté ou si les dossiers n'ont pas été élagués et répertoriés conformément aux dispositions du présent document.

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6. Demandes de dossiers personnels des employés

a. Demande de dossiers

Les demandes de dossiers doivent être faites par écrit à l'adresse suivante :

Poste :
Bibliothèque et Archives Canada
Centre de services régional du Manitoba
1700, boul. Inkster
Winnipeg MB R2X 2T1
Courriel : supciv@bac-lac.gc.ca
Télécopieur : 204-983-4649

Pour chaque demande de dossier, il faut remplir le formulaire ordinaire de Demande de dossier et y indiquer (voir l'annexe B) :

le motif précis de chaque demande de dossier (voir l'annexe C);
le nom et les coordonnées du dépositaire;
le nom du ministère fédéral;
le nom complet (nom(s) de famille, prénom(s)) de chaque personne faisant l'objet d'une demande;
la date de naissance;
le CIDP ou un autre code d'identification (p. ex., le numéro du régime de retraite).

*Tous les renseignements demandés doivent être fournis pour permettre le traitement de la demande. L'absence de certains renseignements pourrait entraîner des délais dans le traitement.

b. Expédition des dossiers demandés

Le client est responsable des frais d'expédition pour les dossiers demandés.
Nous recommandons d'utiliser un service de messagerie national ayant pignon sur rue à Winnipeg.
Si vous décidez de faire des changements concernant votre service de messagerie (par exemple, changement de service de messagerie, passage d'un service terrestre à un service aérien, changement d'adresse ou de numéro de compte, etc.), le CSRM doit en être informé par écrit. Les coordonnées sont indiquées ci-dessus (6a).

c. Conditions importantes concernant l'emprunt temporaire de dossiers

Un avis de suivi est produit automatiquement pour tous les dossiers empruntés qui ne sont pas retournés au CSRM dans un délai de 90 jours; ces dossiers sont toujours sous la responsabilité juridique de BAC. Si vous recevez un tel avis, veuillez retourner les dossiers immédiatement ou communiquer avec le CSRM par écrit si vous avez besoin du dossier pendant plus longtemps. Vous devez toujours indiquer le motif de la prolongation.
Vous devez laisser les dossiers dans leur couverture originale et vous abstenir de les annexer à d'autres dossiers. Les dossiers empruntés au CSRM portent une étiquette de code à barres sur le plat recto. Cette étiquette est l'élément le plus important de notre système de contrôle d'inventaire et elle doit rester sur le plat recto des dossiers. Si vous annexiez un dossier à un autre, le code à barres du dossier annexé ne serait pas visible et, par conséquent, notre système indiquerait qu'il se trouve toujours chez vous. De même, toute modification de dossier pourrait entraîner des problèmes de traitement des dossiers dans l'avenir.
Si la couverture d'un dossier est extrêmement endommagée et doit être remplacée pour protéger les documents contenus dans le dossier, apposez l'étiquette de code à barres sur la nouvelle couverture et placez l'ancienne couverture à l'intérieur de la nouvelle.
Si un autre ministère communique avec vous pour obtenir un dossier que vous avez emprunté, veuillez le retourner au CSRM. Les transferts de dossiers entre institutions sont strictement interdits. Les dossiers doivent être retournés au CSRM afin de préserver l'exactitude du système de contrôle des dossiers. L'institution qui en a besoin doit en faire la demande au CSRM en suivant les procédures appropriées.

d. Conditions importantes concernant les dossiers empruntés de façon permanente par un ministère – l'employé est porté à l'effectif (PE)

Une fois les dossiers envoyés, ils deviennent la responsabilité juridique du ministère demandeur. Cependant, afin de préserver l'intégrité du système de suivi de Bibliothèque et Archives Canada, les ministères sont invités à ouvrir un nouveau volume et à laisser intact les dossiers portant un code à barres du CSRM.

Si un employé est transféré à un autre ministère du gouvernement fédéral, les dossiers du CSRM empruntés de façon permanente peuvent être transmis à ce ministère sans devoir d'abord être retournés au CSRM. Toutes les demandes futures concernant ces dossiers seront cependant adressées au ministère indiqué dans le système de contrôle des dossiers du CSRM.

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7. Dossiers à reclasser

Les dossiers à reclasser sont ceux que vous avez empruntés et que vous retournez au CSRM; il devrait y avoir un code à barres sur le plat recto de leur couverture. Le code à barres identifie le code du ministère et le numéro d'emplacement du CSRM. Ce code est un élément intégral du suivi des archives du CSRM et qui assurent la garde et le contrôle des dossiers personnels des employés.
Les dossiers qui n'ont pas été empruntés au CSRM doivent être expédiés à titre de nouvelles acquisitions (voir section 5).
Les dossiers à reclasser peuvent être retournés au CSRM en tout temps.
Les dossiers que vous avez empruntés et que vous retournez au CSRM en vue de leur reclassement doivent être mis en ordre dans une boîte portant la mention « RECLASSER ». Indiquez toujours vos coordonnées sur les envois. Si l'envoi comprend plus d'une boîte, inscrivez le numéro de la boîte/nombre total de boîtes (p. ex., 1/10, 2/10) sur chaque boîte afin de faciliter le suivi. Le CSRM n'a pas besoin d'une liste détaillée de ces dossiers.

Si vous expédiez des documents à reclasser en même temps que des nouvelles acquisitions, veuillez vous assurer que les boîtes ne sont pas numérotées dans la même séquence (p. ex., vous expédiez quatre boîtes de nouveaux dossiers et trois boîtes de dossiers à reclasser; les nouvelles acquisitions doivent être numérotées de 1 à 4 et les dossiers à reclasser de 1 à 3).

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8. Dossiers à interclasser

Les documents qui doivent être insérés dans un dossier ayant déjà été archivé au CSRM sont appelés dossiers à interclasser et doivent être expédiés séparément des dossiers à reclasser et des nouvelles acquisitions.
La documentation supplémentaire qui forme un volume complet ou les documents qui ne sont pas susceptibles de loger dans un dossier existant au CSRM ne sont pas considérés comme des dossiers à interclasser et doivent être transmis comme s'il s'agissait de nouveaux dossiers (sous la couverture appropriée) (voir section 5).
Les dossiers à interclasser peuvent être envoyés à tout moment de l'année.
Il faut indiquer la mention « INTERCLASSER » sur l'extérieur des boîtes ou des enveloppes contenant de tels documents et y joindre une lettre contenant les coordonnées complètes de l'expéditeur.
Les documents envoyés en vue de leur interclassement doivent contenir :
- le nom de famille et le prénom;
- la date de naissance;
- le CIDP ou un autre code d'identification;
- le nom du ministère auquel est associé le dossier à interclasser (p. ex., dossier du MDN). Un employé peut avoir travaillé dans plusieurs ministères. Par conséquent, il est essentiel d'indiquer le ministère et le dossier dans lequel le document doit être interclassé.
Le CSRM ne peut pas accepter les dossiers à interclasser dont la période de conservation est plus courte que celle des dossiers du personnel. Il faut donc consulter l'Info Source et les Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer des documents (APDD) avant d'envoyer des dossiers à interclasser au CSRM. Consultez votre gestionnaire de dossiers ou votre coordonnateur AIPRP pour plus d'information.

www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/disposition/
007007-1008-f.html#matieres
Le CSRM peut retourner à l'expéditeur les dossiers à interclasser qui ne contiennent pas suffisamment d'information pour permettre leur classement ou les documents pour lesquels aucun dossier d'employé n'apparaît dans notre système de contrôle des dossiers.