Le gouvernement

Centre de services régional du Manitoba (CSRM)

Foire aux questions

1. Q. À quel moment les acquisitions peuvent-elles être envoyées au CSRM?
   R. Les acquisitions qualifiées (tous les critères relatifs à la préparation des dossiers et aux dates de conservation ont été satisfaits) peuvent être envoyées tout au long de l'année (voir section 5).
2. Q. Des dates RE différentes peuvent-elles être expédiées dans une même acquisition?
   R. Oui, mais assurez-vous que les dossiers sont classés par ordre alphabétique des noms de famille, et non par ordre chronologique des années RE. L'année RE doit être indiquée sur chaque dossier (voir section 5.2 (b))
3. Q. Qui peut présenter une demande de dossier?
   R. Tout employé d'un ministère peut présenter une demande de dossier, mais pour des raisons de sécurité, les dossiers ne peuvent être empruntés que sous le nom du dépositaire. Il est très important que le nom du dépositaire apparaisse sur toute correspondance afin d'accélérer le traitement de la demande (voir sections 4 et 6)
4. Q. J'ai reçu un avis de suivi, que dois-je faire?
   R. Retournez les dossiers au CSRM ou, si vous en avez encore besoin, informez le CSRM par écrit que vous avez besoin d'une prolongation, en mentionnant le motif précis. (voir section 6c)
5. Q. Puis-je remplacer l'ancienne couverture du dossier par une nouvelle?
   R. Non, à moins que la couverture du dossier soit dans un état tel que le contenu pourrait être endommagé. Il est impératif, dans ce cas, que l'étiquette de code à barres soit transférée sur la nouvelle couverture et que l'ancienne couverture soit placée à l'intérieur de la nouvelle (voir section 6c)
6. Q. Puis-je annexer un dossier reçu du CSRM à des dossiers de notre bureau?
   R. Non, il est interdit d'annexer un dossier à un autre. Le dossier doit être laissé dans sa couverture d'origine afin de préserver l'exactitude du système de suivi du CSRM (code à barres). Les ministères sont invités à ajouter des volumes supplémentaires à un dossier personnel de l'employé plutôt qu'à y annexer des dossiers provenant du CSRM (voir section 6c)
7. Q. Un autre ministère veut les dossiers que j'ai empruntés au CSRM; puis-je les lui envoyer?
   R. Cela dépend...
   • - Si les dossiers font l'objet d'un emprunt temporaire (les dossiers ont été demandés pour des raisons administratives et l'employé n'est pas PE), les dossiers NE PEUVENT PAS être transférés à un autre ministère. Ils doivent être retournés au CSRM pour contrôle et distribution de la manière appropriée (voir section 6c)
   • - Si les dossiers ont été empruntés de manière permanente (l'employé est porté à l'effectif de ce ministère), les dossiers peuvent être transférés au ministère à l'effectif duquel l'employé a été porté sans devoir d'abord être retourné au CSRM. (voir section 6d)
8. Q. Puis-je inclure des dossiers à reclasser avec de nouvelles acquisitions?
   R. Oui, mais les dossiers à reclasser doivent être expédiés dans des boîtes séparées, marquées REFILES ou RECLASSER, et ne doivent pas être inclus dans la même séquence de boîtes que les acquisitions. (voir section 7)
9. Q. Quand puis-je retourner les dossiers à reclasser?
   R. Les dossiers à reclasser peuvent être retournés au CSRM en tout temps. (voir section 7)
10. Q. J'ai des documents individuels qui appartiennent à des dossiers déjà archivés au CSRM, que dois-je en faire?
    R. Envoyez les documents individuels au CSRM en indiquant qu'ils doivent être interclassés dans des dossiers existants. Assurez-vous que les dossiers à interclasser portent le nom de l'employé, son CIDP, sa date de naissance et le nom de son ministère d'attache, pour que nous puissions le rattacher correctement à son dossier (voir section 8)
11. Q. Qu'est-ce qui peut/doit être inclus dans un dossier personnel de l'employé?
    R. Consultez Info Source, l'ASDD, les APDD et votre gestionnaire de dossiers pour connaître les types de documents qui peuvent être inclus dans ces dossiers et les périodes de conservation. (voir section 3)